कैसे एक प्रेस विज्ञप्ति लिखें

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स्रोत और उद्धरण

एक प्रेस विज्ञप्ति मीडिया के लिए एक लिखित बयान के सामान होता है । यह कई श्रेणी के समाचार आइटम जैसे, अनुसूचित घटना, व्यक्तिगत प्रोन्नति, पुरस्कार, नए उत्पाद और सेवाएँ, बिक्री उपलब्धियाँ, आदि की घोषणा के लिए उपयोग किया जाता है | यह एक महत्वपूर्ण कहानी उत्पन्न करने के लिए भी इस्तेमाल किया जा सकता है | संवाददाताओं की एक कहानी पर विचार की योग्यता और भी बढ़ जाती है अगर उन्हे पहली बार में ही एक स्पष्ट प्रेस विज्ञप्ति प्राप्त हो जाए | यह पीआर का एक बुनियादी उपकरण है, उनके लिए जो उचित प्रारूप का उपयोग करते हैं | कैसे हम आपको दिखाएँगे |

चरण

विधि 1

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   एक वास्तविक शीर्षक लिखें: उसे स्पष्ट, संक्षिप्त और काम का होना चाहिए | शीर्षक, प्रेस विज्ञप्ति के प्रमुख बिन्दुओं का एक अत्यंत सुगठित संस्करण है | कई पेशेवर पीआर, पूरा लेख लिखने के बाद, शीर्षक को अंत में लिखने की सलाह देते हैं | अगर आप इस निर्देश का पालन करते हैं तो, पूरा लेख लिखने के बाद ही शीर्षक लिखने लोटे | शीर्षक पाठकों को आकर्षित करने वाला होना चाहिए और प्रेस विज्ञप्ति के लिए बहुत महत्वपूर्ण होता है |

   • विकीहाउ(wikihow) जानकारी का सबसे अधिक विश्वसनीय स्रोत माना जाता है | और अधिक जानने के लिए देखिए ये कैसे काम करता है | समाचार रिलीज में प्रकाशित सुर्खियों को पत्रकारों को आकर्षित करने के लिए एक "धरनेवाला" (grabber) होना चाहिए, वैसे ही जैसे एक अखबार का शीर्षक पाठकों को आकर्षित करता है | यह एक संगठन की नवीनतम उपलब्धि, हाल ही में एक छापने योग्य (newsworthy) घटना, एक नए उत्पाद या सेवा का वर्णन करता है |
   • हेडलाइन को बोल्ड में लिखें: एक बोल्ड हेडलाइन में आम तौर पर बाकी के लेख की तुलना में एक बड़े और गहरे फ़ॉन्ट आकार का उपयोग होता है | पारंपरिक प्रेस विज्ञप्ति द्वारा जारी की गयी सुर्खियों में वर्तमान काल का उपयोग करें और "आ" (a) और "दा" (the) का उपयोग ना करें, साथ ही कुछ संदर्भों में क्रिया के रूप जैसे "टू बी"(to be) के भी उपयोग से बचें |
   • पहला शब्द बड़े अक्षरों में लिखें: जिस प्रकार व्यक्तिवाचक संज्ञा को बड़े और गहरे शब्दों में लिखते हैं वैसे ही पहले शब्द को लिखें | ज्यादातर शीर्षक शब्द छोटे अक्षरों में लिखे जाते हैं, हालांकि नये प्रकार की “छोटे कॅप” (स्माल कॅप) फ़ॉन्ट शैली का प्रयोग करके अधिक सुचित्रित आकर्षक-खबर का भी उपयोग कर सकते हैं | हर शब्द को बड़े अक्षरों में लिखने की आवश्यकता नही है |
   • महत्वपूर्ण शब्दों को निकालें: प्रेस विज्ञप्ति शीर्षक बनाने के लिए सबसे आसान तरीका अपनी प्रेस विज्ञप्ति में से सबसे महत्वपूर्ण शब्दों को निकालें | इन कीवर्ड्स से, एक तार्किक और ध्यान आकर्षित करने वाले विज्ञापन का निर्माण करने का प्रयास करें | यदि शीर्षक के बाद एक सारांश वाक्य का प्रयोग कर रहे हैं तो , एक ही नियम लागू होते हैं | अधिक कीवर्ड का उपयोग कर आप खोज इंजन में बेहतर दृश्यता पा सकते हैं, और पत्रकारों और पाठकों को प्रेस विज्ञप्ति का सारांश प्राप्त करने में आसानी होती है | इस दिशा में पहले कदम को देखें, और विचार कर एक प्रेस विज्ञप्ति के शीर्षक को खोजने का प्रयास करें |
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   लेख की रूपरेखा तैयार करें: जैसे प्रेस विज्ञप्ति को एक समाचार कहानी में प्रदर्शित करना चाहते हैं वैसे ही उसे लिखें | और यह याद रखें कि अधिकतर पत्रकार बहुत व्यस्त होते हैं, और आपकी कंपनी की बड़ी घोषणा के बारे में उनके पास खोज करने का समय नहीं होता, और आप अपने प्रेस विज्ञप्ति में जो लिखते हैं पत्रकार उसी लेख को अपने विज्ञापन में आपके बड़े कार्यक्रम के बारे में बताने के लिए उपयोग करते हैं | आप जो भी अपने लेख मे लिखना चाहते हैं यहाँ लिखें |

   • जिस दिनांक और शहर में प्रेस विज्ञप्ति उत्पन्न हुई है उसका वर्णन करें: यदि शहर का नाम अस्पष्ट हो तो उसे ना लिखें जैसे की यदि प्रेस विज्ञप्ति किसी कंपनी के शिकागो संभाग की घटनाओं के बारे में न्यूयॉर्क में लिखा गया है |
   • प्रेस विज्ञप्ति का मुख्य या पहला वाक्य, पाठक का ध्यान आकर्षित करने योग्य और विज्ञप्ति में आप क्या बताना चाहते हैं उसे संक्षेप में वर्णित करने की क्षमता रखने वाला होना चाहिए | उदाहरण के लिए यदि शीर्षक "कार्परेण पब्लिशिंग रिलीसस न्यू डब्ल्यू डब्ल्यू II नॉवेल" यह है तो, पहला वाक्य इस प्रकार हो सकता है "कार्परेण प्रकाशन, लिमिटेड, ने आज अपना पहला उपन्यास, लोकप्रिय लेखक डार्सी कय द्वारा लिखित, जिसका शीर्षक द्वितीय विश्व युद्ध है, का प्रकाशन किया है" | यह पाठकों को शीर्षक के बारे में विस्तार से बताते हुए विवरण दे रहा है | अगले एक या दो वाक्य लेख के प्रमुख विषय के बारे में विस्तार से बता सकते हैं |
   • प्रेस विज्ञप्ति के तात्पर्य को संक्षेप में लिखें : बहुत लंबे वाक्य और पैराग्राफ के प्रयोग से बचें | दोहराव और फैंसी भाषा और भाषा के अति प्रयोग से बचें | लेख में सादगी का प्रयास करें, और कोई बेकार शब्द का प्रयोग ना करें |
   • पहले पैरा में (दो से तीन वाक्य के द्वारा) प्रेस विज्ञप्ति के सार को प्रस्तुत करें, और अतिरिक्त सामग्री का उपयोग कर लेख के विषय के बारे में विस्तार से बताएँ | इस तेज गति की दुनिया में, यदि लेख पढ़ने योग्य नही है तो, न तो पत्रकार, और न ही पाठक, पूरी प्रेस विज्ञप्ति को पढ़ने में रूचि दिखाएँगे |
   • वास्तविक तथ्य जैसे घटनाएँ, उत्पाद, सेवाएँ, लोग, लक्ष्य, उद्देश्य, योजना, परियोजनाएँ आदि को सम्मलित करें: ठोस तथ्यों का अधिकतम उपयोग करने का प्रयास करें |एक प्रभावी प्रेस विज्ञप्ति को लिखने के लिए एक सूची बनाने की अनिवार्यता है जिसमें निम्नलिखित स्पष्टीकरण जैसे - कौन, क्या, कब, कहां, क्यों और कैसे के बारे में बताएँ |
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   "5 डब्ल्यू " ( और एच) (5W and H) को स्पष्ट रूप से बतलाएँ: पाठकों को कौन, क्या, कब, कहाँ, क्यों और कैसे शब्दों का उपयोग के द्वारा प्री जानकारी मिलनी चाहिए | प्रेस विज्ञप्ति उत्पन्न करने के लिए ऊपर के उदाहरण का उपयोग करते हुए, नीचे दिए गए अंकों के साथ प्रसंग में चेकलिस्ट पर विचार करें |

   • यह किस बारे में है ? कार्परेण प्रकाशन।
   • वास्तविक खबर क्या है ? कार्परेण प्रकाशन पुस्तक का विमोचन कर रहे हैं |
   • यह कार्यक्रम कब होगा ? कल |
   • यह कार्यक्रम कहाँ होगा ? सभी प्रमुख बाजारों में, कल |
   • यह खबर क्यों है ? यह प्रसिद्ध लेखक, 'डार्सी कय' द्वारा लिखा गया है |
   • यह कैसे हो रहा है ? मुख्य समारोह शिकागो में एक किताब पर हस्ताक्षर करने के बाद सभी प्रमुख महानगरीय क्षेत्रों में एक पुस्तक दौरे के लिए ले जाया जाएगा |
     • मूल बातें परिभाषित करने के साथ, खबर के साथ संबंधित लोग, उत्पाद, आइटम, तिथि और अन्य चीजों के बारे में जानकारी के साथ अंतराल में भरें |
     • यदि आपकी कंपनी समाचार का मुख्य विषय नहीं है, लेकिन प्रेस विज्ञप्ति का स्रोत है, तो लेख में यह स्पष्ट रूप से बताएँ |
   • इसे संक्षिप्त और प्रासंगिक रखें | यदि आप एक हार्ड कॉपी भेज रहे हैं, तो शब्दों में डबल स्पेस होना चाहिए |
   • आप जितना अपनी प्रेस विज्ञप्ति की प्रतिलिपि को छापने योग्य बनाएँगे, उतना ही उसकी किसी पत्रकार द्वारा रिपोर्टिंग के लिए चयनित होने की संभावना बढ़ जाएगी | सबसे पहले यह पता होना चाहिए की छापने योग्य का मतलब दिए हुए बाज़ार में क्या होता है और इस जानकारी का उपयोग कर किसी पत्रकार या संपादक को सम्पर्क करें |
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   इसे अपने पाठकों के लिए साफ, स्पष्ट, और अनुकूल बनाएँ: जिसको भी आप अपनी प्रेस विज्ञप्ति भेज रहे हैं उसके इनबॉक्स में इसी प्रकार के एक दर्जन से अधिक लेख हैं और यदि आप चाहते हैं कि आपका लेख चुना जाना चाहिए, तो उसे अच्छा होना चाहिए | उसे सिर्फ़ अच्छा ही नही, लेकिन संभव हो तो उसे "प्रेस के लिए तैयार" भी होना चाहिए |

   • जब एक संपादक आपके लेख को देखता है, तो वह पहले ही क्षण से यही सोचता है कि, इन्हे मुद्रित करने के लिए कितना समय लगेगा | यदि आपका लेख त्रुटियों से भरा है, सामग्री की कमी, या सिर्फ उसे पुनर्जीवित करने की जरूरत है तो वे आपना समय इस पर बर्बाद नही करेंगे | इसलिए आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका व्याकरण अच्छा हो और जिस विषय पर आप लिखना चाहते हैं उससे संबंधित मूल जानकारी आपको होनी चाहिए |
   • आप लोगों को पढ़ने के लिए क्या देना चाहते हैं उस पर ध्यान देना चाहिए | अगर आप सही दर्शकों के लिए भेज रहे हैं, तो यह स्पष्ट हो जाएगा | यदि आप ऐसा नहीं कर रहे हैं तो अपना समय बर्बाद करना ठीक नही है | सही लोगों को खबर (समाचार, ना की विज्ञापन ) का एक हिस्सा दें और आप सही दिशा में काम कर रहे हैं |
     • यदि आप सुबह प्रेस विज्ञप्ति को भेजेंगे तो वे और अधिक ध्यान देंगे | यही कारण है कि वे पहले से ही जिस काम को कर रहे हैं उसी में आपके हिस्से को शामिल कर लेंगे | इसलिए यह अनिवार्य है कि आप विचारशील हों |
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   एक साथ सहेज के रखें: अपनी प्रेस विज्ञप्ति के समर्थन में कुछ अधिक जानकारी लिंक प्रदान करें | क्या जिस कंपनी को आप बेच रहे हैं उनके पास ऑनलाइन अधिक जानकारी है जो पाठकों के लिए उपयोगी हो सकती है ? यदि इसका उत्तर हाँ है तो उसे भी जोड़ें |

   • यदि आपके पास जो सूचना है उसे लेकर आप परेशन हैं तो जो वहाँ पहले से ही है उस पर थोड़ा खोज कर लें | ऐसा हो सकता है कि किसी ने शायद, आप जो कवर कर रहे हैं उसी पर कभी कुछ लिखा हो और आप उसका उपयोग कर सकते हैं | PR Web and PR Newswire शुरू करने के लिए अच्छी जगह है।

विधि 2

विधि 2 का 2:

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   बुनियादी संरचना को ठीक से समझे: अब आपको जब प्रेस विज्ञप्ति का सार मिल गया है तो , इसको काग़ज़ पर सही शब्दों का उपयोग कर लिखना ज़रूरी है | शुरुआत के लिए अधिक लंबा लेख ना लिखें | कोई भी अपना समय 5 पैराग्राफ पर बर्बाद नही करेगा जब तक आप डब्ल्यूडब्ल्यू III (WWIII) के बारे में ना बता रहे हों | यहाँ आपको नीचे लिखे बिंदुओं को ध्यान में रखना चाहिए ( जिनमें से कुछ हमने पहले से ही कवर कर लिए हैं ) :

   • "तत्काल विमोचन के लिए" पृष्ठ के शीर्ष पर जाना चाहिए, बाईं मार्जिन पर |
     • यदि आपका विज्ञप्ति प्रतिबंधित है तो, "प्रतिबंधित कब तक" तारीख़ के साथ जब प्रकाशित करना चाहते हैं वह लिखिए | एक विज्ञप्ति जिसमे कोई भी तारीख नही दी हो उसे तत्काल रिलीस के लिए माना जाता है |
   • शीर्षक को, आमतौर पर मोटे अक्षरों में, बीच में नीचे केंद्रित किया जाना चाहिए |
     • यदि आप चाहते हैं, इटैलिक में एक उपशाखा डाल दें ( संक्षेप में शीर्षक विस्तार ) |
   • "पहला पैराग्राफ: इसमे सबसे महत्वपूर्ण जानकारी होती है | यह समाचार के जैसे होता है, यह तारीख और जहाँ से खबर आई है वहाँ से शुरू होता है |
   • दूसरा (और संभावित तीसरा) पैरा : इसमे माध्यमिक जानकारी होती है | यहाँ उद्धरण और तथ्यों को शामिल किया जाता है |
   • बॉयलरप्लेट जानकारी : इसमे "आपकी" कंपनी के बारे में अधिक जानकारी होती है | आप वास्तव में कौन हैं ? आपकी उपलब्धियों क्या है ? आपका मिशन क्या है ? इन सभी प्रशनों के उत्तर बहुत ही स्पष्ट रूप से दिए होते हैं |
   • संपर्क जानकारी : इसमे लेखक के बारे में जानकारी होती है | यदि पाठकों का ध्यान आकर्षित होता है तो, यहाँ से उन्हे आपके बारे मे और अधिक जानकारी मिल सकती है |
   • मल्टीमीडिया : आज के दिन और युग में, हमेशा ट्विटर हैंडल (twitter handle) का प्रयोग होता है |
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   अपनी विज्ञप्ति के रूपरेखा के नीचे एक बॉयलरप्लेट(boilerplate) लिखिए: इसका मतलब है की अपनी कंपनी के बारे में जानकारी शामिल करने का समय आ गया है | यदि एक पत्रकार एक कहानी के लिए आपकी प्रेस विज्ञप्ति को उठाता है, तो उनको आपकी कंपनी का नाम समाचार लेख में लिखना होगा | | पत्रकारों को इस खंड से कंपनी की जानकारी प्राप्त हो सकती है |.

   • इस खंड के लिए शीर्षक “[XYZ_COMPANY] के बारे में “होना चाहिए |
   • शीर्षक के बाद, 5 या 6 लाइनों में आपकी कंपनी का वर्णन करने के लिए एक या दो पैराग्राफ का उपयोग करें | लेख को आपकी कंपनी के बारे में, मुख्य व्यवसाय और व्यापार नीति का वर्णन करना चाहिए | कई व्यवसायों में पहले से ही पेशेवर लिखे हुए ब्रोशर, प्रस्तुतियों, व्यापार की योजना आदि होती हैं | वह परिचयात्मक लेखों का यहाँ उपयोग कर सकते हैं |
   • इस खंड के अंत के बाद, अपनी वेबसाइट की ओर संकेत दें | लिंक सही, सटीक और पूरा यूआरएल(URL) होना चाहिए किसी भी एम्बेडिंग बिना ताकि जब भी पृष्ठ मुद्रित किया जाए, तो लिंक वैसे ही मुद्रित हो जाए | उदाहरण के लिए: http://www.example.com, और ना की वेबसाइट पर जाने के लिए यहाँ क्लिक करें |
   • वो कंपनियां जो अपनी वेबसाइटों पर एक अलग मीडिया पेज बनाए रखती हैं उनको उन्ही यूआरएल की ओर संकेत करना चाहिए | एक मीडिया पेज पर आम तौर पर संपर्क जानकारी और प्रेस किट होता है |
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   अपनी संपर्क जानकारी को जोड़ें: यदि आपकी प्रेस विज्ञप्ति वास्तव में छापने योग्य है तो पत्रकार निश्चित रूप से अधिक जानकारी लेना चाहेंगे या इसके साथ जुड़े प्रमुख लोगों का इंटरव्यू करना चाहेंगे | यदि आपको ठीक लगता है की आपके प्रमुख लोगों को मीडिया सीधे संपर्क कर रहा है तो, आप उनकी संपर्क जानकारी प्रेस विज्ञप्ति पेज पर ही प्रदान कर सकते हैं | उदाहरण के लिए, एक नवीनता के मामले में, आप मीडिया के लिए अपने इंजीनियरिंग या अनुसंधान दल की संपर्क जानकारी प्रदान कर सकते हैं |

   • यदि नहीं, तो आप "संपर्क" खंड में अपने मीडिया / पीआर विभाग का ब्यौरा उपलब्ध करा सकते हैं | यदि आपके पास इस कार्य के लिए समर्पित टीम नहीं है, तो आप किसी को नियुक्त कर सकते हैं जो मीडिया और आपके लोगों के बीच एक कड़ी के रूप में कार्य करेगा |
   • संपर्क करने की जानकारी केवल वर्तमान प्रेस विज्ञप्ति जारी करने के लिए सीमित और विशिष्ट होना चाहिए | संपर्क विवरण में शामिल करना चाहिए :
     • कंपनी के अधिकारी का नाम
     • मीडिया विभाग के अधिकारी का नाम और संपर्क करने के लिए व्यक्ति
     • कार्यालय का पता उचित देश / शहर कोड और एक्सटेंशन नंबर के साथ
     • टेलीफोन और फैक्स नंबर
     • मोबाइल फोन नंबर (वैकल्पिक)
     • उपलब्धता का टाइम्स
     • ईमेल पता
     • वेबसाइट का पता
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   यदि संभव हो तो, विज्ञप्ति की ऑनलाइन प्रतिलिपि के लिए एक लिंक शामिल करें: आपकी सभी प्रेस विज्ञप्तियाँ जो कि आपकी खुद की वेबसाइट पर हैं उन सभी का लॉग रखना एक अछा अभ्यास है | इससे लिंक प्रदान करने में आसानी होती है और साथ ही ऐतिहासिक प्रयोजनों के लिए एक रिकॉर्ड भी बन जाता है |
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   तीन # (हैश) प्रतीकों के साथ प्रेस विज्ञप्ति का अंत दर्शाएँ: विज्ञप्ति के अंतिम पंक्ति के नीचे बीच में सीधे इन्हे केंद्रित करें | यह एक पत्रकारिता मानक है | इसे देख कर ऐसा लग सकता है की आप ओवर-ट्वीटिंग कर रहे हैं, पर ऐसा नही है | यह ऐसे किया जाता है |

सलाह

• अपनी विज्ञप्ति में कार्रवाई के लिए "कॉल टू आक्षन" (call to action) शामिल करें | इस जानकारी के माध्यम से आप लोगों को जानकारी के साथ क्या करना है यह बता रहे हैं | उदाहरण के लिए, क्या आप चाहते हैं की पाठक किसी उत्पाद को खरीदें ? यदि हां, तो उत्पाद जहाँ उपलब्ध है उसकी जानकारी शामिल करें | क्या आप पाठकों को अपनी वेबसाइट के दर्शन कराते हुए एक प्रतियोगिता में प्रवेश करने या अपने संगठन के बारे में अधिक जानकारी देना चाहते हैं ? यदि हां, तो वेबसाइट का पता या फोन नंबर शामिल करें |

• वेब पर वास्तविक प्रेस विज्ञप्ति का रिसर्च करें ताकि उनके स्वर, भाषा, संरचना और प्रारूप का एहसास हो सके |

• शीर्षक में कंपनी का नाम, कोई भी दूसरा नाम और पहले पैराग्राफ के तात्पर्य में समाचार पेशेवरों और अन्य पाठकों के लिए डालें, जिस से खोज इंजन के माध्यम से बेहतर दृश्यता मिले | यदि आप एक हार्ड कॉपी (hard copy) को मैल (mail) कर रहे हैं तो, उसे अपनी कंपनी के लेटरहेड पर डाल सकते हैं |

• अपने शीर्षक को ईमेल के विषय पंक्ति के रूप में प्रयोग करें | यदि आपने एक अच्छा "आकर्षित करने वाला" शीर्षक लिखा है तो यह आपके संदेश को संपादक के ईमेल इनबॉक्स में अलग दिखने में मदद करेगा |
• ईमेल द्वारा अपनी विज्ञप्ति भेजें, और संयम से स्वरूपण का उपयोग करें | विशालकाय प्रकार और कई रंगों के उपयोग से खबर में वृद्धि नहीं होती, बल्कि विचलित होती हैं | अपनी विज्ञप्ति को ईमेल के तात्पर्य में रखें , ना की अटैचमेंट के रूप में | यदि आप एक अटैचमेंट का उपयोग करते हैं तो, उसे एक सादे लेख (plain text) या रिच टेक्स्ट स्वरूप (rich text format ) फ़ाइल बनाएँ | वर्ड दस्तावेज़ (word document) सभी जगह पर स्वीकार्य हैं, लेकिन यदि आप नवीनतम संस्करण (.docx) का उपयोग कर रहे हैं, तो एक संस्करण (.doc ) को भी सुरक्षित करें | समाचार पत्र विशेष रूप से, अब तंग बजट पर होते हैं, और उनमें कोई उन्नति नही देखी गयी है | पीडीएफ(PDF) फाइलों का प्रयोग तभी करें यदि आप एक पूर्ण मीडिया किट बहुत सारे ग्राफिक्स के साथ भेज रहे हैं | लेटरहेड पर कभी भी विज्ञप्ति नहीं लिखें, फिर स्कैन और स्कैन को एक जेपीईजी(jpeg) बना कर ईमेल ना करें - क्योंकि यह आपके और संपादक के समय की बर्बादी है | बस सीधे ईमेल संदेश में विज्ञप्ति लिखें |

• हर एक विज्ञप्ति को एक विशिष्ट मीडिया बाज़ार को लक्ष्य बनाते हुए क्राफ्ट करना चाहिए और उस विशेष संवाददाता को भेजना चाहिए जो की उस तरह के समाचार कवर करता हो | यह जानकारी आमतौर पर आउटलेट की वेबसाइट पर पायी जा सकती है | यदि आप एक तरह की प्रेस विज्ञप्ति को कई पत्रकारों को, जो एक ही तरह के लेख लिखते हैं, उन्हे भेजते हैं, तो इससे यह संकेत मिलता है की आप शॉर्टकट लेना चाहते हैं और ना की एक बाज़ार को लक्षित करना चाहते हैं |

• प्रेस विज्ञप्ति का समय बहुत महत्वपूर्ण है | इसे बहुत पुरानी खबर को छोड़कर, सही और हाल ही में घटित खबर को दर्शाना चाहिए |

• जब तक रिलीस नही होता तब तक शीर्षक लेखन में समय बर्बाद मत करो | कॉपी संपादक अखबारों और पत्रिकाओं में वास्तविक सुर्खियाँ लिखते हैं, लेकिन विज्ञप्ति के लिए एक आकर्षक शीर्षक या "खिताब" लिखना ठीक होता है | यह शीर्षक आपके लिए एक मौका हो सकता है | इसे संक्षिप्त और तथ्यात्मक रखें | प्रेस विज्ञप्ति के समाप्त हो जाने के बाद ही इसे लिखना एक अच्छा उपाय है | आपको यह वास्तव में नही पता कि आप या जिनका आप इंटरव्यू ले रहे हैं, वो क्या कहेंगे | जब आपने रिलीज का एक प्रारूप तैयार कर लिया है, तो आप अपने नेतृत्व को संशोधन करना चाहते हैं या नही इसका फैसला कर सकते हैं | फिर, और उसके बाद ही, शीर्षक के बारे में सोचें |

• एक अनुवर्ती कॉल (follow-up call) ही एक प्रेस विज्ञप्ति को पूरी कहानी में विकसित करने में मदद कर सकती हैं |

• शब्दजाल या विशेष तकनीकी शब्दों (jargon) का प्रयोग करने से बचें । यदि सटीकता के लिए एक उद्योग विशेष शब्द का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो इसे परिभाषित करें |

चेतावनी

• हमेशा याद रखिए की कई संपादन टीम अतिश्रमिक (overworked) और निर्धारित से कम कर्मचारियों (understaffed) वाले होते हैं | यदि आप उनके जीवन को आसान बना सकते हैं, तो आपको कवरेज पाने की और अधिक संभावना है | यदि आप एक ऐसी प्रेस विज्ञप्ति लिखते हैं जो की संपादक प्रकाशित कर सकते हैं, तो वह कम से कम संपादन के साथ प्रकाशित किया जाएगा | यदि आप उसे फेलावदार विज्ञापन से भरते हैं, उचित एपी शैली(AP style) का प्रयोग नही करते आदि, तो संपादक निश्चित रूप से इस तरह के फ्लफ(fluff) को नष्ट करेगा | इसलिए संपादक का समय बर्बाद नही करना चाहिए | विवरण को डालने की जगह विज्ञप्ति में कंपनी की जानकारी के खंड में होती है | लेकिन उसे सही और तथ्यात्मक होना चाहिए|
• हमेशा एक उद्धरण को शामिल करिए - आदर्श संचालन व्यक्ति द्वारा जो की विज्ञप्ति के विषय में शामिल हों | लेख एक वास्तविक बोली होने की जरूरत नहीं है, लेकिन यह प्रशंसनीय होना चाहिए | बहरहाल, यह आवश्यक है कि यह जाँच करी जाए की उद्धृत किया जा रहा व्यक्ति इसके साथ खुश है | एक उद्धरण एक व्यस्त पत्रकार को बिना अनुवर्ती साक्षात्कार के एक पूरा लेख तैयार करने की अनुमति देता है |
• सहमति के बिना अन्य लोगों के संपर्क विवरण को शामिल न करें | इसके अलावा, वे रिलीस के बाद सभी दिनों में उचित घंटों में उपलब्ध होने चाहिए |
• लेख को जोशपूर्ण और जितना संभव हो उतना सकारात्मक होना चाहिए | ऐसे वाक्यांश जैसे "पिछले अध्यक्ष के इस्तीफे के बाद" या "निष्क्रियता की अवधि के बाद" के उपयोग से बचना चाहिए | एक पत्रकार रिपोर्टिंग के बजाय प्रेस विज्ञप्ति के मामलों की जांच करने का फैसला कर सकता है - जबकि हालात पूरी तरह से अहानिकर(innocuous) थे, उदाहरण के लिए अध्यक्ष ने अस्वस्थ्य होने के कारण इस्तीफा दे दिया - जिसके परिणामस्वरूप प्रति अपनी पसंद के हिसाब से नहीं हो सकती है|
• जब आप एक प्रेस विज्ञप्ति को ईमेल करें तो विषय पंक्ति में " प्रेस विज्ञप्ति " नही लिखना चाहिए | आप केवल भीड़ का हिस्सा बन जाएँगे | संपादक का ध्यान लेख की ओर करने के लिए विषय पंक्ति में "आकर्षित" शीर्षक होना चाहिए, जैसे, "ब्रांड कं $ 30 बिलियन(billion) का सरकार अनुबंध जीतता है " |