Comment écrire un mémo

Un mémorandum, aussi connu sous le nom de mémo, est un document qu'on utilise généralement pour communiquer entre collègues ou membres d'un service. Vous en utiliserez peut-être à destination de personnes extérieures si, par exemple, vous devez communiquer avec des clients ou des associés. Vous devez vous assurer que ce mémo est professionnel, clair et qu'il colle aux standards de votre profession.

Partie 1

Partie 1 sur 3:

Faire des choix de langage et de format

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Évitez d'utiliser un langage trop décontracté. En général, votre langage doit être direct et simple, tout en restant professionnel. Vous devriez éviter de prendre un ton trop familier.
- Par exemple, évitez d'écrire des choses comme « Salut ! Dur dur le lundi, hein ? Bon, je voulais vous parler d'un gros souci dans un dossier. »
- Entrez plutôt directement dans le vif du sujet : « Je vous écris pour informer tout le monde des progrès du projet Z. »
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Évitez d'utiliser un langage émotionnel. Il vaut mieux essayer d'adopter un ton neutre lorsque vous écrivez et éviter d'utiliser un champ lexical chargé émotionnellement parlant. Faites de votre mieux pour relater les faits et les preuves qui appuient vos requêtes.
- Par exemple, évitez des requêtes comme « Je pense qu'on serait tous bien plus heureux si on avait le droit de s'habiller de façon décontractée le vendredi. »
- Faites plutôt des recherches pour voir s'il y a des études qui disent que le moral des employés s'améliore lorsqu'ils ont plus d'autonomie dans le choix de leurs habits et citez-les dans votre mémo.
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Utilisez des phrases d'avertissement. Lorsque vous êtes sur le point de citer une preuve ou d'évoquer une source, assurez-vous d'utiliser un langage qui informe le lecteur de ce que vous faites.
- Par exemple, essayez d'écrire ce qui suit : « Selon nos recherches... » ou « Les études menées par l'Agence pour la Protection de la Nature indiquent que... »
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Choisissez la police appropriée. Votre mémo doit être facile à lire, alors, vous devez éviter d'utiliser une police trop petite. Les polices 11 et 12 sont standards.
- Vous devriez également choisir une police simple comme Times New Roman. Ce n'est pas le moment de jouer avec des polices « amusantes » comme Comic Sans (on se moquera de vous si vous choisissez celle-là !).
Une marge de 2,5 cm est typique des mémos professionnels, même si certains logiciels de traitement de texte incluent parfois des mémos préformatés avec des marges légèrement plus grandes (3 cm, par exemple).
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Utilisez un interligne simple. Généralement, les mémos professionnels n'ont pas de doubles interlignes. Afin de pouvoir numéroter votre page, pensez à utiliser un interligne simple tout en laissant un espace entre les paragraphes ou les parties.
- Il n'est généralement pas nécessaire de mettre un alinéa à vos paragraphes.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Se préparer à écrire un mémo professionnel

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Décidez s'il y a lieu d'envoyer un mémo. Si vous devez informer plusieurs personnes de votre équipe d'une affaire importante, alors, envoyer un mémo est une excellente idée. Vous pouvez même en envoyer un si vous ne communiquez qu'avec une seule personne, si, par exemple, vous voulez ou avez besoin d'une trace écrite de votre correspondance.
- Cependant, dans certains cas, vous adresser directement à eux sera plus efficace.
- Par ailleurs, certaines informations sont peut-être trop délicates pour être inscrites dans un mémo ^{[1]XSource de recherche}.
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Identifiez votre objectif. Le contenu et l'organisation de votre mémo peuvent changer en fonction de votre objectif précis. La plupart des mémos sont écrits pour les raisons qui suivent.
- Pour proposer une idée ou une solution. Par exemple, si vous pensez savoir comment régler les soucis d'emploi du temps, vous pouvez écrire vos idées dans un mémo et l'envoyer à vos supérieurs.
- Pour assigner des tâches. Par exemple, envoyer un mémo peut être une façon efficace de déléguer des responsabilités pour une conférence que votre service tiendra bientôt.
- Pour faire un rapport. Vous pouvez également envoyer un mémo dans le but de mettre vos collègues au courant d'un évènement qui s'est récemment déroulé, mettre un projet à jour, parler de la progression d'un rapport ou rapporter de nouveaux éléments lors d'une étude.
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Limitez votre sujet. Vous jonglez peut-être avec de nombreux projets et êtes tenté d'envoyer un mémo pour informer vos collègues, supérieurs ou clients de tout ce sur quoi vous travaillez actuellement. Gardez tout de même en tête que les mémos professionnels doivent se concentrer sur un seul problème.
- Ils doivent être concis, clairs et faciles à lire rapidement par des personnes occupées. Par conséquent, les informations ne doivent pas être négligées. Concentrer le mémo sur un sujet vous assurera que votre message soit reçu et compris.
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Pensez à votre public. Le contenu, le style et le ton de votre mémo professionnel seront tous affectés par le public visé, alors, pensez minutieusement à toutes les personnes qui recevront ce mémo.
- Par exemple, vous écrirez différents types de mémo si vous écrivez à vos collègues pour parler d'une fête surprise pour les gens du bureau ou si vous écrivez à votre superviseur pour lui faire part des résultats d'une étude de plusieurs mois.
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Partie 3

Partie 3 sur 3:

Rédiger un mémo professionnel

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Nommez votre mémo. Il existe différents types de correspondances professionnelles. La pratique habituelle pour un mémo est de le nommer explicitement.
- Par exemple, tapez « Mémo » ou « Mémorandum » en haut de la page.
- C'est à vous de voir si vous voulez centrer le titre ou le justifier à gauche. En général, on examine les mémos reçus et on copie le format.
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Écrivez l'entête de votre mémo. La première partie doit inclure quatre informations ^{[2]XSource de recherche}. Vous trouverez davantage de détails concernant chaque composant lors des étapes suivantes.
- À L'ATTENTION DE : fournit les noms et titres des personnes qui recevront votre mémo.
- DE : fournit votre nom complet et votre titre.
- LA DATE : fournit la date complète et précise. N'oubliez pas d'inclure l'année.
- L'OBJET : fournit une description brève, mais précise du sujet que traite votre mémo.
- Notez qu'il est aussi habituel d'indiquer la ligne de l'objet avec « Re : » ou « RE : ». Ce sont des abréviations du « regarding » anglo-saxon, c'est-à-dire « à propos de », « au sujet de » ou encore, « concernant ».
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Choisissez votre liste de destinataires avec minutie. Assurez-vous d'inclure tous ceux qui doivent être informés. Limitez la distribution de votre mémo à ceux-là.
- Il est assez malvenu d'envoyer un mémo à tout le service si seules quelques personnes sont concernées ^{[3]XSource de recherche}.
- Les gens seront rapidement submergés par des tonnes de mémos et auront tendance à les ignorer ou à ne pas les lire attentivement.
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Utilisez les noms et titres appropriés pour vos destinataires. Même si votre patronne et vous vous appelez par vos prénoms, il vaut mieux que votre correspondance reste plus formelle. Par exemple, vous pouvez l'appeler « Nadine » lorsque vous la croisez dans le couloir, mais, dans le cadre de votre mémo, l'appeler « Mme Martin » ou « Dr Martin ».
- Ne l'oubliez pas lorsque vous remplissez les informations concernant tous les destinataires : incluez les noms complets et les titres.
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Cherchez les titres exacts des personnes à qui vous envoyez un mémo externe. Si vous envoyez un mémo à une personne extérieure à votre bureau, il est également important de savoir correctement vous adresser à elle. Prenez le temps de faire des recherches sur son profil : ces informations sont probablement disponibles sur le site web de son entreprise.
- Par exemple, est-elle titulaire d'un doctorat ? Si c'est le cas, ce serait une bonne idée d'y faire référence en tant que Dr X.
- Quel est son titre ? Par exemple, s'agit-il d'un vice-président ou d'un doyen ? Si c'est le cas, assurez-vous d'y faire référence de cette façon dans votre mémo.
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Rédigez l'objet avec attention. Vous devez être sûr que cette ligne reste claire et pas trop généraliste, même si elle est courte.
- Par exemple, « Nouvelle affaire » est plutôt vague et si quelqu'un fouille dans des dossiers qui remontent à plusieurs semaines, il aura probablement du mal à retrouver votre mémo.
- « Rapport d'étude pour l'extension de la base de données de la clientèle » serait mieux.
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Pensez à sauter les salutations. C'est à vous de voir si vous voulez préfacer votre message avec une formule de salutation comme « Chère Mme Dupont » ou « Chers collègues ». Ceci dit, gardez à l'esprit que ces salutations ne sont pas nécessaires.
- C'est censé être un outil de communication rapide et efficace concernant une information importante et ceux qui reçoivent votre mémo doivent clairement savoir d'où il vient.
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Rédigez la première partie de votre mémo. Exposez clairement la raison pour laquelle vous écrivez et envoyez un mémo.
- Par exemple, « Je vous écris, car... » L'introduction doit fournir une brève présentation de ce que les destinataires trouveront dans le mémo ^{[4]XSource de recherche}.
9
Faites que la partie d'introduction reste brève. Ce n'est pas la peine de donner tous les détails et/ou les preuves dans la première partie.
- Écourtez-la : quelques phrases ou un petit paragraphe suffiront ^{[5]XSource de recherche}.
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Décidez de l'organisation du corps de votre mémo. Après l'introduction, un mémo professionnel contient deux à quatre paragraphes supplémentaires avant la conclusion. Le contenu et l'organisation dépendent de votre sujet.
- Par exemple, vous choisirez peut-être d'arranger les informations dans le corps par ordre d'importance. Sinon, si vous expliquez un procédé, vous diviserez les parties du corps de votre mémo afin de les faire correspondre aux différentes étapes de ce procédé.
Votre mémo professionnel doit comprendre des parties claires. Il est courant de le diviser ainsi afin que les destinataires puissent facilement lire et digérer les informations. Vous pouvez les aider davantage à trouver les points importants en donnant un titre à vos sous-parties.
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Écrivez des sous-titres précis. Assurez-vous que l'objectif de chaque sous-partie est clair pour votre auditoire.
- Par exemple, vous pouvez inclure toutes les sous-parties lorsque vous écrivez à propos du futur déménagement de votre service : « Nouvelle adresse pour notre direction », « Directives importantes concernant le déménagement du service » et « Calendrier pour le déménagement du service ^{[6]XSource de recherche} ».
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Ajoutez des phrases à thème à chaque corps de paragraphe. La première phrase de chaque sous-partie ou paragraphe doit indiquer l'idée principale de cette partie.
- Les paragraphes individuels ou les parties de votre mémo doivent se concentrer sur une seule idée.
Utiliser des tirets ou faire des listes vous semblera peut-être utile si vous voulez insister sur des points importants. Cela peut aider vos lecteurs à parcourir votre mémo plus rapidement et de façon plus efficace.
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Restez concis. Généralement, un mémo professionnel ne doit pas dépasser deux pages.
- Cette limite standard s'applique à un document comprenant des interlignes simples avec des espaces entre chaque partie.
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Décidez si vous avez besoin d'un paragraphe-résumé. De manière générale, vous ne devrez pas résumer ce que vous avez écrit dans votre mémo, surtout si vous avez essayé de le réduire à une seule page.
- Cependant, si l'information que vous avez mise en exergue est complexe ou si vous avez envoyé un mémo plus long que la normale, cela peut être utile de résumer brièvement les points-clés.
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Incluez une conclusion. Même si vous estimez qu'il n'est pas nécessaire de résumer votre mémo, vous devrez tout de même le conclure. Pensez à ce qui suit.
- Que faut-il retenir du mémo ? Les destinataires doivent-ils faire quelque chose ? Doivent-ils répondre avant une certaine date ? Si c'est le cas, dites-le clairement.
- S'ils n'ont rien à faire, incluez une petite phrase de conclusion comme « Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire » ou « Faites-moi signe si vous avez des questions ou des inquiétudes. »
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Signez si vous le souhaitez. Généralement, il n'est pas nécessaire d'ajouter votre nom complet ou votre signature à la fin du mémo. Gardez tout de même à l'esprit qu'il est plus sûr de suivre l'exemple de vos collègues.
- S'ils signent de façon formelle (par exemple, « Cordialement, Mme Dupont »), faites pareil.
- Même si vous sautez la signature, vous pouvez ajouter vos initiales à la fin du document.
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Créez une note concernant d'éventuelles pièces jointes. Si vous ajoutez des pièces jointes à votre mémo, comme des tableaux, des graphiques ou des rapports, assurez-vous de le préciser en fin de mémo. Par exemple, « Ci-joint : tableau 1 ^{[7]XSource de recherche} ».
- Vous devriez aussi faire référence aux pièces jointes dans le corps du mémo.
- Par exemple, si vous écrivez pour informer vos employés d'un futur déménagement du bureau, vous devriez écrire quelque chose comme : « Nous aimerions que le déménagement soit terminé à la fin du mois. Consultez le tableau 1 ci-joint pour plus de détails concernant le calendrier. »
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Relisez votre mémo avec attention. Avant de l'envoyer, soyez sûr de le relire minutieusement. Vérifiez que vos phrases sont grammaticalement correctes, qu'il n'y a pas de faute d'orthographe ou de ponctuation et que le contenu a du sens.
- Envisagez d'en différer l'envoi si ce n'est pas urgent. Si vous le relisez une heure plus tard, vous trouverez peut-être des erreurs que vous n'aviez pas vues la première fois.
- Si votre mémo contient des informations délicates, consultez la politique de votre entreprise pour savoir qui peut le revoir et vous donner son accord.
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