Cara Menghindari Kesalahan dalam Komunikasi

Unduh PDF

Unduh PDF

Dalam Artikel Ini:

Berkomunikasi dengan Jelas

Menjadi Pendengar yang Baik

Berkomunikasi Melalui Media Elektronik

Tip dan Peringatan

Artikel Terkait

Referensi

Kesalahan dalam komunikasi dapat menjadi sesuatu yang lucu, mengesalkan, atau memicu amarah. Jika Anda ingin mengurangi kesalahan seperti ini, bicaralah dengan jelas dan hilangkan asumsi. Klarifikasi pemahaman lawan bicara untuk memastikan ucapan Anda dapat dipahami dengan baik. Saat berkomunikasi melalui media elektronik, kirimkan pesan yang jelas, ringkas, dan informatif. Anda juga bisa menghindari kesalahan dalam komunikasi dengan menjadi pendengar yang baik. Saat Anda mencurahkan usaha dalam obrolan yang berlangsung, Anda bisa mengurangi risiko terjadinya kesalahan atau kegagalan dalam komunikasi.

Langkah

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Berkomunikasi dengan Jelas

Unduh PDF

1. 
   1
   Berpikirlah sebelum berbicara. Dengan memikirkan kata-kata, Anda bisa mengelola pikiran dan mempersiapkan kalimat atau pernyataan yang lebih bermakna. Pastikan Anda merancang ucapan dengan baik agar dapat menyampaikan maksud yang sebenarnya, terutama saat Anda menjalani obrolan yang penting.

   • Ingatlah bahwa sikap dan nada bicara pun berpengaruh dalam penyampaian pesan. Kerucutkan fokus Anda dan berusahalah untuk tidak keluar dari topik yang dibahas.
   • Jika Anda kesulitan mengungkapkan apa yang ingin dikatakan, tulis poin-poin penting untuk memastikan Anda mengutarakan semua yang perlu dijelaskan.
   • Ambil jeda sebelum berbicara. Biasanya, naluri mendorong Anda untuk langsung melontarkan pernyataan atau ucapan Anda dalam diskusi. Namun, dengan secara sadar mengambil jeda dan meluangkan waktu untuk mengolah pikiran sebelum berbicara, komunikasi Anda bisa dilakukan dengan jelas dan pendengar pun siap mendengarkan.
2. 
   2
   Dapatkan perhatian lawan bicara. Untuk mendapatkan perhatiannya, pastikan ia mendengarkan dan memahami kata-kata yang Anda ucapkan. Buat kontak mata dan pastikan ia mendengarkan. Jika lawan bicara teralihkan perhatiannya atau sedang melakukan hal lain, berusahalah mendapatkan perhatiannya atau coba lagi di lain waktu. Jika ia tampak teralihkan oleh hal lain, mintalah perhatiannya dengan mengatakan, “Aku perlu memastikan kamu memahami ucapanku” atau “Aku akan senang jika bisa mendapatkan perhatianmu secara penuh.”

   • Jika perhatiannya tampak teralihkan, katakan bahwa Anda akan berbicara lagi dengannya saat ia memiliki lebih banyak waktu luang.
   • Sebagai contoh, jika Anda perlu berbicara kepada seseorang, tetapi ia sedang beraktivitas, beri tahu ia bahwa Anda ingin berbicara dengannya dan membutuhkan perhatian darinya.
   • Jangan berteriak atau memaki orang lain untuk mendapatkan perhatiannya. Datangi ia dan bicaralah secara langsung (dengan bertatap muka) jika memungkinkan.
3. 
   3
   Periksa asumsi yang Anda miliki. Anda mungkin menduga bahwa orang-orang memahami apa yang Anda katakan atau minta. Namun, klarifikasi sesuatu yang lawan bicara mungkin ragukan. Sebagai contoh, jika Anda sedang memberikan arahan, jelaskan hal-hal yang lawan bicara perlu persiapkan sejak awal. Anda mungkin membesar-besarkan atau meremehkan pengetahuan atau kemampuan yang seseorang miliki. Oleh karena itu, akan lebih bijak jika Anda bertanya terlebih dahulu.

   • Hal ini penting diingat, terutama saat Anda berbicara dengan seseorang yang berasal dari budaya yang berbeda. Anda mungkin beranggapan bahwa ia memahami slang atau istilah lain, tetapi tidak ada salahnya jika Anda bertanya. Jika ia tampak kebingungan, coba jelaskan ucapan Anda secara lebih jelas.
4. 
   4
   Tunjukkan kesopanan. Untuk menunjukkan kesopanan dalam komunikasi, Anda perlu bersikap terbuka, jujur, dan ramah. Jangan katakan sesuatu yang terkesan pasif-agresif, sarkastis, atau menyinggung lawan bicara. Fokuskan diri untuk bersikap ramah dan menyampaikan maksud dalam cara yang mudah dipahami. Jika Anda memotong ucapan orang lain, bersikap kasar, dan tidak sopan, Anda tidak dapat berkomunikasi secara efektif.

   • Sarkasme mudah disalahpahami. Meskipun dimaksudkan sebagai humor, mengatakan hal yang berlawanan dengan apa yang Anda maksudkan dapat memicu kesalahpahaman. Orang-orang mungkin merasa bingung dengan apa yang ingin Anda sampaikan. Selain itu, sarkasme juga secara tidak sengaja dapat mencerminkan sikap kasar/tidak sopan.
5. 
   5
   Periksa pemahaman lawan bicara. Bicaralah kepada lawan bicara untuk memastikan ia telah memahami ucapan Anda. Sebagai contoh, Anda bisa mengatakan, “Apakah ucapanku masuk akal?” atau “Apakah ada pertanyaan?”. Ucapan seperti ini memberi lawan bicara kesempatan untuk mengungkapkan kebingungan atau kendala yang ia miliki.

   • Hal ini juga membantu orang lain merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi.
   • Jika Anda sedang memberikan arahan, mintalah ia mengulangi apa yang Anda katakan untuk memastikan pemahamannya.
   • Terkadang, Anda juga bisa memberikan kesimpulan singkat.
     • Sebagai contoh: "Agar jelas saja. Kita akan menangani masalah akun Garcia terlebih dahulu, kemudian melakukan rapat singkat mengenai cara mengatasi masalah komunikasi. Apakah ini jelas?"
6. 
   6
   Lakukan kontak lanjutan. Hubungi atau bicaralah kembali dengan lawan bicara untuk memastikan Anda sudah menyampaikan pesan dengan jelas. Sebagai contoh, jika Anda mengirimkan surel, kirimkan kembali surel dengan pertanyaan seperti “Bagaimana keadaannya? Apakah Anda memiliki pertanyaan?”. Jika Anda sebelumnya berbicara kepada seseorang, ajukan pertanyaan seperti “Aku hanya ingin mengetahui kabarmu saja. Apakah semuanya baik-baik saja?” sekitar 1-2 hari kemudian.

   • Jika Anda merasa telah salah menyampaikan sesuatu, manfaatkan momen ini untuk berkomunikasi dengan jelas dan meluruskan hal-hal yang mungkin membingungkan.
   Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Menjadi Pendengar yang Baik

Unduh PDF

1. 
   1
   Pahami bahasa tubuh lawan bicara. Sebagian besar komunikasi dilakukan secara nonverbal. Oleh karena itu, amati lawan bicara karena ini hal yang sangat penting. Jaga kontak mata dan perhatikan adanya perubahan pada kontak mata Anda atau lawan bicara. Amati postur dan ekspresi wajahnya, serta apakah terjadi ketidakkonsistenan pada aspek-aspek tersebut. Jika Anda melihat adanya perubahan, ajukan kembali pertanyaan atau mintalah kejelasan.
2. 
   2
   Dengarkan dengan saksama. Berikan perhatian penuh Anda saat seseorang sedang berbicara. Banyak orang justru mencoba memikirkan apa yang mereka ingin katakan selanjutnya, tetapi usahakan Anda tetap berfokus kepada lawan bicara. Orang-orang senang saat merasa didengarkan, dan salah satu cara terbaik melakukannya adalah dengan mendengarkan secara aktif. Hadapkan dan condongkan tubuh Anda ke arah lawan bicara. Jangan melirik hal-hal yang mengalihkan perhatian (mis. ponsel) dan berikan kehadiran Anda untuknya.

   • Jangan hanya mendengarkan apa yang ia ucapkan, tetapi amati informasi yang ia berikan dan caranya berkomunikasi. Sebagai contoh, nada suara seseorang mungkin berubah saat membahas sesuatu yang emosional atau ia merasa risi.
3. 
   3
   Jangan memotong ucapan orang lain. Jika seseorang sedang bicara, berusahalah untuk tidak memotongnya. Biarkan ia menyelesaikan ucapannya sebelum menambahkan atau mengatakan hal lain. Hal ini menunjukkan bahwa Anda mau mendengarkan dan peduli terhadap apa yang ia katakan. Jika Anda cenderung sering memotong ucapan orang lain, ia akan merasa kesal saat berbicara dengan Anda dan mungkin menjadi enggan menyampaikan semua hal yang ingin ia utarakan.

   • Saat memberi seseorang kesempatan untuk berbicara hingga selesai, Anda perlu mendengarkan secara saksama dan tidak memikirkan ucapan atau kata-kata sendiri. Dengan demikian, ia akan merasa lebih nyaman bercerita tentang segala sesuatu dan tidak akan melupakan apa yang perlu ia sampaikan karena fokus obrolan teralihkan.
4. 
   4
   Ajukan pertanyaan. Jika ada sesuatu yang kurang jelas atau belum Anda pahami, pastikan Anda mengajukan pertanyaan mengenai hal tersebut. Anda bisa mengatakan, misalnya, “Bisakah kamu menjelaskan apa yang kamu maksudkan mengenai ___?" atau "Aku belum memahami soal ___. Bisakah kamu jelaskan lebih lanjut?"

   • Jika ia masih berbicara dan Anda tidak ingin memotongnya, catat pertanyaan agar Anda tidak lupa untuk mengajukan pertanyaan tersebut.
   Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Berkomunikasi Melalui Media Elektronik

Unduh PDF

1. 
   1
   Kelola informasi yang ada. Jika Anda ingin menyampaikan informasi, Anda perlu memastikan informasi tersebut “sampai” ke penerima secara efektif. Sebagai contoh, jika Anda ingin merencanakan acara, Anda perlu memberi tahu detail-detail penting seperti tempat, waktu, dan barang yang perlu dibawa semua orang. Sebutkan arahan atau langkah yang perlu diambil, serta pastikan informasi yang diberikan sudah jelas.

   • Sebelum mengirimkan informasi atau undangan, pastikan pesan sudah memuat semua informasi yang dibutuhkan.
2. 
   2
   Kurangi jumlah kata. Saat berkomunikasi melalui pesan singkat atau surel, jangan bertele-tele. Surel yang panjang atau memiliki terlalu banyak kata dapat menyulitkan penyampaian maksud Anda. Sebagai contoh, jika Anda ingin meminta sesuatu, jangan bertele-tele dan jelaskan keinginan Anda. Selain itu, Anda juga bisa menjelaskan alasan Anda membutuhkan hal tersebut, tetapi jangan berikan penjelasan secara berlebihan. Cukup sebutkan apa yang Anda butuhkan dan akhiri surel dengan singkat setelahnya.

   • Jika Anda cenderung sering menulis surel atau pesan yang panjang, ada kemungkinan orang-orang akan melihat pesan sepintas alih-alih membacanya secara menyeluruh. Jika Anda kesulitan menulis surat yang lebih singkat, ada baiknya Anda menyebutkan hal-hal yang paling penting di awal surat.
   • Perlu diingat bahwa surel tidak menampilkan petunjuk-petunjuk sosial seperti ekspresi wajah dan nada bicara. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang jelas dan hindari sarkasme.
     • Penggunaan emoji dirasa berguna dalam surel sosial, tetapi kurang tepat untuk surel-surel bisnis.
3. 
   3
   Fokuslah pada satu topik. Tulis pesan sesederhana mungkin. Jangan melantur atau menyebutkan detail yang berlebihan, serta hindari pembahasan beberapa topik dalam satu surat. Ada baiknya Anda berfokus pada satu hal atau topik dalam satu surel, alih-alih membahas banyak hal. Jika Anda perlu membahas beberapa hal, jabarkan pembahasan untuk satu topik dalam satu surat. Dengan demikian, penerima dapat menghapus surel setelah menyelesaikan satu topik atau masalah, dan tidak sampai melupakan sesuatu (atau tidak menangani masalah lain).

   • Jika Anda memang ingin membahas beberapa topik sekaligus, pisahkan setiap pembahasan dengan jelas. Gunakan poin atau elemen pengelola lain untuk mengklarifikasi konten.
4. 
   4
   Jangan bertele-tele. Anda memang bisa mengawali surel dengan sapaan seperti “Apa kabar?” atau semacamnya. Namun, jangan terlalu banyak berbicara mengenai hal-hal yang tidak berkaitan dengan apa yang Anda perlu sampaikan. Berfokuslah pada permintaan atau informasi yang Anda ingin bagikan dengan penerima. Jangan berbelit-belit atau menambahkan kalimat pembuka yang terlalu panjang. Jelaskan keinginan atau apa yang Anda perlu katakan secara langsung dan jelas.
   Iklan

Tips

• Pastikan Anda tidak menyelipkan sarkasme dalam obrolan, pesan instan, atau surel tanpa emoji. Sarkasme sering kali tidak dapat tersampaikan dengan baik melalui pesan singkat sehingga ada baiknya Anda mengungkapkannya secara langsung (saat bertatap muka).

Iklan