Cara Menulis Rilis Pers

Rilis pers adalah pernyataan tertulis ke media. Di dalamnya bisa terdapat serangkaian berita, termasuk jadwal kegiatan, kenaikan pangkat pegawai, penghargaan, produk dan layanan baru, hasil penjualan, dll. Rilis pers juga dapat digunakan untuk membuat berita istimewa. Reporter biasanya akan lebih mempertimbangkan sebuah ide berita jika mereka menerima rilis pers terlebih dulu. Ini merupakan alat hubungan masyarakat yang sangat mendasar, yang bisa digunakan oleh siapa saja yang mau menggunakannya dalam format yang tepat. Kami akan menunjukkan bagaimana caranya.

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Membuat Rilis Pers yang Menarik untuk Dilihat

Unduh PDF

1
Tulislah judul yang orisinil. Judul harus singkat, jelas, dan langsung ke sasaran; dengan kata lain, suatu versi yang sangat padat dari poin utama dalam rilis pers. Banyak ahli hubungan masyarakat yang menyarankan judul sebaiknya ditulis terakhir, setelah seluruh konten lainnya telah ditulis. Jika Anda mengikuti instruksi tersebut, teruslah menulis rilis pers dan tulis judul setelahnya. Judul merupakan penarik perhatian dan merupakan bagian rilis pers yang sangat penting.
- How.com.vn terkenal sebagai sumber informasi yang paling terkenal. Anda sudah melihatnya bukan? Sekaran Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang beritanya! Judul harus mampu menarik perhatian jurnalis, seperti halnya judul berita di koran menarik pembaca. Judul mungkin mendeskripsikan pencapaian terbaru dari suatu organisasi, kejadian yang patutu diliput, atau produku atau layanan baru.
- Judul harus ditulis dengan hurug tebal! Suatu judul biasanya ditulis tebal dan menggunakan ukuran huruf yang lebih besar dibandingkan tubuh naskah.
- Huruf pertama menggunakan huruf kapital. Dan juga seluruh kata benda yang harus dikapitalisasi. Kebanyakan kata-kata di judul menggunakan huruf kecil, walaupun penggunaan "huruf kapital berukuran kecil" dapat membuat penampilan yang lebih menarik secara visual. Jangan mengkapitalisasi seluruh kata.
- Gunakan kata kunci penting. Cara paling sederhana untuk membuat judul rilis pers adalah dengan mengambil kata kunci paling penting dalam rilis pers Anda. Dari kata-kata kunci ini, cobalah untuk membentuk pernyataan yang logis dan menarik perhatian. Jika Anda menyertakan kalimat ringkasan setelah judul, Anda dapat menggunakan cara yang sama. Menggunakan kata kunci di awal akan membuat halaman Anda lebih mudah dicari di mesin pencarian, dan akan lebih mudah bagi jurnalis dan pembaca untuk menangkap ide dari isi rilis pers Anda. Lihatlah seluruh penjelasan dalam langkah pertama ini, dan perhatikan bahwa semuanya bisa menjadi judul rilis pers.
2
Tuliskan tubuh naskah. Rilis pers sebaiknya ditulis sebagaimana Anda ingin melihatnya di berita. Dan ingat hal ini: kebanyakan jurnalis sangat sibuk, dan tidak memiliki waktu untuk meriset pengumuman dari perusahaan Anda, sehingga apa yang Anda tuliskan untuk rilis pers Anda akan digunakan oleh para jurnalis untuk menuliskan kegiatan besar Anda. Apapun yang Anda ingin mereka katakan, letakkan hal tersebut di sini.
- Mulailah dari tanggal dan kota tempat rilis pers ditulis. Kota ini dapat dihapus jika hasilnya membingungkan – misalnya jika rilis ditulis di Bandung, namun menerangkan tentang kegiatan di cabang Jogjakarta.
- Kalimat pertama harus mampu menarik perhatian pembaca dan menyatakan dengan jelas maksud Anda. Contohnya, jika judulnya adalah "Carpren Publishing menerbitkan novel baru tentang Perang Dunia II", kalimat pertamanya mungkin seperti ini, "Carpen Publishing, Ltd., hari ini menerbitkan novel Perang Dunia II mereka yang ditulis oleh penulis ternama Arcy Kay." Ini cukup memperluas judul untuk memberikan sedikit detail, dan membuat pembaca semakin tertarik pada cerita Anda. Satu atau dua paragraf selanjutnya harus memperluas kalimat pertama.
- Tubuh naskah rilis pers harus padat. Hindari penggunaan kalimat dan paragraf panjang. Hindari perulangan dan penggunaan jargon atau bahasa indah yang berlebihan. Buatlah tulisan yang sederhana dan hindari pemborosan kata.
- Paragraf pertama (dua hingga tiga kalimat) harus menyimpulkan seluruh rilis pers, dan konten tambahan harus menjelaskannya lebih lanjut. Dalam dunia yang serba cepat, tidak ada jurnalis atau pembaca lain yang akan membaca seluruh rilis pers jika permulaan artikelnya tidak menarik.
- Bekerjalah dengan fakta-fakta – kegiatan, produk, layanan, orang, target, tujuan, rencana, atau proyek. Cobalah untuk memaksimalkan penggunaan fakta. Ini adalah berita. Cara yang sederhana untuk membuat rilis pers yang efektif adalah menggunakan daftar dari klarifikasi berikut: Siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana.
3
Sampaikan "5W" dan "1H" secara jelas. Who (Siapa), What (Apa), When (Kapan), Where (Di mana), Why (Mengapa), dan How (Bagaimana) dapat memberitahukan pembaca seluruh informasi yang mereka butuhkan. Perhatikan poin-poin di bawah, kita akan menggunakan contoh di atas untuk membuat rilis pers kita:
- Siapa aktor utamanya? Carpren Publishing.
- Apa berita utamanya? Carpren Publishing menerbitkan buku.
- Kapan ini terjadi? Besok.
- Di mana kegiatan ini berlangsung? Di seluruh toko besar.
- Mengapa ini menjadi berita? Karena bukunya ditulis oleh penulis ternama, Arcy Kay.
- Bagaimana kegiatan ini berlangsung? Kegiatan utama adalah tanda tangan buku di Chicago, diikuti dengan tur buku ke seluruh area metropolis.
  - Dengan informasi dasar telah ditentukan, lengkapilah dengan informasi mengenai orang, produk, barang, tanggal, dan hal-hal lain yang terkait dengan berita.
  - Jika perusahaan Anda bukanlah topik utama dari berita, namun merupakan sumber rilis pers, jelaskanlah hal tersebut di tubuh naskah.
- Buatlah naskah yang singkat dan langsung ke sasaran. Jika Anda mengirimkan bentuk tercetak, teks harus ditulis dengan spasi ganda.
- Semakin menarik rilis pers Anda, semakin besar kemungkinannya diliput oleh jurnalis. Cari tahu apa yang "menarik" untuk pasar tertentu dan gunakan pengetahuan ini untuk menarik editor dan reporter.
4
Buatlah rilis pers yang jelas, tajam, dan sesuai untuk pembaca Anda. Kemungkinan besar, ke mana saja Anda mengirimkan rilis pers Anda, mereka sudah memiliki puluhan rilis pers yang serupa menumpuk dan siap untuk dibuang. Jika Anda ingin rilis pers Anda terpilih, rilis pers tersebut harus bagus. Bukan hanya itu harus bagus, namun harus sangat "siap untuk diterbitkan".
- Ketika seorang editor melihat tulisan Anda, ia akan berpikir, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencetak rilis pers Anda. Jika tulisan Anda penuh kesalahan, memiliki konten yang sangat sedikit, atau perlu banyak revisi, mereka tidak akan menyia-nyiakan waktu mereka untuk hal tersebut. Jadi pastikan Anda menulisnya dengan tata bahasa yang baik, dengan seluruh hal-hal dasar dan isi tulisan yang lengkap.
- Mengapa orang-orang ini harus memedulikan perkataan Anda? Jika Anda mengirimkannya ke pembaca yang tepat, pertanyaan ini sudah sangat jelas jawabannya. Jika tidak, mengapa Anda menyia-nyiakan waktu Anda? Berikan orang yang tepat berita yang tepat (berita, bukan iklan) dan Anda berada di jalur yang benar.
  - Mereka akan lebih menghargainya jika Anda mengirimkannya di pagi hari. Ini memberikan waktu bagi mereka untuk menambahkan tulisan Anda ke apa yang sedang mereka kerjakan. Pertimbangkan hal tersebut.
5
Hubungkan dengan hal-hal lain. Berikan tautan informasi-informasi tambahan yang mendukung rilis pers Anda. Apakah perusahaan yang Anda tulis memiliki informasi tambahan di internet yang mungkin berguna untuk pembaca? Bagus. Tambahkan hal tersebut.
- Jika Anda ragu mengenai apa yang Anda punya, lakukan riset tentang apa yang sudah biasa diterbitkan. Seseorang mungkin telah menulis kegiatan seperti yang Anda tulis. PR Web^{[1]XTeliti sumber} dan PR Newswire^{[2]XTeliti sumber} merupakan tempat yang bagus untuk memulai.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Menguasai Format

Unduh PDF

1
Pelajari struktur dasar. Oke, sekarang Anda telah mengerti apa yang Anda harus tuliskan, namun bagaimana menuangkannya di kertas? Sebagai permulaan, buatlah rilis pers Anda sependek mungkin, maksimal satu halaman. Tidak ada orang yang ingin membuang waktunya membaca lima paragraf kecuali Anda menulis tentang Perang Dunia III. Berikut adalah apa yang Anda butuhkan (beberapa di antaranya telah disebutkan):^{[3]XTeliti sumber}
- UNTUK SEGERA DITERBITKAN harus dituliskan di bagian kiri atas halaman.
  - Jika Anda menginginkan penerbitannya ditunda, tuliskan "DIEMBARGO HINGGA…" dan tanggal yang Anda inginkan. Rilis yang tidak disertai tanggal penerbitan akan dianggap harus segera diterbitkan.
- Judul, biasanya ditulis dengan huruf tebal, diletakkan di bawahnya dan diletakkan di tengah halaman.
  - Jika Anda mau, tambahkan subjudul dengan huruf miring (menjelaskan judul dengan singkat).
- Paragraf pertama: informasi paling penting. Dapat ditulis seperti berita, yaitu dimulai dengan tanggal atau sumber berita.
- Paragraf kedua (dan mungkin ketiga): informasi tambahan. Sebaiknya menyertakan fakta-fakta dan kutipan-kutipan.
- Informasi perusahaan: informasi lebih lanjut mengenai perusahaan Anda. Siapa Anda? Pencapaian apa yang telah Anda raih? Apa misi Anda?
- Informasi kontak: informasi lebih lanjut mengenai penulis (mungkin Anda!). Jika Anda menarik perhatian seseorang, mereka mungkin tertarik untuk mendapatkan lebih banyak informasi!
- Multimedia: di zaman modern ini, Anda sebaiknya memiliki akun Twitter untuk kegiatan promosi.
2
Tuliskan informasi perusahaan di tubuh teks rilis pers Anda. Ini saatnya untuk menyertakan informasi mengenai perusahaan Anda. Ketika seorang jurnalis menulis rilis pers Anda untuk beritanya, ia akan perlu menyebutkan perusahaan Anda di situ. Jurnalis dapat mendapatkan informasi perusahaan dari bagian ini.
- Judul bagian ini harus seperti ini: "Tentang [PERUSAHAAN_XYZ]."
- Setelah judul, tulislah satu atau dua paragraf untuk menjelaskan perusahaan Anda dalam lima atau enam baris untuk masing-masing paragraf. Teks harus menjelaskan perusahaan Anda, bidang usaha utama, dan kebijakan usaha. Banyak usaha yang telah memiliki brosur, presentasi, rencana usaha, dll. yang telah ditulis secara profesional. Hal-hal tersebut bisa dimasukkan di sini.
- Di akhir bagian ini, tuliskan situs web Anda. Tautan harus dalam URL yang lengkap sehingga ketika dicetak, tautannya tetap dapat ditelusuri. Contohnya: http://www.contoh.com, bukan "Klik di sini untuk mengunjungi situs web kami!"
- Perusahaan yang memiliki halaman media terpisah di situs webnya harus menuliskan URL ke halaman tersebut. Halaman media biasanya memiliki informasi kontak dan press kit.
3
Tambahkan informasi kontak Anda. Jika rilis pers Anda benar-benar pantas diliput, jurnalis pasti akan mencari lebih banyak informasi atau mewawancara orang-orang penting yang terkait dengannya. Jika Anda tidak berkeberatan orang-orang penting tersebut diwawancara media, Anda dapat menyediakan rincian kontaknya di halaman rilis pers tersebut. Contohnya, jika Anda menulis tentang inovasi, Anda dapat menyediakan informasi kontak dari tim riset atau teknik untuk media.
- Jika tidak, Anda harus menyediakan rincian dari bagian media/hubungan masyarakat di bagian "Kontak". Jika Anda tidak memiliki tim khusus untuk hal ini, Anda harus menunjuk seseorang yang bertindak sebagai penghubung antara media dan perusahaan Anda.
- Rincian kontak harus dibatasi dan spesifik terhadap rilis pers yang terkait. Rincian kontak harus menyertakan:
  - Nama resmi perusahaan
  - Nama dan kontak resmi bagian media
  - Alamat kantor
  - Nomor telepon dan faks dengan kode kota/negara dan kode telepon yang sesuai
  - Nomor telepon genggam (opsional)
  - Waktu ketersediaan
  - Alamat e-mail
  - Alamat situs web
Sebaiknya Anda menyimpan seluruh log dari rilis pers yang tersedia di situs web Anda. Hal ini dapat membuat proses penambahan tautan menjadi lebih mudah, dan juga dapat digunakan untuk tujuan pencatatan riwayat perusahaan.
Letakkan di bagian tengah halaman tepat di bawah baris akhir rilis. Ini merupakan standar jurnalisme. Mungkin ini terkesan berlebihan, namun sebenarnya tidak. Ini adalah cara penulisan yang tepat.
Iklan

Tips

Riset rilis pers di internet untuk mendapatkan nada, bahasa, struktur, dan format rilis pers yang tepat.
Buatlah masing-masing rilis yang ditujukan untuk media tertentu dan kirimkan ke reporter yang meliput berita dengan jenis ini. Informasi ini biasanya dapat ditemukan di situs web media tersebut. Mengirimkan rilis pers yang identik ke berbagai media dan reporter di media tersebut adalah tanda-tanda Anda malas dan tidak menargetkan pasar yang spesifik.
Pengaturan waktu untuk rilis pers sangatlah penting. Beritanya harus relevan dan baru, tidak terlalu tua dan tidak terlalu menyimpang dari berita yang sedang populer.
Kirimkan rilis pers Anda melalui e-mail, dan gunakan format tambahan dengan bijak. Huruf yang sangat besar dan warna-warna mencolok tidak akan membuat berita Anda lebih menarik, namun akan mengalihkan perhatian pembaca. Tempatkan rilis pers Anda di tubuh e-mail, bukan di lampiran. Jika Anda harus menggunakan lampiran, gunakan format plain text atau Rich Text Format. Dokumen Word biasanya diterima di kebanyakan media, namun jika Anda menggunakan versi terbaru (.docx), simpanlah dengan versi yang lebih lama (.doc). Koran biasanya memiliki anggaran dana yang ketat, dan banyak yang belum memperbarui versi Wordnya. Gunakan file PDF hanya jika Anda mengirimkan file dengan banyak gambar. Jangan menuliskan rilis pers Anda di kertas lain, lalu memindai dan mengirimkan file gambarnya melalui e-mail – ini hanya akan membuang waktu Anda dan sang editor. Ketikkan rilis pers Anda langsung di e-mail.
Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis khusus. Jika Anda harus menggunakannya agar tulisan Anda akurat, jelaskan istilah tersebut.
Sertakan informasi lanjutan di rilis pers Anda. Ini adalah informasi mengenai apa yang Anda inginkan dari orang-orang dengan informasi yang Anda terbitkan. Misalnya, jika Anda ingin pembaca membeli suatu produk, sertakan di mana produk tersebut bisa didapatkan. Jika Anda ingin pembaca mengunjungi situs web Anda untuk mengikuti kontes atau mengenal lebih jauh mengenai organisasi Anda, sertakan alamat web atau nomor telepon.
Jangan membuang-buang waktu Anda dengan menulis judul sebelum rilisnya selesai. Editor akan menulis judul asli di koran atau majalah, namun sebaiknya Anda menuliskan judul yang menarik untuk rilis Anda. Judul ini mungkin adalah kesempatan Anda satu-satunya. Buatlah dengan tepat dan singkat. Sebaiknya Anda tidak menulisnya hingga Anda menyelesaikan rilis persnya. Anda belum tahu pasti apa yang Anda – atau orang yang Anda wawancarai – akan katakan. Ketika Anda telah menyelesaikan draf dari rilis tersebut, Anda dapat memutuskan untuk merevisi paragraf pembuka Anda atau tidak. Setelah itu, barulah memikirkan judul.
Gunakan judul Anda sebagai subyek di e-mail. Jika Anda menuliskan judul yang sangat menarik, ini akan membantu membuat pesan Anda menonjol di kotak surat editor.
Sertakan nama perusahaan di judul, subjudul, dan di tubuh naskah dari paragraf pertama agar rilis Anda lebih mudah dicari di mesin pencarian dan lebih mudah dibaca oleh profesional dan pembaca lain. Jika Anda mengirimkan versi cetak, Anda dapat meletakkannya di kop surat.
Panggilan lanjutan dapat membantu mengembangkan rilis pers menjadi cerita penuh.

Peringatan

Artikel haruslah ditulis dengan nada yang sepositif mungkin. Hindari kalimat seperti "setelah pengunduran diri dari presiden sebelumnya" atau "setelah satu periode ketidakaktifan". Jurnalis dapat memutuskan untuk mencari tahu mengenai hal tersebut dan tidak meliput apa yang tercantum dalam rilis pers dan – bahkan jika keadaannya benar-benar tidak berkonotasi negatif, misalnya presiden sebelumnya mengundurkan diri karena sakit keras – hasil penerbitannya mungkin tidak sesuai dengan yang Anda harapkan.
Selalu sertakan kutipan – biasanya dari orang penting yang terkait dalam ide pokok rilis. Teks tidak harus berupa kutipan langsung, namun harus masuk akal. Selalu yakinkan bahwa orang yang dikutip senang dengan kutipan tersebut. Kutipan membuat jurnalis yang sibuk dapat menyiapkan artikel yang lengkap tanpa harus melakukan wawancara lanjutan.
Jangan menyertakan rincian kontak orang lain tanpa persetujuannya. Selain itu, mereka harus selalu tersedia di waktu-waktu yang wajar beberapa hari setelah rilis dikirimkan.
Ketika mengirimkan rilis pers melalui e-mail, jangan mengirimkannya dengan subjek "rilis pers". Ini hanya akan membuat rilis pers Anda tenggelam di antara rilis pers lainnya. Tarik perhatian editor dengan memasukkan judul yang menarik sebagai subjek e-mail Anda, contohnya "Brand Co. mendapatkan kontrak perusahaan sebesar Rp. 300 milyar."
Selalu ingat bahwa banyak tim editor yang memiliki beban pekerjaan yang terlalu banyak atau jumlah staf yang terlalu sedikit. Jika Anda dapat mempermudah pekerjaan mereka, rilis pers Anda akan lebih mungkin diliput. Jika Anda menuliskan rilis pers yang mirip dengan apa yang akan diterbitkan oleh editor, rilis pers Anda mungkin tidak perlu terlalu banyak diedit. Namun jika rilis pers Anda dipenuhi kesalahan dan tidak mengikuti gaya penulisan yang baku, editor pasti akan segera menghapusnya. Semua orang mengatakan bahwa merekalah yang berkuasa. Jangan membuang-buang waktu editor. Tempat untuk menempatkan deskripsi perusahaan adalah di bagian informasi perusahaan di rilis pers Anda, namun buatlah dengan akurat dan faktual.