كيفية التحدث الفعال في الاجتماعات

البوح بأفكارك هو وسيلتك للتعبير عن نفسك ونيل التقدير والاحترام في مكان الدراسة أو العمل والحياة الاجتماعية عمومًا. هل تشعر أنه لا يوجد في بالك ما يستدعي المشاركة؟ يمكنك البدء بمجرد طرح الأسئلة الاستفسارية الذكية وتأييد/ مناقشة أفكار الآخرين. ضع لنفسك هدفًا بالحديث وجهز ما يمكنك قوله بشكل مسبق، لكن استوعب أن سياق الحديث سوف يُفرض وفقًا لسياق الاجتماع وليس وفقًا لما يفترضه خيالك، لذا اندمج وسط الاجتماع ما أن يبدأ بدلًا من انتظار ما سبق لك تحضيره. تجاوب كذلك مع طبيعة سير النقاش، وهل ستتم بالحديث بالدور أم بالنقاش الحر حيث يمكن لمن يريد أن يقفز في الحديث أو يرفع يده طلبًا للمشاركة. أهم ما في الأمر هو الحفاظ على هدوئك ومحاولة الاستفادة من الاجتماع سواء تحقق ذلك في لحظات الإنصات أو أوقات المشاركة.

طريقة 1

طريقة 1 من 4:

اختيار حديثك بعناية

تنزيل المقال

الإلمام بعدة نقاط ترغب في طرحها أثناء الاجتماع يجعلك مستعدًا أكثر للمشاركة، وستكون واثقًا أكثر مما ستقوله عندما تتاح لك الفرصة. حاول تدوين عدة أفكار وأسئلة محتملة ترغب في طرحها أثناء الاجتماع، وابذل ما بوسعك لتكون تعليقات مهمة ووثيقة الصلة بموضوع الاجتماع بالطبع. استخدم تلك الملاحظات وأنت تتحدث في الاجتماع لتبدو أفكارك منظمة.
2
تقدم للحديث مع بداية الاجتماع. يقتضي التعبير عن النفس كسر عدة حواجز لتصبح الأفكار سلسة وتنساب من رأسك للخارج، لذا من اللحظة الأولى حاول أن تظهر متكلمًا ومتجاوبًا مع من حولك بدلًا من الاستغراق بداخل نفسك. المبادرة بالحديث تترك أثرًا دالًا على أنك غير معني بمراقبة نفسك والتشكيك فيما في جوفك من حديث. اكسر التردد حيال البوح بما تريد قوله أبكر ما يكون، وكلما كانت تعليقاتك الأولى مهمة وتفتح موضوعات للنقاش، زادت الثقة التي تكتسبها للتجاوب أكثر أثناء الاجتماع. ^{[١]Xمصدر بحثي}
- بادر بقول: "أرغب في طرح مجموعة من الأفكار يبدأ من عندها النقاش…"
3
تحدث بثقة. لا حاجة للصراخ أو مقاطعة الآخرين، ولكن ما تحتاجه فعلًا للتجاوب في الاجتماعات هو أن تتحدث بثقة. اختر كلمات مرتبة وذات معنى، وحتى إن لم تكن واثقًا تمامًا فيما ستقوله، أظهر قدرًا من الثقة حيال التجاوب مع النقاش نفسه واطرح أفكارك للتساؤل حولها ومناقشتها. من المهم اختيار ما تقوله بعناية، ولكن الأهم هو كيف تقوله؛ تحدث بوضوح وتجنب قدر الإمكان الحشو اللغوي أو الأصوات المترددة، مثل: "هممم" و"اممم". ^{[٢]Xمصدر بحثي}
- لا تقلل من قدر ما ستقوله بمقدمات غير ضرورية مثل: "لا أعلم، ولكن…" أو "قد يبدو تعليقًا ساذجًا ولكن…". بدلًا من ذلك، حتى إن كنت تشعر بالتردد حيال ما ستطرحه من أفكار، عليك أن تذكرها بثقة وجدية. ^{[٣]Xمصدر بحثي}
4
ارتكن على خبراتك ومعارفك. انتبه للحظات التي يدور فيها الحديث حول جوانب خبرتك ومعرفتك ولا تتردد في هذه اللحظة بالتحديد بأن تُلقي تعليقاتك الهامة. قد تكون أصغر سنًا من بقية الحضور، ولكن في تلك اللحظة أنت أفضل من يعرف عن رغبات الشباب ووجهة نظرهم. قد تكون الأقل خبرة في موضوعات التسويق، ولكنك تعرف كل شيء عن الجانب التقني لمنتجات الشركة. لقد تم دعوتك للاجتماع للاستفادة منك، لذا لا تتردد عن البوح بوجهة نظرك المميزة والإدلاء بخبراتك التي يحتاج كل الحضور للإنصات لها. ^{[٤]Xمصدر بحثي}
- لكل شخص ما يميزه، سواء كان ذلك خلفيته الاجتماعية أو الثقافية أو خبراته المهنية والتعليمية التي يفوق فيها من حوله في مجال محدد للغاية. استغل نقاط قوتك في إفادة الجميع ودفع النقاش للأمام بطرحك لوجهة نظرك حول ما تعرفه أكثر من غيرك.
5
اعرض وجهة نظرك بإيجاز. لا داعي للقلق حيال ما إن كانت أفكارك واضحة ومفهومة للآخرين أم لا، ولكن بدلًا من ذلك احرص على التحدث بثقة ووضوح وبكلمات بليغة وموجزة. اختر كلمات قوية لا تُنسى ولا تستهلك في قولها الكثير من الوقت. للحظات رتب في ذهنك ما ترغب في قوله، ثم انطق به بوضوح وثقة وأسلوب فعّال. ^{[٥]Xمصدر بحثي}
- مثال: تجنب كلمات الحشو، مثل: "أعتقد أن…" أو "لدي فكرة بخصوص…" وبدلًا من ذلك ابدأ مباشرة ما ترغب في قوله.

طريقة 2

طريقة 2 من 4:

المشاركة الثرية في النقاش

تنزيل المقال

1
ادعم ما تسمعه من أفكار جيدة. لا تقتضي كل مشاركة بالضرورة "أن تأتي بما لم يأتِ به الأوائلُ". قد تكون واحد من أدوارك المهمة في الاجتماعات أن تثني على رأي زميل أو أن تناقشه بالتفصيل حول ما عرضه من أفكار لتصل رؤيته بوضوح أكثر للجميع. نحن جميعًا بحاجة لمن ينصت لنا ويتفهم ما نحاول قوله، لذا لعبك لهذا الدور والثناء على مشاركات الآخرين قد يكون طبقة أساسية من السلوك الإيجابي وسط الاجتماعات تؤثر على معنويات زملائك وتحقق المصلحة العامة في نفس الوقت. ^{[٦]Xمصدر بحثي}
- قل أنك يعجبك "ما عرضه وائل من آراء حيال [كذا]" أو "أتفق مع تعليقات منى وأؤكد على ضرورة بدء العمل على ما ذكرته من اقتراحات."
2
اطرح الأسئلة. يمكنك أن تدخل للحوار طارحًا أسئلة حول ما هو غير واضح كفاية. أنصت جيدًا لما يقوله الآخرون ثم اطرح عليهم الأسئلة التي تساعدهم على استعراض أفكارهم بوضوح وتوسع أكثر أو إعادة صياغتها وتوجيهها في مسار ما يثري النقاش أكثر. الأسئلة من أهم محفزات العقل والنقاشات وتساعد الجميع على فهم موضوع النقاش أفضل، كما أنها تجعلك جزءًا متفاعلًا ومؤثرًا وسط الحديث. ^{[٧]Xمصدر بحثي}
- ببساطة قل: "هل يمكنك من فضلك أن توضح هذا الأمر أكثر؟" أو "ماذا قصدت تحديدًا بما قلته حول… "
3
اجعل مشاركتك دعمًا لفكرة جيدة طرحها شخص آخر. لا تقتصر المشاركة في المناقشات الجماعية على طرح الأفكار التي لا مثيل لها، بل قد تكون مشاركتك بسيطة ومهمة في نفس الآن بمجرد أن تقول: "أعتقد أن الجميع متفقون حول هذا الأمر. يمكننا الانتقال للموضوع التالي." يمكنك أن تربط بين قولك وبين المشاركات السابقة قائلًا: "للتكملة على ما ذكرته نادية، أعتقد أن…" ^{[٨]Xمصدر بحثي}
- يمكنك حتى أن تمنح الفرصة لشخص راغب في الكلام؛ قل: "أعتقد أن ندى كان لديها ما ترغب في قوله حول هذا الأمر… "

طريقة 3

طريقة 3 من 4:

التجاوب مع المناقشات

تنزيل المقال

الهدف الأساسي من الاجتماعات هو النقاشات والتجاوب، وهو ما يحدث بالإنصات والحديث على حد سواء. دوّن الملاحظات وأنت تسمع كلمات الآخرين لتقدر على استلهام أفكارك الخاصة المتناغمة مع حديث الآخرين، ومن ثم تكون واثقًا أكثر مما ستقوله. يساعدك التدوين الفوري لما يُقال على تذكر ما دار في الاجتماع كذلك بجانب امتلاك نسخة مكتوبة موثق بها إشارات لموضوعات هذا الاجتماع بالتحديد يمكنك العودة إليها عند الحاجة.
هل ترغب في المشاركة بالحديث في الاجتماعات ولكن لا تتاح لك الفرصة؟ في هذه الحالة سيكون من المفيد أن تضع لنفسك هدفًا واضحًا ومحددًا ينص على تشجيع نفسك على الحديث لمجرد الحديث نفسه؛ لا عيب في ذلك. اهدف مثلًا لأن تتحدث في أي اجتماع لمرة واحدة على الأقل. انتظر لحظة صمت ثم بادر بالحديث فورًا. قد تشعر بالاضطراب قليلًا في محاولاتك الأولى، ولكن امنح نفسك الفرصة للتأقلم، وقريبًا جدًا سوف ترتاح لعملية البوح بما في عقلك ومشاركته مع الآخرين. ^{[٩]Xمصدر بحثي}
3
تحكم جيدًا في لغة جسدك. هل تنظر للأسفل ولا تتواصل بصريًا مع من حولك وأنت تتكلم؟ هل تستدير بجسدك بعيدًا عن محدثك أو تنشغل بتدوين الملاحظات في دفترك؟ هل يظهر توترك للعيان؟ قد تتسبب تلك السلوكيات كلها في ألا يأخذك الآخرون بجدية. بدلًا من ذلك، تحدث بحماس وأومئ بيدك وأنت تتكلم، بدلًا من إخفائها في جيبك أو عقدها أمامك. هل تتحدث وأنت واقف؟ وجه قدمك للأمام مع إمالة جسدك قليلًا تجاه من تحدثهم محافظًا على تباعد قدميك بنفس مستوى الكتفين. يظهر ذلك ثقتك في نفسك واستعدادك للتجاوب.
- ربما لم تكن تشعر بالثقة، ولكن حالة جسدك سوف تحسن من معنوياتك وتُظهرك واثقًا للآخرين، ومن ثم ستنجح في لفت انتباههم لما تقوله.
4
ارفع يدك طلبًا للمشاركة. ستنال فرصتك للمشاركة في الاجتماعات بمجرد رفع يدك طلبًا للحديث؛ لا يوجد طريقة أسهل من ذلك. قد يكون الحديث محمومًا بين المتواجدين ولا تجد فرصة للتعبير عن رأيك، لذا بمجرد رفع يدك سوف ينتبه مدير الاجتماع ويمنحك الفرصة للحديث دون مقاطعة وتداخل مع الآخرين. وأنت تنصت للآخرين ويظهر في عقلك تعليقٌ ما ترغب في إضافته للنقاش، ارفع يدك بهدوء لحجز طلب التعقيب بعدما ينتهي الشخص الحالي من الحديث. ^{[١٠]Xمصدر بحثي}
- ارفع يدك وتواصل بصريًا مع مدير الاجتماع للتأكد من أنه لاحظ أنك تطلب الحديث.
5
تجاوب مع مقترحات الآخرين واعرض تحمل مسؤولية مهمة ما تأكيدًا لهذا التجاوب. تفاعل بحماس مع مقترحات وحديث الآخرين، بل واعرض المشاركة بالبحث أو التنفيذ تفاعلًا مع تلك المقترحات. هل يستدعي الأمر إعادة مناقشته في الاجتماع التالي؟ اعرض أن تتحمل أنت مسؤوليات التجهيز لذلك، ومن ثم يكون لديك ما تشارك به في الاجتماع المقبل. احرص فقط ألا تغطي على اقتراحات الآخرين؛ كي لا يتحول الأمر لسلوك سيئ، يجب أن تفعل هذا الاقتراح بقدر كبير من الحنكة ومراعاة الآخرين، فالهدف هو التفاعل والدعم والمساندة وأنت تكون شخصًا نشطًا ومتجاوبًا مع زملائك، سواء في الاجتماع نفسه أو في عمليات البحث والتنفيذ. ^{[١١]Xمصدر بحثي}
- اعرض أن تتولى أنت (أو تشارك بالمساعدة) في العمل على تجهيز هذا الموضوع للاجتماع المقبل، ومن ثم تكون لديك فرصة للتجهيز وإعداد عرض تقديمي وملفات تعرض للنقاش في الاجتماع التالي.

طريقة 4

طريقة 4 من 4:

التغلب على التوتر

تنزيل المقال

1
استعد بما تنوي مشاركته. اعرف جيدًا موضوع الاجتماع وجهز بعض الأفكار والنقاشات التي يهمك الحديث حولها. دوّن في دفترك بعض الملاحظات التي تساعدك على معرفة ما تنوي قوله. لا تنسَّ الإمساك بهذا الدفتر وأنت في الاجتماع واستند عليها لعرض أفكارك أثناء الاجتماع. جهز كذلك ما يكفي من أمثلة لعرض وجهة نظرك واستعد للإجابة عن استفسارات وتجاوب الزملاء. ^{[١٢]Xمصدر بحثي}
- مثال: هل الاجتماع عن زيادة الإنتاجية؟ دوّن بعض الأفكار التي تقترحها للتقليل من تشتيت الموظفين أثناء التواجد في مكتب العمل.
2
تقبل ما تشعر به من توتر قبل بدء الاجتماع. هل تشعر بالتوتر قبل الاجتماعات المهنية؟ لا عيب في الأمر، ولا تتظاهر حتى بما هو عكس ذلك. ما تحتاجه في حقيقة الأمر هو التأقلم مع هذا الشعور والعمل في وجوده على إبراز أفضل ما لديك. من الطبيعي للغاية أن نشعر كبشر بالقلق والتوتر، وإن اتبعت العقلية الذهنية الصحيحة، يمكنك أن تستغل هذا الشعور في تحفيز نفسك. ^{[١٣]Xمصدر بحثي}
- قل: "أنا أشعر بالارتعاش، ولكن سبب ذلك هو أهمية موضوع هذا الاجتماع الشديدة وتحمسي للأمر. سوف أستغل تلك الطاقة في إلقاء أفضل عرض تقديمي ممكن!"
- تمرن على تقبل المشاعر غير السارة والتأقلم معها، ما يساعدك على التغلب عليها لاحقًا بمرور الوقت.
3
واجه مشاعرك السلبية. من المهم أن تجد طريقة للتصدى للمشاعر السلبية التي تقف وراء شعورك بالخوف وتمنعك عن المشاركة في الجلسات العامة مع الآخرين. هل تتشكك في قدراتك ومعرفتك ومهارتك في الحديث؟ هل تشعر أن أي شيء ستقوله سيبدو أقل أهمية مما يقوله الآخرون؟ حاول محاربة تلك الأفكار السلبية تجاه نفسك. لا تتهاون مع تلك الأفكار والميل للنقد الذاتي والخوف من الوقوع في الخطأ أو الوقوف تحت أعين الآخرين، بل تحداها واعمل على تغييرها لأفكار أخرى منطقية وإيجابية. اسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء ممكن أن يحدث؟ أن تقول أمرًا ما خاطئ؛ وما المشكلة في ذلك؟ من الجيد أن تتحلى بحس نقدي عالٍ تجاه نفسك، لكن الإفراط في نقد الذات لدرجة تعيقك عن التجاوب والمشاركة هو ما سيعود عليك بضرر أكبر من النفع. حاول أن تجد بداخل عقلك أفكارًا إيجابية بديلة. ^{[١٤]Xمصدر موثوقHelpGuideالانتقال إلى المصدر}
- مثال: هل تفكر في "سوف أقول أشياءً ساذجة"؟ اسأل نفسك: "ما هي المرات التي نجحت فيها من قبل على الرغم من شعوري بالتوتر؟ كيف يمكن أن أكرر نفس هذا النجاح؟"
4
تنفس بعمق لتهدئة أعصابك. يمكنك تهدئة جسدك عن طريق تعمد التنفس من الحجاب الحاجز وليس الصدر. اتخذ وضعية مريحة ثم ضع واحدة من يديك على بطنك. اشهق عدة أنفاس عبر أنفك -وليس فمك- وانتبه إلى حركة معدتك ويدك عليها أثناء الاستنشاق. ازفر الهواء عبر فمك ملاحظًا معدتك وهي تفرغ من الهواء. كرر ذلك ما بين 3 إلى 10 مرات إلى أن تشعر تمامًا بالاسترخاء. ^{[١٥]Xمصدر بحثي}
- اتبع واحدة من طرق الاسترخاء للتغلب على توترك. جرب التأمل لتخفيف التوتر. هذا النوع من الأنشطة الاسترخائية بمثابة منفذ آمن وصحي للتنفيس عما في صدرك من ضغوط وستؤتي نفعًا أفضل كلما مارستها بانتظام. ^{[١٦]Xمصدر موثوقHelpGuideالانتقال إلى المصدر}
5
اعتنِ جيدًا بجسدك وصحتك. هل أنت مقبل على اجتماع هام وتشعر بالقلق؟ اعتن جيدًا بجسدك بوتيرة منتظمة في الفترة ما قبل يوم الاجتماع. امنح جسدك فترة كافية من النوم في الليلة التي تسبق الاجتماع واستيقظ في وقت مبكر كي لا ترتبك بسبب تأخرك على الموعد. تناول وجبات صحية وقلل ما تتناوله من الكافيين والمحفزات الأخرى المسببة للشعور بالقلق والارتياب. اعتن بنفسك جيدًا وبحالتك الصحية والمعنوية لتضمن أن تكون في أفضل حالاتك في اليوم اللاجتماع الموعود.
- هل تشرب القهوة يوميًا؟ لا تمتنع عن شربها فجأة في يوم الاجتماع، وإلا ستعاني من أعراض الانسحاب. في نفس الوقت لا تشرب كميات أكبر من القهوة/ الكافيين في يوم الاجتماع في محاولة للتأقلم مع ضغوط اليوم.