كيفية وضع خطة إدارية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تصف الخطط الإدارية آلية الإدارة وآلية سير العمل داخل المؤسسات أو الشركات. تسمح لك كتابة خطة الإدارة بإضفاء الطابع الرسمي على هيكل الإدارة والعمليات في شركتك، كما أنها تضمن أن يكون الجميع على نفس المذهب في العمل، وأن أهدافك سوف تتحقق. يمكنك بسهولة كتابة خطتك الإدارية الخاصة من خلال عدة خطوات بسيطة.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 4:

البدء في وضع خطتك الإدارية

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدِّد أن العمل بحاجة لخطة إدارية. تضفي خطة العمل الإدارية طابعًا رسميًا على السياسات والإجراءات المصيرية لمؤسستك ومسؤوليات وسلطات كل من يشارك في إدارتها. بدون وجود خطة إدارة العمل، قد تتضارب عملياتك وتكون المسئوليات غير واضحة، وقد تصبح المؤسسة غير مستعدة لأحداث بعينها.

   • تتيح الخطة الإدارية لكل فرد في المؤسسة أن يدرك مكانه بوضوح، بحيث يعرف كل موظف من هو الشخص المنوط باستلام التقارير منه ومن المنوط بتسليم تقارير إليه وما هي مسئوليات منصبه.
   • إن تحديد الأدوار بتلك الصورة يخلق مساحة للمساءلة، وذلك من خلال توضيح دور كل فرد في المؤسسة في حدوث أمر ما من عدم حدوثه.
2. 
   2
   ضع خطوطًا عريضة لخطتك. لابد أن تحتوي خطتك الإدارية على عدد من العناصر الأساسية. حدِّد خطوطًا أولية بسيطة على سبورة بيضاء أو ربما باستخدام برنامج الوورد لتوضح أقسام خطتك بحيث يمكنك أنت وفريقك الخوض في تفاصيلها، يجب أن تضم خطتك الأقسام الآتية:

   • وصف الهيكل الإداري
   • قسم تفصيلي يضم أعضاء مجلس الإدارة ومسئولياتهم وسُلطاتهم.
   • مخطط تفصيلي يصف حيز المسئوليات والتفاعلات بين المستويات المختلفة في مؤسستك.
   • قسم شارح للأركان المختلفة لمؤسستك وآلية إدارتها وسياسات وإجراءات هذه الإدارة.
   • جدول زمني لتطوير وتعزيز وتنمية الإدارة والخطة الإدارية.
3. 
   3
   صِف هيكلك الإداري. لدى كل مؤسسة أو هيئة أعمال اختلافات طفيفة في هيكلها الإداري. فى بداية خطتك الإدارية، خطط بوضوح باستخدام الكلمات أو المخططات بنية هيكلك الإداري. حدّد من هو صاحب القرار النهائي؛ سواء كانت الإدارة أم مجلس الإدارة أم شخص بعينه. ضُم صناع القرار الداخليين والخارجيين والاستشاريين. إذا لزم الأمر، اشرح كيف تُوزَّع أدوار صنع القرار في المستويات المختلفة من تسلسل القيادة.
4. 
   4
   اصنع قائمة بالجوانب المختلفة لمؤسستك التي تُدار بموجب الخطة. قسّم جميع الوظائف والعمليات التي تُدار كجزء من خطتك الإدارية إلى فئات، قد تتمثل هذه الفئات في مجموعة الأقسام المختلفة في شركات الأعمال الكبيرة أو العمليات التنفيذية في الشركات الصغيرة. تشمل جوانب العمليات الإدارية الشائعة إدارة الموظفين والإشراف على الشؤون المالية والتحكم في المخزون أو الإمدادات والتسويق أو العلاقات العامة والعمليات التنفيذية (كالتصنيع أو المبيعات). قسّم الجوانب المختلفة لمؤسستك كي تتمكن من تحديد مهام وإجراءات الإدارة لكل منها.

جزء 2

جزء 2 من 4:

توصيف الملكية والإدارة

تنزيل المقال

1. 
   1
   أوضح نوع سياسات الملكية المعمول بها في المكان. صِف طبيعة ملكية شركتك بطريقة واضحة؛ يجب تمييز ما إن كانت الشركة عامة أو خاصة أو مؤسسة غير هادفة للربح. إذا كان هناك العديد من المالكين أو المستثمرين، عليك بتوضيح كيفية توزيع السلطة والمسؤولية وحصص الأسهم. على سبيل المثال، قد تكون ملكية الشركة مقسمة من خلال اتفاقية شراكة أو من خلال حصص لأصحاب الأسهم في الشركة.
2. 
   2
   حدّد أعضاء مجلس إدارتك.إذا كانت شركتك تضم مجلس إدارة، فيجب عليك تحديد أعضائه بوضوح. اكتب ملخصًا موجزًا لقدراتهم القيادية وخبراتهم السابقة ونقاط قوتهم ونقاط ضعفهم. شركات الأعمال الصغيرة لا تضم على الأغلب مجلس إدارة، لذلك لن تحتاج لإضافة هذا الجزء إن لم تكن تملك مجلس إدارة.

   • أدرج نسخة من سياسات مجلس الإدارة، والتي تشمل سياسات الانتخابات وطول المدة والمسؤوليات والسلطة وفض المنازعات. يجب ذكر هذه المعلومات بالضرورة في اتفاقيات التشغيل أو مستندات التأسيس الأخرى.
3. 
   3
   قدّم أعضاء الإدارة الأساسيين. اعرض مؤهلات وخبرات كل عضو من أعضاء الشركة المهمين. بالإضافة إلى المالكين وأعضاء مجلس الإدارة، سيشمل هذا الجزء المستثمرين والمديرين التنفيذيين والمديرين وأفراد طاقم العمل الموظفين المهمين ورجال الأعمال. استعرض خلفية هؤلاء الأعضاء جنبًا إلى جنب مع خصائصهم وكيف سيسهم كل منهم في نجاح هذا العمل.
4. 
   4
   اعرض نقاط قوة كل فرد من الفريق الإداري. صِف كيف تكون هذه السمات ذات قيمة للمناصب التي يشغلها كل إداري منهم. أدرج سمات مثل المهارات التحفيزية والقدرات المالية وكفاءة العمل.

   • ضع قائمة بالمناصب والواجبات السابقة لكل عضو منهم والتى تنطبق على التزاماتهم الإدارية الحالية. اشرح كيف تُبرز هذه الالتزامات مهاراتهم التطبيقية وكيف تُعضد من مناصبهم الإدارية.
   • سَلِّط الضوء على الخلفيات التعليمية ذات الصلة لكل من المديرين. اشرح كيف سيفيد مستوى تدريبهم الشركة. أدرج فقط الخبرات التعليمية ذات الصلة بالوظائف التي يشغلونها حاليًا.
   • إذا كنت الموظف الوحيد في شركتك، فاحرص على تضمين خبرتك ونقاط قوتك.
5. 
   5
   صِف عملية التوظيف. اشرح الأسس التي سيتم على أساسها تعيين الموظفين الجدد، اذكر نوع الخبرات والمؤهلات المطلوبة لكل منصب، وبالأخص إذا لم تكن قد عينت أى مديرين حتى الآن. ضمّن عملية التدريب وأى برنامج حوافز أو مكافآت تتبناها. من الممكن أيضًا إضافة توصيف لبرنامج المزايا والمكافآت الذي تقدمه الشركة.
6. 
   6
   حدّد أي مستشارين أو خبراء خارجيين ستقوم بتعيينهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين ترجع إليهم من أجل التسويق أو من أجل المشورة الشخصية أو من أجل الاستشارة المالية. على سبيل المثال: قد تضم شركتك كلًا من المناصب الآتية:

   • محامون.
   • محاسبون.
   • سماسرة التأمين.
   • استشاريون.
7. 
   7
   لخِّص إمكانيات فريقك الإداري. اكتب ملخصًا قصيرًا عن سبب نجاح هذا الفريق. في نهاية الخطة الإدارية، يجب أن توضح على وجه التحديد السبب الذي يجعل هذا الفريق يضمن نجاح العمل. حدِّد بوضوح كيف يمكن لهذه التشكيلة من المديرين أن تفيد شركتك في السنين المقبلة. ينبغي أن يربط هذا الجزء النقاط المختلفة من خطتك معًا.

   • على سبيل المثال: "يمتلك فريقنا، بما يحظى به من مجموعة متنوعة من المهارات، ما مجمله 40 عامًا من الخبرة في هذا المجال، وبإمكانه العمل معًا بكفاءة لتحقيق أفضل النتائج؛ وذلك بفضل بنيتنا التوافقية. في ظل وجود هذا الفريق، نحن على ثقة بأن شركتنا ستحقق ربحية في غضون عامين".
8. 
   8
   صِف شكل العلاقات التي تربط بين ممثلي الإدارة والمالكين والموظفين. أحد الجوانب الرئيسية في إدارة العمليات هو التفاعل ما بين مستويات الإدارة المختلفة وكذلك ما بين الإدارة/الملاك والموظفين. وضّح السلطات والمسؤوليات والأدوار لكل مستوى وضمّن كل جانب من العمليات. اشمل عمليات صنع القرار وأشكال التعاون المشترك إلى جانب أي اجتماعات أو خطوط اتصال مطلوبة. اعمل مع كل المستويات لضمان أن الجميع متوافق فيما يخص حل النزاعات وتقاسم السلطة.

جزء 3

جزء 3 من 4:

كتابة السياسات والإجراءات

تنزيل المقال

1. 
   1
   راعِ احتياج شركتك للسياسات المكتوبة. تفيد السياسات المكتوبة في إضفاء طابع رسمي على عمل أي مؤسسة كبيرة، فهي تعطي اتساقًا للعمل وتضمن أن تجري كافة العمليات بسلاسة. مع ذلك، قد لا تحتاج الشركات والمؤسسات الصغيرة إلى مثل هذه المجموعة من السياسات. في الواقع، قد يؤدي تحديدها بهذه الطريقة إلى تقييد التعاون وإبطاء نمط العمل ضمن المجموعات الصغيرة من الموظفين. فكر في حجم واحتياجات مؤسستك قبل تخصيص الوقت لتحديد السياسات.
2. 
   2
   اجمع مجموعة من المديرين والموظفين ذوي الصلة. لكل من الأوجه المحددة للعمليات، اجمع مجموعة من المديرين والموظفين المتأثرين بصورة مباشرة أو المسئولين عن هذه العملية أو المجال. اعمل على تحديد السياسات والإجراءات لهذا المجال مع المجموعة مع أخذ المعطيات و تأكيد التفاصيل أثناء العمل عليها. سيسمح ذلك بأن تُبنى خطتك على عمليات حقيقية كما يمنح موظفيك إحساسًا بالملكية تجاه الخطة الإدارية.
3. 
   3
   اكتب السياسات والإجراءات الخاصة بكل جانب من جوانب الشركة. سوف يُستخدم كل ذلك معًا في توجيه الإدارة والموظفين وتعريفهم كيف يُدار أي قسم محدد من منظمتك. سياسات الشركة، باعتبارها الفلسفة والقواعد الحاكمة لمنظمتك، صممت لتعميق أهدافك والحفاظ على اتساق عمليات الشركة مع مبادئ المنظمة. يتم التعبير عن هذه السياسات من خلال الإجراءات، والتي هي عبارة عن طرق محددة لكيفية إتمام الأمور.

   • على سبيل المثال: إذا كانت سياسة الشركة تنص على استخدام وبيع المواد والمنتجات الصديقة للبيئة فقط، فقد تكون إجراءات دعم هذه السياسة هي الشراء من موردين معتمدين لمنتجات صديقة للبيئة أو التحقق من التأثير الحيوي لكل مادة أو منتج مستخدم.
4. 
   4
   تأكد من أن هذه السياسات تناسب ثقافتك وفلسفتك. يجب تصميم سياساتك -وبالتبعية إجراءاتك- بما يتماشى مع أهدافك وفلسفتك الشاملة. راجع كل بند من بنود سياستك للتأكد من اتساقهم جميعًا معًا بما يحقق الوصول لنفس الهدف. إذا كان بعضها لا يبدو مناسبًا أو وجدت بعض الإجراءات المشكوك في أمرها، فعليك تعديلها لكي تتسق بشكل أفضل مع أهدافك.

جزء 4

جزء 4 من 4:

مراجعة خطتك

تنزيل المقال

1. 
   1
   راجِع خطتك بعناية. إذا أردت أن تبدو خطتك الإدارية احترافية، فلابد إذًا أن تخلو من أي أخطاء إملائية أو نحوية أو كتابية، كما يجب طباعتها على ورق أبيض غير مجعد وخالٍ من البقع.
2. 
   2
   نسّق خطتك بوضوح. يجب أن يكون تنسيق خطة الإدارة مماثلًا للتنسيق المستخدم في بقية مقترح العمل. يمكنك تمييز الأقسام الرئيسية بعناوين مكتوبة بالخط العريض. يجب أن يكون الخط سهل القراءة. يعتبر خط Times New Roman بحجم 12 هو الخط القياسي. كما يمكنك إضافة قائمة نقاط رئيسية لسرد الخبرات والإمكانيات والمسؤوليات أو يمكنك كتابة فقرات قصيرة تتناول كافة المعلومات الرئيسية.
3. 
   3
   اطلب من مستشار أعمال أن يراجع الخطة. كلما عرضت خطتك على عدد أكبر من المستشارين، كان ذلك أفضل. بإمكان مستشار الأعمال أو المستشار المالي أن يمدك بنصيحة أفضل على مسودة خطتك الإدارية. اجتمع بمستشاريك، حيث سيكون بوسعهم تحديد أي ثغرات أو تضاربات في خطة عملك.
4. 
   4
   أرسل خطة العمل إلى كل المالكين. من المهم أن يوافق كافة المالكين والمديرين رفيعي المستوى في الشركة على خطة الإدارة. تأكد من أن كل مالِك لديه نسخة. قد يرسلون إليك بعض التعديلات والمراجعات؛ التفت إليها بعناية، وإذا كنت لا توافق على أي تعديل من تعديلاتهم، اجتمع معهم للوصول إلى التسويات التي ترى أنها في صالح عملك.

   • عند موافقتهم، اطلب من جميع المالكين التوقيع على الخطة قبل تقديمها للمستثمرين أو المصرف أو هيئات التمويل.
5. 
   5
   التزم بتعديل خطتك حسب الضرورة. أي خطة إدارية من تصميمك ستكون غير مختبرة، وستحتاج على الأغلب لمراجعة عند البدء في تنفيذها. ستحتاج لتضمين أحكام يمكن من خلالها مراجعة وتعديل الخطة طوال مدتها. ابدأ بوضع جدول زمني للتقييم، مع تحديد الأوقات التي ستجتمع فيها المجموعة لمناقشة فاعلية الخطة ومدى نجاح تنفيذها أو فشله.

   • احرص على توافر وسيلة متاحة لكافة الموظفين والإدارة لإبداء تعليقاتهم بخصوص الخطة.
   • حدِّد بعد ذلك الطريقة التي يتم من خلالها الموافقة على التغييرات في الخطة وتنفيذها.

أفكار مفيدة

• يبدأ أغلب المستثمرين بقراءة قسم الإدارة في خطة عملك قبل أي قسم آخر، بما في ذلك قسمي التسويق والشؤون المالية، لذا يجب أن تحرص على تقديم أفضل عرض ممكن.

تحذيرات

• لا تُهمل خطة الإدارة لصالح خططك المالية، فكلاهما مهم بنفس القدر لخطة العمل.