Comment se préparer pour une réunion

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La préparation est très importante pour qu'une réunion soit un succès. Les réunions constituent aussi une part importante dans de nombreuses carrières, donc ce n'est pas une petite affaire !

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   Demandez-vous si elle est nécessaire ou non. Si vous programmez une réunion juste pour transmettre des informations, ne gaspillez pas le temps des autres. Envoyez-leur une note de service.
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   Préparez un avis. Il devrait inclure la date, l'heure, l'ordre du jour et le lieu où aura lieu la réunion. Distribuez cet avis aux participants suffisamment de temps à l'avance.
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   Joignez les notes de la réunion précédente, s'il y en a eu une. Cela donnera aux participants l'occasion de relever les points qu'ils ne comprennent pas ou ceux avec lesquels ils ne sont pas d'accord.
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   Mettez les éléments de base en place. Arrangez les chaises et les tables avant le début de la réunion. Procurez du papier et des stylos à tout le monde. Mettez une carafe d'eau au milieu de la table et des verres le long de la table.
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   Annoncez l'ouverture de séance. Cela veut dire que la personne qui préside la réunion demande le silence afin que la réunion puisse commencer. Déterminez les objectifs trimestriels de l'équipe. L'ordre du jour est une liste des sujets que vous allez aborder, dans un temps prédéterminé, pour atteindre cet objectif. Par exemple : 1) Révision de la situation des objectifs du trimestre précédent (15 minutes), 2) Tour de table pour des suggestions d'objectifs (20 minutes), 3) Sélection de 5 objectifs (10 minutes).
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   Faites passer le livre de présence. Vous pouvez aussi employer une feuille de papier au début de la réunion et demandez à tous ceux qui sont présents d'écrire leur nom et de signer. Ces noms seront inclus dans le compte-rendu.
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   Pensez au compte-rendu. Demandez à la secrétaire qui s'occupe du compte-rendu d'écrire les points principaux de la réunion afin de les taper plus tard.
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   Demandez, à la fin de la réunion officielle, si quelqu'un a des questions. Ceci est connu sous le terme de questions diverses. Déterminez une date pour la prochaine réunion et concluez officiellement la présente.
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Conseils

• Un ordre du jour délimite une réunion et empêche que l'on ne parle trop longtemps d'un sujet en particulier.
• Il est courant d'établir un président à l'Assemblée Générale Annuelle. Le président conduit la réunion, s'assure que l'ordre du jour soit suivi et qu'une seule personne parle à la fois.
• Si aucun président n'a été désigné, demandez aux personnes présentes si l'une d'entre elles aimerait remplir ce rôle pour la réunion.
• Le même principe s'applique pour la secrétaire responsable du compte-rendu.
• Il est important d'avoir un compte-rendu précis pour éviter des désaccords ultérieurs.
• Ces instructions concernent une réunion formelle.
• Même dans le cadre d'une réunion informelle, envoyer d'abord un avis indiquant l'heure et la date de la réunion est une bonne idée. Au travail, un email demandant aux participants d'assister à une réunion informelle suffira peut-être.

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Avertissements

• Le président doit avoir une forte personnalité afin d'assurer le bon déroulement de la réunion.

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