Eine Übergabe im Büro organisieren

Wenn du eine Stelle aufgibst, ist es nicht unwahrscheinlich, dass dein Manager oder Vorgesetzter dich bittet, bei der Übergabe deiner Aufgaben an deinen Nachfolger zu helfen. Dabei organisiert und proaktiv vorzugehen wird helfen, dass die Übergabe für dein Unternehmen reibungslos verläuft und du dich mit einem ausgezeichneten, professionellen Ruf verabschiedest.

Teil 1

Teil 1 von 3:

Die Übergabe organisieren

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Besprich die Übergabe mit deinem Vorgesetzten. Du solltest mit einem ausführlichen Gespräch mit deinem Manager beginnen, um genau festzulegen, wie die Übergabe verlaufen sollte. Je nachdem, worin dein Job besteht und wie dein Manager gerne arbeitet, wirst du vielleicht gebeten, umfassend an der Übergabe mitzuwirken. Das könnte bedeuten, dass dir dein Nachfolger einige Tage oder länger bei der Arbeit zusieht. ^{[1]XForschungsquelle}
- In den meisten Fällen wirst du zumindest ein förmliches Übergabedokument vorbereiten müssen.
- Besprich das mit deinem Manager und finde heraus, wie viel du zu der Übergabe beitragen solltest und worauf du dich dabei konzentrieren solltest.
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Verfasse einen ersten Entwurf deines Übergabedokuments. Sobald du eine klare Vorstellung der Erwartungen des Managers hast, kannst du beginnen, ein Übergabedokument zu entwerfen. Das wird dir helfen, dich zu organisieren und die verschiedenen Aufgaben und die Informationen, die du deinem Nachfolger mitteilen musst, in Kategorien einzuteilen. Dieses Dokument sollte Folgendes enthalten:
- Detaillierte Informationen zu deinen alltäglichen Aktivitäten, Aufgaben und Prioritäten.
- Eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte der Tätigkeit.
- Eine klare Übersicht über das, was von deinem Nachfolger erwartet wird.
- Eine Liste der wichtigsten Dokumente, die deinem Nachfolger übergeben werden. Diese könnten einen bestimmten Vertrag oder ein Arbeitsprogramm enthalten. ^{[2]XForschungsquelle}
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Beende begonnene Projekte. Wenn du weißt, dass du deine Stelle bald verlassen wirst, kann es hilfreich sein, ein bisschen mehr zu arbeiten, um sicherzustellen, dass du deinem Nachfolger keine unvollendeten Projekte übergeben musst. Du wirst Genugtuung empfinden, wenn du das schaffst und es wird deinem Nachfolger den Einstieg erleichtern. Es wird auch dazu beitragen, dass du dich aus deinem Unternehmen im Guten und mit einem exzellenten Ruf verabschiedest. ^{[3]XForschungsquelle}
- Das wird nicht immer möglich sein, aber wenn du Projekte hast, die fast abgeschlossen sind, gib dir ein bisschen zusätzliche Mühe, um sie fertigzustellen.
- Ein neuer Mitarbeiter, der eine Verhandlung übernimmt, die fast abgeschlossen ist, wird Schwierigkeiten haben, den Vertrag abzuschließen, da er nicht mit allen Details darüber vertraut ist.
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Kommuniziere mit deinen Kollegen. Bevor dein Nachfolger seine Tätigkeit aufnimmt solltest du mit deinen Kollegen über die Übergabe sprechen und sie fragen, ob sie denken, dass du irgendetwas besonders betonen solltest. Falls sich ein Problem abzeichnet, das dir noch nicht bewusst war, ist das eine gute Möglichkeit, um es herauszufinden.
- Gerade entstehende Probleme werden dich in deinen letzten Arbeitstagen wahrscheinlich nicht betreffen, aber wenn du über sie Bescheid weißt, kannst du deinen Nachfolger darauf hinweisen.
- Das ist auch eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, dass du gehst und wann. Sag deinen Kollegen über die Übergabephase Bescheid, sodass sie sie berücksichtigen können.
- Deine Produktivität wird in der Übergabephase vielleicht nachlassen, daher ist es rücksichtsvoll, deine Kollegen rechtzeitig darauf hinzuweisen.
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Schreibe ein offizielles Übergabedokument. Der letzte Schritt deiner Vorbereitungen auf die Übergabe ist das Verfassen eines offiziellen Übergabedokuments. Du kannst auf den Entwurf, den du bereits hast, aufbauen, versuche aber, mehr ins Detail zu gehen und alle wichtigen Informationen miteinzubeziehen. Du wirst das Dokument mit deinem Manager und anderen Mitarbeitern, die von der Übergabe betroffen sind, durchsehen müssen. Versuche, dieses Dokument ein paar Tage vor dem Arbeitsbeginn deines Nachfolgers fertigzustellen und es ihm zu senden. Der Inhalt des Dokuments wird je nach Stelle unterschiedlich sein, aber enthält vielleicht einige der folgenden Punkte: ^{[4]XForschungsquelle}
- Eine Liste der Tätigkeiten und einen Zeitplan.
- Informationen über aktuelle Probleme.
- Einen Kalender mit bevorstehenden Ereignissen und Fristen.
- Passwörter und Login-Informationen.
- Eine Liste mit nützlichen Kontakten. ^{[5]XForschungsquelle}
- Eine Anleitung zur Nutzung von Dateien, Ordnern und dem Computersystem.
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Teil 2

Teil 2 von 3:

Die Übergabephase bewältigen

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Gib dir dafür so viel Zeit wie möglich. Wenn dein Nachfolger seine Arbeit antritt, bist du vielleicht immer noch da und wirst gebeten, die Übergabe noch intensiver zu begleiten. Die Länge dieses Zeitraums wird variieren, aber in manchen Fällen wirst du ein paar Tage oder länger Zeit haben, um dem neuen Mitarbeiter zu ermöglichen, seine Aufgaben zu verstehen. Je mehr Zeit du für die Übergabe hast, desto mehr Informationen wirst du im Allgemeinen weitergeben können.
- Es wird bestimmt Dinge geben, an die du nicht gedacht hast und jemanden zu haben, der dir bei der Arbeit zusieht ist ein guter Weg, der Person mit der Vielseitigkeit deiner alltäglichen Aktivitäten vertraut zu machen.
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Überreiche entscheidende Dokumente persönlich. Während der Übergabe ist es sinnvoll, sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen und Dokumente persönlich übergeben werden. Das wird dir helfen, sicherzustellen, dass die wichtigsten Dinge ordnungsgemäß erledigt und die Prioritäten klar definiert wurden. Dokumente persönlich zu übergeben bedeutet, dass komplexe Informationen zur Gänze besprochen werden können, bevor du gehst.
- Wichtige Informationen zu erklären und deinem Nachfolger die Möglichkeit zu geben, dir persönlich Fragen zu stellen ist für eine gute Übergabe entscheidend.
- Diese Gespräche werden dir ermöglichen, Feinheiten und Zusammenhänge zu berücksichtigen, die du sonst vielleicht vergessen hättest. ^{[6]XVertrauenswürdige QuelleOfficial UK government websiteWeiter zur Quelle}
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Gib dir Mühe, zu helfen. Wenn du mit deinem Nachfolger im Büro bist, solltest du immer aufmerksam und proaktiv sein. Bemühe dich, auftretende Probleme zu erkennen und bei ihrer Lösung zu helfen. Dein Nachfolger könnte in den ersten Tagen etwas schüchtern oder zurückhaltend sein, und möchte dich vielleicht nicht mit Fragen belästigen.
- Betone, dass du hier bist, um ihm zu helfen und dass du dich über Fragen freust.
- Auf diese Weise wirst du helfen, eine Situation zu schaffen, in der du dir die Verantwortung für eine gelungene Übergabe mi deinem Nachfolger teilst. ^{[7]XVertrauenswürdige QuelleOfficial UK government websiteWeiter zur Quelle}
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Trefft euch für eine finale Übergabe. Das letzte was du vor deinem Abschied und der Vollendung der Übergabe tun solltest, ist, dich mit deinem Nachfolger zu einem Übergabe-Meeting zu treffen. Bitte deinen Nachfolger, offene Fragen, die er vielleicht hat, sowie Notizen, die er gemacht hat, mitzubringen. Dieses Treffen ist eine großartige Möglichkeit für den neuen Mitarbeiter, sicherzustellen, dass er seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstanden hat.
- Jegliche Unsicherheiten können in diesem Treffen geklärt werden.
- Je nachdem, wo du arbeitest, könnte es vernünftig sein, deinen Manager oder Vorgesetzten ebenfalls zu diesem Meeting einzuladen.
- Du solltest deinen Manager informieren, wann und wo das Meeting stattfinden wird und fragen, ob es irgendetwas gibt, das er hinzufügen möchte. ^{[8]XForschungsquelle}
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Teil 3

Teil 3 von 3:

An die langfristigen Entwicklungen denken

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Betone verfügbare Unterstützung und Weiterbildungsmöglichkeiten. Versuche, die Übergabe als eine Möglichkeit zu betrachten, jemandem die bestmögliche Chance zum Erfolg zu bieten. Du versuchst nicht nur, Aufgaben und deinen Job zu übergeben, sondern trägst zum beruflichen Weiterkommen deines Nachfolgers und dem langfristigen wirtschaftlichen Erfolg deines Arbeitgebers bei. ^{[9]XForschungsquelle}
- Tu dies, indem du auf relevante Weiterbildungsmöglichkeiten, von denen du weißt, hinweist.
- Vielleicht erhieltst du selbst Weiterbildungsmöglichkeiten, um dir die Anpassung zu erleichtern und deine Entwicklung zu fördern, als du die Stelle angetreten hattest.
- Vergiss nicht, deinen Nachfolger auf diese Möglichkeiten hinzuweisen und ihn zu ermutigen, sie zu nutzen.
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Vernachlässige die Firmenkultur nicht. Wenn du Zeit mit der Person verbringst, die deine Stelle übernehmen wird, ist es wichtig, dich nicht nur auf die technischen Aspekte des Jobs zu konzentrieren. Jeder Arbeitsplatz hat ein einzigartiges Arbeitsklima und die Firmenkultur kann für Neulinge zunächst einschüchternd oder verwirrend sein. Achte darauf, dir Zeit zu nehmen, um deinen Nachfolger darüber zu informieren, wie diese Aspekte in deinem Büro gehandhabt werden.
- Führe die Person durch das Büro und stelle sie allen anderen Mitarbeitern vor.
- Achte darauf, die Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters, sowie der bestehenden Mitarbeiter genau anzugeben.
- Wenn die Stellenbeschreibung des neuen Mitarbeiters etwas anders ist als deine oder seine Verantwortlichkeiten und Prioritäten woanders liegen, solltest du bestehende Mitarbeiter unbedingt darauf hinweisen. ^{[10]XForschungsquelle}
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Biete deine Kontaktdaten. Wenn du dir wirklich Mühe geben willst, könntest du dem neuen Mitarbeiter deine Kontaktdaten geben. Du könntest der Person sagen, dass sie dich kontaktieren kann, falls ein großes Problem auftritt oder sie eine kleine Orientierungshilfe braucht. Nicht jeder wird dies gerne tun und es hängt wahrscheinlich von deiner Beziehung zu deinem bisherigen Arbeitgeber ab, ob du deine Kontaktdaten weitergibst.
- Oft kann ein Problem mit einer einfachen E-Mail gelöst werden.
- Nach deinem Ausscheiden aus dem Unternehmen Hilfe anzubieten kann einen guten Eindruck hinterlassen und deinen Ruf stärken helfen. ^{[11]XForschungsquelle}
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