كيفية كتابة طلب الحصول على إجازة

إجازة الغياب هي الوقت الذي تقضيه بعيدًا عن مكان عملك أو جامعتك، ويمكن السعي لهذه الإجازة وطلبها بناء على الكثير من الأسباب المختلفة مثل مرضك أو مرض أحد أفراد عائلتك وربما مد فترة إجازتك الأصلية. هناك بعض الحالات التي تُمكن الموظفين من الحصول على إجازة بطريقة قانونية كما في حالات إجازة الوضع ورعاية الطفل أو تبني طفل أو توفير الرعاية الطبية لأحد أفراد العائلة المباشرين. يمكن أن يتغير مصطلح "إجازة الغياب" بناء على طول فترة الغياب، ففي بعض الحالات لا تُعتبر فترات الغياب القصيرة إجازة غياب كما في حالة ابتعادك عن الجامعة أو مكان عملك لمدة تقل عن الشهر، في حين نجد في حالات أخرى أن التغيب لمدة أسبوع هو إجازة غياب. من الضروري أن تعرف كيف يُصنف مديرك في العمل أو جامعتك إجازة الغياب قبل أن تبدأ في كتابة طلبك، فقد تجد أن فترة غيابك أقل من أن تستحق طلبًا رسميًا.

جزء 1

جزء 1 من 3:

طلب إجازة غياب من صاحب العمل

تنزيل المقال

عند طلب إجازة من مديرك في العمل يكون من المهم أن تخبره بشكل مُسبق عن رغبتك، هذا بالطبع مع وضع بعض المواقف في الاعتبار والتي يتعذر فيها التلميح بالطلب مُسبقًا مثل خسارة فرد من أفراد العائلة. على كلٍ، في حالة كان تقديم التلميح المسبق ممكنًا (مثل أن تكون الإجازة التي ترغب فيها هي عدة أسابيع أو شهور)عليك إذن أن تحاول كتابة طلبك في أقرب وقت ممكن ليسهل على مديرك وزملاء عملك التخطيط وفقًا لذلك.^{[١]Xمصدر بحثي}من الطرق الجيدة في إعطاء مديرك تلميحًا عن إجازتك هو أن تقوم بمناقشة طلبك مع رئيسك قبل أن تقوم بكتابة الخطاب؛ قم بالتنويه في جملتك الأولى من طلبك عن ذلك النقاش الذي دار بينك وبين مديرك وبالتالي لن يكون طلبك مفاجئًا له.
حدد تواريخ فترة غيابك بدقة وحاول ألا تكون غامضًا بخصوص الوقت الذي ستكون غائبًا فيه. في بعض الحالات لا يمكن أن تكون دقيقًا بشأن وقت غيابك، لكن عندما تكون محددًا وواضحًا حول تاريخ ووقت غيابك فذلك يساعد مديرك ورفقائك في عملية احتواء فترة غيابك عن العمل. لهذا احرص على أن تكون محددًا في طلبك فيما يخص التواريخ التي من المفترض أن تكون غائبًا فيها عن العمل.
كُن واضحًا حول أسباب رغبتك في تلك الإجازة بأكبر قدر ممكن. لا يعني ذلك أبدًا أن تُصرح بكل التفاصيل التي ليست ذات قيمة أو شخصية حول رغبتك، ففي كثير من الأحيان لا يملك مديرك الحق في معرفة تفاصيل حياتك الشخصية. على كل حال تقلل صراحتك وأمانتك مع مديرك حول أسباب رغبتك في الحصول على إجازة من احتمالية حدوث أي نزاع مع الإدارة.^{[٢]Xمصدر بحثي}
يجب أن يتضمن خطابك توضيحًا عن إدراكك التام بالمسئوليات التي على عاتقك ووعيك الكامل بأنه يجب عليك قبل الإجازة مناقشة كيفية إنجاز عملك خلال فترة غيابك. يجب عليك أن تدرج في طلبك التفاصيل التي تعتقد أنه من خلالها يمكن إتمام عملك في غيابك مثل أن تترك ملاحظات تفصيلية لزملائك عن المشاريع الحالية التي سوف تُنجز في غيابك، وترك معلومات للتواصل معك في حال حدوث أي أمر طارئ مما يساعدهم على التواصل معك.^{[٣]Xمصدر بحثي}
5
تعرف على أنواع الغياب المستحقة. يحق لك قانونًا الحصول على إجازات الغياب بأنواعها المختلفة، وبناء عليه يجب أن تعرف هل الغياب الذي تطلبه هو من حقوقك الأساسية، أم أنه غياب قد مُنِحَ لك بناء على موافقة مديرك وتصرفه.
- على سبيل المثال: في معظم البلاد يحق لك الحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر قد تصل إلى 12 أسبوع خلال العام، هذا من أجل حالات الوضع أو الاعتناء بطفل أو تبني طفل للعائلة وكذلك الإجازات الطبية. اعرف إذا ما كنت تستوفي شروط تطبيق ذلك القانون، هذه الشروط منها أن تكون قد عملت في وظيفتك على الأقل لمدة 12 شهر حتى موعد بداية إجازتك وقد عملت ما لا يقل عن 1250 ساعة في مدة 12 شهر. يجب على مديرك أن يكون قد وظف على الأقل 50 موظفًا في مكان عملك أو في موقع لا يبعد عن مسافة 120 كم من ذلك الموقع، ويجب أن يكون مديرك خاضعًا لهذا القانون. عليك مراجعة قانون العمل الخاص ببلدك والذي يتم تطبيقه في محل عملك، حيث تختلف هذه الشروط والأحكام من دولة لأخرى، ففي أغلب البلدان العربية تصل الإجازات غير مدفوعة الأجر إلى مدة ما بين 12 إلى 24 شهرًا، في حين تكون الإجازات المدفوعة 21 يومًا في السنة كما في قانون العمل المصري، وتصل إلى 30 يومًا في السنة لمن زاد عمرهم عن خمسين عامًا.^{[٤]Xمصدر موثوقUS Department of Laborالانتقال إلى المصدر}
- إذا كنت تكتب خطابًا لطلب إجازة من حقك قانونًا، بإمكانك أن تكتب على سبيل المثال: "بناء على ما نعرفه كليْنا، لدي الحق القانوني في الحصول على تلك الإجازة، أود الحصول على إجازة تمتد بين (اكتب تاريخ بداية الفترة وتاريخ نهايتها)؛ كيف يمكننا أن نتأكد من استمرارية الإنتاجية؟"^{[٥]Xمصدر بحثي} يكشف سؤالك للمدير عن كيفية التأكد من استمرار عملية الإنتاج واستمرار العمل عن حسن نيتك ويعزز موقفك في مكان عملك.^{[٦]Xمصدر بحثي}
- غيّر من طريقتك إذا كنت تطلب إجازة ليست من حقك قانونًا. اعتذر عن الإزعاج الذي ستتسبب به وتعهد بتعويض ذلك الوقت الضائع بأسرع وقت ممكن يتوافق مع قدراتك.
- أخبر مديرك إن كان من حقك أي عُطَل متراكمة أو إجازات مرضية.
- يجعل تضمينك لتلك المعلومات في خطابك الأمور أوضح للمسئولين عن اتخاذ القرار في قسم التنمية البشرية، ففي حالة رفض مديرك لطلبك سيكون بإمكانك الطعن في ذلك القرار.
يحق لمديرك اتخاذ القرار النهائي حول ذلك ولكن حاول أن تعطي اقتراحًا مناسبًا حول أي من زملائك في العمل يمكنه أن يقوم بجميع جوانب عملك بشكل جيد خلال غيابك. حاول ألا تضع العبء بالكامل على أعتاق شخص واحد، فذلك سيكون غير منصف أبدًا لذلك الزميل.
اطلب إجازتك بأدب مهما كانت الظروف؛ بعبارة أخري بدلًا من أن تقول أنك تستحق الإجازة، يمكنك أن تقول أنك تطلب إجازة فالطلب بلطف يقلل من حدوث مواجهة مع الإدارة.^{[٧]Xمصدر بحثي}

جزء 2

جزء 2 من 3:

طلب الحصول على إجازة غياب من جامعتك

تنزيل المقال

يتوجب على الطلاب الذين يرغبون في الحصول على إجازة من الجامعة أن يقوموا بملء استمارة. قم بتحميل استمارة طلب إجازة الغياب المجهزة من قبل جامعتك من خلال موقع الجامعة الإداري على شبكة لإنترنت، أو احصل عليها من مكتب شؤون الطلاب..
2
قم بملء الاستمارة. تحتوي الاستمارة على عدد من الأسئلة مثل ما اسمك ورقم البطاقة الجامعية واسم الجامعة، والعنوان الدائم وبرنامج الشهادة الجامعية الخاص بك.^{[٨]Xمصدر بحثي}
- تستفسر الاستمارة عن جنسيتك وعن تأشيرة السفر الخاصة بك في حالة كونك طالب أجنبي. تكون التأشيرة عائقًا في الحصول على إجازة غياب للطلبة من الخارج، لأن كونك طالبًا من خارج الدولة يعني أنك حصلت على تأشيرة دخول تلك الدولة من أجل الدراسة. إذا كنت تطلب إجازة لفترة طويلة من الوقت يجعل من المرجح أن يتم ترحيلك إلى بلدك مرة أخرى، وربما إعادة بدء الإجراءات للحصول على تأشيرة دراسة جديدة لتعود. عليك أن تحرص على معرفة معوقات حصولك على إجازة غياب بسبب التأشيرة في حالة كونك طالبًا أجنبيًا يدرس عن طريق تأشيرة دراسة. تتغير هذه السياسة من دولة إلى أخرى وتحددها الوزارة المعنية.
- على سبيل المثال: قد تجد في الاستمارة سؤالًا عن إذا ما كنت تحصل على المعونة المالية الاتحادية، فإذا كنت طالبًا في الولايات المتحدة الأمريكية وتحصل على دعم مالي اتحادي تكون ملزمًا بالذهاب إلى الجامعة ليستمر حصولك على ذلك الدعم المالي. هذا يعني أن إجازة الغياب قد تؤثر في إمكانية حصولك على الدعم، لذلك سيكون من الضروري أن تقوم بالاتصال مع المكتب المسئول عن معونتك المالية، وتقوم بالتحدث مع أحد الخبراء في أمور الدعم المالي وتسأل عن أفضل الطرق الممكنة لتستطيع إكمال طلب إجازة الغياب.
يجب أن يكون طلب الإجازة الخاص بك مصحوبًا بوسائل داعمة تحتاجها جامعتك من أجل الموافقة على طلبك. إذا كنت تطلب إجازة عسكرية يجب عليك أن ترفق أوامرك العسكرية؛ إذا كنت تطلب إجازة لأسباب طبية فعليك أن ترفق خطابًا مكتوبًا من الطبيب أو مقدم الرعاية الصحية، في حالة طلبك الإجازة لأسباب شخصية يجب عليك أن تذكر الظروف والأسباب وراء طلبك.^{[٩]Xمصدر بحثي}
في حال أن الإجازة كانت من أجل أمور شخصية، يجب عليك أن تكون واضحًا بأكبر قدر ممكن مع القسم الخاص بك ليتمكن القسم من تحديد ما إذا كان موقفك يستدعي إجازة أم لا.
من المحتمل على سبيل المثال أن يكون الطالب باحثًا يطلب الإجازة ليستكمل العمل على البحث بعيدًا عن مكان الحرم الجامعي، فطلاب الشهادات العلمية المتقدمة عادة يجوز لهم الحصول على مثل تلك الإجازات، مع ذلك يجب عليهم مناقشة خططهم مع مستشار الكلية الخاص بهم قبل أن يتم الموافقة على تلك الإجازة، وبذلك يكون باستطاعة المستشار أن يُصدق على الطلب وأن يخبر القسم المعني بأن الطالب قريب من الوصول إلى هدفه. خصص في طلبك للإجازة أي عمل تنوي إكماله في فترة غيابك.

جزء 3

جزء 3 من 3:

تنسيق الطلب

تنزيل المقال

قد يبدو أنه من غير الضروري تضمين عنوانك الخاص في حالة أنك تعمل مع رئيسك في نفس المبني، لكن ذلك يضمن أن يعود الخطاب للعنوان الصحيح في حالة فشل مكتب البريد في إيصاله، كما أن قسم الموارد البشرية سيجد أنه من السهل تصنيف خطابك في حال كان عنوانك مكتوبًا عليه.
عادة ما يقوم الأشخاص بكتابة تاريخ الشروع في الكتابة عند الانتهاء من كتابة الخطاب، لكن في حالة أنك تعمل على خطاب تستمر كتابته لعدة أيام فتذكر أن تغير التاريخ لليوم الذي اكتمل فيه الخطاب وتم توقيعه.
أضف اسم الشخص المرسل إليه بما في ذلك اللقب الوظيفي الخاص به مثل: دكتور أو مهندس أو أستاذ.
قم بتحية رئيسك حتى لو كنت تعرفه جيدًا، قم بتحيته ومخاطبته بشكل رسمي عن طريق الاسم المهني ثم أتبعه باسمه الأخير.
5
قرر أي نمط تنسيقي تود استخدامه لكتابة الفقرات. يُعتبر نمط الكتلة هو الأشهر، وهو يتبع العرف التالي:^{[١٠]Xمصدر بحثي}
- يجب أن تكون المسافة بين الفقرات واحدة.
- يجب أن تكون الخطوط محاذية لليسار.
- تبدأ جميع السطور من الهامش الأيمن بدلًا من ترك مسافة خالية من الكتابة عند بداية كل فقرة.
- اترك أسطر فارغة لتوضيح فوارق الفقرات.
6
قُم بإنهاء خطابك بنهاية مهذبة مثل "المخلص" أو "فائق الاحترام والتقدير" أو "مع خالص الشكر".
- اترك سطرًا فارغًا بين الفقرات ونهاية الخطاب.
- اترك أربع سطور فارغة بين نهاية الخطاب "المخلص، فائق الاحترام" وإعادة كتابة أسمك.
قم بكتابة الإمضاء الخاص بك بمجرد طباعة الرسالة، اكتب اسمك في المساحة التي توفرها لك الأسطر الأربعة الفارغة.