Een brief schrijven om verlof aan te vragen

Verlof is een periode waarin je toestemming hebt om vrij te zijn van werk of school. Verlof kan nodig zijn om verschillende redenen, zoals wanneer je zelf ziek bent of wanneer een familielid ziek is, of wegens een lange vakantie. In sommige gevallen hebben werknemers volgens de wet recht op bepaalde vormen van verlof, zoals zwangerschapsverlof of verlof wanneer je een kind adopteert, of wanneer je voor een naast familielid moet zorgen. De definitie van verlof hangt af van de lengte van de afwezigheid. In sommige gevallen, zoals bij een korte afwezigheid van werk of school van minder dan een maand, wordt het niet als verlof gezien, terwijl in andere gevallen zelfs een afwezigheid van een week als verlof wordt beschouwd. Het is belangrijk om, voordat je het verlof aanvraagt, te bepalen wat een werkgever of school definieert als verlof, aangezien je voorstel voor afwezigheid misschien niet lang genoeg is om het formeel te moeten aanvragen.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Verlof aanvragen bij je werkgever

Pdf downloaden

Wanneer je verlof aanvraagt bij je werkgever, is het belangrijk om een vroegtijdige waarschuwing te geven. Het geven van een vroegtijdige waarschuwing is natuurlijk niet altijd mogelijk in bepaalde omstandigheden, zoals het onverwachte overlijden van een dierbare. Als een vroegtijdige waarschuwing echter wel mogelijk is (als het verlof dat je wilt bijvoorbeeld pas over enkele weken of maanden is), schrijf de brief dan zo vroeg mogelijk zodat je werkgever en teamleden op werk er rekening mee kunnen houden.^[1]XBron Een goede manier om een vroegtijdige waarschuwing te geven is door het voorstel van verlof met je baas te bespreken voordat je het verlof aanvraagt. Op deze manier kun je in je eerste zin refereren naar jullie eerdere gesprek en is de brief geen verrassing voor je baas.
Vermeld de specifieke data waarop je van plan bent weg te blijven. Wees niet vaag over de periode waarin je afwezig wilt zijn. In sommige gevallen is het misschien niet mogelijk om specifieke data te geven, maar specifieke data helpen je werkgever en je collega's wel om van te voren te plannen hoe ze jouw werk in je afwezigheid kunnen managen. Als het mogelijk is, wees daarom zo specifiek mogelijk in je brief over de data waarin je van plan bent om weg te blijven van werk.
Wees zo transparant als je kunt over waarom je verlof wilt. Dit betekent niet dat je elk klein detail moet bespreken over waarom je weg wilt blijven. In veel gevallen heeft je werkgever niet eens het recht om bepaalde details te weten over je privé leven. Door echter zo transparant en eerlijk mogelijk te zijn naar je werkgever over waarom je verlof wilt, minimaliseert de mogelijkheid op conflicten met het management.^[2]XBron
In je brief moet je vermelden dat je je bewust bent van je verantwoordelijkheden en je begrijpt dat voordat je vertrekt, je graag wilt bespreken hoe je werk wordt overgedragen in je afwezigheid. Je kunt details geven in je brief over hoe jij denkt dat je werk moet worden overgedragen (bijvoorbeeld door gedetailleerde notities achter te laten voor je teamleden over huidige projecten die moeten worden gedaan in je afwezigheid, of je contactgegevens te geven zodat teamleden je kunnen bereiken in een noodgeval).^[3]XBron
5
Weet op wat voor soorten verlof je recht hebt. Weet dat je volgens de wet recht hebt op bepaalde vormen van verlof. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen verlof waar je recht op hebt en verlof waar alleen toestemming voor kan worden gegeven door je werkgever.
- In Nederland heb je bijvoorbeeld recht op minimaal 16 weken onbetaald zwangerschapsverlof (maar kun je wel een uitkering krijgen) na de geboorte van een kind of uiterlijk 22 weken na de adoptie van een kind.^[4]XBron
- Als je een brief schrijft om verlof aan te vragen waar je volgens de wet recht op hebt, kun je je verzoek daar op baseren. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: 'Zoals u en ik allebei weten, heb ik recht op verlof. Ik hoop om vrij te krijgen tussen (voer data in). Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de productiviteit zich voortzet?'^[5]XBron Als je vraagt aan je werkgever hoe de productiviteit behouden kan worden, laat dit bovendien zien dat je geeft om het welzijn van je werkgever, en dat kan je positie op je werk versterken.^[6]XBron
- Als je om verlof vraagt waar je volgens je contract niet automatisch recht op hebt, pas je toon dan aan zodat je laat zien dat je spijt hebt voor het ongemak en belooft om de verloren tijd in te halen zo goed als je kunt.
- Laat het je baas weten als je eventueel vakantiedagen of ziektedagen hebt opgebouwd.
- Het vermelden van deze informatie in de brief maakt dingen ook helderder voor het Hoofd Personeelszaken, voor het geval je baas besluit om je aanvraag af te wijzen en je in hoger beroep moet gaan.
Hoewel je baas waarschijnlijk het laatste woord hierover heeft, kun je nuttige suggesties geven over wie van je medewerkers volgens jou het best is om verschillende aspecten van je baan over te nemen in je afwezigheid. Geef echter niet alles aan één persoon, aangezien dat oneerlijk zou zijn voor die specifieke collega.
Wat de omstandigheden ook zijn, het is belangrijk dat je op een beleefde manier verlof aanvraagt. In andere woorden: je moet een verzoek aanvragen in plaats van vereisen, zelfs als je er volgens de wet recht op hebt. Het beleefd vragen kan confrontatie met het management voorkomen.^[7]XBron
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Het aanvragen van verlof bij je universiteit of school

Pdf downloaden

Studenten die verlof willen aanvragen bij hun universiteit of school moeten over het algemeen een formulier invullen. Download een formulier voor verlofaanvraag van de website van je universiteit. Deze formulieren moeten ook beschikbaar zijn bij de afdeling van je opleiding.
2
Vul het formulier in. Op het formulier wordt gevraagd om informatie zoals je naam, studentnummer, je adres en je opleiding.^[8]XBron
- Op het formulier wordt waarschijnlijk ook gevraagd om je nationaliteit of visum. Een verlof kan gevolgen hebben voor het visum van internationale studenten. Dit is omdat als je een internationale student bent, je een visum hebt gekregen om te studeren. Als je je terugtrekt van je opleiding voor een lange tijd, kan je misschien gevraagd worden om terug te keren naar je thuisland en opnieuw een visum aan te vragen als je terug wilt komen. Zoek uit wat de gevolgen van een verlof voor je visum kunnen zijn als je een internationale student bent die een studentenvisum heeft. Dit beleid verschilt per land en wordt door de overheid bepaalt.
- Bij universiteiten in de Verenigde Staten wordt op het formulier gevraagd of je financiële steun krijgt van de overheid. Als je een student in de VS bent en een toeslag ontvangt, heb je over het algemeen een aanwezigheidsplicht om deze toeslag te kunnen ontvangen. Een verlof kan gevolgen hebben voor je recht op deze toeslag, dus het is belangrijk om contact op te nemen met het kantoor toeslagen en met een financieel adviseur te praten over hoe je het best verlof kunt aanvragen. In Nederland moet je als student op school ook verlof aanvragen vanwege de aanwezigheids- of leerplicht.
De verlofaanvraag moet meestal vergezeld gaan met ondersteunende documenten die je universiteit nodig heeft om je verzoek goed te keuren. Als je een militair verlof aanvraagt, moet je je militair bevel toevoegen. Als je verlof aanvraagt wegens medische redenen, moet je een brief toevoegen van je dokter of zorgverlener. Als je echter verlof aanvraagt wegens persoonlijke redenen, moet je een brief schrijven voor verlofaanvraag waarin je de omstandigheden en de redenen voor je aanvraag geeft.^[9]XBron
Als je verlofaanvraag om persoonlijke redenen is, is het belangrijk om zo transparant mogelijk te zijn naar je afdeling, zodat je afdeling kan bepalen of je in jouw bepaalde situatie recht hebt op verlof.
Je kunt bijvoorbeeld een onderzoeksstudent zijn die verlof aanvraagt om je onderzoeksproject te voltooien op een afgelegen lokatie. Promovendi hebben normaal gesproken recht op dit soort verlof. Ze moeten echter wel hun plannen bespreken met de studieadviseurs van hun faculteit voordat het verlof wordt toegewezen, zodat de studieadviseur aan de afdeling kan bevestigen dat jij (de student) je onderzoeksdoelen haalt. Specificeer in je verlofaanvraag eventueel werk dat je van plan bent om te doen tijdens je afwezigheid.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Het opmaken van je brief

Pdf downloaden

Het kan onnodig lijken om je eigen adres te vermelden als je in hetzelfde gebouw werkt als je werkgever, maar door dit te doen zorg je dat de brief wordt geretourneerd naar het juiste adres in het geval het postkantoor een fout maakt in de bezorging. De Personeelsafdeling vindt het ook makkelijk om je brief te archiveren als je adres erop is geschreven.
Vaak dateren mensen hun brief wanneer ze eraan beginnen, maar als je een paar dagen nodig hebt om de brief af te maken, vergeet dan niet om de datum te veranderen naar de datum waarop de brief is voltooid en ondertekend.
Vermeld de naam van de geadresseerde en hun persoonlijke titel (bijvoorbeeld dr. Smit, prof. Luiten).
Zelfs als je je baas goed kent, spreek haar dan formeel aan met haar professionele of persoonlijke titel, gevolgd door haar achternaam.
5
Bepaal welke opmaakstijl je wilt gebruiken voor de paragrafen. Een populaire opmaakstijl volgt deze gewoonten:
- Paragrafen hebben een enkele regelafstand.
- De regels staan tegen de linker marge aan.
- In plaats van een paragraaf te laten inspringen, moeten alle regels tegen de linker marge aan staan.
- Er staat een spatie tussen de paragrafen.
6
Sluit je brief af met een beleefde afsluiting, zoals 'Hoogachtend' of 'Met vriendelijke groeten'.
- Zet een spatie tussen de laatste paragraaf en de 'Hoogachtend' afsluiting.
- Laat vier wit regels tussen 'Hoogachtend' en je handtekening.
Wanneer je de brief hebt uitgeprint, zet je handtekening met een pen in de ruimte tussen de vier wit regels.
Advertentie