비지니스 메모 작성하는 방법

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언어와 서식 선택하기

비즈니스 메모 작성 준비하기

비즈니스 메모 작성하기

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메모는 보통 동료나 부서원 간의 내부 커뮤니케이션에 사용하는 문서이다. 이 글을 통해 비즈니스 메모를 작성하는 방법을 알아보자.

단계

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언어와 서식 선택하기

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   너무 격의없는 말은 피하기. 일반적으로 이해하기 쉽고 간결하되 프로다운 언어를 사용해야 한다. 너무 대화체의 어조는 피한다.

   • 예를 들어 “저기 여러분! 불금이죠? 아무튼 중요한 비즈니스 사안 말해줄게요”라고 적지 않는다.
   • 대신 “Z 프로젝트 관련해서 진행사항을 알려드리겠습니다”라고 바로 본론으로 들어간다.
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   감정적인 언어 사용하지 않기. 중립적인 어조를 사용하는 것이 좋다. 감정적인 언어를 사용하지 않는다. 주장을 뒷받침할 사실과 증거를 명시한다.

   • “금요일에는 편한 복장을 입을 수 있으면 좋겠다고 생각한다”라는 주장을 메모에 적지 않는다.
   • 대신 직원들에게 자율적인 복장을 허용하면 직장 내 사기가 올라가는지 조사한 연구를 찾아서 인용한다.
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   인용을 알리는 표현 사용하기. 증거를 인용하거나 출처를 말할 때는 독자에게 이를 알리는 표현을 사용한다.

   • 예를 들면 “조사 결과에 따르면...” 또는 “EPA의 연구에 따르면...” 같은 표현을 사용한다.
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   알맞은 글꼴과 크기 선택하기. 메모는 읽기 쉬워야 한다. 따라서 글꼴 크기가 너무 작으면 안 된다. 글꼴 크기는 11-12포인트가 적당하다.

   • 타임즈 뉴 로만(Times New Roman) 등 간결한 글꼴을 선택한다. 코믹 산스(Comic Sans) 등 재미있는 글꼴을 사용하지 않는다(이런 글꼴을 선택하면 심각햅이지 않는다).
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   표준 여백 사용하기. 메모 템플렛의 여백이 3cm 등 여백이 더 넓게 미리 설정된 워드 프로세서 프로그램이 있지만 비즈니스 메모는 사방 2.5cm씩 여백을 두는 것이 보통이다.
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   줄 간격은 싱글 스페이스로 하기. 비즈니스 메모는 더블 스페이스로 작성하지 않는다. 페이지 수를 줄이기 위해 싱글 스페이스로 작성한다. 문단 사이 또는 섹션 사이는 한 칸 띄운다.

   • 문단을 시작할 때 들여쓰기를 하지 않아도 된다.
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비즈니스 메모 작성 준비하기

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   메모를 전송해야 하는지 파악하기. 몇몇 팀원들에게 중요한 비즈니스 사안을 알릴 필요가 있을 때 메모를 보내면 좋다. 연락한 기록을 남겨야 할 경우에는 한 명에게 알려야 할 때도 메모를 보낸다.

   • 하지만 직접 이야기를 하는 것이 더 효과적일 수도 있다.
   • 또한 메모로 보내기에는 너무 민감한 정보도 있다.
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   작성 목적 확인하기. 목적에 따라 메모의 내용과 구성이 달라진다. 대개 메모를 작성하는 목적은 다음과 같다.

   • 아이디어 또는 문제 해결방법 제시. 예를 들어 시간외 근무 스케줄을 어떻게 짤지 아이디어가 떠올랐다면 메모를 작성해 상사에게 보낸다.
   • 명령 전달. 예를 들어 부서에서 주최하는 컨퍼런스가 다가오는 경우, 각자 맡을 일을 메모로 작성해 전달하는 것이 효과적이다.
   • 보고. 동료들에게 최근 일어난 일, 프로젝트 관련 업데이트, 중간 보고서, 조사 보고서 등을 전달해야 할 경우에 메모를 보낸다.
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   주제 좁히기. 여러 가지 프로젝트를 다루고 있을 수도 있고 최근 작업한 내용을 모두 메모에 적어 동료, 상사, 고객에게 보내고 싶을 수도 있다. 하지만 비즈니스 메모는 한 가지 주제에만 초점을 맞추어야 한다.

   • 비즈니스 메모는 바쁜 사람들이 중요한 정보를 지나치지 않도록 간결하고 명확하고 빨리 읽을 수 있게 작성한다. 한 가지 주제에 집중하는 것이 메시지의 전달과 이해에 도움이 된다.
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   독자 고려하기. 비즈니스 메모를 읽을 사람에 맞게 내용, 문체, 어조가 달라져야 한다. 따라서 메모를 수신하게 될 사람들에 대해 주의깊게 생각해본다.

   • 사무실 내 깜짝 생일 파티를 동료들에게 알리는 메모와 몇달에 걸쳐 이루어진 조사 내용을 상사에게 보고하는 메모는 달라야 한다.
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비즈니스 메모 작성하기

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   메모라고 적기. 여러 종류의 비즈니스 문서가 있다. 보통 메모는 이렇게 명확하게 문서 종류를 밝힌다.

   • 예를 들면 페이지 상단에 “Memo” 또는 “메모”라고 입력한다.
   • 가운데 정렬을 할지 아니면 왼쪽 정렬을 할지는 작성자에게 달렸다. 일반적으로 수신한 메모와 동일한 서식을 사용한다.
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   메모의 제목 적기. 메모의 첫 번째 섹션에 중요한 정보 네 가지를 적는다. 각각의 자세한 내용은 나중에 다루도록 하겠다.

   • 수신: 수신자의 이름과 직급을 적는다.
   • 발신: 발신자의 이름과 직급을 적는다.
   • 날짜: 날짜를 전부, 정확하게 적는다. 연도도 적는다.
   • 주제: 무엇에 관한 메모인지 간략하고 구체적으로 적는다.
   • 보통 주제란을 “Re:” 또는 “RE:”로 시작한다. 둘 다 regarding의 약자이다.
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   수신자 리스트를 주의깊게 고르기. 정보를 알려줘야 할 사람들을 모두 포함시킨다. 정보를 알아야 될 사람들에게만 메모를 보낸다.

   • 메모를 받아볼 사람은 몇 명 뿐인데 사무실 전체를 대상으로 메모를 발송하는 것은 좋지 않는 관행이다.
   • 사람들이 메모의 양에 빨리 질려서 무시하거나 주의깊게 읽지 않게 되기 쉽다.
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   수신자의 정확한 이름과 직급 사용하기. 상사와 아주 친한 사이더라도 글을 쓸 때는 더 격식을 차리는 것이 좋다. 예를 들어 상사를 복도에서 마주쳤을 때 “길동 씨”라고 부르는 사이더라도 메모에서는 “홍길동 씨” 또는 “홍길동 박사”라고 호칭하는 것이 좋다.

   • 수신자 리스트를 작성할 때는 수신자의 성명과 직급을 포함시킨다.
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   외부 메모 작성 시 수신자의 정확한 호칭 알아보기. 외부인에게 메모를 보내는 경우에는 수신자의 정확한 호칭을 알아두어야 한다. 수신자의 프로필을 조사한다. 이런 정보는 보통 회사 홈페이지에서 얻을 수 있다.

   • 예를 들어 수신자가 박사 학위가 있는가? 그렇다면 무슨 무슨 박사라고 호칭한다.
   • 수신자의 직급은 무엇인가? 예를 들면 부사장이나 학과장인가? 그렇다면 그 직급으로 호칭한다.
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   제목을 주의깊게 작성하기. 제목은 짧고 명확하되 너무 일반적이어서는 안 된다.

   • 예를 들어 “신사업”은 너무 애매모호하다. 몇 주치 또는 며칠치 파일을 검색하는 경우, 이런 제목이 붙은 메모는 찾기가 힘들다.
   • “확장되는 고객층에 대한 조사 관련 중간 보고서”라고 제목을 붙이는 것이 낫다.
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   인삿말 생략하기. “홍길동 씨께” 또는 “동료들에게” 같은 인삿말을 쓸지, 안 쓸지는 작성자에게 달려있다. 하지만 비즈니스 메모를 작성할 때는 생략하는 것이 일반적이다.

   • 이는 중요한 정보를 빠르고 효율적으로 전달하기 위한 것으로 메모의 수신자와 발신자가 명확해야 한다.
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   서론 쓰기. 메모를 작성해서 보내는 목적을 명시한다.

   • 예를 들면 “이 메모를 작성하는 이유는...”이라고 시작한다. 서론은 읽는 사람에게 메모의 개요를 간단하게 설명하기 위한 것이다.
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   서론을 간략하게 쓰기. 메모의 서론에 자세한 내용과 증거를 모두 적을 필요는 없다.

   • 서론을 짧게 쓴다. 몇 문장 또는 짧은 한 단락이면 충분하다.
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    본문 구성하기. 비즈니스 메모는 서론을 쓴 다음 2-4개의 문단을 더 적고 결론을 적는다. 내용과 구성은 주제에 따라 달라진다.

    • 본문의 내용을 중요도 순으로 작성하거나 절차를 설명하는 경우에는 본문을 섹션별로 나누어 절차의 각 단계를 적는다.
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    부제와 제목을 달기. 비즈니스 메모는 문단을 명확히 나누어야 한다. 보통 비즈니스 메모는 읽는 사람들이 정보를 쉽게 읽고 파악할 수 있게 문단을 명확히 나눈다. 부제를 달면 중요한 내용을 더 쉽게 파악할 수 있다.
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    구체적인 부제 달기. 각 문단의 주요 내용이 읽는 사람에게 명확하게 전달되어야 한다.

    • 예를 들어 사무실 이사에 대한 메모는 “새로운 본사 사무실 위치”, “사무실 짐 꾸리기 요령”, “사무실 이사 일정표” 등과 같은 부제를 붙인다.
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    본문의 문단마다 주제문 넣기. 각 문단의 첫 문장에 읽는 사람이 알아야 할 요점을 담는다.

    • 각 문단이나 색션은 한 가지 아이디어만 집중적으로 다룬다.
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    말머리 기호 사용하기. 중요한 내용을 강조하려면 말머리 기호를 사용하거나 리스트를 만든다. 이렇게 하면 읽는 사람이 주요 내용을 파악하는 데 도움이 되고 메모를 보다 빠르고 효율적으로 읽을 수 있다.
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    간결하게 작성하기. 보통 비즈니스 메모는 1-2페이지를 넘지 않아야 한다.

    • 일반적으로 메모는 싱글 스페이스로 작성하고 색션 사이는 한 칸 띄운다.
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    요약이 필요한지 살펴보기. 보통 메모의 내용은 요약할 필요가 없다. 메모가 1페이지를 넘지 않을 때는 더욱 그렇다.

    • 하지만 복잡한 정보를 전달하거나 평소보다 긴 메모를 보내는 경우에는 주요 내용을 간략하게 요약하는 것이 좋다.
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    결론 적기. 메모를 요약할 필요가 없어도 결론을 적어야 한다. 다음과 같은 사항을 고려한다.

    • 메모가 전달하려는 바가 무엇인가? 수신자가 해야하는 일이 있는가? 특정 날짜까지 답장을 해야하는가? 그렇다면 정확히 명시한다.
    • 수신자가 따로 해야할 일이 없다면 “더 의논하고 싶습니다” 또는 “궁금한 점 있으면 말씀해주십시오”라고 간단하게 마무리짓는다.
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    원하면 서명하기. 일반적으로 메모 말미에 이름을 적거나 서명을 할 필요는 없다. 하지만 다른 사람들이 하는대로 따라하는 것이 안전하다.

    • 다른 사람들이 정식으로 서명하면 똑같이 한다(예시: 홍길동 올림).
    • 서명을 하지 않더라도 메모 말미에 이니셜을 적어야 한다.
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    첨부문서에 관해 언급하기. 표, 그래프, 보고서 등을 첨부할 경우에는 메모 말미에 언급해둔다. 예를 들어 “첨부: 표1” 같이 말이다.

    • 본문에서 첨부문서를 언급해도 된다.
    • 예를 들어 직원들에게 사무실 이사를 알릴 때 “분기 말까지 이사를 완료할 예정입니다. 자세한 스케줄은 첨부한 표1을 참고하십시오”라고 적는다.
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    메모를 주의깊게 검토하기. 메모를 전송하기 전에 주의깊게 교정한다. 문법이 올바른지, 오탈자나 문장부호 실수는 없는지, 내용이 말이 되는지 살펴본다.

    • 급하지 않다면 메모를 한 번 검토한 후 전송하지 않는다. 한두 시간 후 다시 메모를 살펴보면 처음에 발견하지 못한 실수를 찾아낼 수 있다.
    • 메모에 민감한 정보가 담겨있는 경우에는 메모를 검토해서 최종적으로 내용을 승인할 사람이 누구인지 알아보기 위해 회사 정책을 확인한다.
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