Как написать служебную записку

Служебная записка – это принятый во всем мире способ передачи информации внутри компании.^{[1]XИсточник информации} Служебные записки могут также использоваться в корреспонденции между двумя компаниями. Служебная записка должна быть профессиональной и ясно передавать информацию. Не беспокойтесь, если вы никогда не писали служебных записок – данная статья научит вас этому.

Часть 1

Часть 1 из 3:

Выбор стиля и языка служебной записки

Загрузить PDF

1
Не используйте неформальный язык. Язык служебной записки должен быть простым, но официальным.^{[2]XИсточник информации}
- Не пишите такую записку: «Привет! Наконец-то пятница! Я хочу рассказать вам об одном важном деле».
- Вместо этого напишите так: «Эта записка проинформирует вас о ходе работы над проектом 319».
2
В служебной записке придерживайтесь нейтрального тона – не стоит быть слишком эмоциональным и субъективным. Делайте все возможное, чтобы опираться на факты и доказательства при высказывании претензий.^{[3]XИсточник информации}
- Например, не надо писать так: «Я думаю, что мы все будем намного счастливее, если по пятницам будем приходить на работу, в чем захотим».
- Вместо этого проведите исследование, все ли сотрудники хотят одеваться по пятницам в повседневную одежду и как это отразится на корпоративной этике.
3
Используйте сигнальные фразы. Когда вы собираетесь привести доказательства или сослаться на источник, не забудьте использовать соответствующие фразы.
- Например: «По нашим данным, ...» или «Проведенные исследования свидетельствуют, что ...».^{[4]XИсточник информации}
4
Выберите подходящий шрифт и его размер. Служебная записка должна быть легко читаемой, поэтому избегайте использования чрезмерно мелкого шрифта; 11 или 12 – это стандартный размер шрифта.
- Вы также должны выбрать простой стиль шрифта, такой как Times New Roman. Не пишите записку смешным или вычурным шрифтом, например, Comic Sans (над вами посмеются, если вы сделаете это!).^{[5]XИсточник информации}
2,5 см поля – это стандарт для служебных записок, хотя некоторые текстовые редакторы могут включать шаблоны служебных записок с большими полями (например, 3 см).^{[6]XИсточник информации}
6
Служебные записки пишутся с одинарным междустрочным интервалом. Между абзацами и разделами оставляйте пустую строку.^{[7]XИсточник информации}
- В абзацах делать отступ не следует.^{[8]XИсточник информации}
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 3:

Подготовка к написанию служебной записки

Загрузить PDF

1
Если вам нужно сообщить нескольким людям о чем-то важном (по работе), то отправьте им служебную записку. Вы даже можете отправить ее одному человеку, если факт передачи вами информации должен быть задокументирован.
- Тем не менее, в некоторых случаях лучше просто поговорить с нужными вам людьми.
- Кроме того, некоторую информацию нельзя передавать в письменном виде.^{[9]XИсточник информации}
2
В зависимости от передаваемой информации содержание и формат записки могут меняться. В большинстве служебных записок содержится следующая информация:^{[10]XИсточник информации}
- Новая идея или решение проблемы. Например, если вы знаете, как решить проблему с планированием расходов на оплату сверхурочных, напишите об этом в служебной записке и отправьте ее вашему начальнику.
- Распоряжения. Например, отправка служебной записки – это эффективный способ распределить обязанности на предстоящей конференции, которая проводится вашим департаментом.
- Отчет. Вы также можете отправить записку, чтобы проинформировать коллег о недавно произошедшем событии, или сообщить им новую информацию о проекте, или представить отчет о результатах исследования.
3
Возможно, вы работаете над множеством проектов и хотите поведать о них в служебной записке. Не стоит этого делать. Служебные записки содержат информацию по одному конкретному вопросу (теме, проекту и так далее).^{[11]XИсточник информации}
- Служебная записка должна быть краткой, информативной и легко читаться. Таким образом, сосредоточившись только на одной теме, вы гарантируете, что информация прочитана и принята к сведению.
4
Содержание и стиль записки зависят от целевой аудитории, поэтому подумайте о том, кто будет читать вашу записку.^{[12]XИсточник информации}
- Например, стиль записки для ваших коллег о планировании празднования какой-то важной даты и стиль записки для вашего начальника с отчетом о проделанной работе будут сильно отличаться.
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 3:

Написание служебной записки

Загрузить PDF

1
Озаглавьте записку. Общепринятая практика в деловой переписке – озаглавливать документы.
- Например, в верхней части страницы напишите «Записка» или «Служебная записка».^{[13]XИсточник информации}
- Название можно поместить по центру или прижать его к левому краю страницы. Лучше всего посмотреть служебные записки, полученные вами ранее, и скопировать их формат.
2
Напишите заголовок вашей записки. Он должен включать следующую информацию:^{[14]XИсточник информации}
- КОМУ: напишите имена и должности людей, которым вы отправляете записку.
- ОТ: напишите ваше имя и должность.
- ДАТА: напишите точную дату, включая год.
- ТЕМА: приведите краткое, но точное описание того, о чем пойдет речь в записке.
- Обратите внимание, что вместо «Тема» вы можете написать «Касательно».^{[15]XИсточник информации}
3
В списке получателей записки обязательно укажите всех людей, которым вы собираетесь ее отправить. Ограничьте круг получателей записки людьми, которых касается изложенная в ней информация.
- Не отправляйте записку всем сотрудникам вашего департамента или компании, если вопрос, изложенный в ней, касается только нескольких человек.^{[16]XИсточник информации}
- Если отправлять записки сразу всем сотрудникам компании, то они будут засыпаны записками и либо будут читать их невнимательно, либо вообще не будут читать.
4
В списке получателей записки указывайте полные имена и должности. Даже если вы на короткой ноге с вашим начальником, в деловой переписке лучше придерживаться формального тона. Например, вы можете назвать его «Владимир», когда заходите к нему в кабинет, но в служебной записке обращайтесь к нему как «господин Дмитриев» или «Владимир Николаевич».
- Имейте это в виду, когда составляете список получателей записки – указывайте полное имя и должность.
5
Если вы отправляете записку человеку из другой компании, очень важно определить правильную форму обращения к нему. Потратьте время, чтобы найти информацию об этом человеке; скорее всего, это можно сделать на сайте его компании.
- Например, если человек имеет докторскую степень, обязательно укажите это.
- Также обязательно найдите должность, занимаемую этим человеком, и укажите ее в вашей записке.
6
Продумайте тему вашей записки. Она должна быть краткой и понятной.
- Например, «Новые клиенты» – это довольно расплывчатая тема, и если кто-то захочет найти вашу записку через несколько дней или недель, то он или она сделает это с трудом.
- Лучшей темой является: «Отчет по поводу расширения клиентской базы».
7
В служебных записках, как правило, приветствия не пишутся. Но, если хотите, можете начать текст записки с «Уважаемый господин Дмитриев» или «Уважаемые коллеги». ^{[17]XИсточник информации}
- Записка должна быть краткой и информативной, поэтому приветствие можно опустить.
8
Напишите вводный раздел записки. В нем четко изложите цели написания и отправки служебной записки.
- Например, «Я пишу, чтобы...».^{[18]XИсточник информации} Вводная часть записки должна содержать краткий обзор излагаемой в ней информации.^{[19]XИсточник информации}
9
Вводный раздел должен быть кратким. Нет необходимости излагать в нем детали и прочие подробности.
- Вводный раздел составьте из нескольких коротких предложений (короткого абзаца).^{[20]XИсточник информации}
10
Определитесь со стилем изложения основной информации. Она должна быть заключена в 2-4 абзацах. Стиль изложения будет зависеть от самой информации.
- Например, вы можете подавать информацию в порядке ее значимости или согласно процессам, на которые разбит ваш проект.^{[21]XИсточник информации}
Служебную записку необходимо разделить на разделы (параграфы), чтобы ее читатели могли с легкостью усваивать информацию; кроме того, разделы помогут им определить важные моменты в записке.^{[22]XИсточник информации}
12
Озаглавьте каждый раздел; название параграфа должно четко указывать на содержащуюся в нем информацию.
- Например, вы могли бы разбить записку о предстоящем переезде офиса на следующие разделы: «Новое месторасположение офиса», «Указания для упаковки оборудования и документов», «График переезда».^{[23]XИсточник информации}
13
Первое предложение каждого раздела должно рассказывать читателям, о чем пойдет речь в данном параграфе.^{[24]XИсточник информации}
- Отдельные абзацы или разделы вашей записки должны быть сфокусированы на каком-то определенном моменте рассматриваемой темы. ^{[25]XИсточник информации}
Это поможет читателям сосредоточиться на ключевых моментах и быстрее прочитать и усвоить информацию.^{[26]XИсточник информации}
15
Размер служебной записки не должен превышать 1-2 страниц.
- Это стандартный размер служебной записки с одинарным междустрочным интервалом и пустой строкой между абзацами.
16
Подумайте о включении абзаца, резюмирующего изложенную информацию. В большинстве случаев этого делать не нужно, особенно если вы написали короткую записку.
- Но если презентуемая информация весьма сложная или если размер служебной записки больше стандартного, то лучше включить небольшой абзац, резюмирующий изложенную информацию (а именно ключевые моменты).^{[27]XИсточник информации}
17
Обязательно включите абзац-заключение, даже если вам кажется, что он не нужен. Подумайте о следующем:
- Какие цели преследует служебная записка? Побудить читателей что-то сделать? Должны ли сотрудники отчитаться в определенный срок? Если да, четко укажите это в заключительном абзаце.
- Если никаких дальнейших действий не требуется, напишите следующее заключение: «Я буду рад обсудить этот вопрос» или «Если у вас есть вопросы или замечания по этой теме, я с удовольствием отвечу на них».^{[28]XИсточник информации}
18
Если хотите, в конце записки поставьте ваше имя или подпись (но делать это не обязательно). В этом случае посмотрите на служебные записки, полученные вами от других сотрудников.
- Если они подписывают записки (например, «С уважением, Иванов А.А.), сделайте так же.
- Если вы не хотите подписывать записку, вы можете поставить ваши инициалы в конце документа.^{[29]XИсточник информации}
19
Сделайте напоминание о каких-либо приложениях, если к записке прилагаются таблицы, графики или отчеты. Для этого в конце документа напишите, например, «Приложение: Таблица 1».^{[30]XИсточник информации}
- Приложения обязательно должны быть упомянуты в основном тексте записки.^{[31]XИсточник информации}
- Например, если вы пишете о предстоящем переезде в новый офис, вы можете написать что-то вроде: «Мы намерены завершить переезд к концу квартала. Смотрите прилагаемую таблицу 1 с подробным графиком переезда».
20
Перед отправкой записки не забудьте проверить ее. Убедитесь, что предложения составлены грамматически правильно, что в записке нет орфографических или синтаксических ошибок и что излагаемая информация имеет смысл.
- Не отправляйте записку после ее первой проверки (если, конечно, это не срочная записка). Отложите документ и еще раз проверьте его через час. Возможно, вы найдете новые ошибки и неточности, которые вы пропустили ранее.
- Если заметка содержит конфиденциальную информацию, проверьте политику вашей компании относительно обмена конфиденциальной информацией и узнайте имя сотрудника, который просмотрит вашу записку и даст свое заключение о ее соответствии установленным правилам.
Реклама