Cara Menulis Surat Permohonan Cuti

Cuti adalah waktu meninggalkan pekerjaan atau kuliah secara resmi. Anda bisa mengajukan cuti untuk berbagai alasan, seperti sakit, anggota keluarga yang sakit, atau liburan panjang. Dalam beberapa kasus, pekerja memiliki hak cuti tertentu, seperti cuti tahunan, melahirkan, pernikahan, atau kematian anggota keluarga langsung. Definisi "cuti" berbeda-beda bergantung pada waktunya. Dalam beberapa kasus, cuti pendek, seperti cuti kerja atau kuliah selama kurang dari satu bulan, tidak dianggap sebagai cuti, sementara dalam kasus lainnya, cuti selama satu minggu saja bisa dianggap sebagai cuti. Memahami definisi cuti di kantor atau universitas Anda sangat penting sebelum menulis surat permohonan cuti, ini karena lamanya waktu cuti yang Anda ajukan mungkin saja tidak memenuhi persyaratan pengajuan cuti secara resmi.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Mengajukan Cuti Bekerja

Unduh PDF

Sebelum mengajukan cuti bekerja, Anda sebaiknya memberi tahu atasan Anda sejak jauh hari sebelumnya. Pemberitahuan seperti ini, tentu saja tidak selalu bisa dilakukan dalam beberapa kondisi tertentu, seperti saat kematian mendadak anggota keluarga. Tetapi, jika Anda bisa memberitahukannya sejak jauh-jauh hari (seperti jika Anda akan mengajukan cuti selama beberapa minggu atau bulan) cobalah untuk menulis surat pengajuan cuti jauh sebelumnya, sehingga atasan dan rekan kerja Anda bisa menyesuaikan rencana kerja untuk menghadapinya.^{[1]XTeliti sumber} Cara yang tepat untuk memberitahukan atasan Anda sejak jauh hari adalah dengan membicarakan rencana cuti sebelum Anda mengajukan surat secara resmi. Dengan begitu, kalimat pertama dalam surat itu sudah diketahui sebelumnya oleh atasan Anda dan tidak membuatnya terkejut.
Tentukan tanggal pasti Anda berencana untuk cuti. Cobalah untuk tidak ragu-ragu menentukan waktu cuti Anda. Walaupun menentukan tanggal cuti secara pasti penting bagi atasan dan rekan kerja Anda dalam mengelola pekerjaan Anda selama cuti, dalam beberapa kasus, Anda mungkin memang tidak dapat memastikannya. Jadi jika mungkin, cobalah untuk menuliskan tanggal rencana cuti Anda sespesifik mungkin dalam surat yang Anda ajukan.
Ceritakan alasan Anda cuti sejujur-jujurnya kepada atasan Anda. Hal ini tidak berarti Anda harus menceritakan semuanya secara mendetail. Bahkan dalam banyak kasus, atasan Anda tidak berhak mengetahui beberapa aspek dalam kehidupan pribadi Anda. Tetapi, menceritakan alasan cuti Anda secara jujur dan terbuka akan mengurangi kemungkinan Anda bermasalah dengan manajemen kantor. ^{[2]XTeliti sumber}
Dalam surat cuti, Anda harus menyatakan memahami tanggung jawab pekerjaan Anda, dan sebelum cuti beritikad baik untuk membahas cara penyelesaian pekerjaan Anda selama Anda cuti. Anda bisa juga menyertakan pertimbangan Anda dalam penyelesaian pekerjaan (misalnya dengan mencantumkan catatan perinci untuk membantu bawahan Anda menyelesaikan proyek selama Anda cuti, dan menuliskan informasi kontak yang dapat dihubungi bawahan Anda jika membutuhkan bantuan Anda). ^{[3]XTeliti sumber}
5
Ketahui jenis cuti apa yang berhak Anda ambil. Secara legal, Anda berhak mendapatkan cuti tertentu. Memahami perbedaan cuti semacam itu dengan cuti yang diberikan atas persetujuan atasan adalah hal yang penting.
- Sebagai contoh, di Amerika Serikat, cuti melahirkan atau setelah adopsi anak diberikan selama 12 minggu berdasarkan peraturan Family and Medical Leave Act. Tentukan apakah Anda memenuhi persyaratan dalam peraturan cuti tersebut. Persyaratannya adalah telah bekerja selama paling tidak 12 bulan sebelum mulai cuti, dan telah bekerja selama 1250 jam selama waktu 12 bulan tersebut. Pemilik usaha tempat Anda bekerja juga harus mempekerjakan paling tidak 50 orang di satu tempat, atau dalam lokasi yang berjarak 120 km dari tempat tersebut. Pemilik usaha tempat Anda bekerja juga harus termasuk dalam kategori yang wajib memberikan cuti sesuai aturan tersebut.^{[4]XSumber TepercayaUS Department of LaborKunjungi sumber}
- Jika Anda mengajukan surat cuti yang berhak Anda ambil secara legal, Anda bisa menuliskan permohonan yang sesuai dengan cuti tersebut. Sebagai contohnya, Anda bisa menulis "Seperti kita ketahui bersama, saya berhak mengambil cuti melahirkan. Saya berharap bisa cuti antara (masukkan tanggal rencana cuti Anda). Bagaimana saya bisa cuti tanpa mengganggu produktivitas perusahaan?”^{[5]XTeliti sumber} Menanyakan cara mempertahankan produktivitas kerja akan menunjukkan perhatian Anda terhadap kelangsungan perusahaan dan membuat Anda dipandang sebagai pekerja yang baik di kantor. ^{[6]XTeliti sumber}
- Jika Anda mengajukan cuti yang bukan merupakan hak Anda, ubah isi surat pengajuan Anda sehingga bernada bersalah atas gangguan dalam pekerjaan, dan berjanjilah untuk mengganti waktu cuti Anda semaksimal mungkin.
- Beri tahukan atasan jika ada utang cuti yang belum Anda ambil.
- Sertakan informasi ini di dalam surat agar bagian SDM bisa mempertimbangkan pengajuan ulang cuti Anda jika atasan menolak permohonan cuti Anda.
Walaupun pada akhirnya atasan Anda yang akan menentukannya, cobalah untuk memberikan saran mengenai siapa yang paling cocok untuk menyelesaikan beberapa bagian pekerjaan Anda saat Anda cuti. Cobalah untuk tidak memberikan seluruh pekerjaan Anda ke satu orang saja, karena hal ini akan menambah beban kerjanya.
Bagaimana pun keadaannya, buatlah surat pengajuan cuti yang sopan. Dengan kata lain, Anda harus memohon dan bukan memaksakan cuti Anda diberikan, sekalipun Anda memang berhak mendapatkannya. Mengajukan permohonan cuti dengan sopan akan mengurangi konflik Anda dengan manajemen perusahaan.^{[7]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Mengajukan Cuti Kuliah

Unduh PDF

Mahasiswa yang ingin mengajukan cuti kuliah umumnya harus mengisi formulir tertentu. Anda mungkin bisa mengunduh formulir ini di situs web universitas. Formulir ini seharusnya juga tersedia di bagian akademik dan kemahasiswaan kampus.
2
Isi formulir pengajuan cuti. Formulir ini biasanya harus diisi dengan nama, nomor mahasiswa, nama dan alamat kampus, serta jurusan kuliah Anda.^{[8]XTeliti sumber}
- Formulir ini juga mungkin perlu diisi dengan status kewarganegaraan atau visa Anda, karena cuti kuliah memengaruhi status visa mahasiswa internasional. Karena, jika Anda adalah mahasiswa internasional, visa Anda dikabulkan karena status sebagai pelajar. Akibatnya, jika Anda berhenti kuliah dalam waktu lama, Anda mungkin akan diminta untuk kembali ke negara asal dan mungkin harus mengajukan visa lagi untuk kembali. Cari tahu pengaruh cuti terhadap visa jika Anda adalah mahasiswa internasional dan menggunakan visa pelajar. Kebijakan ini mungkin berbeda dari satu negara dengan negara lainnya, dan diatur oleh kementrian yang terkait.
- Pada universitas-universitas di AS, formulir ini juga akan menanyakan status Anda sebagai penerima beasiswa pemerintah federal. Jika Anda berkuliah di AS dan menerima beasiswa dari pemerintah federal, Anda umumnya harus terus berkuliah untuk mendapatkannya. Cuti mungkin akan memengaruhi status Anda sebagai penerima beasiswa ini, sehingga Anda sebaiknya menghubungi kantor beasiswa dan berbicara dengan konselor di sana untuk mencari cara mengajukan cuti yang terbaik.
Surat permohonan cuti umumnya juga disertai dengan dokumen pendukung yang diperlukan universitas Anda untuk mengabulkannya. Jika Anda mengajukan cuti untuk memenuhi panggilan wajib militer, sertakanlah panggilan wajib militer yang Anda terima. Jika Anda mengajukan cuti karena alasan kesehatan, sertakanlah surat dokter yang menguatkannya. Tetapi, jika Anda mengajukan cuti karena alasan pribadi, jelaskanlah kondisi dan alasan permohonan cuti Anda di dalam surat. ^{[9]XTeliti sumber}
Jika permohonan cuti Anda disebabkan oleh alasan pribadi, Anda harus menjelaskannya secara terbuka ke jurusan Anda. Sehingga mereka bisa menentukan apakah kondisi Anda memang memenuhi syarat cuti.
Misalnya, Anda ingin mendaftar sebagai asisten peneliti di luar kampus. Mahasiswa S3 tingkat akhir biasanya berhak mengajukan cuti untuk alasan seperti ini. Tetapi, sebelum cutinya dikabulkan, mahasiswa harus membicarakan rencana ini dengan pembimbing akademiknya. Dengan begitu pembimbing akademik bisa menjamin bahwa Anda akan memenuhi target penelitian kepada jurusan. Sebutkan apa saja yang ingin Anda selesaikan selama cuti.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Memformat Surat Cuti

Unduh PDF

Menyertakan alamat Anda mungkin terlihat remeh jika kantor Anda dan pemilik usaha tempat Anda bekerja berlokasi di gedung yang sama. Tetapi, hal ini akan menjamin surat Anda dikembalikan ke alamat yang benar jika gagal terkirim. Bagian SDM juga akan lebih mudah mengarsipkan surat Anda jika ada alamat tertulis di sana.
Sering kali, penulis surat menuliskan tanggal saat surat mulai dibuat, tetapi jika dalam menuliskannya Anda membutuhkan waktu beberapa hari, ingatlah untuk mengubah tanggal surat sesuai dengan tanggal selesai dibuat dan ditandatangani.
Cantumkan nama dan alamat tujuan surat, juga gelar akademiknya (misalnya Dr. Ridwan, atau Prof. Susan).
Sekalipun Anda mengenal baik atasan Anda, tuliskan salam pembuka resmi dalam surat dengan menuliskan gelar profesional atau akademiknya diikuti dengan nama belakangnya.
5
Tentukan format surat apa yang akan Anda gunakan untuk paragraf surat. Format yang lazim digunakan adalah format lurus, ^{[10]XTeliti sumber} yang mengikuti aturan penulisan:
- Setiap baris surat dalam paragraf diberi jarak satu spasi.
- Semua baris dalam surat harus rata kiri.
- Semua kalimat diawali di tepi kiri, dan permulaan paragraf tidak ditulis menjorok ke dalam.
- Beri satu baris kosong untuk menandai akhir paragraf.
- Contoh surat format lurus dapat Anda lihat di sini.
6
Akhiri surat Anda dengan penutup yang sopan seperti, "Hormat saya".
- Beri satu baris kosong di antara paragraf terakhir dengan salam penutup.
- Beri empat baris kosong di antara "Hormat saya" dan nama Anda.
Setelah Anda mencetak surat, bubuhkan tanda tangan di empat baris kosong antara salam penutup dan nama Anda.
Iklan