Sich auf ein Meeting vorbereiten

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In diesem Artikel:

Bereitstellung von technischer und administrativer Unterstützung

Eine Idee präsentieren oder Vorschlag machen

Fragen für ein Info-Meeting vorbereiten

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Literaturhinweise

Professionellen Meetings unterscheiden sich sehr stark je nach Ton, Rahmen, Formalität und Inhalt. Ganz gleich, welche Art von Meeting du auch besuchst, es ist wichtig, dich gründlich vorzubereiten. Du musst wissen, welche Rolle du in dem Meeting spielen sollst, deine Ziele bestimmen, relevante Daten und Präsentationsmaterialien vorbereiten und dich vorher in die richtige Stimmung bringen. So kannst du sicherstellen, dass du bei deinen Kollegen oder Kunden einen positiven, professionellen Eindruck hinterlässt.

Vorgehensweise

Methode 1

Methode 1 von 3:

Bereitstellung von technischer und administrativer Unterstützung

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   Bestätige Zeit, Ort und Dauer des Meetings mit einem Vorgesetzten. Bevor du Informationen über das Meeting an alle relevanten Mitarbeiter verteilst, solltest du dich vergewissern, dass alle deine logistischen Details korrekt sind. Wenn du das nicht tust, musst du ggf. später Korrekturen veröffentlichen, wodurch sowohl du als auch dein Büro unorganisiert und unprofessionell wirken.

   • Du solltest vielleicht einen Entwurf für das Memo zur Ankündigung des Meetings ausarbeiten oder eine E-Mail schreiben und das deinem Vorgesetzten zeigen. Auf diese Weise kann er nicht nur die logistischen Informationen darin überprüfen, sondern auch das Format und den Wortlaut.
   • Außerdem solltest du bestätigen, wer die Ankündigung erhalten soll. Du weißt vielleicht schon, wer teilnehmen wird, aber dein Vorgesetzter möchte vielleicht, dass auch andere, nicht teilnehmende Mitarbeiter oder Kunden, über das Meeting informiert werden.
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   Bereitet eine Tagesordnung für das Meeting vor. Das ist ein wichtiges Dokument für jedes Meeting, da sie die Teilnehmer über die Ziele und die Aufgaben informiert. Sie sorgt auch dafür, dass das Meeting selbst konzentriert, effizient und auf Kurs bleibt. Um eine Tagesordnung zu erstellen, solltest du dir von deinem Vorgesetzten eine kurze Liste der Ziele und geplanten Themen für das Meeting geben lassen. Aus dieser Liste kannst du eine Tagesordnung erstellen, die du zusammen mit der Benachrichtigung über die Zeit, das Datum und den Ort der Veranstaltung verschickst.

   • Eine gute Tagesordnung sollte die zu behandelnden Themen und ihre Ziele sowie die Redner oder Mitarbeiter, die für die Präsentation der einzelnen Themen verantwortlich sind, enthalten. Alle Themen und Präsentationen sollten in eine logische Reihenfolge gebracht werden und entsprechend der Zeit, die dein Vorgesetzter für die einzelnen Schritte aufwenden möchte, unterteilt werden.
   • Wenn du noch nie eine Tagesordnung erstellt hast oder wenn du immer noch unsicher bist, welches Format zu wählen sollst, schau dir die Vorlagen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word und OpenOffice an.
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   Suche die Protokolle von früheren Meetings. Zusätzlich zu einer kurzen Benachrichtigung über das bevorstehende Meeting und einer Tagesordnung solltest du alle Protokolle früherer Meetings, die für die geplanten Themen relevant sind, beifügen. Wenn deine Firma oder Gruppe keine Protokolle erstellt, erkundige dich bei deinem Vorgesetzten, ob es zusätzliche Daten oder Hintergrundinformationen gibt, die mit der Benachrichtigung verschickt werden soll.

   • Wenn es nicht zur Firmen- oder Gruppenpolitik gehört ein Protokoll zu führen, weil es z.B. niemanden gibt, der Protokoll führt, dann solltest du überlegen, ob diese Politik für die Zukunft ggf. geändert werden soll oder ob das Meeting zumindest für die Zukunft aufgezeichnet werden könnte. Diese Dokumentation wird dem Personal helfen, sich auf die besprochenen Ideen und Vereinbarungen zu beziehen und sich darüber zu informieren, was im Meeting passiert ist, falls sie nicht teilnehmen konnten.
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   Verteile alle Dokumente. Schicke mindestens eine Woche vor dem geplanten Meeting die notwendigen Unterlagen an alle Teilnehmer und an andere relevante Personen. Mache das entsprechend dem Firmenprotokoll. Für formellere oder größere Firmenmeetings musst du eventuell Ausdrucke verschicken, während kleinere Firmen- oder informellere Teammeetings oft per E-Mail arrangiert werden können.

   • Einige Software- und E-Mail-Plattformen wie Outlook können die Planung von Meetings erleichtern. Sieh dir also diese Optionen an, wenn du nach einer Möglichkeit suchst, den Meeting-Kalender deines Büros zu rationalisieren und zu modernisieren.
   • Das Zeitfenster sollte der allgemeinen Büroetikette entsprechen. Du solltest dir aber bewusst sein, dass einige Organisationen und Berufsprotokolle bestimmte Termine und Fristen vorschreiben, z.B. verlangen einige Länder und Staaten, dass die Meetingankündigungen für die Vorstandssitzungen der "Housing Association" mindestens einen Monat vor dem geplanten Meeting verschickt werden müssen.
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   Stelle alle notwenigen Dinge bereit. Für viele Meetings braucht man nichts weiter als einen Tisch, Stühle und etwas Papier und Stifte, um Notizen zu machen. Einige Meetings - besonders solche, die in größeren Firmen stattfinden oder die daten- und multimedia-lastige Präsentationen beinhalten - benötigen spezielle Geräte, z.B. Projektoren, Bildschirme, Laserpointer, Mikrofone, Kabelanschlüsse oder Lautsprecher. Du solltest all diese Materialien lange vor dem Meeting zusammenstellen und -bauen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert und rechtzeitig fertig ist.

   • Wenn ein oder mehrere Mitarbeiter oder Teammitglieder planen, im Meeting etwas zu präsentieren, frage sie vorher, ob sie eine bestimmte Ausrüstung oder Geräte für ihre Präsentation benötigen.
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   Bereitet den Raum vor. Neben dem Einrichten aller notwendigen Geräte für das Meeting solltest du auch dafür sorgen, dass der Raum gut ausgestattet ist, damit alle sich wohlfühlen und aufpassen können. Stell z.B. sicher, dass genügend Stühle im Raum stehen, dass Wasserflaschen vorrätig und sichtbar sind und dass die Temperatur und Luftzirkulation im Raum akzeptabel sind. Solche Überlegungen mögen wie unwichtige Details erscheinen, aber Studien haben gezeigt, dass kleine Dinge wie die Raumtemperatur einen großen Einfluss auf die Stimmungen und die Aufmerksamkeit der Menschen haben können.

   • Je nachdem, was in deiner Firma üblich ist, solltest du vielleicht auch eine Art Snack oder Heißgetränk für die Anwesenden bereitstellen. Besprich das vorab immer mit deinem Vorgesetzten, um sicherzugehen, dass du alles zur Verfügung stellst, was er sich wünscht.
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Methode 2

Methode 2 von 3:

Eine Idee präsentieren oder Vorschlag machen

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   Denke über deine Position nach. Wenn dir ein bestimmtes Projekt zugewiesen wurde, oder wenn du ein Meeting einberufen hast, um eine Idee vorzustellen oder eine Finanzierung zu beantragen, solltest du dich unbedingt gut auf das Meeting vorbereiten. Wenn du z.B. eine Produktidee oder eine Marketingstrategie vorschlägst, solltest du Daten über die Zielgruppe, aktuelle und voraussichtliche Ausgaben sowie Fokusgruppen oder Umfragen recherchieren und zusammenstellen, die den Bedarf oder die Relevanz deines Produkts oder deiner Idee widerspiegeln.

   • Wenn du eine Aufgabe von einem Vorgesetzten in deiner Firma bekommen hast und dir nicht sicher bist, was erwartet wird, erkundige dich bei anderen, leitenden Angestellten, welche Informationen du brauchst und wie du sie präsentieren solltest.
   • Es kann hilfreich sein, dich in eine andere Person hineinzuversetzen, die deinem Vorschlag zuhört. Frag dich, welche Informationen du hören wolltest, wenn dich jemand um Geld oder um die Zustimmung zu einer bestimmten Strategie bittet. Mit anderen Worten, welche Art von Daten würden dir helfen, dich von der Stichhaltigkeit der Idee oder dem Bedarf an dem Produkt, das vor dir liegt, zu überzeugen?
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   Erstelle einfache, visuell interessante Folien oder Materialien. Zwar solltest du alle Daten, die du präsentierst und die du als Belege für deine Argumentation einsetzt, durchsprechen können. Aber du solltest auch visuelle Darstellungen - z.B. Torten- oder Balkendiagramme oder Entscheidungsbäume - für die wichtigsten Zahlen liefern. Solche visuellen Darstellungen vermitteln nicht nur komplexe Informationen in einer knappen, effizienten Art und Weise, sondern die Menschen können sie sich auch besser merken als verbal kommunizierte Daten.

   • Es gibt viele Softwareprogramme, die dir bei Geschäftspräsentationen helfen sollen, also schau dir Optionen wie PowerPoint® und SlideDog® an, wenn du deine Präsentation zusammenstellst.
   • Achte darauf, dass du auf deinen Folien und Postern eine große Schriftart (mindestens 24 Punkt) verwendest, sowie klare, übersichtliche Grafiken, die die Seite nicht überladen. Du möchtest ja sicher nicht, dass deine präsentierten Informationen und ihre Relevanz deine Zuhörerschaft ratlos oder verwirrt zurücklassen.
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   Denke an dein Publikum. Wenn du deine Präsentation planst, solltest du immer im Hinterkopf behalten, was für Leute an dem Meeting teilnehmen und deinem Vortrag zuhören werden. Sind es Teamkollegen, mit denen du eng zusammenarbeitest? Wenn ja, dann musst du deine Diktion oder deinen Tonfall wahrscheinlich überhaupt nicht ändern, um effektiv zu kommunizieren. Im Gegensatz dazu solltest du dich bemühen, deine Sprache und Materialien so verständlich wie möglich zu machen, wenn Kunden im Meeting sind, die du nicht gut kennst oder Leute aus anderen Abteilungen und anderen Fachgebieten.
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   Schreibe ein loses Skript für deine Präsentation. Du solltest nicht während des ganzen Meetings von einem Dokument oder Karteikarten ablesen. Denn sonst verlierst du die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer sehr schnell. Davon abgesehen solltest du deine Gedanken und Argumente vorher in schriftlicher Form organisieren. Auch wenn du das Dokument nicht mit ins Meeting nimmst, ist es hilfreich für dich, wenn du deine Punkte aufschreibst und überprüfst, bevor du sie anderen mitteilst.

   • Wenn du vorhast, das Skript in deinem Meeting zu benutzen, schreib nur Stichpunkte deiner Argumentation auf, damit du nicht in Versuchung gerätst, aus dem Dokument vorzulesen, anstatt aus dem Stegreif zu sprechen.
   • Es kann auch hilfreich sein, Pausen in der Präsentation zu notieren, um z.B. einen Schluck Wasser zu trinken, eine Anekdote einzustreuen, eine sinnvolle Pause zu machen oder die Folien oder visuelle Grafiken zu wechseln.
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   Probe deine Präsentation. Wenn du alle Informationen und Präsentationsmaterialien, die du verwenden willst, zusammengestellt hast, solltest du mindestens einen Probelauf machen, bevor du mit deiner Show auf Tour gehst. Das gibt dir die Möglichkeit, deine Rede zu timen oder knifflige Formulierungen oder Überleitungen zu üben. Außerdem kannst du deine Haltung und dein Auftreten in der Öffentlichkeit verbessern.

   • Es ist besonders hilfreich, diese Probepräsentation vor anderen Leuten zu machen. Bitte Freunde, Familie oder freundliche Kollegen, deinen Probelauf zu beobachten und dir Feedback zu geben. Sie können dir sagen, ob du zu schnell sprichst, welche Punkte unklar erscheinen, und dir sogar Ratschläge zu Gesten und Lautstärke geben.
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   Wähle ein einfaches und raffiniertes Outfit aus deiner Garderobe. Auch wenn deine Firma oder die Kunden, vor denen du sprichst, durchweg informell und entspannt sind, solltest du das Meeting in schicker Kleidung aufsuchen. So zeigst du, dass dir das Meeting wichtig ist und dass du es ernst nimmst. Ein schlampiges Outfit hingegen kann so wirken, als hättest du deine Präsentation überhaupt nicht vorbereitet, auch wenn du die ganze Nacht oder Woche damit verbracht hast. Mode- und Businessexperten sind sich einig, dass die bewährteste modische Auswahl für ein Meeting - unabhängig vom Geschlecht - ein Anzug ist.

   • Eine dunkle Farbe wie marine oder schwarz eignet sich am besten. Wenn das Treffen informeller ist, kannst du die Krawatte weglassen oder den Anzug mit lässigeren Accessoires tragen.
   • Wenn du deinen Schrank durchwühlt hast und nichts Passendes finden kannst, bitte Freunde oder Familie um Rat. Sie haben vielleicht eine Idee, wie man ein Ensemble improvisieren kann oder können dir etwas aus ihrem eigenen Schrank leihen. Schlimmstenfalls kannst du immer noch dein örtliches Einkaufszentrum besuchen, um nach einer erschwinglichen Hose und einem Blazer zu suchen.
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   Steh früh auf. Wenn du die Schlummertaste auf deinem Wecker drückst und dann zur Arbeit hetzt, dann werden deine Nerven blank liegen und deine Gedanken werden verwirrt sein. Dieses Problem kannst du vermeiden, indem du aufwachst und aufstehst, lange bevor das Meeting stattfinden wird. Lass dir Zeit, um dich anzuziehen, Kaffee zu trinken und deine morgendliche Routine gemächlich abzuschließen. Denn dann kannst du deine Gedanken konzentrieren und in eine positive Geisteshaltung kommen.

   • Einige Experten behaupten, dass rituelle Praktiken - selbst abergläubische, die wenig rationalen Sinn machen - einen positiven Einfluss auf die Leistung haben können. Also, auch wenn es dir albern vorkommt, zieh deine Glückssocken an, hör dein Lieblingslied oder küsse deinen Glücksbringer, bevor du losfährst!
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   Iss ein proteinreiches Frühstück. Studien haben gezeigt, dass ein gesundes und proteinreiches Frühstück einen großen Einfluss auf den Rest deines Tages hat. So bleibst du nicht nur über einen längeren Zeitraum satt, sondern es bringt auch deinen Stoffwechsel in Schwung und fördert den Erhalt gesunder Muskeln.

   • Zusätzlich hat sich gezeigt, dass Nahrungsmittel, die viel Leinsamen und Folsäure enthalten, die Gehirnfunktion stimulieren. Wenn du dich also mit Müsli und Frühstücksriegeln satt isst, kannst du während deines Meetings flüssiger und kreativer sprechen.
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   Begib dich in einen positiven Gemütszustand. Wenn du die ganze Vorarbeit für deine Präsentation erledigt hast, solltest du dich in den richtigen Gemütszustand bringen. Du kannst schnell noch einmal deine Präsentation durchgehen, aber noch wichtiger ist, dass du deine Stimmung und dein Selbstvertrauen stärkst. Mach das, indem du mit dir selbst in einer ermutigenden, positiven Art und Weise sprichst. Erinnere dich z.B. daran, wie viel Arbeit du geleistet hast und wie stolz du darauf bist, unabhängig davon, was im Meeting passiert.

   • Versuche dir außerdem vorzustellen, wie du lächelst und dich nach der Präsentation erleichtert und glücklich fühlst. Positive Bilder wie diese können einen großen Einfluss auf deine Leistung haben.
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Methode 3

Methode 3 von 3:

Fragen für ein Info-Meeting vorbereiten

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   Du könntest eine professionelle Kontaktperson um ein Info-Treffen bitten. Wenn du jemanden mit einem guten Job in der Branche triffst, für die du dich interessierst, solltest du vielleicht über ein Info-Meeting nachdenken. Das gilt auch, wenn du einen Bekannten oder Vorgesetzten in der Firma hast, in der du dein Praktikum machst. Ein solches Informationsgespräch ist ein Gespräch mit einer Referenzperson oder einem Bekannten, das dir beruflich weiterhelfen kann. Du kannst die Person nach ihrer Erfahrung, ihrem Fachgebiet und allen Ratschlägen fragen, die sie für Kandidaten haben könnte, die sich für ihr Fachgebiet interessieren.

   • Wenn du dir überlegst, wen du um ein Gespräch bitten oder ob du eine bestimmte Person fragen solltest oder nicht, notiere, was du erreichen willst und welche Art von Informationen du suchst. Interessierst du dich z.B. hauptsächlich für strategische Ratschläge für Bewerbungsunterlagen oder möchtest du nur einige allgemeine Informationen über die Branche, um festzustellen, ob du an einer Karriere auf diesem Gebiet interessiert bist? Die Beantwortung dieser Art von Fragen wird dir dabei helfen, herauszufinden, wer ein guter Gesprächspartner ist und ob ein bestimmter Kandidat für dich nützlich sein wird oder nicht.
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   Bitte um ein Treffen. Wenn du eine Kontaktperson oder einen Bekannten um ein Informationsgespräch bittest, solltest du den Ausdruck 'Informationsgespräch' oder 'Info-Meeting' ausdrücklich erwähnen. Wenn du das nicht klar machst, könnte es sein, dass die Person in der Erwartung informeller Drinks oder eines freundlichen Gesprächs auftaucht, und dann beleidigt oder überrumpelt reagiert, wenn du anfängst, ernsthafte Fragen zu stellen.

   • Wenn du z.B. jemanden auf einer Party oder einem Networking-Event getroffen und ein bisschen gechattet hast, sag etwas wie: "Ich habe eine Menge Fragen über Ihr Fachgebiet und Ihre Erfahrung darin - würde es Ihnen etwas ausmachen, bei einem Kaffee ein kleines Info-Gespräch zu führen?"
   • Wenn du nicht die Möglichkeit hast, die Person persönlich zu fragen, kannst du per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen. Achte nur darauf, dass du dich kurz und höflich ausdrückst, damit sie sich durch die Anfrage nicht belästigt fühlt.
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   Wähle einen Ort und eine Zeit, die für deinen Ansprechpartner günstig sind. Auch wenn die Person, die dich zu einem Info-Meeting einlädt, dir vielleicht gern hilft, tut sie dir trotzdem einen Gefallen, indem sie sich Zeit für dich nimmt. Das bedeutet, dass du das Meeting für sie so angenehm wie möglich gestalten und nicht mehr als 15-30 Minuten ihrer Zeit in Anspruch nehmen solltest.

   • Sprich mit deinem Gesprächspartner ab, welche Tageszeit - z.B. in der Mittagspause oder nach der Arbeit - und welche Art von Ort - z.B. ein Café oder sein Büro er bevorzugt.
   • Du solltest die Person auch wissen lassen, dass ein persönliches Treffen zwar toll wäre, ein Telefon- oder Onlinegespräch aber auch vollkommen in Ordnung ist. Das zeigt, dass du ihre Zeit respektierst und gern jede Hilfe annimmst, die die Person dir anbietet.
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   Mach deine Hausaufgaben. Sobald du ein Treffen mit deinem Ansprechpartner vereinbart hast, recherchiere seinen Hintergrund so gut du kannst. So kannst du herausfinden, wie du die Person ansprechen kannst und welche Informationen sie dir geben kann. Finde z.B. heraus, welchen Karriereweg sie verfolgt hat und was ihre Hauptprojekte und Aufgaben derzeit sind.

   • Spezifische Fragen zeigen auch dein Interesse und deinen Enthusiasmus. Vermeide übertriebene Schmeicheleien, aber so etwas wie: "Meine alte Chefin sagte, dass sie viel darüber gelernt hat, wie man aus seiner Leidenschaft eine erfolgreiche Firma macht, wie haben Sie überhaupt angefangen?" kann ein Gespräch in Gang und deinen Gesprächspartner dazu bringen, sich noch mehr Mühe zu geben, um dir zu helfen.
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   Erstelle eine Liste mit Fragen für das Meeting. Wenn du deine Ziele festgelegt hast, entwirf einen Plan für das Meeting, um diese Ziele zu erreichen. Schreibe die Fragen auf, die du stellen willst, und ordne sie in einer strategischen Reihenfolge. Beginne mit allgemeinen Fragen, die deine Neugierde zeigen, z.B. "Wie haben Sie in diesem Bereich angefangen?" und "An welchen Projekten arbeiten Sie zur Zeit?" Gehe von dort aus zu spezifischeren Fragen über, z.B. "Welche Qualifikationen oder Fähigkeiten sollte ich in meiner Bewerbung hervorheben?" oder "Wie sollte ich mich auf ein bevorstehendes Vorstellungsgespräch vorbereiten?"

   • Du musst deine vorbereiteten Fragen nicht im Meeting ablesen, wenn es dir unangenehm ist. Aber du solltest sie mitbringen, um regelmäßig einen Blick darauf zu werden, um sicherzugehen, dass du nichts vergisst, was du fragen wolltest.
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   Schreibe eine persönliche Erklärung. Versuche, einen positiven Eindruck auf deinen Gesprächspartner zu machen. Das ist vielleicht sogar wichtiger, als nur Informationen und Ratschläge aus dem informellen Meeting mitzunehmen. Du solltest deiner Kontaktperson eine kurze Zusammenfassung darüber geben, wer du bist, was dich einzigartig macht und wofür du dich interessierst. Das macht es wahrscheinlicher, dass sie sich später an dich erinnern wird, wenn eine relevante Stelle in ihrer Firma frei wird oder sie jemanden trifft, der dir nützlich sein könnte.

   • Um das effektiv zu tun, notiere einen Absatz oder eine Liste von Punkten über dich, die du zu gegebener Zeit während des Meetings erwähnen kannst. Das wird dazu beitragen, dass man sich besser an dich erinnert. Außerdem bereitest du so Antworten auf alle Fragen vor, die dir dein Gesprächspartner stellen könnte.
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   Bringe einen Stift, einen Notizblock und einen aktualisierten Lebenslauf zum Meeting mit. Eines der wichtigsten Dinge, die du bei einem Informationsmeeting tun solltest, ist dein Interesse an den Ratschlägen und dem Fachwissen der Person auszudrücken. Du kannst das tun, indem dich mit einem Stift und Notizzettel vorbereitest und dir während des Meetings Notizen machst und einen aktualisierten Lebenslauf zur Hand hast, falls die Person danach fragt. Diese vorbereitenden Maßnahmen zeigen, dass du es ernst meinst mit dem bevorstehenden Meeting, dass du die Expertise des anderen respektierst und dass du neue Informationen professionell handhabst und verarbeitest.
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   Zieh dich professionell an. Wahrscheinlich musst du keinen Geschäftsanzug tragen - es sei denn, du triffst dich mit jemandem in seinem formellen Firmenbüro zu einem Informationsgespräch. Du solltest aber auf jeden Fall etwas Schickes tragen, das zusammenpasst. Ein schickes Tageskleid oder eine gut gebügelte Hose signalisiert deinem Gesprächspartner, dass du dein Leben im Griff hast und dass es dir wichtig ist, einen guten Eindruck zu hinterlassen.

   • Verzichte insbesondere auf Jeans, T-Shirts und zerschlissene Turnschuhe, da diese Kleidungsstücke den Anschein erwecken können, als hättest du dir nicht einmal die Mühe gemacht, für das Treffen deine Alltagsklamotten zu wechseln.
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