Come Scrivere un Business Memo

I business memo rappresentano un metodo di comunicazione interno di una compagnia. Tuttavia, possono anche essere un metodo esterno se la corrispondenza avviene tra due imprese. Essi vengono usati per comunicare delle informazioni, come gli incarichi futuri in un dipartimento o le regole generali che necessitano di raggiungere molteplici destinatari. I modelli di relazione predefiniti e le email hanno reso più semplice la comunicazione, ma è utile sapere come scrivere da zero un promemoria di business.

Metodo 1

Metodo 1 di 1:

Scrivere i Tuoi Business Memo

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Questa parte indica le informazioni sul destinatario del rapporto, sul mittente, sulla data e sull'oggetto del business memo. L'oggetto del rapporto dovrebbe essere una breve frase che possa descrivere l'intero contenuto del testo.Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa!
Il primo paragrafo di un memo di affari dovrebbe chiaramente indicare l'intenzione del testo e un'idea generale di quali informazioni verranno presentate nel corpo del rapporto. Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.
Il catalizzatore che sta dietro il lancio di un business memo ha bisogno di essere sintetizzato in modo succinto. Le frasi usate per definire la questione dovrebbero essere corte e dritte al sodo e fondarsi prevalentemente sui fatti.Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.Siccome lasceremo i nostri attuali uffici, volevo inviare a tutti coloro che lavorano da Wally's un aggiornamento riguardante la nostra ricerca di una struttura abbastanza grande da accogliere il nostro team:
Se stai lavorando alla soluzione di un problema o hai un'idea riguardo a come poterlo risolvere, il terzo paragrafo è la sezione giusta in cui farlo. Se il punto del memo è quello di inviare cattive notizie, utilizza questo paragrafo per mettere in risalto gli eventuali aspetti positivi che potrebbero scaturire. Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.Siccome lasceremo i nostri attuali uffici, volevo inviare a tutti coloro che lavorano da Wally's un aggiornamento riguardante la nostra ricerca di una struttura abbastanza grande da accogliere il nostro team:Abbiamo trovato un bellissimo posto nuovo e firmato un contratto!
Se il business memo è breve, questa è una sezione facoltativa. Ma, se il memo copre più di una pagina piena, una sezione riassuntiva che metta in risalto i punti principali discussi è di aiuto. Questo assicurerà che i passaggi principali non si perdano tra le numerose parole che lo compongono. Considera la possibilità di usare un elenco puntato per mettere in rilievo questa sezione. Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.Siccome lasceremo i nostri attuali uffici, volevo inviare a tutti coloro che lavorano da Wally's un aggiornamento riguardante la nostra ricerca di una struttura abbastanza grande da accogliere il nostro team:Abbiamo trovato un bellissimo posto nuovo e firmato un contratto! Il nostro nuovo edificio si trova al 1624 della Addison Ave., nello splendido centro di Stannisburg, vicinissimo a numerosi negozi e ristoranti. La costruzione si ubica a un solo isolato di distanza dalla stazione dei treni e ad approssimativamente 800 m da un percorso ciclistico che vieta l'accesso alle automobili (grandi notizie per chi tra noi si sposta in bici!). Ho allegato delle foto a questa email, in modo che possiate dare un'occhiata alla vostra nuova seconda casa.
Concludi il business memo includendo le indicazioni su quello che i destinatari devono fare e una data di scadenza per completare l'azione richiesta. Inserisci le eventuali informazioni riguardanti le comunicazioni che avverranno dopo l'invio del memo nell'ultimo paragrafo. Esempio: A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.Siccome lasceremo i nostri attuali uffici, volevo inviare a tutti coloro che lavorano da Wally's un aggiornamento riguardante la nostra ricerca di una struttura abbastanza grande da accogliere il nostro team:Abbiamo trovato un bellissimo posto nuovo e firmato un contratto! Il nostro nuovo edificio si trova al 1624 della Addison Ave., nello splendido centro di Stannisburg, vicinissimo a numerosi negozi e ristoranti. La costruzione si ubica a un solo isolato di distanza dalla stazione dei treni e ad approssimativamente 800 m da un percorso ciclistico che vieta l'accesso alle automobili (grandi notizie per chi tra noi si sposta in bici!). Ho allegato delle foto a questa email, in modo che possiate dare un'occhiata alla vostra nuova seconda casa.Debbie, la nostra direttrice delle Risorse Umane, manderà un'email a tutti voi con ulteriori informazioni su come ricevere le vostre tessere identificative e i pass per il parcheggio. Il nostro primo giorno di lavoro sarà il primo luglio; questo stesso giorno, si terrà una riunione aperta a tutto lo staff alle 9 di mattina. Sono entusiasta all'idea di vedervi tutti lì!
Questo è un passaggio facoltativo, ma alcune compagnie aderiscono alla pratica di completare una corrispondenza di business con la firma a penna del mittente posta sul suo nome scritto al computer. Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.Siccome lasceremo i nostri attuali uffici, volevo inviare a tutti coloro che lavorano da Wally's un aggiornamento riguardante la nostra ricerca di una struttura abbastanza grande da accogliere il nostro team:Abbiamo trovato un bellissimo posto nuovo e firmato un contratto! Il nostro nuovo edificio si trova al 1624 della Addison Ave., nello splendido centro di Stannisburg, vicinissimo a numerosi negozi e ristoranti. La costruzione si ubica a un solo isolato di distanza dalla stazione dei treni e ad approssimativamente 800 m da un percorso ciclistico che vieta l'accesso alle automobili (grandi notizie per chi tra noi si sposta in bici!). Ho allegato delle foto a questa email, in modo che possiate dare un'occhiata alla vostra nuova seconda casa.Debbie, la nostra direttrice delle Risorse Umane, manderà un'email a tutti voi con ulteriori informazioni su come ricevere le vostre tessere identificative e i pass per il parcheggio. Il nostro primo giorno di lavoro sarà il primo luglio; questo stesso giorno, si terrà una riunione aperta a tutto lo staff alle 9 di mattina. Sono entusiasta all'idea di vedervi tutti lì! Cordiali saluti,Casey
Prima di mandare il rapporto internamente o esternamente, accertati che il contenuto sia grammaticalmente corretto. Se il testo contiene delle informazioni delicate, controlla la politica della compagnia per sapere chi può rivedere o leggere il memo per te. Esempio:A: Dipendenti di Wally's WidgetsDa: Casey Smith, Manager di Greg's GadgetsData: 20 giugno 2013Soggetto: Nuova Impresa! Stimato Widgets Team,Greg's Gadgets è fiera di avere tutti voi a bordo per imbarcarsi per questa nuova avventura. Da quando Wally si è rivolto a noi per illustrarci l'idea di una potenziale fusione, io e Greg non stiamo più nella pelle per avviare questa collaborazione! È da molto tempo che ammiriamo l'abilità artistica che contraddistingue ogni singolo prodotto della Wally's e non vediamo l'ora di diventare una grande famiglia Widget/Gadget.Siccome lasceremo i nostri attuali uffici, volevo inviare a tutti coloro che lavorano da Wally's un aggiornamento riguardante la nostra ricerca di una struttura abbastanza grande da accogliere il nostro team:Abbiamo trovato un bellissimo posto nuovo e firmato un contratto! Il nostro nuovo edificio si trova al 1624 della Addison Ave., nello splendido centro di Stannisburg, vicinissimo a numerosi negozi e ristoranti. La costruzione si ubica a un solo isolato di distanza dalla stazione dei treni e ad approssimativamente 800 m da un percorso ciclistico che vieta l'accesso alle automobili (grandi notizie per chi tra noi si sposta in bici!). Ho allegato delle foto a questa email, in modo che possiate dare un'occhiata alla vostra nuova seconda casa.Debbie, la nostra direttrice delle Risorse Umane, manderà un'email a tutti voi con ulteriori informazioni su come ricevere le vostre tessere identificative e i pass per il parcheggio. Il nostro primo giorno di lavoro sarà il primo luglio; questo stesso giorno, si terrà una riunione aperta a tutto lo staff alle 9 di mattina. Sono entusiasta all'idea di vedervi tutti lì! Cordiali saluti,CaseyCorreggere e controllare i contenuti.
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Consigli

Usa il nome corretto del destinatario. Il modo in cui una persona viene chiamata in una situazione sociale spesso è diverso da come la gente si rivolge a lei in un contesto d'affari.