كيفية كتابة البيان الصحفي

البيان الصحفي هو نصٌ منشور في وسائل الإعلام المقروءة يقوم بتناول مجموعة متنوعة من المواضيع مثل الفعاليات والمناسبات ذات الأطر الزمنية المحددة أو الإعلانات الشخصية أو الإعلان عن المسابقات ذات المكافآت المجزية أو الدعاية لمنتجات وخدمات جديدة.. إلخ. بل من الممكن أيضًا أن يكون قصة مميزة ذات مغزى معين. وغالبًا ما يُفَضِّل المحررون أن يصيغوا بياناتهم الصحفية الأولى في قالب سردي بسيط؛ حيث يُعَد ذلك بمثابة الأداة الأساسية لكتابة البيان الصحفي والذي يستطيع أي شخص استخدامه وتطويعه حسب طبيعة الموضوع المنشور. وفيما يلي سوف نستعرض كيفية كتابة البيان الصحفي.

طريقة 1

طريقة 1 من 2:

كتابة البيان الصحفي

تنزيل المقال

1
. ينبغي أن يكون العنوان مختصرًا وواضحًا ومباشرًا ومُلَخِّصًا للحدث الرئيسي الوارد في البيان. وينصح الكثير من الخبراء في مجال تحرير البيانات الصحافية بأن تتم كتابة العنوان في النهاية؛ أي بعد الانتهاء من صياغة البيان الصحفي، لذلك إذا اتبعت هذه النصيحة فعليك بالانتهاء أولاً من كتابة البيان الصحفي واستيفاء كافة عناصره ثم اكتب في النهاية العنوان بالمواصفات المذكورة أعلاه. ويجب مراعاة أن يكون العنوان جذابًا لعين القاريء ومعبرًا بشدة عن محتوى البيان.
- يُعَد موقع ويكي هاو أحد مصادر المعلومات الموثوق منها. لذا احرص على مطالعته! ومن مواصفات العنوان الجيد هو أن يكون جذابًا وذات مغزى شامل؛ حيث يشرح بإيجاز – على سبيل المثال - آخر إنجازات الشركة أو أحدث الفعاليات والمناسبات البارزة أو يشير إلى منتج أو خدمة جديدة.
- 'تُكتَب العنواين بالخط العريض الداكن. عادةً ما تُكتَب العنواين بخط أكبر من متن البيان. وتستخدم العنواين صيغة الزمن المضارع، ولا تستخدم أدوات التنكير والتعريف بالإضافة إلى الفعل "يكون" (بالنسبة للغة الإنجليزية) في سياقات معينة.
- اكتب الكلمة الأولى بالأحرف الكبيرة. من الأفضل عدم كتابة كل الكلمات بالأحرف الكبيرة؛ لأن التباين بين الأحرف الكبيرة والصغيرة يعطي تأثيرًا بصريًا جذابًا، لذلك فإن معظم العنواين تُكتَب بالأحرف الصغيرة ما عدا الكلمة الأولى من العنوان.
- 'استخدم الكلمات المفتاحية المهمة. عند صياغة العنوان حاول أن تنتقي الكلمات المفتاحية الرئيسية الدالة على محتوى البيان، ومن خلال استخدام هذه الكلمات، حاول أن تُكَوِّن جملة منطقية وملفتة للانتباه. وفي حالة كتابة عنوان فرعي أسفل العنوان الرئيسي، التزم بنفس هذه القواعد. إن استخدام الكلمات المفتاحية المناسبة سوف تعطيك نتائج أفضل عند استخدام محركات البحث، وبالتالي سوف يصبح من السهل على القاريء أو الصحفي أن يحصل على الفكرة الأساسية لمحتوى البيان الصحفي بمجرد البحث عن هذه الكلمات. والآن راجع العناصر المذكورة في هذه الخطوة الأولى ولاحظ دور كل منها في صياغة عنوان البيان الصحفي.
2
. ينبغي أن يُكتَب البيان الصحفي على النحو الذي سيُنشَر به وبأسلوب سردي وإخباري مباشر؛ لأن أغلب الصحافيين لن يكون لديهم الوقت الكافي للبحث عن الإعلان الكبير لشركتك، وبالتالي فإن ما تكتبه في بيانك الصحفي هو الذي سيستخدمه الصحفي عن تحرير ووصف الفعالية الضخمة التي تعلن عنها، لذلك ضع في الاعتبار أن ما ستكتبه أنت هو الذي سيُنشَر.
- في البداية حدد الزمان (التاريخ) والمكان (اسم المدينة) التي يصدر فيه البيان. ولكن من الممكن عدم ذِكر اسم المدينة تجنبًا لحدوث أي التباس، وذلك إذا كان البيان مكتوبًا على سبيل المثال في نيويورك للإشارة إلى بعض الفعاليات التي سوف تُنَظَّم في فرع الشركة الذي في شيكاجو.
- احرص على كتابة جملة افتتاحية جذابة، وتعبر بإيجاز عن الحدث الرئيسي. فمثلاً إذا كان العنوان هو "دار نشر كارين يُصدر رواية جديدة عن الحرب العالمية الثانية"، فإن الجملة الافتتاحية من الممكن أن تكون "أصدرت اليوم دار النشر كارين روايتها الأولى والتي تتناول أحداث الحرب العالمية الثانية والتي كتبها الكاتب الشهير دارسي كاي". وتتميز هذه الجملة بأنها امتداد منطقي للعنوان من أجل إضافة بعض التفاصيل الرئيسية وتزويد القاريء بالمزيد من المعلومات عن القصة، لذلك فإن أول جملتين في المتن ينبغي أن توضح أبرز التفاصيل المرتبطة بالعنوان.
- يجب أن يكون متن البيان موجزًا ومكثفًا، لذلك تجنَّب كتابة الجمل والفقرات الطويلة والتكرار والإسهاب في استخدام اللغة المجازية، بل حاول أن يكون النص بسيطًا ومركزًا.
- غالبًا ما تكون الفقرة الأولى (أول جملتين) بمثابة تلخيصًا مكثفًا لمحتوى البيان الصحفي، ثم تأتي بقية الجمل لتُفَصِّل وتشرح فحوى المحتوى. وضع في اعتبارك أننا في عصر السرعة، وبالتالي لن يقرأ الصحفيون ولا حتى القراء البيان بالكامل إذا لم تكن افتتاحية المقال على قدرٍ من التشويق والإفادة.
- ركز على الحقائق وشرح خواص المنتجات والخدمات وتعريف الأفراد وتحديد الأهداف والخطط والمشاريع. حاول أن توضح الاستفادة القصوى المستقاة من المعلومات الواردة. ومن أجل كتابة بيان صحفي شامل ومؤثر عليك أم تُعِد قائمة من التوضيحات والنقاط التالية: مَن هو الشخص المسؤول عن الحدث؟، ما هي طبيعة الحدث؟، متى سيُنَظَّم الحدث؟، أين سيُقَام الحدث؟، ما السبب وراء هذا الحدث؟، كيف سيُنَظَّم هذا الحدث؟.
3
. إن الإجابات على الأسئلة السابقة سوف تساعد على إنتاج نص مكثف وشامل بحيث يعرف منه القاريء كافة التفاصيل التي يحتاج إلى معرفتها. والآن سوف نطبق الأمر بشكل عملي على المثال السابق:
- مَنْ هو المسؤول عن الحدث؟ دار نشر كارين
- ما هي طبيعة الحدث؟ إصدار رواية جديدة من إصدارات دار نشر كارين
- متى سيُنَظَّم الحدث؟ غدًا
- أين سيُقَام الحدث؟ في كل المكتبات الكبرى، غدًا
- لماذ يُعَد ذلك خبرًا مهمًا؟ لأن مؤلف الرواية هو الكاتب الشهير دارسي كاي
- كيف سيُنَظَّم هذا الحدث؟ في البداية سيُقَام حفل توقيع الرواية في شيكاجو، ثم جولة ترويجية للكتاب في جميع المناطق والأحياء الرئيسية بالمدينة.
  - بعد أن يتم تحديد العناصر الأساسية، املأ الثغرات الظاهرة بالمعلومات عن الأشخاص والمنتجات والسلع والتواريخ وغير ذلك من التفاصيل المرتبطة بالحدث.
  - إذا لم تكن شركتك هي الموضوع الرئيسي للبيان، ولكنها الجهة الصادرة للبيان، فينبغي عليك الإشارة إلى ذلك في متن البيان.
- اجعل متن البيان موجزًا ومباشرًا. وإذا أرسلت البيان في نسخة ورقية حاول أن تجعل السطور متباعدة.
- كلما كان البيان مركزًا على النقاط المهمة الجديرة بالنشر، أصبحت فرصته في النشر أفضل؛ لأنه سيجذب انتباه أحد الصحفيين ويدفعه إلى كتابة تقرير عنه، لذلك حاول أن تنتقي الأحداث الجديرة بالنشر من وجهة نظر فئة معينة وابحث بكل السبل عن أحد المحررين أو الصحفيين.
4
يستقبل الصحفيون عددًا كبيرًا من البيانات الصحفية عبر بريدهم الإلكتروني، لذلك هناك احتمالات كبيرة لتجاهل بيانك الصحفي وعدم مطالعته، لذلك إذا أردت أن يتم اختيار بيانك الصحفي فاحرص على أن تكون صياغته مثالية ومفهومة وواضحة بحيث تكون أقرب إلى لغة الصحافة، وبالتالي يصير "جاهزًا للطبع" بقدر الإمكان.
- عندما يطالع المحرر بيانك، سوف يدرك من الوهلة الأولى ما إذا كان صالحًا للنشر أم لا. فإذا كان بيانك مليئًا بالأخطاء وغير مستوفي للمعلومات المطلوبة ويحتاج إلى إعادة صياغة، فإن هذا المحرر لن يضيع وقته في كل هذه الأمور. لذلك حاول أن تراجع نصك جيدًا وتأكد من خلوه من الاخطاء النحوية والإملائية وأنه يشمل كل العناصر الأساسية التي تعبر عن فحوى ومضمون البيان.
- لماذا يفحص ويُمَحِّص المحررون نصك جيدًا؟ إذا كنت قدر أرسلت بيانك إلى الجمهور المستهدف، فإن الأمر سيكون واضحًا، أما إذا لم يكن كذلك، فلماذا سيُضَيِّع المحرر وقته؟ لذا احرص على استهداف الفئة الصحيحة من الجمهور وتزويدها بالأخبار المناسبة (أخبار وليست إعلانات) حتى تسلك المسار الصحيح.
  - سوف يهتم المحررون ببيانك إذا أرسلته صباحًا؛ لأن ذلك سيتيح لهم الوقت الكافي لمراجعة وتقييم بيانك وتوجيهه في المسار الصحيح، لذلك راعي هذه النقطة جيدًا.
5
أذكر الروابط والمراجع التي تؤكد على صحة المعلومات التي ذكرتها في البيان من أجل تدعيم مصداقية بيانك. لذلك احرص على إرفاق رابط الموقع الرسمي للشركة أو المؤسسة التي تتحدث عنها حتى يتمكن القراء من زيارته والاستفادة منه.
- إذا لم تكن متأكدًا من صحة المعلومات الواردة في البيان أو تشك في مدى أسبقيتك لها، يمكنك إجراء بحث على الإنترنت لمعرفة مدى دقة وتفرُّد هذه المعلومات. ربما يكون الحدث المذكور قد سبق تغطيته من قبل. يمكنك الاستعانة بالمواقع التالية للتأكد من الأمر ^{[١]Xمصدر بحثي} و^{[٢]Xمصدر بحثي}.

طريقة 2

طريقة 2 من 2:

التنسيق النهائي للبيان الصحفي

تنزيل المقال

1
نَسَّق العناصر الأساسية للبيان. بعد الانتهاء من كتابة البيان، عليك أن تعرف جيدًا الطريقة التي سوف تعرضه بها على الورق. في البداية يجب أن تكون الورقة مستطيلة بالطول من حيث الشكل، أما من حيث المضمون فيجب أن يكون الموضوع مستوفي كافة العناصر الأساسية كما ذُكِرَ من قبل، فلن يُضَيِّع أحد وقته في قراءة 5 فقرات دون أن يستفيد من الموضوع بشكل شامل. وفيما يلي سوف نستعرض العناصر الأساسية للبيان وطريقة تنسيق كل منها.^{[٣]Xمصدر بحثي}
- إذا كنت تريد نشر البيان بشكل فوري، يمكنك الإشارة إلى ذلك في أعلى الصفحة جهة اليسار.
  - إما إذا كنت تريد أن تنشره في وقت لاحق فيمكنك أن تنوه عن ذلك بكتابة "يُحظَر نشره قبل يوم .." ثم تكتب تاريخ اليوم الذي ترغب أن تنشر بيانك فيه. وعادةً ما يُعَامل البيان الذي لا يحمل تاريخ نشر محدد، بصفته بيانًا فوريًا.
- عادةً ما يُكتَب العنوان الرئيسي بالخط العريض الداكن، ويكون في أعلى منتصف الصفحة.
  - إذا أردت أن تضع عنوانًا فرعيًا فيُفَضَّل أن يكون مائلاً (ويوضح بإيجاز مضمون العنوان الرئيسي).
- الفقرة الأولى: غالبًا ماتحتوي على المعلومات الأساسية مثل التاريخ والمكان المرتبط بالحدث.
- الفقرة الثانية (وربما الثالثة): عادة ما تحتوي على المعلومات الثانوية، ولكن يجب أن تحتوي على بعض المقولات الدعائية والحقائق ذات الصلة.
- المعلومات العادية: تحتوي هذه المعلومات على اسم الشركة، وتعريف كاتب البيان، وما أهي أعظم إنجازاته وأهدافه المستقبلية.
- معلومات الاتصال: غالبًا ما تخص الكاتب؛ لأنه إذا عجب المحتوى القراء ربما يرغبون في التواصل مع الكاتب!
- مواقع التواصل الاجتماعي: في عصرنا الحالي انتشرت هذه المواقع، لذلك احرص على التواصل مع قراءك عبر موقع تويتر.
2
من الأفضل كتابة بعض المعلومات عن شركتك بعد الانتهاء من البيان؛ لأن من البديهي أن يرغب الصحفي الذي سينشر بيانك في ذِكر اسم الشركة في المقال الإخباري الذي سيشير إلى بيانك الصحفي، وبالتالي يستطيع الصحفيون الوصول إلى كافة المعلومات الخاصة بشركتك من هذه المعلومات التي ستكتبها في القسم المخصص للمعلومات العادية.
- العنوان الرئيسي لهذا الجزء هو اسم الشركة.
- بعد العنوان، اكتب فقرة أو فقرتين تذكر فيها أهم المعلومات عن شركتك في حوالي 5 أو 6 سطور لكل فقرة. ويجب أن توضح هذه الفقرات النشاط الأساسي للشركة، والسياسة الإدارية التي تتبعها الشركة في معاملاتها التجارية. وفي هذا الصدد، جدير بالذكر أن معظم الشركات لديها بالفعل كُتَيِّبَات مكتوبة بشكل احترافي وعروض تقديمية وخطط عمل مصممة بإتقان، وبالتالي من الممكن تحرير النص التعريفي الخاص بالشركة في هذا القسم.
- في نهاية هذا القسم ضع رابط الموقع الإلكتروني الرسمي لشركتك، ويجب أن يكون عنوان الرابط كاملاً ودقيقًا بدون أي تضمينات لا صلة لها بالموقع؛ وذلك لأن الصفحة قد تُطبَع، وبالتالي تتم طباعة الرابط بالكامل، لذلك يجب أن تكتب http://www.example.com ، وليس أنقر هنا لزيارة موقعنا الإلكتروني.
- ينبغي على الشركات التي تخصص صفحة منفصلة للتواصل على موقعها الإلكتروني أن تشير إلى رابط هذه الصفحة هنا؛ لأن صفحة التواصل عادةً ما تحتوي على معلومات الاتصال ومجموعة أدوات التواصل الصحافي.
3
. إذا كان بيانك الصحفي جديرًا بالنشر حقًا، سيرغب الصحفيون في الحصول على المزيد من المعلومات حول شركتك أو إجراء المقابلات الشخصية مع الشخصيات البارزة التي تمثل شركتك. وإذا كنت متقبلاً لفكرة التواصل المباشر مع وسائل الإعلام عن طريق ممثلي الشركة من الشخصيات المهمة، يمكنك أن تُضيف معلومات الاتصال الخاص بهؤلاء الأشخاص على صفحة البيان الصحفي نفسها. على سبيل المثال، في حالة الدعاية لشيء جديد أو مبتكر، يمكنك إضافة معلومات الاتصال الخاصة بالفريق الهندسي المسؤول عن هذا الابتكار أو فريق البحث الذي أنجز هذا الأمر من اجل التواصل الإعلامي معهم مباشرةً.
- إذا لم يكن الأمر كذلك، عليك إذان بإضافة معلومات الاتصال الخاصة بقسم التواصل الإعلامي/ العلاقات العامة في القسم الخاص بالاتصال. أما إذا لم يكن لديك فريق متخصص لهذه المهمة، فينبغي عليك أن تُكَلِّف شخصًا معينًا لتمثيل الشركة أمام وسائل الإعلام ويكون حلقة الوصل بينها وبين الشركة.
- يجب أن تكون بيانات الاتصال محددة وواضحة ومخصصة فقط للاستفسار عن محتوى البيان الصحفي، ويجب أن تشتمل بيانات الاتصال على ما يلي:
  - الاسم الرسمي للشركة
  - الاسم الرسمي لقسم التواصل الإعلامي، واسم الشخص الذي يمكن الاتصال به (المتحدث الرسمي)
  - العنوان الرسمي
  - أرقام الهاتف والفاكس مع الأكواد الرقمية الخاصة بالدولة/ المدينة، والأرقام الداخلية (السويتش)
  - رقم الهاتف المحمول (اختياري)
  - أوقات العمل الرسمية
  - عناوين البريد الإلكتروني
  - عنوان الموقع الإلكتروني
من الأفضل الاحتفاظ بنسخة من البيان على الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة؛ حيث يتيح ذلك فرصة إرسال الرابط بسهولة بالإضافة إلى سرعة الرجوع إليه في أي وقت في المستقبل.
ضع هذه العلامات أسفل السطر الأخير من البيان مباشرةً. ويُعَد ذلك تقليدًا صحفيًا قياسيًا. قد يبدو الأمر أنك تغرد كثيرًا على موقع التواصل الاجتماعي تويتر، إلا أن الأمر ليس كذلك، بل هذه لمسة احترافية ينبغي القيام بها.

أفكار مفيدة

ضف الآلية والوسيلة التي تساعدك على تحقيق غرضك من البيان الذي أصدرته، فمثلاً إذا كنت تعلن عن منتج ما وتريد أن تشجع القراء على شرائه، فيجب أن تقدم المعلومات التي تُعَرِّف القاريء سعر المنتج وأماكن عرضه، أو مثلاُ إذا أردت أن تشجع القراء على زيارة موقعك الإلكتروني للدخول في مسابقة ما أو معرفة المزيد من المعلومات حول شركتك، فيمكنك إضافة الموقع الإلكتروني أو رقم الهاتف لسهولة التواصل معك.
أدرج إسم الشركة في العنوان الرئيسي للبيان والعنوان الفرعي وفي الجملة الأولى من المتن من أجل زيادة فرصتها في الظهور في نتائج محركات البحث سواء بالنسبة للصحفيين أو القراء. أما إذا أرسلت البيان في نسخة ورقية، فمن الأفضل وضع اسم الشركة في الترويسة (الهامش العلوي من الورقة).
قبل كتابة البيان، ابحث عن نماذج مماثلة له أولاً على الإنترنت من أجل الإلمام بطبيعة هذا النوع من النصوص من حيث الأسلوب اللغوي والتنسيق النهائي للورقة.
احرص على صياغة البيان بحيث يتناسب مع وسيلة الإعلام المستهدفة، ثم أرسله للصحفي المتخصص في هذه الوسيلة الإعلامية من أجل تغطية الحدث الخاص بك. وعادةً ما تُنشَر المعلومات الواردة في بيانك على الموقع الإلكتروني التابع لكل وسيلة إعلام. ولكن ضع في الاعتبار أن توزيع نسخ متطابقة من البيان الصحفي على العديد من وسائل الإعلام المختلفة أو على الكثير من الصحفيين المنتميين لنفس وسيلة الإعلام يُعَد دليلاً على أنك تسلك طريقًا مختصرًا للشهرة بدلاً من استهداف سوق معينة مما يؤثر بالسلب على النتائج التي ستحصل عليها.
تجنَّب استخدام المصطلحات الفنية المتخصصة. وفي حالة ما إذا تطلب الأمر استخدام بعض المصطلحات المتخصصة من أجل الدقة فينبغي عليك شرح وتوضيح هذه المصطلحات للقاريء غير المتخصص.
أرسل البيان الصحفي عن طريق البريد الإلكتروني، واحرص على استخدام تقنيات التنسيق باعتدال وعدم المبالغة في زخرفة النص واستخدام الألوان المتعددة والزاهية لعدم تشتيت انتباه القاريء. واحرص أيضًا على كتابة البيان في المساحة المخصصة لكتابة النص في البريد الإلكتروني ولا ترفقه في ملف خارجي، أما إذا اقتضى الأمر أن ترفق البيان في ملف خارجي فاحرص على تنسيقه بالشكل المناسب. وغالبًا ما يُكتَب على برنامج معالجة النصوص (وورد)، ولكن إذا كان لديك آخر إصدار من برنامج وورد، فاحرص على حفظ الملف بصيغة أحد الإصدارات السابقة (القديمة)؛ لأن أغلب الصحف لا تمتلك الميزانية الكافية التي تسمح لها بتحديث الإصدار الذي تستخدمه، وهكذا تضمن أن الصحيفة تستطيع قراءة ملفك المرسل. إذا كان الملف مليئًا بالصور فيُفَضَّل استخدام ملفاتPDF، ويُنصَح كذلك بعدم كتابة البيان على ورق ثم مسحه ضوئيًا وإرساله في صيغة صورة؛ لأن ذلك يضيع الكثير من الوقت، لذا كل ما عليك هو كتابة البيان بشكل مباشر في صورة رسالة.
يمكنك متابعة البيان عن طريق المكالمات الهاتفية حيث يساعد ذلك على زيادة فرص الاهتمام به.
ضع عنوان البيان في خانة الموضوع الخاصة بالبريد الإلكتروني؛ لأنه إذا كان العنوان جذابًا حقًا، فإن ذلك سيساعد على لفت نظر المحرر عند تصفحه لصندوق الوارد في بريده الإلكتروني وبالتالي تزداد فرص النشر.
من المهم للغاية تحرِّي الدقة بالنسبة لتوقيت إرسال وكتابة البيان الصحفي؛ لأن التوقيت يجب أن يكون ذات صلة بالموضوع ومعاصرًا أيضًا لمضمون البيان.
لا تضيع الوقت في اختيار عنوان مناسب للبيان؛ لأن المحرر الصحفي سوف يكتب عنوانًا مناسبًا عند نشر البيان في صحيفة أو مجلة، ولكن يُفَضَّل اختيار عنوان – حتى وإن كان مؤقتًا – جذاب للبيان من أجل جذب انتباه الصحفي؛ حيث من الممكن أن يكون هذا العنوان هو فرصتك الوحيدة. واحرص على أن يكون العنوان موجزًا ومعبرًا عن مضمون البيان، ومن الأفضل كتابته بعد الانتهاء تمامًا من البيان حتى تصبح ملمًا بكافة تفاصيل البيان وجوهر المعلومات الواردة فيه. وبعد الانتهاء من مسودة البيان ومراجعتها جيدًا حاول أن تنتقي عنوانًا مناسبًا له.

تحذيرات

احرص دومًا على تضمين بعض المقولات الشهيرة ذات الصلة بالموضوع والتي أطلقها خبراء في المجال الذي يتناوله البيان الصحفي. وبالطبع يُفَضَّل ألا يكون البيان مكتظًا بالمقولات ولكن في الحدود المعقولة. على أي حال، يجب أن يكون مضمون هذه المقولات إيجابيًا تجاه الموضوع المطروح. وتساعد هذه المقولات الصحفيين على إعداد مقال كامل دون الحاجة إلى إجراء مقابلات شخصية حيث تكون المعلومات المطلوبة متوفرة وموثقة اصلاً.
اعلم أن عددًا كبيرًا من الصحفيين يعانون من ضغط العمل، لذلك قد تزداد فرصك في النشر إذا جعلت مهمتهم أسهل في التعامل مع بيانك. وبالتالي إذا كتبت بيانك بأسلوب صحفي رصين من الممكن أن يُنشَر مباشرةً دون الحاجة إلى الكثير من التعديلات. ولكن في حالة وجود الكثير من الاخطاء والحشو الزائد، فإن المحرر لن يضيع وقته في مراجعة بيانك. لذلك احرص على الايجاز والتوضيح ووضع أي توصيفات جانبية في القسم الخاص معلومات الاتصال.
لا تدرج معلومات الاتصال الخاصة بالآخرين بدون موافقتهم، وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكونوا متاحين لاستقبال أي اتصال وفقًا للأوقات المحددة والمذكورة في البيان.
يجب أن النص إيجابيًا قدر الإمكان وخاليًا من أوجه القصور، فتجنب الجمل ذات التأثير السلبي مثل "بعد استقالة المدير السابق" أو "بعد فترة من الخمول"؛ لأن المحرر قد يقرر أن يستقصي هذه الأخبار ومعرفة أسبابها بدلاً من التركيز على مضمون البيان. وحتى إذا كانت الظروف غير سلبية؛ حيث استقال المدير السابق لأسباب صحية، فإن الانطباع الذي سيتركه أيضًا سيكون سلبي.
عند إرسال بيانك الصحفي عبر بريدك الإلكتروني لا تكتب في خانة الموضوع "بيان صحفي"؛ لأن ذلك سيؤدي إلى ذوبانه وضياعه بين العديد من الرسائل المماثلة له. ولكن على العكس من ذلك احرص على كتابة عنوان جذاب ومبهر للمحرر مثل "الشركة تفوز بعقد حكومي تصل قيمته إلى 30 مليار دولار".