कैसे ऑफिस में हैंडओवर (handover) दें

जब आप नौकरी छोड़ते हैं, तो आपके मैनेजर या सुपरवाइजर आपसे आपके उत्तराधिकारी को हैंडओवर देने को कह सकते हैं | व्यवस्थित और अग्रसक्रिय होने से अपनी पुरानी कंपनी से जाने की आपकी प्रक्रिया आसानी से संभव हो पायेगी और आपकी कार्य-प्रतिष्ठा भी बनी रहेगी |

विधि 1

विधि 1 का 3:

अपना हैंडओवर व्यवस्थित करें

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अपने मैनेजर से हैंडओवर को लेकर चर्चा करें: आपको सबसे पहले अपने मैनेजर के साथ एक विस्तृत चर्चा करनी चाहिए की वो आपसे हैंडओवर किस प्रकार से चाहते हैं | आपके काम और आपके मैनेजर की काम को लेकर अपेक्षाओं पर निर्भर आपको इस हैंडओवर में अपना योगदान करना पड़ सकता है | हो सकता है की नया कर्मचारी कुछ दिन या उससे ज़्यादा तक आपसे मदद की उम्मीद रखे |^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
- अधिकतर मामलों में आपको एक औपचारिक हैंडओवर का डॉक्युमेन्ट तैयार करना होगा |
- इस पर अपने मैनेजर से चर्चा करें और पता करें की आपको कितना योगदान करना है, और आपके हैंडओवर का केंद्र क्या होना चाहिए |
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अपने हैंडओवर डॉक्यूमेंट की एक शुरुआती रूपरेखा बनाएँ: एक बार आपको मैनेजर की उम्मीदों का अंदाज़ा हो जाये तो आप एक ड्राफ्ट हैंडओवर डॉक्यूमेंट बनाने की प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं | इससे आप स्वयं को व्यवस्थित कर सकते हैं, और ये भी आंकलन कर सकते हैं की कौन सी ज़िम्मेदारियाँ और जानकारी आपको हैंडओवर की अवधि में आगे देनी होगी | इस डॉक्यूमेंट में शामिल होना चाहिए:
- दैनिक गतिविधियों, ज़िम्मेदारियों और प्राथमिकताओं की विस्तृत जानकारी |
- इस पद के लिए मुख्य बातों की रूपरेखा |
- एक साफ़ रूपरेखा की आपके उत्तराधिकारी से क्या उम्मीदें हैं |
- कुछ ऐसी ज़रूरी फाइल्स जो हैंडओवर करनी ज़रूरी हैं | इनमें शामिल है कोई खास कॉन्ट्रैक्ट, या पद से जुड़ा कार्यक्रम |^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
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भूल चूक की गुंजाईश कम करें: अगर आपको पता है की आप अपना पद छोड़कर जा रहे हैं, तो थोड़ा मेहनत कर के भूल चूक की गुंजाईश को कम कर दें | ऐसा कर के आपको संतुष्टि होगी, और आप अपने उत्तराधिकारी की भी मदद कर पाएंगे | इससे ये भी सुनिश्चित होगा की आप एक अच्छे सम्बन्ध और कार्य-प्रतिष्ठा के साथ वहां से जाएँ |^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- ये हमेशा संभव नहीं होगा, लेकिन अगर कोई ऐसा काम है जो ख़तम होने ही वाला है, तो थोड़ी मेहनत कर के उसे समाप्त कर लें |
- एक नया व्यक्ति यदि काम की समाप्ति के समय उसकी ज़िम्मेदारी लेगा तो उसे ख़तम करने में तकलीफ होगी, क्योंकि वो उसके सभी मसलों से वाक़िफ़ नहीं होगा |
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अपने सह-कर्मियों से बात करें: आपके उत्तराधिकारी के शुरू करने से ठीक पहले, अपने सह-कर्मियों के साथ बात करें और उनसे पूछे की क्या कोई ऐसी चीज़ है जो वो चाहते हैं की आप हाई-लाइट करें | अगर कोई ऐसा मुद्दा है जिसके बारे में आप अनभिज्ञ हैं, तो ये सच जानकर बदलाव करने का अच्छा समय है |
- मुद्दों के होने से आपके आख़िरी के दिनों पर कोई फ़र्क़ नहीं पड़ेगा, पर अगर आप उनके बारे में जानते हैं तो अपने उत्तराधिकारी को उनसे अवगत करा दें |
- इस से आप सब लोगों को ये भी बता सकते हैं की आप नौकरी छोड़ कर जा रहे हैं और कब | आप अपने सह-कर्मियों को हैंडओवर अवधि के बारे में बताएं, ताकि वो इस बात को अपने ध्यान में रखें |
- हैंडओवर के दौरान आपकी कार्य-क्षमता धीमी हो सकती है, इसलिए अपने सह-कर्मियों को पहले से इस बारे में अवगत कराना अच्छी आदत होती है |
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एक औपचारिक हैंडओवर डॉक्यूमेंट लिखें: आपके हैंडओवर की तैयारी का आखिरी चरण है एक औपचारिक हैंडओवर डॉक्यूमेंट तैयार करना | आप ड्राफ्ट डॉक्यूमेंट पर काम करते हुए, उसमें और अहम जानकारी शामिल कर सकते हैं | आपको ये डॉक्यूमेंट अपने मैनेजर और अन्य ऐसे सह-कर्मियों के साथ बांटना होगा जिन पर आपके जाने से फ़र्क़ पड़ेगा | इसे ख़त्म कर अपने उत्तराधिकारी को उनके शुरुआत करने के कुछ दिन पहले दे दें | इस में जो भी शामिल होगा वो पद पर निर्भर होगा, पर आम तौर पर ये चीज़ें लिखें:^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- गतिविधियों की सूची और समय सारणी |
- मौजूदा मुद्दों का आवलोकन
- आने वाली डेडलाइंस और घटनाओं का कैलेंडर |
- पासवर्ड और लॉगिन जानकारी |
- उपयोगी कॉन्टेक्ट्स की सूची |^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- कंप्यूटर सिस्टम पर फाइल्स और फ़ोल्डर्स को नैविगेट करने के निर्देश |

विधि 2

विधि 2 का 3:

हैंडओवर अवधि को मैनेज करना

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जितना समय लेना चाहें ले लें: जब आपका उत्तराधिकारी नौकरी शुरू करेगा, आप वहां हो सकते हैं और आपसे पूरी तरह से हैंडओवर देने को कहा जा सकता है | इसको करने की अवधि बढ़ या घट सकती है, पर कई मौक़ों पर आपको कुछ दिन या उससे ज़्यादा समय लगेगा ताकि नया व्यक्ति अपने काम को सही से समझ ले | आम तौर पर आप हैंडओवर के लिए जितना ज़्यादा समय मौजूद होंगे, उतनी ही ज़्यादा जानकारी आप आगे लोगों को जारी कर पाएंगे |
- ऐसी कई चीज़ें हो सकती है जिनके बारे में आप भूल गए हैं, और अगर कोई आपके साथ काम करेगा तो आप उसको अपने दिन भर की गतिविधियों से ज़्यादा बेहतर तरीके से अवगत करा सकते हैं |
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ज़रूरी डॉक्युमेंट्स खुद हैंडओवर करें: हैंडओवर के दौरान, डाटा और डॉक्यूमेंटेशन के सभी ज़रूरी हिस्सों को खुद हैंडओवर करना एक अच्छी आदत होती है | इससे आप ये सुनिश्चित कर पाते हैं की सबसे ज़रूरी मुद्दों को अहमियत दी गयी है और सभी प्राथमिकताएं सही प्रकार से समझायी गयी हैं | डॉक्युमेंट्स आमने सामने देने से ये सुनिश्चित होता है की जाने से पहले आपने सभी अहम मुद्दों पर पूरी तरह से चर्चा कर ली है |
- अहम जानकारी समझाने का ये मौका, और आपके उत्तराधिकारी का आपसे सीधे से सवाल पूछना अच्छे हैंडओवर के लिए ज़रूरी है |
- ये आपको इस बात का भी मौका देगा की आप चर्चा में ऐसी बातों पर ध्यान दे दें जिनको पहले नज़रअंदाज़ कर दिया गया है |^{[६]Xविश्वसनीय स्त्रोतOfficial UK government websiteस्त्रोत (source) पर जायें}
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मदद करने की कोशिश करें: अगर आप दफ्तर में अपने उत्तराधिकारी के साथ हैं तो हमेशा ध्यान केंद्रित कर उसकी मदद करने की कोशिश करें | अगर कोई समस्या बार बार उठ रही है तो कोशिश करके उसका समाधान कर दें | आपका उत्तराधिकारी शुरुआत के दिनों में थोड़ा डर या शर्म महसूस कर, आपसे सवाल पूछने से क़तरा सकता है |
- ये सुनिश्चित कर दें की आप उसकी मदद करने के लिए वहां हैं, और आप ऐसे प्रश्नों का स्वागत करते हैं |
- ऐसा करके, आप ऐसी स्थिति को सुहावना बना रहे हैं जहाँ हैंडओवर की ज़िम्मेदारी आप और आपके उत्तराधिकारी के ऊपर है |^{[७]Xविश्वसनीय स्त्रोतOfficial UK government websiteस्त्रोत (source) पर जायें}
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एक आख़िरी हैंडओवर मीटिंग करें: अपना हैंडओवर पूरा करके हमेशा के लिए जाने से पहले, आप अपने उत्तराधिकारी के साथ आख़िरी हैंडओवर मीटिंग करना चाहेंगे | उनसे कहें की वह ऐसे सब सवाल और नोट्स लिख लाएं जो उनके मन में हैं | ये मीटिंग ये जानने का अच्छा मौका है की व्यक्ति अपनी ज़िम्मेदारियाँ और पद के कार्यों को सही से समझ पाया है |
- मन में पैदा कोई भी दुविधा मीटिंग में साफ़ हो जाएगी |
- आप जहाँ काम करते हैं उस पर निर्भर, मीटिंग के लिए अपने मैनेजर और सुपरवाइजर को बुलाना एक अच्छा फैसला हो सकता है |
- आपको अपने मैनेजर को ये ज़रूर बताना चाहिए की मीटिंग कब और कहाँ हो रही है, और क्या वो इस मीटिंग में कुछ और जानना चाहते हैं |^{[८]Xरिसर्च सोर्स}

विधि 3

विधि 3 का 3:

लम्बे समय के लिए मदद करने के बारे में सोचें

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मौजूदा सपोर्ट और ट्रेनिंग के बारे में बताएं: इस हैंडओवर को एक मौका समझिये जहाँ आप किसी को सफल होने में उत्तम रूप से मदद कर सकते हैं | आप सिर्फ ज़िम्मेदारियाँ और काम नहीं हैंडओवर कर रहे हैं, बल्कि अपने उत्तराधिकारी के व्यावसायिक विकास को बढ़ावा दे अपने पूर्व एम्प्लॉयर की सहायता कर रहे हैं |^{[९]Xरिसर्च सोर्स}
- ऐसा करने के लिए अगर कोई उससे जुडी ट्रेनिंग के मौके हों तो उनका ज़िक्र करें |
- शायद जब आपने ये काम शुरू किया था, आपको इस काम की ज़िम्मेदारियों को समझने के लिए ट्रेनिंग का सामान दिया गया |
- इसके बारे में अपने उत्तराधिकारी को बताएं, और उनसे इससे जुडी संभावनाएं समझने के लिए प्रोत्साहित करें |
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कार्य शैली को नज़रअंदाज़ नहीं करें: अगर आप उस व्यक्ति के साथ समय बिता रहे हैं जो आपका स्थान ले रहा है, तो ये ज़रूरी है की आप सिर्फ काम से जुड़े तकनीकी पहलुओं पर ही बात नहीं करें | हर स्थान का एक अलग काम का वातावरण और माहौल होता है जो किसी नए व्यक्ति को डरा या भ्रमित कर सकता है | ध्यान से थोड़ा वक़्त निकाल कर उस व्यक्ति को ऑफ़िस के काम करने की प्रक्रिया समझाएं |
- उन्हें ऑफ़िस में घुमाएं और सब लोगों से पहचान कराना नहीं भूले |
- ध्यान रहे की आप नए एम्प्लॉई और पुराने एम्प्लॉईज़ की ज़िम्मेदारियाँ सही से समझा दें |
- अगर नए व्यक्ति की कार्य ज़िम्मेदारियाँ आपसे थोड़ी सी अलग हैं, या उनकी ज़िम्मेदारियाँ और प्राथमिकता कहीं और केंद्रित हैं, तो मौजूदा स्टाफ को उससे अवगत ज़रूर कराएं |^{[१०]Xरिसर्च सोर्स}
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अपने कॉन्टैक्ट डिटेल्स दे दें: अगर आप ज़्यादा सहायता करना चाहते हैं, तो आप नए कर्मचारी को अपने कॉन्टैक्ट डिटेल्स दे सकते हैं | आप उससे कह सकते हैं की अगर कोई बड़ी समस्या है या उन्हें कोई सुझाव चाहिए तो वो आपको संपर्क कर सकते हैं | ऐसा सब लोग नहीं करते हैं और ये आपके अपने पुराने एम्पलॉयर के साथ रिश्ते के ऊपर निर्भर होता है |
- कई बार समस्या का हल आसान ईमेल से भी निकल जाता है |
- जाने के बाद भी मदद का वादा करने से आपकी छवि बेहतर होगी और प्रतिष्ठा में वृद्धि होगी |^{[११]Xरिसर्च सोर्स}

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विश्वसनीय स्त्रोत

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