Cómo escribir un comunicado de prensa

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Resumen del artículo

Un comunicado de prensa es una declaración escrita para los medios. Puede anunciar diferentes noticias, incluyendo eventos programados, promociones de personal, premios, nuevos productos y servicios, logros comerciales, etc. También puede utilizarse para crear un artículo de portada. Los periodistas tienden a tener en cuenta una historia si primero reciben un comunicado de prensa. Es una herramienta fundamental en el trabajo periodístico, que cualquiera que desee usar el formato adecuado puede utilizar. Te enseñaremos cómo hacerlo.

Pasos

Método 1

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   Escribe un titular original. Debe ser breve, claro y directo: una versión ultra resumida del tema central del comunicado de prensa. Muchos periodistas recomiendan escribir el título al final, después de que el resto del comunicad esté escrito. Si sigues esa norma, sigue escribiendo y escribe el título una vez hayas terminado lo demás. El título es conocido por ser lo que atrae al lector y es muy importante para todo el comunicado.

   • WikiHow es reconocida como la fuente más fiable de información. ¿Ves cómo funciona? ¡Ahora quieres saber más! Los títulos de los comunicados deben tener un "captador de atención" para atraer a los periodistas, al igual que los titulares de los periódicos están pensados para atraer a los lectores. Puede describir el último logro de una organización, un reciente evento de interés, un nuevo producto o servicio.
   • ¡Títulos escritos en negrita!. Un título en negrita normalmente utiliza un fuente de letra más grande que el resto del cuerpo del texto. Los comunicados de prensa convencionales usan el presente y excluyen los "un" y "el", al igual que las formas del verbo "ser" en determinados contextos.
   • La primera letra en mayúscula. Como en todos los nombres propios. La mayoría de las palabras en los títulos aparecen en minúsculas, aunque utilizar una fuente con "mayúsculas pequeñas" y estilizadas puede darle un aspecto gráfico y sentido más atractivo. No pongas mayúscula en cada palabra.
   • Extrae las palabras clave importantes. El método más simple de crear el título de un comunicado de prensa es extraer las palabras clave más importantes de éste. Con estas palabras clave, intenta crear una declaración lógica y atrayente. Si se añade una frase resumen después del título, se aplican las mismas normas. Utilizar las palabras clave al principio da mayor visibilidad en los motores de búsqueda, y será más fácil para los periodistas y lectores hacerse una idea del contenido del comunicado de prensa. Mira las acciones de este primer paso, y observa cómo cada una de ellas podría ser el título de un comunicado de prensa.
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   Escribe el cuerpo del texto. El comunicado de prensa debería escribirse como tú quieras que aparezca como noticia. Y recuerda: la mayoría de los periodistas están muy ocupados y no tienen tiempo de buscar el gran anuncio de tu empresa, así que la mayor parte de lo que escribas en tu comunicado de prensa será lo que los periodistas utilicen para su artículo acerca de tu gran evento. Sea lo que sea que quieres que digan, es aquí donde debes ponerlo.

   • Empieza con la fecha y la ciudad en la que se crea el comunicado de prensa. La ciudad puede ser omitida si resulta confusa (por ejemplo si el comunicado se escribe en Nueva York sobre los eventos de una división de una compañía de Chicago).
   • El principio, o primera frase, debe captar al lector y decir concisamente qué ocurre. Por ejemplo, si el título es "Capren Publishings lanza una nueva novela sobre la II Guerra Mundial", la primera frase debería ser algo como "Capren Publishings, Ltd., lanzó hoy su primera novela sobre la II Guerra Mundial del aclamado escritor Arcy Kay". Amplía el título lo suficiente para dar más detalles y adentra al lector en la historia. La siguiente o siguientes dos frases deberían desarrollar la primera.
   • El cuerpo del texto del comunicado de prensa debe ser compacto. Evita usar frases y párrafos muy largos. También la repetición y el uso excesivo de lenguaje adornado y jerga. Esfuérzate por conseguir sencillez y no malgastar palabras.
   • El primer párrafo (dos a tres frases) debe resumir el comunicado de prensa, y el contenido adicional elaborarlo. En un mundo apresurado, ni los periodistas ni los lectores leerían el comunicado de prensa entero si el comienzo del artículo no generara interés.
   • Usa los hechos reales. Eventos, productos, servicios, gente, objetivos, logros, planes, proyectos. Intenta dar el máximo uso a los hechos concretos. Esto son "noticias". Un sencillo método para escribir un comunicado de prensa eficaz es hacer una lista con las siguientes aclaraciones: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
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   Comunica claramente estas aclaraciones. Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo deberían decirle al lector todo lo que necesita saber. Considera la lista de comprobación con los puntos descritos más arriba, usando el ejemplo para generar nuestro comunicado de prensa:

   • ¿Sobre quién trata? Carpren Publishing.
   • ¿Cuál es la noticia? Carpren Publishing lanza un libro.
   • ¿Cuándo ocurre? Mañana.
   • ¿Dónde tiene lugar el evento? Mañana en todas las grandes superficies.
   • ¿Por qué es noticia? El libro está escrito por el aclamado autor Arcy Kay.
   • ¿Cómo se desarrolla? El evento principal es la firma de libros en Chicago, seguida de una gira de presentación del libro en todas las zonas urbanas importantes.
     • Con lo básico definido, rellena los huecos con información sobre la gente, productos, objetos, fechas y otras cosas relacionadas con la noticia.
     • Si tu compañía no es el objeto principal de la noticia, pero la fuente del comunicado de prensa, especifícalo en el cuerpo del texto.
   • Mantenlo breve y conciso. Si envías una copia en papel, el texto debe ser a doble espacio.
   • Cuánto más relevante sea tu copia del comunicado de prensa, tendrás más opciones de que sea seleccionada por un periodista para ser publicado. Averigua qué significa "relevante" para un determinado mercado y utiliza este conocimiento para captar al editor o reportero.
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   Hazlo claro, definido y relevante para tu público. Las probabilidades de que aquél al que envías tu comunicado de prensa ya tiene docenas iguales en su bandeja de correo esperando a ser ignoradas. Si quieres que elija el tuyo, tiene que ser bueno. No sólo tienes que ser bueno, sino que tiene que estar lo más próximo posible a "listo para ser publicado".

   • Cuando un editor lee tu texto, piensa desde el primer segundo, cuánto va a tardar en imprimirlo. Si tu trabajo está lleno de errores, carece de contenido, o simplemente necesita avivarlo, no va a perder su tiempo. Así que asegúrate de que tiene una buena gramática, todo lo esencial y algo sobre lo que escribir.
   • ¿Por qué debería interesarse esta gente en lo que tienes que decir? Si se lo envías al público correcto, será obvio. Si no, bueno, ¿por qué estás malgastando tu tiempo? Dale al público correcto una noticia (noticia, no publicidad) y estarás en el buen camino.
     • Les interesará más si la envías por la mañana. Esto les dará tiempo para encajar tu noticia con aquello en lo que ya estén trabajando. Sé considerado.
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   Únelo. Provee algunos enlaces informativos extra que respalden tu comunicado de prensa. ¿Tiene la compañía que vendes información adicional en Internet que los lectores puedan encontrar de ayuda? Fantástico. Añádela.

   • Si estás inquieto acerca de lo que tienes, busca un poco para ver qué hay ya publicado. Probablemente alguien haya escrito algo de un acontecimiento como el que estás cubriendo. PR Web y PR Newswire son buenos sitios para empezar.
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Método 2

Método 2 de 2:

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   Logra la estructura básica. De acuerdo, ya que tienes todo lo necesario, ¿por qué no lo pones sobre papel? Para los principiantes, acórtalo. Como mucho debería ocupar una página. Nadie va a emplear su tiempo en leer 5 párrafos a no ser que estés cubriendo la IIIGM. Esto es lo que necesitas (algunas cosas ya se han mencionado):

   • PARA PUBLICAR INMEDIATAMENTE debería ir en la parte superior de la página, en el margen izquierdo.
     • Si el lanzamiento va con retraso, pon "CON RETRASO HASTA..." y la fecha en la que quieres que se publique. Un lanzamiento sin fecha especificada se presume que es para publicación inmediata.
   • El título, normalmente en negrita, debe ir centrado debajo de eso.
     • Si quieres, pon un subtítulo en cursiva (elaborando brevemente el título).
   • Primer párrafo: la información más importante. Puede ser como una noticia, comenzando con una fecha o de dónde viene la noticia.
   • Segundo (y probablemente tercer) párrafo: la información secundaria. Debe incluir citas y hechos.
   • Información estándar: más sobre tu compañía. ¿Quién eres realmente? ¿Cuáles son tus logros? ¿Cuál es tu misión?
   • Información de contacto: más acerca del escritor (¡probablemente tú!). Si atraes el interés de alguien, ¡querrán saber más!
   • Multimedia: a día de hoy, siempre se debe tener una cuenta de Twitter a mano.
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   Escribe un texto estándar bajo el cuerpo del texto de tu comunicado. Esto significa que es el momento de incluir información acerca de tu compañía. Cuando un periodista elige tu comunicado de prensa para una noticia, él o ella lógicamente tendrá que mencionar tu compañía en el artículo. Los periodistas pueden obtener la información de la compañía de esta sección.

   • El título para esta sección deberá ser "Acerca de [COMPAÑÍA_XYZ]."
   • Después del título, usa un párrafo o dos de 5 o 6 líneas cada uno para describir tu compañía. El texto debe describir a tu compañía, el centro de su negocio y las políticas del negocio. Muchos negocios ya tienen folletos, presentaciones, planes de negocio, etc. escritos por profesionales. El texto introductorio puede ponerse aquí.
   • Al final de esta sección, pon tu página web. El enlace debería ser la dirección exacta y completa sin ningún código para que incluso si se imprime la página, el enlace se imprimirá tal cual. Por ejemplo: http://www.ejemplo.com, no haz clic aquí para visitar la página web.
   • Las compañías que mantienen una página social separada de su página web deben incluir su dirección aquí. Una página social normalmente tiene información de contacto y paquetes de prensa.
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   Añade tu información de contacto. Si tu comunicado de prensa es realmente relevante, los periodistas querrán más información o entrevistar a las personas relacionadas con él. Si estás cómodo con la idea de dejar que las personas clave sean contactadas directamente por los medios, puedes proveer sus datos de contacto en el propio comunicado de prensa. Por ejemplo, en el caso de una innovación, puedes incluir la información de contacto de tu ingeniero o equipo de desarrollo para los medios.

   • Si no, debes aportar los detalles de tu departamento de comunicaciones/PR en la sección de "Contacto". Si no tienes un equipo que se dedique a esta función, debes nombrar a alguien que será el enlace entre los medios y tu personal.
   • Los datos de contacto deben estar limitados y específicos para el actual comunicado de prensa. Los datos de contacto deben incluir:
     • El nombre oficial de la empresa.
     • El nombre oficial del departamento de comunicación y la persona de contacto.
     • Dirección de la oficina.
     • Números de teléfono y fax con las extensiones propias del país/ciudad.
     • Número de teléfono móvil (opcional).
     • Horario de disponibilidad.
     • Direcciones de correo electrónico.
     • Direcciones de páginas web.
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   Si es posible, incluye un enlace a una copia virtual del mismo comunicado. Es una buena práctica mantener un registro de todos tus comunicados de prensa alojados en tu propia página web. Esto puede hacer más fácil ofrecer un enlace, además de mantener un registro con un propósito histórico.
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   Señala el final del comunicado de prensa con tres símbolos # (almohadillas). Ponlos centrados directamente debajo de la última línea del comunicado. Es una práctica periodística. Puede parecer que estás mandando un mensaje de texto, pero no es así. Así es cómo se hace.
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Consejos

• Busca comunicados de prensa reales por la red para ver el tono, lenguaje, estructura y formato de un comunicado de prensa.
• Elabora cada lanzamiento para un determinado canal o medio objetivo y mándalo a un reportero específico para que lo cubra. Esta información puede encontrarse normalmente en los canales de la página web. Enviar el mismo comunicado de prensa a múltiples canales y periodistas del mismo canal es un signo de que sigues el camino rápido en lugar de dirigirlo a un mercado específico.
• El tiempo del comunicado de prensa es muy importante. Deben ser noticias relevantes y actuales, no demasiado antiguas y distantes en el tiempo.
• Envía tu comunicado por correo electrónico y usa el formato con moderación. Las fuentes grandes y distintos colores no realzan tus noticias, distraen de ellas. Coloca el comunicado en el cuerpo del texto del correo electrónico, y no como un archivo adjunto. Si debes usar un archivo adjunto, haz que sea texto plano o un archivo de "Formato de Texto Enriquecido". Los documentos de Word se aceptan en la mayoría de los canales, pero si usas la versión más nueva (.docx) guarda una versión más antigua (.doc). Utiliza archivos PDF sólo si envías paquetes de prensa con muchos gráficos. No escribas un comunicado con el membrete y luego lo escanees y lo envíes como una imagen jpeg. Es una pérdida de tiempo para ti y el editor. Simplemente escribe el comunicado directamente en el mensaje del correo electrónico.
• Evita utilizar jerga o términos técnicos especializados. Si la exactitud requiera del uso de un término específico de la industria, defínelo.
• Incluye una "llamada a actuar" en tu comunicado. Esto es información de lo que quieres que haga el público con la información que estás ofreciendo. Por ejemplo, ¿quieres que tus lectores compren un producto? Si es así, incluye información de dónde está disponible. ¿Quieres que los lectores visiten tu página web para entrar en un concurso o aprender más acerca de tu organización? Si es así, incluye la dirección de la página web y un número de teléfono.
• No malgastes tu tiempo escribiendo el título hasta que el comunicado esté hecho. Los editores escriben los títulos en los periódicos y revistas, pero está bien ofrecer un título atractivo o "titular" para el comunicado. Este título puede ser tu única oportunidad. Mantenlo conciso y concreto. Es buena idea no escribirlo hasta que termines el comunicado de prensa, Todavía no sabes exactamente lo que tú, o los que entrevistes, dirán. Cuando termines el borrador de tu comunicado, puedes decidir revisarlo o no. Entonces, y sólo entonces, piensa el títular.
• Usa tu titular como "Asunto" de tu correo electrónico. Si has escrito un atractivo y buen titular, ayudará a que tu mensaje destaque en la bandeja de entrada del editor.
• Incluye el nombre de la compañía en el titular, cualquier subtítulo y el cuerpo de texto del primer párrafo para una mejor visibilidad en los motores de búsqueda y profesionales del periodismo y otros lectores. Si envías una copia en papel, puedes poner el membrete de la compañía.
• Una invitación al seguimiento puede ayudar a convertir tu comunicado de prensa en una noticia completa.

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Advertencias

• Los artículos deben ser lo más alegres y positivos posible. Evita frases como "tras la dimisión del anterior presidente" o "después de un periodo de inactividad". Un periodista puede decidir investigar esos asuntos en vez de informar sobre lo que aparece en el comunicado de prensa e, incluso aunque las circunstancias fueran totalmente inocuas, que el presidente dimitiera por problemas de salud, la copia resultante podría no ser de tu agrado.
• Incluye siempre una cita, mejor si es de la persona principal involucrada en el asunto del comunicado de prensa. El texto no tiene que ser exacto pero sí plausible. En cualquier caso, es esencial comprobar que la persona citada está de acuerdo con que se le cite. Una cita permite a un periodista ocupado preparar un artículo entero sin tener que hacer la consiguiente entrevista.
• No incluyas los datos de contacto de otras personas sin su consentimiento. Además, deberán estar disponibles a horas razonables los días posteriores al comunicado.
• Cuando envíes un comunicado de prensa por correo electrónico, no titules el "Asunto" como "Comunicado de prensa". Te perderás entre todo lo demás. Capta la atención del editor eligiendo tu titular, por ejemplo, "Brand Co. consigue un contrato gubernamental por 30 billones de dólares".
• Recuerda siempre que muchos equipos de editores tienen exceso de trabajo y poca plantilla. Si puedes facilitarles la vida, es más probable que consigas cobertura. Si escribes un comunicado de prensa que esté próximo al modo en que el editor lo publica, verá la publicación como una edición menor. Pero si lo llenas de publicidad, no usas el estilo adecuado, etc., el editor seguramente borrará todo lo que no tenga valor. Todo el mundo dice que son las personas al mano. No hagas perder el tiempo al editor. El lugar para poner una descripción es en la sección de información de la compañía del comunicado. Mantenla precisa y basada en hechos.

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