Cách để Bàn giao công việc nơi công sở

Khi bạn thôi nắm giữ một chức vụ, nhiều khả năng người quản lý hoặc hướng dẫn trực tiếp sẽ yêu cầu bạn hỗ trợ bàn giao công việc cho người kế nhiệm. Tính gọn gàng và chủ động sẽ đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, đồng thời bạn sẽ rời đi một cách hoàn hảo và chuyên nghiệp.

Phần 1

Phần 1 của 3:

Tổ chức quá trình bàn giao

Tải về bản PDF

1
Thảo luận về quá trình bàn giao với người quản lý. Bạn nên bắt đầu bằng một cuộc trao đổi chi tiết với người quản lý để xác định cách thức bàn giao họ mong muốn. Tùy thuộc vị trí của bạn và phong cách làm việc của người quản lý, bạn có thể được yêu cầu hỗ trợ toàn diện quá trình bàn giao. Người kế nhiệm có thể sẽ quan sát bạn làm việc trong vài ngày hoặc lâu hơn.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Trong phần lớn trường hợp, ít nhất bạn sẽ phải chuẩn bị một văn bản bàn giao chính thức.
- Trao đổi với người quản lý và xác định mức độ đóng góp của bạn cũng như trọng tâm của quá trình bàn giao.
2
Lên dàn ý văn bản bàn giao. Khi đã hiểu rõ kỳ vọng của người quản lý, bạn có thể viết nháp văn bản bàn giao. Việc này sẽ giúp bạn sắp xếp công việc của bản thân, phân loại những nhiệm vụ và thông tin mà bạn cần bàn giao trong giai đoạn này. Văn bản bàn giao nên bao gồm:
- Chi tiết các hoạt động, nhiệm vụ và ưu tiên hàng ngày.
- Mô tả những điểm chính yếu liên quan tới vị trí công việc.
- Mô tả rõ ràng những kỳ vọng đối với người kế nhiệm.
- Một danh sách những tài liệu quan trọng cần bàn giao. Những tài liệu này có thể bao gồm một bản hợp đồng cụ thể hoặc chương trình công tác.^{[2]XNguồn nghiên cứu}
3
Xử lý những công việc còn lại. Nếu bạn biết mình sẽ sớm nghỉ việc, việc nỗ lực hơn đôi chút để xử lý những công việc tồn đọng sẽ có ích cho bạn. Bạn không chỉ thỏa mãn khi hoàn thành công việc mà còn giúp được người kế nhiệm có một khởi đầu mới mẻ. Cách này cũng giúp bạn rời đi một cách tốt đẹp và giữ được tiếng tốt.^{[3]XNguồn nghiên cứu}
- Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, nhưng nếu bạn đang sắp hoàn thiện việc nào đó, hãy cố thêm một chút để xử lý chúng dứt điểm.
- Khi đối mặt với những công việc sắp hoàn thiện, người mới có thể gặp khó khăn để xử lý chúng, bởi họ chưa quen với tất cả các yếu tố phức tạp trong công việc.
4
Trao đổi với đồng nghiệp. Trước khi người kế nhiệm bắt đầu, hãy dành thời gian trò chuyện với đồng nghiệp về quá trình bàn giao và hỏi họ liệu có điều gì bạn nên lưu ý trong giai đoạn này. Nếu có vấn đề mới phát sinh mà bạn không biết tới, đây là cơ hội để trao đổi và tìm hiểu về chúng.
- Các vấn đề mới phát sinh nhiều khả năng sẽ không ảnh hưởng tới những ngày cuối cùng của bạn, nhưng bạn có thể trao đổi với người kế nhiệm nếu bạn biết về chúng.
- Đây cũng là cơ hội để mọi người biết được về việc bạn từ chức cũng như thời điểm bạn rời đi. Hãy cho đồng nghiệp biết về quá trình bàn giao để họ lưu tâm đến giai đoạn này.
- Hiệu suất làm việc của bạn thường sẽ chậm lại trong quá trình bàn giao, vì vậy sẽ tốt hơn nếu bạn báo trước với đồng nghiệp.
5
Soạn thảo văn bản bàn giao chính thức. Bước cuối cùng của giai đoạn chuẩn bị bàn giao là hoàn thiện một văn bản bàn giao chính thức. Bạn có thể dựa trên bản nháp trước đó, nhưng hãy cố gắng làm rõ và cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng. Bạn sẽ phải giải trình văn bản này với người quản lý và bất kỳ nhân viên nào bị tác động bởi nội dung văn bản. Hãy hoàn thành việc này và gửi văn bản tới người kế nhiệm ít nhất vài ngày trước khi họ bắt đầu. Nội dung văn bản bàn giao sẽ khác nhau tùy thuộc vị trí công việc, nhưng chúng có thể bao gồm những ý sau:^{[4]XNguồn nghiên cứu}
- Danh sách và thời gian biểu của các hoạt động.
- Mô tả ngắn gọn những vấn đề còn tồn đọng.
- Lịch trình những sự kiện và hạn chót sắp tới.
- Mật khẩu và thông tin đăng nhập.
- Danh sách đầu mối liên lạc hữu ích.^{[5]XNguồn nghiên cứu}
- Hướng dẫn tìm kiếm tài liệu và thư mục trên máy tính.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 3:

Quản lý giai đoạn bàn giao

Tải về bản PDF

1
Dành nhiều thời gian hết mức có thể cho việc bàn giao. Khi người kế nhiệm bắt đầu công việc, bạn có thể vẫn chưa nghỉ làm và được yêu cầu bàn giao một cách hoàn thiện hơn. Độ dài khoảng thời gian này không cố định, tuy nhiên trong một số trường hợp, bạn sẽ có vài ngày hoặc lâu hơn để giúp người mới nắm bắt công việc. Thông thường, thời gian cho quá trình bàn giao càng nhiều thì bạn càng cung cấp được thêm thông tin cho người kế nhiệm.
- Sẽ có những thứ bạn quên không đề cập, và việc người mới quan sát bạn là cách tốt để họ tiếp cận với sự đa dạng của những hoạt động hàng ngày.
2
Trực tiếp bàn giao những tài liệu quan trọng. Trong quá trình này, một thói quen tốt là đảm bảo tất cả những dữ liệu và tài liệu quan trọng được trực tiếp chuyển giao. Điều này giúp bạn chắc chắn rằng những công việc quan trọng nhất sẽ được xử lý một cách phù hợp và các ưu tiên được đề ra rõ ràng. Trực tiếp bàn giao văn bản cũng đồng nghĩa với việc những thông tin phức tạp được thảo luận đầy đủ trước khi bạn rời đi.
- Cơ hội để giải thích những thông tin chính yếu và để người kế nhiệm trực tiếp đặt câu hỏi cho bạn là yếu tố quan trọng cho quá trình bàn giao thành công.
- Đây cũng là cơ hội để bạn giải thích về sắc thái và ngữ cảnh của những cuộc thảo luận mà có thể đã bị bỏ qua.^{[6]XNguồn tin đáng tin cậyOfficial UK government websiteĐi tới nguồn}
3
Cố gắng giúp đỡ. Nếu bạn và người kế nhiệm còn làm việc cùng nhau, bạn nên chu đáo và chủ động giúp đỡ. Hãy cố gắng xác định những vấn đề phát sinh và hỗ trợ giải quyết chúng. Người kế nhiệm có thể ngại ngùng hoặc lo lắng đôi chút trong những ngày đầu tiên, và sẽ không muốn làm phiền bạn với những câu hỏi của mình.
- Đảm bảo bạn đã làm rõ rằng mình muốn giúp đỡ và khuyến khích đặt câu hỏi.
- Bằng cách này, trách nhiệm bàn giao sẽ được chia sẻ giữa bạn và người kế nhiệm.^{[7]XNguồn tin đáng tin cậyOfficial UK government websiteĐi tới nguồn}
4
Họp bàn giao lần cuối. Việc cuối cùng bạn cần làm trước khi rời đi và hoàn tất quá trình bàn giao là tổ chức một buổi họp bàn giao đầy đủ với người kế nhiệm. Yêu cầu người kế nhiệm chuẩn bị những câu hỏi mà họ còn vướng mắc cũng như những ghi chép của họ. Buổi họp này là cơ hội tốt để người mới đảm bảo rằng họ đã hiểu vị trí và trách nhiệm của bản thân.
- Những điều mà người kế nhiệm còn chưa chắc chắn có thể được làm rõ trong buổi họp.
- Tùy thuộc nơi làm việc, việc mời người quản lý hoặc hướng dẫn trực tiếp tham dự buổi họp bàn giao có thể là một ý hay.
- Bạn nên thông báo cho người quản lý về thời gian và địa điểm cuộc họp, đồng thời hỏi liệu họ có muốn bổ sung thêm điểm nào vào nội dung cuộc họp hay không.^{[8]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 3:

Suy nghĩ về sự phát triển dài hạn

Tải về bản PDF

1
Nhấn mạnh công tác hỗ trợ và đào tạo sẵn có. Hãy coi quá trình bàn giao là dịp để bạn thực sự giúp đỡ ai đó đạt được cơ hội thành công tốt nhất. Bạn không chỉ chuyển giao nhiệm vụ và công việc, mà còn giúp người kế nhiệm trưởng thành về mặt chuyên môn và hỗ trợ nơi làm việc cũ phát triển lâu dài.^{[9]XNguồn nghiên cứu}
- Hãy chỉ ra những cơ hội đào tạo phù hợp mà bạn biết tới.
- Có lẽ trước đây khi mới bắt đầu công việc, bạn cũng đã được đào tạo để thích nghi và phát triển.
- Đảm bảo rằng bạn đề cập điều đó với người kế nhiệm, và khuyến khích họ tìm hiểu về những khả năng này.
2
Đừng bỏ qua văn hóa nơi công sở. Nếu bạn đang dành thời gian với người sẽ thay thế mình, đừng chỉ tập trung vào những khía cạnh chuyên môn trong công việc. Mỗi nơi có một môi trường làm việc và văn hóa đặc trưng, điều đó có thể khiến người mới lo lắng hay bối rối. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ dành thời gian để chia sẻ cho người mới sự thật về cách thức vận hành của nơi làm việc.
- Cố gắng đưa họ đi quanh nơi làm việc và giới thiệu họ với từng người.
- Đảm bảo bạn đã trao đổi rõ ràng về vị trí của người mới cũng như những nhân viên hiện tại.
- Nếu bản mô tả công việc của người mới có đôi chút khác biệt so với công việc của bạn, hoặc những trách nhiệm và ưu tiên của họ có trọng tâm khác, hãy đảm bảo những nhân viên hiện tại cũng biết được điều này.^{[10]XNguồn nghiên cứu}
3
Cung cấp thông tin liên lạc của bạn. Nếu bạn thực sự muốn hoàn thành công việc này trên mức yêu cầu, bạn có thể chia sẻ thông tin liên lạc của bản thân cho người kế nhiệm. Họ có thể liên hệ với bạn khi có một vấn đề nghiêm trọng hoặc khi họ cần chỉ dẫn đôi chút. Không phải ai cũng vui vẻ khi làm vậy, và điều đó cũng tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người sử dụng lao động cũ.
- Thông thường, một email đơn giản sẽ giải quyết được vấn đề.
- Việc sẵn sàng giúp đỡ ngay cả khi bạn đã nghỉ sẽ tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn có tiếng tốt.^{[11]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo