कैसे आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस ऑटोमेटिक ईमेल रिप्लाई सेटअप करें (Set Up Out of Office in Outlook)

माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक (Microsoft Outlook) में आउट ऑफ़ ऑफ़िस असिस्टेंट (Out of Office Assistant) आपको एक ऑटोमेटिक रिप्लाई सेट करने की सुविधा देता है, जिसे उन लोगों को भेजा जाता है, जो आपके ऑफिस में उपलब्ध न होने पर या ऑफिस से बाहर होने पर आपको ईमेल करते हैं। आउट ऑफ़ ऑफ़िस सुविधा केवल माइक्रोसॉफ़्ट एक्सचेंज (Microsoft Exchange) अकाउंट वाले यूजर्स के लिए उपलब्ध होती है; हालांकि, नॉन-एक्सचेंज अकाउंट वाले होम (Home) यूजर्स एक आउट-ऑफ-द-ऑफिस टेम्पलेट बना सकते हैं और आउटलुक से ऑटोमेटिकली रिप्लाई भेजे जाने के लिए एक रूल बना सकते हैं। यदि आप आपके पास मौजूद अकाउंट के बारे में श्योर नहीं है, तो ये जान लें कि एक्सचेंज अकाउंट सबसे अधिक बिज़नेस या स्कूल के होते हैं। यह विकिहाउ गाइड आपको आउटलुक में एक एक्सचेंज और नॉन-एक्सचेंज अकाउंट दोनों के साथ आउट-ऑफ-द-ऑफिस रिस्पोन्स सेट करना सिखाएगी।

विधि 1

विधि 1 का 4:

ऑफिस 365 के लिए आउटलुक 2019-2010 और आउटलुक का यूज करना (Using Outlook 2019-2010 and Outlook for Office 365)

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अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक (Microsoft Outlook) लॉन्च करें: आपको यह एप्लिकेशन स्टार्ट मेनू में मिलेगा।
टैब में Info पर क्लिक करें: आप इसे Home, Send/Receive, Folder, View, और Groups के साथ, इनबॉक्स के ऊपर रिबन में देखेंगे।
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पर क्लिक करें: यह ऑटोमैटिक रिप्लाई डायलॉग बॉक्स को खोलेगा।
- यदि यह ऑप्शन उपलब्ध नहीं है, तो आप नॉन-एक्सचेंज अकाउंट का यूज कर सकते हैं। नॉन-एक्सचेंज अकाउंट के लिए ऑटोमेटिक रिप्लाई को एनेबल करने के लिए इस आर्टिकल में दिए गए तरीकों को फॉलो करें।
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“Send Automatic Replies”' के साइड में स्थित बॉक्स को सिलैक्ट करने के लिए क्लिक करें: जब आप बॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो यह एनेबल है, यह इंडिकेट करने के लिए चेकमार्क से भर जाएगा।
- यदि आप एक समय स्पेसिफ़ाई करना चाहते हैं, तो “Only send during this time range” के साइड वाले बॉक्स को सिलैक्ट करने के लिए क्लिक करें, फिर स्टार्ट टाइम और एंड टाइम को सिलैक्ट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप दो सप्ताह के लिए छुट्टी पर जाने का प्लान बनाते हैं, तो उस डेट रेंज को सिलैक्ट करें, जिसके दौरान आप छुट्टी पर होंगे, इसलिए ऑटोमैटिक रिस्पोन्स केवल तभी एक्टिव होगी, जब आप बाहर हों।
टैब पर क्लिक करें: आप इसे बड़े, ब्लैंक टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
आपके ऑफिस या कंपनी के लोगों से मिलने वाले ईमेल के लिए अपना ऑटोमेटिक ईमेल रिप्लाई टाइप करें: केवल एक ही डोमेन (@How.com.vn.com) के एड्रैस पर, आपके द्वारा यहां टाइप किया गया मैसेज मिलेगा।
टैब पर क्लिक करें: आप इसे बड़े, ब्लैंक टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
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आपके ऑफिस या कंपनी के बाहर के लोगों से मिलने वाले ईमेल के लिए अपना ऑटोमेटिक ईमेल रिप्लाई टाइप करें: उदाहरण के लिए, यह समझाते हुए एक मैसेज टाइप करें कि आप उपलब्ध नहीं हैं, और अपने ऑफिस में किसी दूसरे कांटैक्ट से अपने क्वेस्चन और कंसर्न के बारे में बात करें। आपके डोमेन (@How.com.vn.com) के बाहर से भेजे गए ईमेल केवल वही मैसेज देखेंगे, जो आप यहाँ लिखते हैं।
- आपके मैसेज में टेक्स्ट को फॉर्मेट करने के लिए, फ़ॉन्ट टाइप और फ़ॉन्ट साइज़ के साथ-साथ ड्रॉप-डाउन भी है।
पर क्लिक करें: ऑफिस से बाहर रहने के दौरान, आपको ईमेल करने वाले व्यक्ति आपके द्वारा बनाए गए ऑटोमैटिक रिप्लाई को रिसीव करेंगे। यदि आपने टाइम रेंज को सिलैक्ट नहीं किया है, तो ऑटोमैटिक रिप्लाई तब तक रिस्पोन्स करती रहेगी, जब तक आप फीचर को बंद नहीं कर देते।^{[१]Xविश्वसनीय स्त्रोतMicrosoft Supportस्त्रोत (source) पर जायें}

विधि 2

विधि 2 का 4:

आउटलुक 2007 का यूज करना (Using Outlook 2007)

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अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक लॉन्च करें: आपको यह स्टार्ट मेनू में मिलेगा।
2
टैब में Out of Office Assistant पर क्लिक करें: आपको प्रोग्राम विंडो के ऊपर बाएँ तरफ मेनू में Tools टैब मिलेगा। आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट डायलॉग बॉक्स में खुलेगा।
- यदि यह ऑप्शन उपलब्ध नहीं है, तो आप नॉन-एक्सचेंज अकाउंट का यूज कर सकते हैं। नॉन-एक्सचेंज अकाउंट के लिए ऑटोमेटिक रिप्लाई को एनेबल करने के लिए इस आर्टिकल में दिए गए तरीकों को फॉलो करें।
3
“Send Out of Office auto-replies” के साइड वाले सर्कल को सिलैक्ट करने के लिए क्लिक करें।
- यदि आप एक समय स्पेसिफ़ाई करना चाहते हैं, तो “Only send during this time range” के साइड वाले बॉक्स को सिलैक्ट करने के लिए क्लिक करें, फिर स्टार्ट टाइम और एंड टाइम को सिलैक्ट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप दो सप्ताह के लिए छुट्टी पर जाने का प्लान बनाते हैं, तो उस डेट रेंज को सिलैक्ट करें, जिसके दौरान आप छुट्टी पर होंगे, इसलिए ऑटोमैटिक रिस्पोन्स केवल तभी एक्टिव होगी, जब आप बाहर हों।
टैब पर क्लिक करें: आप इसे बड़े, ब्लैंक टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
आपके ऑफिस या कंपनी के लोगों से मिलने वाले ईमेल के लिए अपना ऑटोमेटिक ईमेल रिप्लाई टाइप करें: केवल एक ही डोमेन (@How.com.vn.com) के एड्रैस पर, आपके द्वारा यहां टाइप किया गया मैसेज मिलेगा। उदाहरण के लिए, एक्सप्लेन करें कि आप एक दिन के लिए ऑफिस से बाहर रहेंगे, और आपके बाहर चले जाने पर आपके मैनेजर आपकी ड्यूटी के लिए जिम्मेदार होंगे।
टैब पर क्लिक करें: आप इसे बड़े, ब्लैंक टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
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आपके ऑफिस या कंपनी के बाहर के लोगों से मिलने वाले ईमेल के लिए अपना ऑटोमेटिक ईमेल रिप्लाई टाइप करें: उदाहरण के लिए, यह समझाते हुए एक मैसेज टाइप करें कि आप उपलब्ध नहीं हैं, और अपने ऑफिस में किसी दूसरे कांटैक्ट से अपने क्वेस्चन और कंसर्न के बारे में बात करें। आपके डोमेन (@How.com.vn.com) के बाहर से भेजे गए ईमेल केवल वही मैसेज देखेंगे, जो आप यहाँ लिखते हैं।
- आपके मैसेज में टेक्स्ट को फॉर्मेट करने के लिए, फ़ॉन्ट टाइप और फ़ॉन्ट साइज़ के साथ-साथ ड्रॉप-डाउन भी है।
पर क्लिक करें: ऑफिस से बाहर रहने के दौरान, आपको ईमेल करने वाले व्यक्ति आपके द्वारा बनाए गए ऑटोमैटिक रिप्लाई को रिसीव करेंगे। यदि आपने टाइम रेंज को सिलैक्ट नहीं किया है, तो ऑटोमैटिक रिप्लाई तब तक रिस्पोन्स करती रहेगी, जब तक आप फीचर को बंद नहीं कर देते।^{[२]Xविश्वसनीय स्त्रोतMicrosoft Supportस्त्रोत (source) पर जायें}

विधि 3

विधि 3 का 4:

आउटलुक 2003 का यूज करना (Using Outlook 2003)

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अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक लॉन्च करें: आपको यह प्रोग्राम स्टार्ट मेनू में मिलेगा।
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टैब में Out of Office Assistant पर क्लिक करें: आपको प्रोग्राम विंडो के ऊपर बाएँ तरफ मेनू में Tools टैब मिलेगा। आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट डायलॉग बॉक्स में खुलेगा।
- यदि यह ऑप्शन उपलब्ध नहीं है, तो आप नॉन-एक्सचेंज अकाउंट का यूज कर सकते हैं। नॉन-एक्सचेंज अकाउंट के लिए ऑटोमेटिक रिप्लाई को एनेबल करने के लिए इस आर्टिकल में दिए गए तरीकों को फॉलो करें।
“I am currently Out of the Office” के साइड वाले सर्कल को सिलैक्ट करने के लिए क्लिक करें।
वो लोग, जिन्होंने आपको ऑफिस में न होने पर ईमेल किया है, उन्हें आपके ऑफिस में वापस आने तक केवल एक ही बार रिप्लाई मिलेगा।
पर क्लिक करें: सभी पार्टी, जो आपको ईमेल करते हैं, वे आपके आउट ऑफ़ ऑफ़िस का रिप्लाई अनिश्चित समय तक या फिर जब तक आप “I am currently in the office” को सिलैक्ट नहीं कर लेते हैं, तब तक वो इस तरह के मेल को पाते रहेंगे।^{[३]Xविश्वसनीय स्त्रोतMicrosoft Supportस्त्रोत (source) पर जायें}

विधि 4

विधि 4 का 4:

नॉन-एक्सचेंज अकाउंट का यूज करना (Using Non-Exchange Accounts)

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अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक लॉन्च करें: आपको यह स्टार्ट मेनू में मिलेगा।
टैब में New Email पर क्लिक करें: आप इसे Home, Send/Receive, Folder, View, और Groups के साथ, इनबॉक्स के ऊपर रिबन में देखेंगे। एक ब्लैंक ईमेल खुलेगा।
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आउट-ऑफ-ऑफिस टेम्पलेट ईमेल को एडिट करें: To… और CC… लाइंस को ब्लैंक छोड़ दें।
- ईमेल के लिए एक सब्जेक्ट टाइप करें, जैसे "Out of office," ताकि लोगों को समझ आ जाए कि उन्हें आप से ऑटोमेटिक रिप्लाई मिल रहा है।
- वह रिप्लाई टाइप करें, जो आप ऑटोमेटिकली भेजना चाहते हैं, जो आपको ईमेल मैसेज के मेन भाग में ईमेल करता है। यह मैसेज आपके “out-of-the-office” टेम्पलेट के रूप में यूज किया जाएगा।
टैब पर क्लिक करें और Save As पर क्लिक करें: यह “Save As” डायलॉग बॉक्स को खोलेगा।
मैसेज टेम्पलेट के लिए एक नाम टाइप करें, फिर Save पर क्लिक करें: जब भी आप अपने पर्सनल आउटलुक अकाउंट पर ईमेल के माध्यम से उपलब्ध नहीं होंगे तब इस टेम्पलेट का उपयोग किया जा सकता है।
टैब पर क्लिक करें और Manage Rules and Alerts पर क्लिक करें: जब आप उपलब्ध नहीं रहते हैं, तो आपका टेम्प्लेट ऑटोमेटिकली यूजर्स को भेजा जाता है, तो आपको एक रूल बनाना होगा, जो आउटलुक को इंस्ट्रक्ट करता है कि वह इस टेम्प्लेट का यूज करके ऑटोमेटिकली ईमेल का रिप्लाई दे।
पर क्लिक करें: आप इसे Email Rules टैब के अंतर्गत देखेंगे। आपके सामने एक Rule विज़ार्ड डायलॉग बॉक्स पॉप अप होगा, जो आपको रूल बनाने के तरीके से अवगत कराएगा।
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“Apply rules on messages I receive” को क्लिक करके सिलैक्ट करें: आप इसे “Start from a blank rule" हैडर के अंतर्गत देखेंगे।
- रूल बनाने के लिए दो बार Next पर क्लिक करें: आप ऑप्शन के साथ एक पेज में Next पर क्लिक करेंगे, लेकिन इसके काम करने के लिए आपको अपने रूल के लिए, स्टेप 1 और 2 के बॉक्स को खाली छोड़ना होगा।
“reply using a specific template” के साइड में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें: आप इसे “What do you want to do with the message?" हेडर के नीचे देखेंगे।
एक बॉक्स पॉप अप होगा।
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“Look In” ड्रॉप-डाउन मेनू से “User Templates in File System” को सिलैक्ट करें।
- अपने आउट-ऑफ-द-ऑफिस ऑटोमेटिकली रिप्लाई के रूप में यूज करने के लिए आपके द्वारा पहले बनाए गए टेम्पलेट को सिलैक्ट करने के लिए डबल-क्लिक करें।
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पर क्लिक करें: आपको रूल विज़ार्ड के आखिरी स्टेप में डाइरैक्ट किया जाता है, जहाँ आप अपने रूल को नाम दे सकते हैं, एक्सेप्शन सेट कर सकते हैं और उसको रिव्यू कर सकते हैं।
- आपके द्वारा बनाए गए ऑटो-रिप्लाई रूल के लिए एक नाम टाइप करें।
पर क्लिक करें: कोई भी यूजर्स जो आपको ईमेल करता है, अब आपको टेम्पलेट का यूज करके आपके द्वारा बनाया गया ऑटोमेटिकली रिप्लाई पाएगा।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}

सलाह

अपने आउट-ऑफ-द-ऑफिस रिप्लाई में उन डेट्स को एड करने के बारे में विचार करें, जिस दौरान आप ऑफिस से दूर जाने वाले हैं, साथ ही कांटैक्ट करने के ऑटर्नेट पॉइंट्स को भी एड करें। ये आपको लोगों तक आपके वापस ऑफिस जॉइन करने और उनके लिए उपलब्ध होने के टाइम के बारे में जानकारी देगा और साथ ही उन्हें ये भी बताएगा कि आप जब ऑफिस में नहीं हैं, तब वो किसे कांटैक्ट करें।