Microsoft Outlookで不在時の自動応答を設定する方法

「Microsoft Outlook」の不在時の自動応答機能を使えば、不在時や外出時にメールを送信してきた相手にメッセージを送信する自動応答を設定することができます。不在時の自動応答機能は、Microsoft Exchangeアカウントを持っている場合のみ利用可能ですが、Microsoft Exchange以外のアカウントを持つホームユーザーの場合は、不在時テンプレートを作成して、「Microsoft Outlook」からメッセージを自動返信するように仕分けルールを設定することが可能です。どのアカウントを持っているかわからない場合は、Microsoft Exchangeアカウントのほうが職場や学校のアカウントとして一般的だということを覚えておきましょう。この記事では、Microsoft ExchangeアカウントおよびMicrosoft Exchange以外のアカウントを使用して、「Microsoft Outlook」で不在時の自動応答を設定する方法を解説します。

方法 1

方法 1 の 4:

Outlook 2019-2010・Outlook for Office 365の場合

PDF形式でダウンロード

「Microsoft Outlook」は「スタート」メニューにあります。
タブの情報をクリックする　受信トレイの上のリボンにホームや送受信、フォルダー、表示、グループなどと並んでいます。
3
をクリックする　「自動応答」のダイアログボックスが開きます。
- このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。Microsoft Exchange以外のアカウントで自動応答を有効にしたいときは、下記の「Microsoft Exchange以外のアカウントの場合」を参照しましょう。
4
「自動応答を送信する」の左側にあるラジオボタンをクリックして選択する　ラジオボタンをクリックすると、自動応答機能が有効になったことを示すチェックマークが表示されます。
- 時刻を指定したい場合は、「次の時間のみ送信する」の左側にあるチェックボックスをクリックして選択し、開始時刻と終了時刻を指定しましょう。例えば、2週間の休暇を予定している場合は、休暇中の日付範囲を選択すると、休暇中だけ自動応答機能が有効になります。
タブをクリックする　大きな空白のテキストボックスの上にあります。
自分が所属する組織内からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する　ここに入力したメッセージは、同じドメイン（例：@How.com.vn.com）のメールアドレスにしか送信されません。
タブをクリックする　大きな空白のテキストボックスの上にあります。
8
自分が所属する組織以外からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する　例えば、不在である旨と、質問や気になることがあれば別の担当者の連絡先に問い合わせるように伝えるメッセージを入力します。ここに入力したメッセージは、ドメイン（例：@How.com.vn.com）外のメールアドレスにしか送信されません。
- フォントの種類やサイズを設定できるドロップダウンリストだけでなく、メッセージテキストの書式設定が行えるボタンもあります。
をクリックする　外出中にメールを送信してきた相手には、上記で作成した自動返信が送信されるようになります。日付や時刻を指定していない場合は、この自動応答機能を無効にするまで自動返信が送信され続けます。^{[1]X信頼性の高い出典文献Microsoft Support出典を見る}
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方法 2

方法 2 の 4:

Outlook 2007の場合

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「Microsoft Outlook」は「スタート」メニューにあります。
2
タブの不在時のアシスタント...をクリックする　ウィンドウの左上の「ツール」タブにあります。これをクリックすると、「不在時のアシスタント」のダイアログボックスが開きます。
- このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。Microsoft Exchange以外のアカウントで自動応答を有効にしたいときは、下記の「Microsoft Exchange以外のアカウントの場合」を参照しましょう。
3
「不在時の自動応答を送信する」の左側にあるラジオボタンをクリックして選択する
- 時刻を指定したい場合は、「次の時間のみ送信する」の左側にあるチェックボックスをクリックして選択し、開始時刻と終了時刻を指定しましょう。例えば、2週間の休暇を予定している場合は、休暇中の日付範囲を選択すると、休暇中だけ自動応答機能が有効になります。
タブをクリックする　大きな空白のテキストボックスの上にあります。
自分が所属する組織内からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する　ここに入力したメッセージは、同じドメイン（例：@How.com.vn.com）のメールアドレスにしか送信されません。例えば、その日は外出の予定があって、外出中の業務は部長が担当するということなどを説明します。
タブをクリックする　大きな空白のテキストボックスの上にあります。
7
自分が所属する組織以外からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する　例えば、不在である旨と、質問や気になることがあれば別の担当者の連絡先に問い合わせるように伝えるメッセージを入力します。ここに入力したメッセージは、ドメイン（例：@How.com.vn.com）外のメールアドレスにしか送信されません。
- フォントの種類やサイズを設定できるドロップダウンリストだけでなく、メッセージテキストの書式設定が行えるボタンもあります。
をクリックする　外出中にメールを送信してきた相手には、上記で作成した自動返信が送信されるようになります。また、日付や時刻を指定していない場合は、この自動応答機能を無効にするまで自動返信が送信され続けます。^{[2]X信頼性の高い出典文献Microsoft Support出典を見る}
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方法 3

方法 3 の 4:

Outlook 2003の場合

PDF形式でダウンロード

「Microsoft Outlook」は「スタート」メニューにあります。
2
タブの不在時のアシスタント...をクリックする　ウィンドウの左上の「ツール」タブにあります。これをクリックすると、「不在時のアシスタント」のダイアログボックスが開きます。
- このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。Microsoft Exchange以外のアカウントで自動応答を有効にしたいときは、下記の「Microsoft Exchange以外のアカウントの場合」を参照しましょう。
メールを送信してきた相手には、オフィスに戻るまでの間に一度だけ自動返信が送信されるようになります。
をクリックする　メールを送信してきた相手には、こちらが「在席」を選択するまでずっと不在時の自動返信が送信されるようになります。^{[3]X信頼性の高い出典文献Microsoft Support出典を見る}
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方法 4

方法 4 の 4:

Microsoft Exchange以外のアカウントの場合

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「スタート」メニューにあります。
タブの新しい電子メールをクリックする　受信トレイの上のリボンにホームや送受信、フォルダー、表示、グループなどと並んでいます。これをクリックすると、空メールが開きます。
3
不在時テンプレートの件名とメッセージを編集する　宛先...とCC...の行は空白のままにしておきましょう。
- メールの件名に「不在通知」などと入力しておけば、相手はこちらが自動返信を送信していることがわかるようになります。
- メールを送信してきた相手に自動送信する返信メールのメッセージを入力しましょう。このメッセージが「不在通知」のテンプレートとなります。
タブをクリックして、名前を付けて保存をクリックする　「名前を付けて保存」のダイアログボックスが開きます。
これで、このテンプレートは、Outlookの個人用アカウントでメールができないときにも使えるようになります。
タブをクリックして、仕分けルールと通知（の管理）をクリックする　不在時にテンプレートを自動送信するには、このテンプレートを使ってメールに自動返信するように処理を実行する仕分けルールを作成しなければなりません。
をクリックする　「電子メールの仕分けルール」タブの下にあります。これをクリックすると、「自動仕分けウィザード」のダイアログボックスが表示されるので、仕分けルールの作成手順に従いましょう。
9
「受信メッセージにルールを適用する」をクリックして選択する　「新しい仕分けルールを作成する」という見出しの下にあります。
- 仕分けルールの作成に進むには、次へを2回クリックします。次へをクリックするページにはオプションがありますが、仕分けルールを機能させるために、「ステップ1」と「ステップ2」の空欄はそのままにしておきましょう。
「メッセージに対する処理を選択してください」という見出しの下にあります。
ダイアログボックスがポップアップ表示されます。
12
「フォルダーの場所」のドロップダウンメニューから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択する
- 上記で作成したテンプレートをダブルクリックして選択すると、それが「不在通知」のテンプレートとなります。
13
をクリックする　「自動仕分けウィザード」の最後のステップでは、仕分けルールの名前付けや例外の設定、仕分けルールの確認を行います。
- 上記で作成した仕分けルールの名前を入力しましょう。
をクリックする　メールを送信してきた相手には、テンプレートを使って作成した自動返信が送信されるようになります。^{[4]X出典文献}
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