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Você está para sair de férias? Se sua empresa usa o Microsoft Outlook para enviar e receber e-mails, é muito fácil configurar uma resposta de ausência temporária automática para dizer às pessoas que você não está disponível. O melhor é que dá para fazer isso pelo cliente do Outlook ou pelo próprio site! E mais: se sua empresa usa um servidor Exchange, é possível configurar respostas personalizadas para pessoas dentro e fora da organização. Siga o passo a passo abaixo e entenda o que fazer no Windows e no Mac!
O que você precisa saber
- É muito fácil configurar respostas de e-mail automáticas em qualquer versão do Outlook, incluindo a gratuita da web.
- Na verão desktop do Outlook, acesse Arquivo > Respostas Automáticas e crie a mensagem.
- Se você não vir a opção de criar uma mensagem automática, configure uma regra que responda aos e-mails que chegarem a partir de um modelo próprio.
Passos
Acesse o menu Arquivo no canto superior esquerdo do Outlook. Esse menu vai se expandir e cobrir boa parte da janela.- Se você estiver usando o Outlook 2007, pule para o quarto método deste artigo.
Clique em Respostas Automáticas. Esse botão fica no lado esquerdo da janela na maioria das versões do Outlook.- Se você não encontrar o botão Respostas Automáticas, pule para o segundo método deste artigo.
Ative a opção Enviar Respostas Automáticas. A opção aparece em segundo lugar no topo da janela Respostas Automáticas. Quando você ativar o recurso, vai poder preencher os outros detalhes na janela.- Se você estiver usando um servidor Exchange, vai ver duas abas nessa janela: Dentro da Minha Organização e Fora da Minha Organização. Na configuração padrão, somente as pessoas que trabalham na mesma empresa que você vão receber suas respostas automáticas.
Escolha quando você quer enviar respostas automáticas. Depois que você ativar esse recurso, o Outlook vai enviar suas respostas automaticamente para todos os e-mails que chegarem à sua caixa de entrada.- Se você quiser que o Outlook envie respostas automáticas entre dois intervalos de tempo e data específicos, marque o campo ao lado de "Só enviar durante este intervalo de tempo" e escolha o período.
- Por exemplo: caso você pretenda sair de férias por duas semanas, escolha o intervalo de tempo em que vai estar indisponível para que o Outlook envie a resposta automática somente durante ele.
- Não marque o campo se você quiser ativar as respostas automáticas agora e desativar o recurso manualmente em outro momento.
- Se você quiser que o Outlook envie respostas automáticas entre dois intervalos de tempo e data específicos, marque o campo ao lado de "Só enviar durante este intervalo de tempo" e escolha o período.
Crie sua resposta automática. Pronto: agora você pode escrever a resposta automática que o Outlook vai enviar no seu período de ausência.- Se você estiver usando um servidor Exchange, vai ver duas abas nessa janela debaixo das datas e dos tempos: Dentro da Minha Organização e Fora da Minha Organização. Clique em Dentro da Minha Organização e digite uma mensagem de ausência para seus colegas de empresa.
- Se você só vir a aba Respostas automáticas, crie o texto nela. Nesse caso, o Outlook vai enviar essa mensagem a todas as pessoas que mandarem um e-mail para você.
- Por exemplo: digite uma mensagem detalhando as datas da sua ausência passe o contato de alguém que possa resolver os possíveis problemas no seu lugar.
- Outra opção legal é encarregar um colega de trabalho ou assistente de responder aos seus e-mails na sua ausência.
Ajuste suas preferências de Fora da Minha Organização. Pule este Passo se você não vir a aba. Caso esteja usando um servidor Exchange, você pode personalizar ainda mais as respostas automáticas — basta criar uma mensagem ou regras diferentes para e-mails enviados por pessoas que não fazem parte da sua empresa ou organização.- Na configuração padrão, todas as pessoas de fora da sua organização que enviarem e-mail a você vão receber a resposta automática inserida nesse campo — incluindo anúncios publicitários, boletins informativos e até pessoas que tentem fazer spam.[1] Para evitar essa generalização, talvez seja melhor ativar a opção Só os meus contatos.
Clique em OK para salvar suas alterações. Se você não selecionou um intervalo específico para as respostas automáticas, o recurso vai entrar em vigor imediatamente. Se selecionou, suas respostas vão ser ativadas e desativadas no intervalo especificado.[2]- Você pode aderir a um pacote mais avançado do Microsoft 365 para ter acesso a outros recursos.
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Clique em Novo E-mail para criar uma nova mensagem. Se sua versão do Outlook não apresentar a opção de criar respostas automáticas para seus períodos de ausência, ainda dá para você configurar uma mensagem pensando em um modelo e aplicando regras a ele.[3] Comece criando uma nova mensagem de e-mail para esse modelo.- As regras também servem para organizar a caixa de entrada.
Digite um assunto e o texto da mensagem de ausência. Como você não vai enviar a mensagem, pode deixar os campos "Para" e "CC" em branco.- Na linha de assunto, digite o assunto que você quer que apareça em cada mensagem automática que você enviar na sua ausência. Por exemplo: "Estou de férias até 22/4".
- No corpo da mensagem, é bom listar o intervalo em que você vai estar fora da empresa e as instruções específicas que as pessoas podem seguir enquanto isso.
- Também vale a pena incluir as informações de contato de outra pessoa na empresa — para situações de emergência.
Acesse o menu Arquivo e selecione Salvar como. Apesar de ter criado uma mensagem de e-mail, você vai salvá-la como modelo em vez de enviar.
Escolha Modelo do Outlook (*.oft) como formato de arquivo e clique em Salvar. Você vai salvar o modelo no local predefinido, que geralmente é c:\users\seunomedeusuário\appdata\roaming\microsoft\templates.
Acesse a aba Arquivo e selecione Gerenciar Regras e Alertas. Para garantir que o Outlook envie sua mensagem automaticamente, você precisa criar uma regra que o instrua sobre quando fazer esse envio.
Clique no botão Nova Regra. O botão fica debaixo da aba "Regras de E-mail". O Outlook vai abrir um assistente de criação de regras.
Selecione a opção "Aplicar regras em mensagens que eu receber". A opção fica debaixo de "Iniciar com base em uma regra em branco".- Clique em Avançar para prosseguir com a criação da regra. Embora haja várias opções na tela, para prosseguir você precisa clicar em Avançar sem selecionar nada.
Marque o campo ao lado de "responder usando um modelo específico". A opção fica debaixo de "O que você deseja fazer com a mensagem?".
Clique no link "um modelo específico”. Ele fica no rodapé da janela, debaixo de "Etapa 2".
Selecione Modelos do usuário no sistema de arquivos a partir do menu suspenso "Examinar". O menu fica no topo da janela.
Selecione seu modelo e clique em Abrir. Use o modelo que você criou anteriormente.
Clique em Avançar. O Outlook vai levar você ao último passo no assistente de criação de regras. A partir de então, você vai poder dar um nome à regra e criar exceções adicionais.
Dê um nome e ative a regra. Digite um nome para a regra, como "De férias". Você também pode decidir se quer ativá-la agora ou esperar até seu último dia na empresa.- Na configuração padrão, você vai ver que a opção "Ativar esta regra" está selecionada. Isto quer dizer que, se você passar para o próximo passo, o Outlook vai ativar a resposta automática até que você mesmo a desative. Caso ainda não queira usar o recurso, desmarque a opção — e volte a essa tela em outro momento (quando necessário).
Clique em Concluir para salvar suas alterações. Depois que você ativar a regra, todas as pessoas que enviarem um e-mail ao seu endereço vão receber a mesma mensagem de ausência.- Se você não pretende ativar a regra agora, deixe isso para depois. Basta voltar para Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Regras de E-mail, marcar o campo ao lado da regra e clicar em OK.
- Para desativar a regra quando você voltar a trabalhar, acesse Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Regras de E-mail, selecione a regra e clique em Excluir.[4]
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Acesse sua conta de e-mail pelo site do Outlook. Se sua empresa usa o Outlook 365, acesse o servidor do seu e-mail profissional pelo navegador de internet.- Este método também dá certo com as versões gratuitas do Outlook.com e Hotmail.com
Clique no ícone da engrenagem e selecione Exibir todas as configurações do Outlook. O ícone da engrenagem fica no canto superior direito da caixa de entrada.[5]
Acesse a aba E-mail. Ela fica no painel à esquerda das configurações.
Clique em Respostas Automáticas. A opção fica no rodapé da coluna do meio.
Clique no controle deslizante"Ativar Respostas Automáticas". Você vai ativar as respostas automáticas para seus períodos de ausência.
Escolha quando você quer enviar respostas automáticas. Caso você só queira enviar respostas automáticas durante datas e períodos específicos, marque a opção ao lado de "Enviar respostas apenas durante um período de tempo"; em seguida, escolha esses períodos. Caso queira ativar as respostas automáticas agora e desativar o recurso manualmente em outro momento, deixe o campo desmarcado.
Digite sua resposta automática. O Outlook vai enviar essa sua mensagem automaticamente a todas as pessoas que entrarem em contato com você durante sua ausência. Dá para usar vários layouts e fontes.- Você também vai ter outras opções se estiver usando o Outlook 365 pela internet através do servidor de e-mail da sua empresa:
- Bloquear meu calendário durante este período.
- Recusar automaticamente novos convites para eventos que ocorrem durante este período.
- Recusar e cancelar minhas reuniões durante este período.
- Você também vai ter outras opções se estiver usando o Outlook 365 pela internet através do servidor de e-mail da sua empresa:
Escolha quem vai receber a mensagem. Se você estiver usando o servidor de e-mail da sua empresa, vai ter a opção de Enviar respostas fora da sua organização — que garante o envio da sua resposta automática a pessoas que não trabalhem nela.- Se você não vir essa opção, pode ativar Enviar respostas apenas para os contatos para evitar enviar respostas automáticas a mensagens com anúncios publicitários, boletins informativos e até pessoas que estejam transmitindo spam.
Clique em Salvar para salvar suas alterações. Se você escolheu um período de tempo específico, o Outlook vai enviar essas respostas automáticas somente durante ele. Se não for o caso, ele vai começar imediatamente.- Para desativar as respostas automáticas caso você não tenha selecionado uma data final, clique no ícone da engrenagem e selecione Exibir todas as configurações do Outlook > E-mail > Respostas automáticas e desabilite o recurso.
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Clique em Assistente de Ausência Temporária na aba Ferramentas. A aba "Ferramentas" fica na faixa de opções do lado esquerdo do programa. Clique nela para abrir o campo do Assistente de Ausência Temporária.- Se a opção não estiver disponível, pode ser que você não esteja usando um servidor Exchange.
Clique no círculo ao lado de "Enviar respostas automáticas de Ausência Temporária".- Se você quiser especificar um período de tempo, clique no campo ao lado de "Enviar apenas este intervalo de tempo"; em seguida, selecione o início e o fim. Por exemplo: caso você pretenda sair de férias por duas semanas, escolha o intervalo de tempo em que vai estar indisponível para que o Outlook envie a resposta automática somente durante ele.
Acesse a aba Dentro da Minha Organização. A aba fica em cima de uma caixa de texto grande e vazia.
Digite a resposta automática que você quer enviar às pessoas da empresa. Somente os endereços do mesmo domínio (como @How.com.vn.com) vão receber a mensagem que você digitar aqui. Por exemplo: explique que está de folga hoje e que seu gerente é responsável pelas suas funções.
Acesse a aba Fora da Minha Organização. A aba fica em cima de uma caixa de texto grande e vazia.
Digite a resposta automática que você quer enviar às pessoas de fora da empresa. Por exemplo: digite uma mensagem explicando sua ausência e passe o contato de alguém que possa resolver os possíveis problemas no seu lugar. Somente os endereços de fora do seu domínio (como @How.com.vn.com) vão receber a mensagem que você digitar aqui.- Há um menu suspenso com tipos e tamanhos de fontes, além de outros botões para formatar o texto.
Clique em OK. As pessoas que enviarem e-mails a você durante sua ausência vão receber a resposta automática. Se você não especificou um intervalo de tempo, o Outlook vai começar a enviar essa resposta imediatamente.[6]Publicidade
Dicas
- Inclua sua data de retorno na resposta automática. Assim, as pessoas vão saber quando podem falar diretamente com você.
- Antes de sair de férias, encarregue um colega de trabalho ou assistente de cuidar das suas responsabilidades mais urgentes.
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Referências
- ↑ https://support.microsoft.com/pt-br/office/send-automatic-out-of-office-replies-from-outlook-9742f476-5348-4f9f-997f-5e208513bd67#bkmk_automaticreplies
- ↑ https://support.microsoft.com/pt-br/kb/290846
- ↑ https://support.microsoft.com/pt-br/office/use-rules-to-create-an-out-of-office-message-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403
- ↑ https://support.microsoft.com/pt-br/office/delete-a-rule-2f0e7139-f696-4422-8498-44846db9067f
- ↑ https://support.microsoft.com/pt-br/office/send-automatic-out-of-office-replies-in-outlook-on-the-web-0c193ab0-b9e1-4058-84be-a5b014242290
- ↑ https://support.microsoft.com/pt-br/kb/290846
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Redação do How.com.vn
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