Comment écrire une lettre pour demander une prolongation

Vous aurez certainement plusieurs occasions de demander une prolongation. Vous pouvez être à l'université et avoir besoin d'un délai supplémentaire pour rendre votre devoir ou vous pouvez rencontrer des difficultés à terminer un projet professionnel en temps et en heure. Il est important d'écrire une lettre de demande de prolongation efficace et appropriée. Prenez le temps de réfléchir à la nature exacte de votre demande : combien de temps vous faudra-t-il et pourquoi ? Ensuite, écrivez votre lettre dans un style formel et envoyez-la avec un accusé de réception afin d'éviter un stress inutile.

Méthode 1

Méthode 1 sur 3:

Rédiger le contenu d'une demande de prolongation

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Dès que vous saurez que vous avez besoin d'une prolongation, commencez à préparer votre lettre. Vous devez donner à son destinataire autant de temps que possible pour prendre une décision. Vous devez également lui donner l'impression d'être préparé, malgré le fait que vous lui demandiez de changer son emploi du temps pour vous.
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Déterminez le délai supplémentaire dont vous avez besoin. Considérez tous les facteurs et soumettez une requête réaliste. Si vous demandez un délai trop court, vous devrez certainement exiger une nouvelle prolongation. Dépasser la date limite doit être évité autant que possible. Il est donc préférable que votre estimation soit légèrement à la hausse.
- En fonction de votre situation, votre demande de prolongation s'inscrira dans une négociation ouverte avec son destinataire. Dans ce cas, il est préférable que vous demandiez un délai plus long afin d'avoir une marge de manœuvre lorsque vous chercherez un compromis ^{[1]XSource de recherche}.
- Jaugez votre rythme selon les progrès que vous avez accomplis et le travail qu'il vous reste encore à faire. Par exemple, si vous travaillez sur un projet de consultation durant trois mois, vous aurez normalement une bonne compréhension de ce qu'il vous reste à accomplir.
- Soyez également conscient des contraintes imposées à votre destinataire. Il doit certainement répondre à certains délais qu'il devra repousser en raison de votre retard. Les professeurs à l'université doivent souvent soumettre les notes de fin de trimestre à une certaine date et prévoir donc la date à laquelle vous devez soumettre vos devoirs en conséquence.
Vérifiez la date à laquelle vous deviez rendre votre projet avant de demander une prolongation. Vous risquez de paraitre mal organisé si vous demandez une prolongation sans bien comprendre votre situation actuelle. Par exemple, les administrations vous demanderont généralement de soumettre votre requête moins de 24 heures après un contact initial. Si vous ne pouvez pas le faire dans de tels délais, vous pouvez toujours vous référer à cette règle très stricte.
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Justifiez votre requête de façon pertinente. Vous prenez le temps de rédiger une lettre et votre destinataire devra faire de même pour la lire, elle doit donc être pertinente. Considérez avec précaution la véritable raison pour laquelle vous avez besoin d'un délai supplémentaire et communiquez-la ouvertement à votre destinataire. Ne lui mentez pas et ne cherchez pas à exagérer votre situation au risque de l'aliéner.
- Une bonne raison peut être d'approfondir ou de vérifier votre travail. Par exemple, si vous devez finaliser un projet pouvant avoir un impact sur la sécurité d'autres personnes, pointer cette donnée vous permettra d'obtenir plus facilement votre prolongation.
- Si vous avez plusieurs raisons pour justifier votre demande, choisissez la plus pertinente et concentrez-vous sur cette dernière. Par exemple, si vous retardez votre réponse à une proposition d'embauche, mettez en avant la nécessité d'étudier plus en profondeur vos frais de transfert (si c'est le cas) plutôt que de préciser que vous attendez la réponse d'un autre employeur ^{[2]XSource de recherche}.
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Détaillez votre demande. Les détails donneront à votre lettre une impression de légitimité et de sérieux. Ils sont particulièrement importants si vous soumettez cette lettre à une administration publique ou à un groupe de personnes que vous n'avez jamais rencontré ^{[3]XSource de recherche}.
- Par exemple, si votre grand-père vient de décéder et que vous deviez justement rendre votre mémoire, il est préférable de parler d'une urgence familiale plutôt que d'utiliser simplement le terme d'urgence. Vous pouvez également mentionner son décès et les arrangements que vous avez dû prendre pour vous rendre à son enterrement ^{[4]XSource de recherche}.
- Mettez vos documents en règle avant de soumettre votre requête. Vous devez présenter vos démarches et requêtes précédentes, en particulier si vous vous adressez à une administration publique ou une entité gouvernementale. Prouver que vous avez bien suivi les bonnes démarches jusqu'à présent servira votre demande ^{[5]XSource de recherche}.
Personne ne veut lire la lettre d'une personne qui se contente de se lamenter sur son sort. Contentez-vous de décrire rapidement vos circonstances atténuantes avant de présenter une solution positive. Par exemple, si vous pensez que l'offre de salaire initiale qui vous a été faite est trop basse, vous pouvez écrire : « J'ai besoin de plus de temps pour considérer votre offre. Je pense cependant qu'un salaire plus élevé me permettrait d'accomplir mon travail plus efficacement. »
Laissez-vous quelques minutes pour relire votre lettre avant de la soumettre. Cherchez les erreurs rédactionnelles et fautes de frappe. Utilisez un logiciel de vérification orthographique sur votre ordinateur. Vous pouvez également l'envoyer à un ami de confiance pour une deuxième lecture rapide. Ne vous précipitez pas ou ne sautez pas cette étape au risque de paraitre peu professionnel et de réduire vos chances de voir votre demande de prolongation acceptée ^{[6]XSource de recherche}.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 3:

Suivre les conventions de rédaction d'une lettre formelle

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1
Préparez votre entête. La date doit être indiquée dans le coin supérieur droit de votre lettre. Sautez une ligne en dessous et inscrivez votre adresse, également à droite de la page. Ensuite, sautez une autre ligne et inscrivez l'adresse complète de votre destinataire sur le côté gauche de la page.
- Si vous envoyez votre demande par courriel, vous ne serez pas obligé d'indiquer la date d'envoi ainsi que votre adresse et pourrez commencer directement par votre formule de salutation. Cependant, utilisez un sujet de message clair et efficace. Si vous envoyez un mail à votre professeur, vous pouvez par exemple écrire « Demande de prolongation pour le devoir de fin de semestre de Michel Martin. »
2
Utilisez une formule de salutation formelle. Commencez par « Cher » ou « Chère » suivi du titre et du nom de famille de votre destinataire. Par exemple, écrivez « Chère Mme Martin » ou « Cher M. Durant ». Certains titres peuvent vous compliquer la tâche comme « Cher professeur Moulin » ou « Chère sénatrice Loubet ».
- Même si vous connaissez bien cette personne, vous lui adressez une requête officielle, donc votre ton doit être formel. N'écrivez pas « Salut James », par exemple.
- Essayez de trouver une personne spécifique à laquelle vous pouvez adresser votre lettre. Votre lettre risque dans le cas contraire de paraitre trop générique. « Cher sénateur Smith », est par exemple préférable à « À qui de droit ».
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Rédigez des paragraphes concis. Le corps de votre lettre doit contenir entre 1 et 3 paragraphes. Dans de nombreux cas, vous pouvez introduire votre demande en 1 à 2 lignes, puis présenter la raison pour laquelle vous avez besoin d'une prolongation en 2 à 4 lignes, avant de conclure en 1 à 2 lignes. Si vous avez besoin de prolonger votre lettre, faites bien la distinction entre l'introduction, le corps de votre demande et la conclusion.
- Pour commencer votre lettre, vous pouvez écrire « Je suis Michel Martin, un étudiant dans votre cours d'histoire contemporaine en L2. » Cela permettra à votre professeur de savoir qui vous êtes et lui évitera de devoir vous chercher parmi ses autres étudiants.
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Soignez votre conclusion. Ne sous-estimez pas l'importance d'une bonne conclusion. Votre dernière phrase doit expliquer en une ligne pourquoi vous avez besoin d'une prolongation et remercier votre destinataire pour le temps qu'il vous aura accordé. Vous pouvez par exemple écrire « Je vous remercie d'avoir considéré ma requête. »
- Finissez par une formule de salutation avant de signer votre nom. Vous pouvez écrire « Sincèrement », « Cordialement » ou « Salutations distinguées ».
- Si vous avez besoin qu'il vous réponde avant une certaine date, n'oubliez pas de l'en informer dans votre conclusion. Vous pouvez en profiter pour le remercier. Écrivez par exemple « Merci pour votre considération. Dans l'attente de recevoir votre réponse la semaine prochaine. » Faites attention à ne pas être trop pressant ^{[7]XSource de recherche}.
Indiquez votre nom complet et signez. Au-dessous de la formule de salutation, sautez 3 à 4 lignes, puis inscrivez votre nom complet sur la gauche. Utilisez l'espace vide pour signer avec un stylo. Si vous envoyez votre demande par courriel, ne laissez pas d'espace et tapez directement votre nom.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 3:

Envoyer la lettre à son destinataire

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Après avoir relu votre lettre et avant de l'envoyer, prenez une photo (que vous pourrez convertir en PDF), enregistrez votre brouillon en ligne ou faites une simple copie de votre lettre. Vous pouvez également écrire la date de votre courrier si elle ne correspond pas à celle inscrite en haut de la lettre. Archivez cette copie dans un endroit sûr pour votre usage personnel.
2
Postez votre lettre. Si vous souhaitez vous assurer que votre destinataire ait bien reçu votre lettre, vous pouvez l'envoyer avec un accusé de réception, qui vous coutera cependant plus cher qu'un simple timbre.
- Si vous souhaitez envoyer par la poste une lettre rédigée sur ordinateur, imprimez-la sur un papier de qualité en utilisant une bonne encre. Une lettre écrite à la main ne sera pas toujours acceptée.
3
Envoyez votre demande de prolongation par courriel. C'est certainement le meilleur moyen d'envoyer votre demande, car cette méthode est plus rapide et plus sure. Vérifiez bien l'adresse de votre destinataire avant de l'envoyer et indiquez votre identifiant dans le sujet de votre message si nécessaire.
- Votre destinataire pourra voir l'heure exacte à laquelle vous avez envoyé votre message. N'oubliez pas ce détail si vous comptez l'envoyer tard dans la nuit.
- Utilisez une adresse de courriel professionnelle que vous utilisez régulièrement. Par exemple, le format d'adresse « [email protected] » sera approprié pour l'occasion.
- Si vous envoyez votre demande par fax, gardez bien la page de confirmation de votre envoi prouvant que votre lettre a bien été envoyée et reçue.
Si vous avez urgemment besoin d'une prolongation ou que vous faites votre demande à la dernière minute, il est préférable que vous contactiez directement la personne concernée par téléphone. Dans ce cas, gardez un ton formel et exprimez-vous le plus clairement possible.
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Conseils

Votre lettre ne doit pas faire plus d'une page. Vous pourrez présenter tous les détails de votre demande tout en permettant à votre destinataire de la lire rapidement.
Renseignez-vous afin de savoir si votre destinataire doit vous envoyer un accusé de réception.

Avertissements

Soyez réaliste dans la promesse que vous ferez. Ne demandez pas une prolongation uniquement pour finir un autre projet.
Votre demande de prolongation doit être la seule et unique que vous ferez. Évitez de devoir demander une nouvelle prolongation avant de rendre votre travail ^{[8]XSource de recherche}.
Vérifiez bien d'avoir inclus toutes les informations nécessaires dans votre demande. Certains groupes vous demanderont d'utiliser un format spécialement prévu à cet effet ^{[9]XSource de recherche}.