วิธีการ ส่งมอบงานต่อ

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

จัดระเบียบงานส่งมอบ

จัดการเรื่องต่างๆ ในช่วงส่งมอบงาน

คิดถึงการพัฒนาในระยะยาว

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้ออ้างอิง

เมื่อคุณลาออกจากตำแหน่ง เป็นไปได้ว่าผู้จัดการหรือหัวหน้าอาจขอให้คุณช่วยอยู่ต่อในช่วงส่งมอบงานให้กับคนที่จะมารับตำแหน่งต่อจากคุณ การเป็นคนมีระเบียบและทำงานเชิงรุกจะช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่าบริษัทจะผ่านช่วงเปลี่ยนผ่านไปได้อย่างราบรื่น และคุณก็จะออกจากตำแหน่งด้วยชื่อเสียงด้านการทำงานที่เป็นเลิศ

ขั้นตอน

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 3:

จัดระเบียบงานส่งมอบ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   พูดคุยเรื่องการส่งมอบงานกับผู้จัดการ. คุณควรเริ่มจากการเข้าไปปรึกษากับผู้จัดการอย่างละเอียดเพื่อให้รู้ว่าเขาต้องการให้คุณจัดการเรื่องการส่งมอบงานอย่างไร คุณอาจจะต้องจัดการเรื่องการส่งมอบงานต่อมากหน่อยแล้วแต่ว่างานและผู้จัดการของคุณอยากให้งานออกมาเป็นอย่างไร ซึ่งอาจจะรวมถึงการให้คนใหม่เข้ามาดูการทำงานของคุณสัก 2-3 วันหรือนานกว่านั้นด้วย

   • ในกรณีส่วนใหญ่อย่างน้อยคุณจะต้องเตรียมเอกสารส่งมอบงานอย่างเป็นทางการ
   • ปรึกษากับผู้จัดการเพื่อให้รู้ว่าผู้จัดการคาดหวังให้คุณทำมากน้อยแค่ไหน และอยากให้งานส่งมอบเน้นเรื่องอะไร
2. 
   2
   วางโครงร่างเอกสารส่งมอบงานคร่าวๆ. พอคุณรู้ชัดเจนแล้วว่าสิ่งที่ผู้จัดการคาดหวังคืออะไร คุณก็เริ่มเขียนเอกสารส่งมอบงานคร่าวๆ ขึ้นมาได้เลย ซึ่งจะช่วยให้คุณได้จัดระเบียบตัวเอง เขียนรายการภาระงาน และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะต้องแจ้งให้คนใหม่ทราบในช่วงส่งมอบงาน เอกสารที่ว่านี้อาจเป็น

   • ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่คุณทำในแต่ละวัน ภาระงาน และลำดับความสำคัญของงานอย่างละเอียด
   • โครงร่างจุดสำคัญของตำแหน่งงาน
   • โครงร่างที่ชัดเจนว่าผู้ที่มารับงานต่อจะต้องรับความคาดหวังอะไรบ้าง
   • รายการไฟล์สำคัญที่จะต้องส่งต่อ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลการติดต่อหรือโปรแกรมการทำงานเฉพาะ
3. 
   3
   อุดรอยรั่วให้หมด. ถ้าคุณรู้ว่าคุณจะออกจากตำแหน่งในเร็ววันนี้ การทำงานเพิ่มอีกสักนิดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอุดรอยรั่วทั้งหมดไว้แล้วอาจเป็นประโยชน์กับคุณ เพราะคุณจะรู้สึกดีที่ทำงานนี้สำเร็จ และยังได้ช่วยให้คนที่มารับตำแหน่งต่อจากคุณได้เริ่มต้นใหม่แบบไม่มีอะไรค้างคาด้วย การทำเช่นนี้ยังทำให้คุณจากไปด้วยดีและได้ชื่อเสียงที่ดีติดตัวไปด้วย

   • คุณอาจจะไม่สามารถทำได้ในทุกกรณี แต่ถ้าคุณมีสิ่งที่เกือบจะทำเสร็จแล้ว ก็ให้พยายามมากอีกสักหน่อยเพื่อจัดการให้เสร็จ
   • คนที่เข้ามารับตำแหน่งต่อตอนที่งานใกล้จะเสร็จแล้วอาจจะมีปัญหาในการปิดงานได้เพราะว่าเขาไม่คุ้นเคยรายละเอียดที่ซับซ้อนต่างๆ
4. 
   4
   พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน. ก่อนที่คนที่มารับงานต่อจะเริ่มงาน พยายามหาเวลาคุยกับเพื่อนร่วมงานเรื่องการส่งมอบงานและถามเพื่อนร่วมงานว่ามีเรื่องไหนที่เขาคิดว่าคุณควรเน้นเป็นพิเศษบ้าง ถ้ามีประเด็นเกิดขึ้นใหม่ที่คุณยังไม่รู้ ก็ถือเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้สอบถามและหาข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้

   • ประเด็นที่เพิ่งเกิดขึ้นใหม่น่าจะไม่กระทบกับการทำงานในวันท้ายๆ ของคุณ แต่ถ้าคุณรู้เรื่องนี้ก่อนคุณก็จะสามารถแจ้งเรื่องนี้กับคนที่มารับงานต่อได้
   • นี่ยังเป็นโอกาสดีที่คุณจะแน่ใจได้ด้วยว่าทุกคนรู้ว่าคุณกำลังจะออกและจะออกเมื่อไหร่ บอกให้เพื่อนร่วมงานทราบเรื่องช่วงส่งมอบงานเพื่อที่เขาจะได้เก็บเรื่องนี้ไปพิจารณา
   • ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณมักจะน้อยลงในช่วงส่งมอบงาน เพราะฉะนั้นคุณจึงควรแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบไว้ก่อนล่วงหน้า
5. 
   5
   เขียนเอกสารส่งมอบงานฉบับทางการ. ขั้นตอนสุดท้ายของการเตรียมตัวส่งมอบงานก็คือการเขียนเอกสารส่งมอบงานฉบับทางการให้เสร็จ คุณอาจจะปรับจากเอกสารฉบับร่างก็ได้ แต่พยายามอธิบายให้ละเอียดและเขียนข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดลงไป คุณจะต้องพูดคุยเรื่องเอกสารนี้กับผู้จัดการและพนักงานหลักคนอื่นๆ ที่จะได้รับผลกระทบจากเรื่องนี้ด้วย พยายามจัดทำเอกสารให้สมบูรณ์และส่งให้ผู้ที่มารับช่วงต่ออย่างน้อย 2-3 วันก่อนกำหนดเริ่มงาน เนื้อหาในเอกสารจะแตกต่างกันไปแล้วแต่งาน แต่อาจจะมีเนื้อหาดังต่อไปนี้

   • รายการตารางการทำงาน
   • สรุปประเด็นที่เกิดขึ้น
   • ปฏิทินงานที่กำลังจะเกิดขึ้นและกำหนดส่งงาน
   • รหัสผ่านและข้อมูลการล็อกอิน
   • รายการรายชื่อติดต่อที่เป็นประโยชน์
   • วิธีการหาไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ ในระบบคอมพิวเตอร์
   โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 3:

จัดการเรื่องต่างๆ ในช่วงส่งมอบงาน

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   อยู่ให้ได้นานที่สุด. เมื่อคนที่เข้ามารับตำแหน่งต่อเริ่มงานที่ออฟฟิศ คุณอาจจะต้องอยู่คอยช่วยก่อนและเขาอาจจะขอให้คุณส่งมอบงานที่สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น ระยะเวลาที่คุณอยู่ต่ออาจแตกต่างกันไป แต่ในบางกรณีคุณอาจจะอยู่ต่ออีก 2-3 วันหรือนานกว่านั้นเพื่อช่วยให้คนที่มาใหม่เข้าใจระบบการทำงานมากยิ่งขึ้น โดยทั่วไปแล้วยิ่งคุณมีเวลาในการส่งมอบงานอย่างสมบูรณ์มากเท่าไหร่ คุณก็จะสามารถส่งต่อข้อมูลได้มากเท่านั้น

   • มันจะต้องมีเรื่องที่คุณลืมบอกอยู่แล้ว และการมีคนมาคอยดูการทำงานของคุณก็เป็นวิธีที่ดีที่เขาจะได้เห็นกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำในแต่ละวัน
2. 
   2
   ส่งมอบเอกสารสำคัญด้วยตัวเอง. ในช่วงส่งมอบงาน การจัดการข้อมูลและการจัดเตรียมเอกสารสำคัญให้ครบถ้วนและส่งมอบด้วยตนเองถือเป็นสิ่งที่ควรปฏิบัติ เพราะจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณได้จัดการกับสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างเหมาะสมแล้วและมีการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างชัดเจน การส่งมอบเอกสารต่อหน้ายังเปิดโอกาสให้คุณได้พูดคุยเกี่ยวกับข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างครบถ้วนก่อนไปอีกด้วย

   • โอกาสในการได้อธิบายข้อมูลสำคัญ และการที่คนที่มารับตำแหน่งต่อจะได้ถามคำถามกับคุณได้โดยตรงถือเป็นสิ่งสำคัญของการส่งมอบงานที่ดี
   • และนี่ยังเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้พูดคุยเกี่ยวกับความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ และบริบทที่คุณอาจมองข้ามไปหากไม่ได้คุยกัน
3. 
   3
   พยายามช่วยเหลือ. ถ้าคุณอยู่ในออฟฟิศกับคนที่มารับตำแหน่งต่อ คุณจะต้องคอยเอาใจใส่และพร้อมตลอดเวลา พยายามอธิบายและช่วยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น คนที่มารับตำแหน่งต่อจากคุณอาจจะเขินอายนิดหน่อยหรือรู้สึกกลัวๆ ในวันแรกๆ และอาจจะไม่อยากถามโน่นถามนี่คุณมากนัก

   • คุณต้องแสดงออกให้ชัดเจนว่าคุณอยู่ตรงนี้เพื่อช่วยเขา และคุณยินดีที่จะตอบคำถาม
   • การทำเช่นนี้จะเป็นการช่วยทำให้สถานการณ์ที่ต้องมีการส่งมอบงานเป็นการแบ่งเบาความรับผิดชอบกันระหว่างคุณกับผู้ที่มารับตำแหน่งต่อ
4. 
   4
   ประชุมส่งมอบงานครั้งสุดท้าย. สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำก่อนออกจากตำแหน่งและส่งมอบงานอย่างเสร็จสมบูรณ์ก็คือการประชุมส่งมอบงานครั้งสุดท้ายกับคนที่มารับตำแหน่งต่อ ให้คนที่มารับตำแหน่งต่อนำเอกสารมาพร้อมกับคำถามสำคัญๆ และโน้ตที่เขาเขียนไว้ การประชุมครั้งนี้เป็นโอกาสดีที่คนใหม่จะมั่นใจได้ว่าเขาเข้าใจบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเองจริงๆ

   • ความไม่แน่ใจต่างๆ จะได้รับความกระจ่างในระหว่างการประชุม
   • การเชิญผู้จัดการหรือหัวหน้ามาเข้าร่วมประชุมด้วยอาจเป็นสิ่งที่ควรทำ แล้วแต่ว่าคุณทำงานที่ไหน
   • คุณต้องแจ้งผู้จัดการว่าคุณจะประชุมที่ไหนเมื่อไหร่ และถามเขาว่ามีอะไรที่เขาอยากจะเพิ่มเติมหรือไม่
   โฆษณา

ส่วน 3

ส่วน 3 ของ 3:

คิดถึงการพัฒนาในระยะยาว

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เน้นการสนับสนุนและการฝึกอบรมที่มีอยู่. พยายามคิดว่าการส่งมอบงานครั้งนี้คือโอกาสที่คุณจะได้ช่วยให้คนๆ หนึ่งมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จริงๆ คุณไม่ได้แค่พยายามส่งต่อภาระและงานที่มีอยู่ แต่คุณยังมองในเรื่องของความก้าวหน้าด้านหน้าที่การงานของคนที่จะมารับช่วงต่อและความสำเร็จในระยะยาวของเจ้านายเก่าคุณด้วย

   • คุณสามารถทำเช่นนี้ได้โดยการบอกโอกาสการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องที่คุณรู้ว่ามีอยู่
   • เป็นไปได้ว่าตอนที่คุณเริ่มงานนี้ คุณอาจจะผ่านโปรแกรมการฝึกอบรมที่ช่วยให้คุณสามารถปรับตัวและพัฒนาตัวเองได้
   • อย่าลืมบอกเรื่องนี้กับคนที่มารับตำแหน่งต่อ และสนับสนุนให้เขาสำรวจความเป็นไปได้ต่างๆ
2. 
   2
   อย่าละเลยวัฒนธรรมการทำงาน. ถ้าคุณได้มีเวลาอยู่กับคนที่จะเข้ามาแทนตำแหน่งคุณสักระยะ คุณจะต้องไม่เน้นไปที่ด้านเทคนิคของการทำงานเพียงอย่างเดียว เพราะแต่ละที่มีสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมการทำงานที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งมันอาจสร้างความหวาดกลัวหรือความสับสนให้กับคนที่เพิ่งเข้ามาใหม่ได้ คุณต้องแบ่งเวลาเพื่อบอกให้คนใหม่รู้ข้อเท็จจริงที่สำคัญว่าออฟฟิศนี้ทำงานกันอย่างไร

   • พยายามหาโอกาสพาคนที่มาใหม่เดินรอบออฟฟิศและแนะนำให้ทุกคนรู้จัก
   • อย่าลืมระบุหน้าที่ของพนักงานใหม่และพนักงานเดิมให้ชัดเจน
   • ถ้าลักษณะงานของคนที่มาใหม่ต่างจากของคุณเล็กน้อย หรือเน้นความรับผิดชอบและมีลำดับความสำคัญของงานที่ต่างไปจากเดิม คุณต้องแจ้งให้พนักงานเดิมทราบเรื่องนี้ด้วย
3. 
   3
   ให้ข้อมูลติดต่อ. ถ้าคุณอยากจะช่วยเหลือเพิ่มเติมจริงๆ คุณอาจจะให้ข้อมูลติดต่อกับพนักงานใหม่ไว้ คุณอาจจะบอกเขาว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้ถ้ามีปัญหาใหญ่ๆ เกิดขึ้นหรือต้องการแนวทางเล็กน้อย แต่ไม่ใช่ทุกคนที่เต็มใจจะทำแบบนี้ และมันมักจะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเจ้านายเก่าด้วย

   • ส่วนมากแค่ส่งเมลหากันธรรมดาก็น่าจะช่วยแก้ปัญหาได้แล้ว
   • การเสนอความช่วยเหลือหลังจากที่คุณออกมาแล้วยังสร้างความประทับใจที่ดีและยังช่วยเพิ่มชื่อเสียงในทางที่ดีของคุณด้วย
   โฆษณา