Comment rédiger un plan de gestion

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Commencer à rédiger son plan

Décrire la propriété et la gestion

Rédiger les politiques et les procédures

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Références

Le plan de gestion est un document destiné à décrire le mode d’administration d’une organisation ou d’une entreprise. L’élaboration d’un tel plan vous permettra de formaliser la structure administrative et les opérations et de vous assurer que toutes les parties impliquées partagent un même avis et que vos objectifs sont atteints. En suivant quelques étapes simples, vous pouvez facilement rédiger votre propre plan de gestion.

Étapes

Partie 1

Partie 1 sur 4:

Commencer à rédiger son plan

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   Déterminez le besoin de créer un plan administratif. Le plan de gestion sert à régulariser les politiques et procédures importantes liées à l’organisation, aux responsabilités et aux pouvoirs des personnes impliquées dans la gestion de l’entreprise. Sans un plan de gestion, les responsabilités de chaque membre pourraient ne pas être claires, les différentes opérations pourraient refléter des incohérences et l’entreprise pourrait ne pas être préparée à certains évènements.

   • Avec un plan de gestion, toutes les personnes impliquées dans la société peuvent connaitre clairement leurs positions, y compris leurs supérieurs, les personnes sous leur autorité et leurs responsabilités spécifiques.
   • De plus, le fait de définir des postes sert également à déléguer des responsabilités. De cette façon, en cas de problème, vous pouvez facilement identifier les responsables .
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   Décrivez votre plan. Le plan de gestion doit contenir plusieurs éléments clés. Réalisez une simple ébauche (par exemple, sur un tableau ou à l’aide d’un logiciel de traitement de texte), en précisant les différentes parties du document pour que vous et vos collaborateurs puissiez les examiner. Les sections suivantes devraient figurer dans le plan :

   • une description de la structure de gestion ;
   • une section décrivant en détail les membres de l’équipe de direction, ainsi que leurs responsabilités et compétences ;
   • un tableau qui traite de manière détaillée des interactions et des responsabilités de chaque niveau hiérarchique ;
   • une section décrivant les différents aspects d’ordre administratif de l’entreprise, ainsi que les politiques et procédures de gestion ;
   • un paragraphe décrivant les dates auxquelles la gestion de votre entreprise et le document seront actualisés et améliorés .
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   Décrivez votre structure de gestion. Chaque organisation a sa propre structure de gestion qui peut être légèrement différente. Au début du document, exposez clairement, avec des diagrammes ou des mots, votre structure administrative. Nommez qui prendra les décisions définitives, qu’il s’agisse des membres de la direction, du conseil d’administration ou d’une seule personne. Nommez également les décideurs et les consultants externes comme internes. Si nécessaire, expliquez comment les décisions doivent être prises en fonction des différents niveaux hiérarchiques .
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   Dressez une liste des différents aspects d’ordre administratif. Regroupez tous les processus et toutes les fonctions en catégories. Ces catégories peuvent impliquer différents départements (dans le cas des grandes entreprises) ou différents processus opérationnels (dans le cas des petites entreprises). Certains aspects communs des activités d’une organisation peuvent comprendre la gestion des employés, la supervision des ressources financières, le contrôle des stocks, le markéting ou les relations publiques et d’autres opérations telles que la fabrication ou les ventes. Divisez ces différents aspects afin de pouvoir définir les postes et les procédures de gestion de chacun d’eux .
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Partie 2

Partie 2 sur 4:

Décrire la propriété et la gestion

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   Décrivez les politiques en matière de propriété de l’entreprise. Décrivez clairement la propriété de votre entreprise. Précisez si votre organisation sera privée, publique ou à but non lucratif. En outre, il peut être nécessaire d’indiquer la répartition des pouvoirs, des responsabilités et des actions s’il y a plus d’un propriétaire ou plus d’un investisseur. Par exemple, l’entreprise peut être gérée avec des partenaires ou des actionnaires .
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   Nommez les membres du conseil. Si la société est dotée d’un conseil d’administration, vous devez clairement identifier ses membres. Résumez brièvement leurs capacités de leadeurship, leurs expériences antérieures, leurs forces et leurs faiblesses . Les petites entreprises privées n’ont généralement pas de conseil d’administration. Donc, si vous n’en avez pas, il n’est pas nécessaire d’inclure cette section.

   • Inclurez une copie des politiques du conseil, y compris la durée des mandats, les politiques électorales, les responsabilités, les pouvoirs et les méthodes de résolution des conflits. Cette information devrait être décrite dans le contrat d’exploitation ou d’autres documents constitutifs.
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   Présentez les membres clés de la direction. Décrivez les qualifications et les expériences de chaque membre. Outre les propriétaires et les membres du conseil administratif, vous pouvez également inclure des investisseurs, des cadres, des gestionnaires, des employés importants et des entrepreneurs. Présentez les antécédents professionnels de ces membres, ainsi que leurs caractéristiques et leur contribution au succès de l’entreprise .
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   Présentez les forces de chaque membre. Décrivez en quoi ces qualités sont précieuses pour le poste de tous les gestionnaires et essayez de préciser leurs atouts, tels que leur motivation, leurs compétences financières et leurs compétences professionnelles.

   • Décrivez leurs postes et fonctions antérieurs en rapport avec leurs fonctions actuelles. Essayez d’expliquer comment ces obligations mettent en valeur les compétences pertinentes et renforcent les postes de direction.
   • Mettez en exergue les qualifications des membres, en expliquant en quoi leur parcours scolaire est bénéfique pour l’entreprise. Assurez-vous de n’inclure que les qualifications requises pour le poste qu’ils occupaient actuellement.
   • Si vous êtes le seul employé de l’entreprise, précisez vos propres expériences et vos forces.
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   Décrivez le processus de recrutement. Expliquez sur quelle base les nouveaux employés seront embauchés. Mentionnez les qualifications et l’expérience requises pour chaque poste. Cela est d’autant plus important si vous n’avez pas encore recruté de gestionnaires. Précisez le processus de formation et les programmes de récompense ou d’encouragement que vous avez mis en œuvre. Vous pouvez également faire une description du régime d’avantages sociaux que vous offrez aux employés.
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   Nommez les consultants externes que vous engagerez. Il s’agit des professionnels auprès de qui vous pouvez obtenir de l’aide pour des conseils en markéting, des avis personnels et des conseils financiers . Vous pourriez engager :

   • des avocats ;
   • des comptables ;
   • des agents d’assurance ;
   • des conseillers.
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   Résumez les capacités de l’équipe dirigeante. Rédigez un résumé des raisons du succès de cette équipe. À la fin du document, vous devriez préciser les raisons pour lesquelles cette équipe assurera le succès de l’organisation. Identifiez clairement comment cette équipe aidera votre entreprise dans les années à venir. Cette section devrait lier tous les paragraphes abordés dans le document .

   • Par exemple, vous pourriez écrire ceci : notre équipe, forte d’une expertise diversifiée, cumule quarante ans d’expérience dans ce domaine. Grâce à notre structure démocratique et coordonnée, tous nos employés peuvent collaborer de façon efficace afin de produire des résultats. Avec cette équipe, nous sommes persuadés que notre compagnie deviendra rentable d’ici deux ans.
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   Décrivez les relations entre les niveaux hiérarchiques. Les interactions entre les différents niveaux hiérarchiques et entre la direction, les propriétaires et les employés sont un aspect clé des opérations relatives à la gestion du personnel. Précisez clairement les responsabilités, les rôles et les pouvoirs de chaque niveau hiérarchique pour chaque aspect des opérations. Décrivez les processus de prise de décision commune, les modes de collaboration, ainsi que toutes les réunions ou voies de communication requises. Vous devez travailler avec chaque niveau hiérarchique pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde lorsqu’il est question de résoudre des conflits et de partager le pouvoir .
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Partie 3

Partie 3 sur 4:

Rédiger les politiques et les procédures

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   Déterminez le besoin d’écrire des politiques. Les politiques servent à donner un caractère officiel aux opérations dans les grandes organisations. Elles permettent d’assurer la cohérence et le bon déroulement de tous les processus. Cependant, les entreprises de petite taille pourraient ne pas avoir besoin d’un tel ensemble de politiques. En fait, dans le cas des petites organisations, la collaboration peut être limitée et le rythme du travail peut être ralenti si les politiques sont définies de cette façon. Avant même d’établir des politiques, pensez à la taille et aux besoins de votre société .
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   Organisez une réunion importante. Pour chaque aspect des opérations jugées indispensables, rassemblez quelques gestionnaires et employés directement concernés par les procédures en question ou qui en sont responsables. Collaborez avec ce groupe pour définir les politiques et les procédures propres à un secteur en particulier en tenant compte des contributions de chacun et en confirmant les détails au fur et à mesure. De cette façon, votre document sera basé sur des opérations réelles, et cette collaboration donnera aux employés un sentiment d’appropriation du plan .
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   Rédigez les politiques et procédures pour chaque aspect. Vous vous en servirez pour expliquer clairement au personnel comment faire fonctionner les différentes sections de l’organisation. Les politiques, la philosophie et les règles de l’entreprise sont conçues pour vous aider à réaliser vos objectifs et maintenir vos opérations en conformité avec les principes de l’organisation. Ces politiques sont formulées selon des procédures définies, lesquelles sont des méthodes spécifiques décrivant une façon de réaliser une action ou un ensemble d’actions .

   • Par exemple, vous pourriez avoir pour politique d’utiliser et de vendre uniquement des matières et des produits écologiques. Les procédures pour soutenir une telle politique pourraient consister à vous approvisionner chez les fournisseurs agréés ou à vérifier l’impact environnemental de chaque matière ou produit utilisé.
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   Assurez-vous que vos politiques cadrent avec votre philosophie. Vos politiques et par ricochet vos procédures doivent être conçues de telle sorte qu’elles soient conformes à votre philosophie et à vos objectifs globaux. Examinez chacune des politiques que vous avez établies et assurez-vous qu’elles concourent toutes à la réalisation d’un objectif commun. Si vous pensez que certaines politiques de gestion ne cadrent pas ou si vous trouvez que certaines procédures sont contestables, vous devriez les modifier afin de mieux les adapter à votre mission .
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Partie 4

Partie 4 sur 4:

Réviser le document

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   Lisez attentivement votre document. Il est important que votre plan de gestion ait l’air professionnel. Il ne devrait contenir aucune faute de frappe ou aucune erreur grammaticale. Aussi, imprimez-le sur du papier blanc exempt de taches et bien lisse .
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   Utilisez un style de format clair. Le plan de gestion devrait suivre le même format que tous vos projets d’entreprise. Il peut être une bonne idée d’attirer l’attention sur les sections importantes avec des entêtes en gras. La police à utiliser doit être lisible. Il est recommandé de choisir la police de caractères Times New Roman en taille 12. Vous pouvez également utiliser des puces pour énumérer les compétences, les expériences et les responsabilités des membres de l’équipe dirigeante ou fournir toutes les informations essentielles en quelques paragraphes.
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   Demandez à un conseiller de vous relire le document. Plus de gens liront votre plan de gestion, mieux c’est. Un conseiller ou un planificateur financier sera en mesure de vous fournir de meilleurs conseils lorsque vous disposez déjà d’une ébauche de votre plan de gestion. Discutez avec lui, car il est en mesure de déceler les lacunes et les conflits dans votre plan d’affaires.
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   Envoyez le document à tous les propriétaires. Il est essentiel que tous les propriétaires et cadres supérieurs de l’entreprise approuvent le plan de gestion rédigé . Assurez-vous donc que tous les propriétaires reçoivent une copie du document. Ils pourraient apporter des modifications au document et vous faire part de leurs impressions. Étudiez-les soigneusement. Si vous n’êtes pas d’accord avec une modification, discutez-en avec eux afin de parvenir à un compromis.

   • Après approbation, demandez à tous les propriétaires de signer le document avant de l’envoyer aux investisseurs, à la banque ou aux institutions financières.
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   Engagez-vous à apporter des modifications au besoin. Votre plan de gestion n’aura pas encore fait ses preuves et devra probablement être modifié au cours de sa mise en œuvre. Il est donc important d’inclure des dispositions afin que le document puisse être modifié et révisé au fil du temps. Pour commencer, élaborez un calendrier d’évaluation, puis déterminez les heures de réunions pour discuter de l’efficacité du plan et du succès ou non de sa mise en œuvre.

   • Veillez à ce que tous les gestionnaires et employés disposent d’un moyen pour vous faire part de leurs commentaires sur le document.
   • Ensuite, vous devriez concevoir une méthode permettant d’approuver et d’institutionnaliser les modifications apportées au plan .
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Conseils

• Dans bien des cas, les investisseurs lisent d’abord la section de votre plan d’affaires avant de lire toute autre section (y compris les sections de votre plan markéting et financiers). Par conséquent, vous devriez vous assurer de présenter la meilleure proposition possible.

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Avertissements

• Ne négligez pas votre plan de gestion pour vous consacrer sur votre plan financier. Ces deux documents sont tous d’égale importance.

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