Cara Mempersiapkan Rapat

Rapat profesional memiliki banyak jenis, tergantung tema, tempat, formalitas, dan isi. Namun, apa pun jenisnya, Anda harus menyiapkan diri dengan baik. Sebelum rapat, ketahui peran apa yang diharapkan dari Anda dan apa tujuan Anda, siapkan data relevan serta materi presentasi, dan miliki pola pikir yang tepat untuk menampilkan kesan positif dan profesional pada rekan kerja atau klien.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Menyediakan Dukungan Teknis dan Administrasi

Unduh PDF

1
Pastikan waktu, tempat, dan durasi rapat kepada manajer. Sebelum membagikan informasi tentang rapat kepada personel yang relevan, pastikan semua detail logistik sudah benar. Jika informasi tidak benar, Anda harus mengumumkan ralat, yang akan membuat Anda dan kantor Anda tampak kacau dan tidak profesional.
- Mungkin Anda perlu memuat draf memo atau surel pengumuman rapat, lalu tunjukkan kepada manajer. Dengan demikian, manajer Anda tidak hanya dapat memeriksa informasi logistik, tetapi juga format dan penyusunan kata-katanya.
- Pastikan juga siapa yang harus menerima pengumuman tersebut. Anda sudah tahu siapa yang akan datang, tetapi mungkin manajer menginginkan karyawan atau klien lain juga mengetahui tentang rapat tersebut.
2
Siapkan agenda rapat. Agenda adalah dokumen penting karena menginformasikan tujuan dan lingkup rapat kepada peserta, dan juga sebagai panduan agar rapat fokus, efisien, dan sesuai jalur. Untuk membuat draf agenda, minta manajer menyediakan daftar tujuan dan topik rapat. Dari daftar tersebut, Anda dapat membuat agenda yang nantinya akan dikirim bersama notifikasi tentang waktu, tanggal, dan tempat.
- Agenda yang bagus harus menyertakan topik yang akan dibahas dan tujuannya, serta pembicara atau anggota yang bertanggung jawab memberi presentasi tentang tiap topik. Semua topik dan presentasi harus ditempatkan dalam urutan logis, serta dibagi sesuai waktu yang diinginkan manajer.^{[1]XSumber TepercayaHarvard Business ReviewKunjungi sumber}
- Jika Anda belum pernah membuat agenda atau masih tidak yakin format apa yang harus dipilih, cobalah template yang disediakan oleh program pemroses kata seperti Microsoft Word dan OpenOffice.
3
Kumpulkan notula rapat sebelumnya. Selain notifikasi singkat dan agenda, Anda harus menyertakan notula rapat sebelumnya yang relevan dengan topik yang akan dibahas. Jika perusahaan atau organisasi Anda tidak memiliki notula, cek lagi dengan manajer untuk mengetahui apakah ada data tambahan atau informasi latar belakang yang ingin dikirimnya bersama notifikasi.
- Jika perusahaan atau organisasi tidak memiliki kebijakan untuk membuat notula, mungkin karena tidak ada orang untuk membuatnya, pertimbangkan untuk mengubah kebijakan tersebut atau paling tidak merekam rapat. Dokumentasi akan membantu tiap personel mengacu pada kesepakatan dan ide yang dibahas pada rapat sebelumnya, serta mengikuti apa yang terjadi di rapat jika mereka berhalangan datang.^{[2]XTeliti sumber}
4
Bagikan semua dokumen. Minimal seminggu sebelum rapat dijadwalkan, kirim semua dokumen yang diperlukan kepada semua peserta dan personel lain yang relevan. Lakukan sesuai protokol perusahaan. Untuk rapat formal atau perusahaan besar, Anda mungkin perlu mengirim dokumen cetak, sementara untuk perusahaan kecil atau rapat informal, rapat tim dapat diatur via surel.
- Beberapa perangkat lunak dan platform surel seperti Outlook dapat memfasilitasi jadwal rapat. Jadi, cobalah opsi tersebut jika Anda mencari cara untuk memudahkan dan memodernkan kalender rapat kantor.
- Jangka waktu ini sesuai dengan etiket umum, tetapi ketahui bahwa beberapa organisasi dan protokol profesional menetapkan tenggat dan ketentuan spesifik. Misalnya, pemberitahuan rapat dewan berskala besar mungkin harus dikirim paling tidak satu bulan sebelumnya.^{[3]XTeliti sumber}
5
Kumpulkan perlengkapan yang diperlukan. Banyak rapat yang memerlukan perlengkapan dan materi lebih daripada meja, kursi, kertas, dan pulpen. Beberapa rapat, khususnya di perusahaan besar atau yang melibatkan presentasi data dan multimedia lengkap, membutuhkan perlengkapan khusus, seperti proyektor, layar, penunjuk laser, mikrofon, kabel, atau pelantang audio.^{[4]XTeliti sumber} Anda harus mengumpulkan materi dan peralatan sebelum rapat untuk memastikan semua berfungsi dan siap digunakan pada waktunya.
- Jika satu atau beberapa karyawan atau anggota tim berencana memberi presentasi, hubungi mereka untuk menanyakan apakah mereka memerlukan teknologi atau peranti spesifik.
6
Siapkan ruangan. Selain mengatur perlengkapan, Anda juga harus memastikan ruangan kondusif dan memungkinkan semua orang memperhatikan rapat. Misalnya, pastikan ada cukup kursi, air minum sudah disiapkan dan dapat dijangkau, dan suhu serta sirkulasi udara sudah nyaman. Pertimbangan tersebut memang mendetail, tetapi studi menunjukkan bahwa hal-hal kecil seperti suhu ruangan berdampak besar pada suasana hati dan konsentrasi.^{[5]XTeliti sumber}
- Sesuai protokol perusahaan, mungkin Anda perlu menyediakan camilan atau minuman panas untuk peserta. Pastikan dahulu dengan manajer agar Anda bisa menyediakan semua yang mereka butuhkan.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Mengajukan Ide atau Proposal

Unduh PDF

1
Lakukan riset. Jika Anda diberi tugas mengerjakan proyek tertentu, atau ingin mengajukan ide atau meminta dana, pastikan Anda sudah “mengerjakan PR” sebelum menghadiri rapat. Misalnya, jika Anda mengajukan ide produk atau strategi pemasaran, lakukan riset dan kumpulkan data demografi audiens, pola pembelanjaan saat ini dan pola yang diproyeksikan, juga grup fokus atau survei yang mendukung permintaan atau relevansi produk atau ide Anda.
- Jika Anda diberi tugas dari manajemen level atas dan tidak yakin apa yang mereka harapkan dari Anda, cek dengan karyawan senior untuk mengetahui informasi apa yang harus Anda siapkan dan bagaimana penyajiannya.
- Cobalah membayangkan Anda berada di posisi pendengar. Tanyakan kepada diri sendiri, jika ada orang yang meminta dana atau persetujuan untuk menerapkan strategi tertentu, informasi apa yang ingin Anda dengar? Dengan kata lain, data seperti apa yang akan membujuk Anda agar meyakini ide atau permintaan produk yang diusulkan?^{[6]XTeliti sumber}
2
Buat salindia (slide) atau materi yang sederhana, tetapi menarik secara visual. Meskipun harus mampu membicarakan data yang disajikan dan menyediakan bukti argumen, Anda juga harus menyediakan representasi visual angka-angka penting, seperti melalui grafik pai, bagan, atau pohon keputusan. Representasi visual tidak hanya menyampaikan informasi kompleks dalam media yang padat dan efisien, tetapi juga cenderung lebih diingat daripada data yang disampaikan secara verbal.^{[7]XTeliti sumber}
- Ada banyak perangkat lunak yang didesain untuk membantu presentasi bisnis. Jadi, cobalah opsi seperti PowerPoint dan SlideDog.
- Pastikan Anda menggunakan fon besar untuk salindia dan poster, minimal 24 poin, dan juga grafik singkat yang jelas dan tidak memenuhi halaman. Anda tentu tidak mengharapkan audiens bingung atau tidak memahami informasi dan relevansinya.^{[8]XTeliti sumber}
Ketika merencanakan presentasi, pikirkan orang seperti apa yang akan menghadiri rapat dan mendengarkan Anda. Apakah mereka anggota tim yang memang bekerja dengan Anda? Jika ya, Anda mungkin tidak perlu mengubah diksi atau nada bicara agar bisa berkomunikasi dengan efektif. Sebaliknya, jika yang menghadiri rapat adalah klien yang tidak Anda kenal atau orang dari departemen lain dan pakar, usahakan menggunakan bahasa dan materi yang sesuai.^{[9]XSumber TepercayaAmerican Psychological AssociationKunjungi sumber}
4
Tulis naskah presentasi. Naskah tersebut tidak perlu dibaca kata per kata karena audiens akan cepat kehilangan minat mendengar pidato monoton.^{[10]XSumber TepercayaNational Conference of State LegislaturesKunjungi sumber} Meskipun demikian, Anda harus menuliskan pikiran dan argumen sebelum rapat dimulai. Walaupun catatan tersebut tidak dibawa, Anda tetap akan mendapat manfaat dari proses menulis dan membaca ulang poin-poin penting sebelum disampaikan kepada orang lain.
- Jika Anda berencana menggunakan naskah, tulis kerangka argumen saja sehingga Anda tidak tergoda untuk membaca keseluruhan catatan.
- Mungkin Anda juga perlu merencanakan interval untuk minum, menceritakan anekdot, berhenti bicara di titik-titik strategis, atau mengganti salindia dan grafis visual.
5
Latih presentasi. Setelah mengumpulkan semua informasi dan materi presentasi yang akan digunakan, lakukan latihan paling tidak sekali. Anda dapat mengatur waktu, melatih kata-kata rumit atau transisi, meluweskan sikap, dan memantapkan persona untuk bicara di depan umum.^{[11]XTeliti sumber}
- Sebaiknya latihan presentasi dilakukan di depan orang lain. Mintalah teman, keluarga, atau rekan kerja mengamati latihan Anda dan memberi umpan balik. Mereka dapat memberi tahu apakah Anda berbicara terlalu cepat, poin apa yang tidak jelas, dan bahkan memberi saran tentang gestur dan volume suara.
6
Pilih pakaian sederhana dan profesional. Meskipun perusahaan atau klien yang Anda hadapi bersifat informal dan santai, Anda harus berpakaian rapi. Pakaian rapi menunjukkan Anda serius menghadiri rapat, sementara pakaian sembrono mengesankan Anda tidak siap walaupun sudah menghabiskan sepanjang malam atau minggu mempersiapkannya. Pakar mode dan bisnis sepakat bahwa pakaian yang paling pantas untuk rapat baik untuk pria maupun wanita adalah setelan.^{[12]XTeliti sumber}
- Warna gelap seperti biru tua atau hitam adalah pilihan terbaik. Jika rapat bersifat informal, Anda boleh tidak memakai dasi atau mengurangi kesan kaku dengan memakai aksesori kasual.
- Jika Anda tidak menemukan pakaian yang cocok, minta saran dari teman atau keluarga. Mereka mungkin memiliki ide tentang cara memadupadankan pakaian atau meminjamkan pakaian mereka sendiri. Atau, sebagai pilihan terakhir, beli celana panjang dan blazer di pusat belanja.
7
Bangun lebih awal. Terlambat bangun dan kemudian terburu-buru berangkat akan membuat saraf Anda tegang dan mengacaukan pikiran. Hindari faktor pengganggu tersebut dengan bangun lebih pagi. Pastikan ada cukup waktu untuk berpakaian, minum kopi, dan menyelesaikan rutinitas pagi tanpa terburu-buru agar pikiran tetap fokus dan positif.^{[13]XTeliti sumber}
- Beberapa ahli berpendapat bahwa ritual, bahkan takhayul yang mungkin tidak begitu masuk akal, berdampak positif pada kinerja. Jadi, meskipun tampaknya konyol, silakan memakai kaus kaki keberuntungan, mendengarkan lagu favorit, atau mencium jimat sebelum berangkat.^{[14]XTeliti sumber}
8
Makan sarapan berprotein tinggi. Studi menunjukkan bahwa sarapan sehat penuh protein memberi dampak besar sepanjang hari. Selain membuat Anda kenyang lebih lama, sarapan berprotein tinggi juga melancarkan metabolisme dan menunjang pemeliharaan otot.^{[15]XSumber TepercayaDairy Council of CaliforniaKunjungi sumber}
- Selain itu, makanan yang kaya akan rami dan asam folat terbukti merangsang fungsi otak. Jadi, makan serealia dan biskuit sarapan dapat membantu Anda untuk bicara lebih lancar dan kreatif selama rapat.^{[16]XTeliti sumber}
9
Bangun pola pikir positif. Setelah menyiapkan materi presentasi, selanjutnya atur pikiran. Anda bisa saja membaca materi atau berlatih lagi, tetapi yang lebih penting, Anda harus memperbaiki suasana hati dan kepercayaan diri. Lakukan melalui cara-cara positif yang memberi semangat. Misalnya, ingat usaha yang sudah Anda curahkan dan bahwa Anda bangga dengan upaya tersebut apa pun yang terjadi nanti dalam rapat.
- Selain itu, cobalah membayangkan Anda tersenyum lega dan senang setelah presentasi. Visualisasi positif seperti itu dapat menimbulkan dampak besar pada performa.^{[17]XTeliti sumber}
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Mengidentifikasi Pertanyaan untuk Pertemuan Informatif

Unduh PDF

1
Pertimbangkan meminta koneksi untuk mengadakan pertemuan informatif. Jika Anda bertemu orang yang memiliki pekerjaan bagus di industri yang Anda minati atau memiliki kenalan atau manajer di firma tempat Anda magang, mungkin Anda menginginkan pertemuan informatif dengan mereka. Pertemuan informatif, yang juga disebut wawancara informasi, adalah pembicaraan dengan referensi atau kenalan yang bisa bertindak sebagai sumber profesional bagi Anda. Anda dapat menanyakan pengalaman mereka, bidang yang mereka geluti, dan saran untuk kandidat yang mencoba masuk ke bidang tersebut.^{[18]XTeliti sumber}
- Ketika mempertimbangkan siapa yang akan diwawancarai atau apakah Anda menginginkan orang tertentu, catat apa yang ingin Anda dapatkan dan informasi seperti apa yang Anda cari. Misalnya, apakah Anda ingin meminta saran strategis tentang materi dalam lamaran kerja, atau ingin mengetahui informasi umum tentang suatu bidang untuk menentukan minat karier dalam bidang tersebut? Jawabannya membantu Anda menentukan siapa yang semestinya diwawancarai dan apakah orang tertentu akan lebih baik.
2
Mintalah persetujuan untuk bertemu. Ketika menyatakan keinginan untuk mewawancarai koneksi atau kenalan, Anda harus menyebutkan kata “pertemuan informatif” atau “wawancara informatif” dengan jelas. Jika tidak spesifik, orang yang bersangkutan mungkin mengharapkan minum-minum santai atau obrolan akrab, kemudian jengkel atau merasa terjebak ketika Anda mulai mengajukan pertanyaan serius.
- Misalnya, jika Anda bertemu seseorang di pesta atau acara formal dan mengobrol sedikit, katakan, “Banyak yang ingin saya tanyakan tentang bidang itu dan pengalaman Anda di sana, maukah Anda minum kopi dengan saya kapan-kapan dalam pertemuan informatif?”
- Jika Anda belum berkesempatan mengajukan permintaan langsung, hubungi via surel atau telepon. Pastikan permintaan Anda singkat dan sopan agar orang yang bersangkutan tidak merasa terbebani dengan permintaan Anda.
3
Pilih tempat dan waktu yang nyaman untuknya. Meskipun mau membantu dengan senang hati, ia telah berbuat baik kepada Anda karena rela meluangkan waktunya yang berharga. Artinya, Anda harus mengusahakan agar pertemuan tersebut nyaman baginya, dan tidak lebih lama dari 15–30 menit.^{[19]XTeliti sumber}
- Tanyakan waktu dan tempat yang ia sukai, misalnya saat makan siang atau setelah jam kerja, dan di kedai kopi atau kantornya.
- Sampaikan juga bahwa walaupun Anda mengharapkan pertemuan langsung, Anda tidak keberatan dengan pembicaraan lewat telepon atau obrolan internet.^{[20]XTeliti sumber} Pertimbangan ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktunya dan tetap senang menerima sedikit bantuan yang ia berikan.
4
Kerjakan PR Anda. Setelah mengatur pertemuan, cari tahu sebanyak mungkin tentang latar belakangnya. Setelah itu, Anda bisa mengetahui cara mendekatinya serta informasi apa yang akan ia berikan. Misalnya, pelajari perjalanan kariernya dan apa proyek dan peran utamanya saat ini.
- Pertanyaan spesifik juga menunjukkan ketertarikan dan antusiasme. Kalimat berbunga-bunga harus dihindari, tetapi pertanyaan seperti, “Manajer saya yang lama cerita bahwa ia banyak belajar banyak dari Anda yang berhasil mengubah minat menjadi perusahaan berkembang, bagaimana Anda memulainya?” merupakan pembukaan yang melancarkan jalan dan cenderung membuat orang mau membantu Anda.
5
Buatlah daftar pertanyaan. Setelah mengidentifikasi tujuan, buat draf rencana pertemuan untuk mencapai tujuan tersebut. Tulis pertanyaan yang ingin Anda ajukan dan urutkan secara strategis. Mulailah dengan pertanyaan umum yang menunjukkan rasa ingin tahu, seperti “Bagaimana Anda mulai di bidang ini?” dan “Proyek apa yang Anda kerjakan saat ini?” Dari sana, lanjutkan dengan pertanyaan spesifik, seperti “Kualifikasi atau keahlian apa yang harus saya tonjolkan dalam lamaran?” atau “Persiapan seperti apa yang harus saya lakukan untuk wawancara?”^{[21]XTeliti sumber}
- Agenda ini tidak perlu dibaca jika Anda merasa canggung, tetapi bawalah agar bisa dicek dan untuk memastikan tidak ada pertanyaan yang terlewat.
6
Susun pernyataan pribadi. Selain mencari informasi dan saran, Anda juga perlu menanamkan kesan positif. Ceritakan latar belakang Anda secara singkat, apa yang membuat Anda unik, dan apa bidang ketertarikan Anda. Ia mungkin akan mengingat Anda jika ada lowongan yang relevan atau ketika bertemu orang yang mungkin dapat membantu Anda.^{[22]XTeliti sumber}
- Supaya efektif, tulis satu paragraf atau daftar fakta diri yang dapat Anda sebutkan pada saat yang tepat dalam pertemuan. Itu akan membuat Anda lebih berkesan, juga menyiapkan Anda untuk menjawab pertanyaan yang mungkin ia ajukan.
Salah satu hal terpenting yang harus Anda lakukan dalam pertemuan informatif adalah mengekspresikan ketertarikan atas saran dan keahlian orang yang diwawancarai. Tunjukkan dengan menyiapkan pulpen dan kertas, dan catat jawabannya, serta siapkan CV untuk berjaga-jaga jika ia meminta. Persiapan ini merupakan indikasi bahwa Anda serius, menghargai keahliannya, dan profesional dalam menerima dan memproses informasi baru.^{[23]XTeliti sumber}
8
Kenakan pakaian profesional. Apabila pertemuan tidak dilaksanakan di kantornya yang resmi, Anda tidak perlu memakai setelan bisnis, tetapi kenakan pakaian rapi dan serasi. Gaun pendek berpotongan sederhana atau kemeja dan celana panjang menunjukkan bahwa Anda rapi dan tertata, juga peduli akan kesan yang ditampilkan terhadap orang lain.^{[24]XTeliti sumber}
- Hindari celana jin, baju kaus, dan sepatu kets karena Anda akan terkesan tidak mau repot-repot mengubah kebiasaan sehari-hari ketika melakukan wawancara.
Iklan