كيفية كتابة خطاب تطوع

تنزيل المقال

تنزيل المقال

التطوع هو منح بعض من وقتك وخدماتك لشخص أو جهة دون انتظار مقابل مادي. أول خطوة هي أن تختار المؤسسة التي تريد التطوع فيها والتقديم، وعندما تحدد المكان المناسب، أرسل لهم خطابًا تطلب فيه الانضمام كمتطوع وتشرح فيه دوافعك لذلك مبديًا اهتمامك بشغل دور معين وتذكر مهاراتك وخبراتك وكيف تنوي استعمالها في مساعدة الآخرين. إذا عرفت كيف تكتب الخطاب ونوع المعلومات التي تضعها فيه، فسيعينك ذلك على أن تنال الدور الذي تسعى إليه في المؤسسة التي تهتم لأمرها.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

البحث عن دور تطوعي

تنزيل المقال

1. 
   1
   تصفح الأدوار التطوعية المتاحة. في العادة ستجد مثل تلك الأدوار على موقع المؤسسة أو الجمعية، إما وسط الوظائف العادية أو في قائمة منفصلة خاصة بالتطوع.

   • ابحث في عدد من الأدوار حتى تجد منها ما يناسبك.
   • خذ فكرة عن متطلبات الدور الذي يثير اهتمامك. من المهم معرفة ذلك قبل التقدم، لأنه حتى إن لم يكن وظيفة مدفوعة الأجر، فلا يزال له متطلبات كمهارات معينة أو حد أدنى من الخبرة أو خلفية دراسية.
2. 
   2
   ادرس المؤسسة. عندما تجد الدور الذي يثير اهتمامك، عليك أن تتعرف على المؤسسة أو الجمعية التي تفكر في الانضمام إليها؛ حتى إن كان الدور يناسبك يثير اهتمامك، قد تجد قيم المؤسسة ودوافعها تختلف أو تتعارض مع قيمك ودوافعك. قبل أن تتقدم تأكد من أنك ستحب دورك في المؤسسة وسيلائمك الوضع فيها.

   • اقرأ رسالة المؤسسة أو الجمعية والقيم التي تعمل على أساسها. ستجد هذه أيضًا في العادة على الموقع الخاص بها، وقد تجنبك قراءتها من الإحباط وضياع الوقت لاحقًا.
3. 
   3
   حدد من الذي ستراسله. إذا كان الدور الذي تريده مذكورًا على موقع الشركة أو مطبوعًا، ففي العادة ستجده مصحوبًا بوسيلة تواصل مع شخص معين للراغبين في التقدم. عليك أن تعرف من هو المسؤول عن التعيينات أو استقبال المتقدمين الجدد وبياناته حتى تستطيع التواصل معه.

   • إذا لم يكن هذا الشخص مذكورًا في إعلان الأدوار المتاحة فابحث في موقع المؤسسة عن المسؤول عن التعيينات أو اتصل باستعلامات المؤسسة حتى تأخذ بياناته.
   • إذا كان المسؤول عن التعيينات شخصٌ ذو رتبة عالية في إدارة المؤسسة، فقد يكون من الأنسب أن توجه خطابك إليه.

جزء 2

جزء 2 من 3:

إعداد نسخة مبدئية من الخطاب

تنزيل المقال

1. 
   1
   احرص على المهنية. اكتب الخطاب كما لو كنت توجهه لشركة تطلب وظيفة مدفوعة الأجر. حافظ على المهنية وتناسق أجزاء الخطاب، فقد تخسر الدور الذي تريده بسبب خطاب رديء.

   • استخدم نفس حجم الخط على مدى الخطاب كما هو متعارف عليه في خطابات الأعمال. اكتب بخط حجمه ما بين 10-12 وليكن سهل القراءة واضح الأجزاء كالأنواع غير المذيلة sans serif مثل: Arial أو Century Gothic أو Futura أو Lucida Sans أو New Gothic أو Technical أو Times New Roman أو Rockwell.
   • لا تستخدم خطًا غريبًا أو معقدًا، واستعمل اللون الأسود لكتابة صلب الخطاب.
2. 
   2
   نسّق الخطاب. اتبع أعراف تنسيق الخطابات في عالم الأعمال حتى يبدو خطابك احترافيًا قدر الإمكان.

   • اكتب بيانات التواصل الخاصة بك في أعلى يمين الصفحة (للعربية) أو أعلى اليسار (للإنجليزية) متضمنة اسمك الكامل وعنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني.
   • اترك سطرين أو ثلاثة ثم اكتب بيانات متلقي الخطاب. ابدأ باسمه الكامل (واللقب مثل "السيد فلان" إن لم تعرف اسمه الأول) ثم القسم الذي يعمل فيه ثم اسم المؤسسة التي تريد الانضمام إليها ثم عنوان المؤسسة.
   • يستحسن أن تضيف تاريخ كتابة المقال حتى يعرف الشخص الذي سيراجع طلبك متى تقدمت به. يمكنك وضعه بين بياناتك وبيانات المتلقي.
3. 
   3
   ابدأ كتابة الخطاب. أول ما عليك فعله بعد كتابة بياناتك وبيانات المتلقي هو أن تدعو المتلقي بلقب مناسب. إذا كان طبيبًا أو لديه شهادة دكتوراه فخاطبه بلقب "دكتور" أو "دكتورة"، وإن كان غير ذلك فاستخدم "السيد" أو "السيدة". إذا كان الاسم يستخدم للجنسين، فاكتب الاسم الكامل دون لقب. إن لم تجد بيانات المسؤول في الإعلان ولم تعرف من سيتلقى الخطاب، فربما لن يؤاخذوك إن بدأت بعنوان الطلب دون تحية رسمية.
4. 
   4
   اكتب الفقرة الأولى. في هذا الجزء تروّج لنفسك لدى إدارة المؤسسة التي تريد التطوع فيها. قدم نفسك ووضّح نيتك من البداية.

   • اكتب بيان رغبة في الدور الذي تريد.
   • اذكر أين رأيت إعلان فتح باب التطوع لهذا الدور.
   • اكتب جملتين أو ثلاثة توضح فيها خبراتك وتجاربك في هذا المجال.
   • إذا كانت لديك شهادات دراسية أو حصلت على دورات في المجال الذي تتقدم فيه، فاحرص على ذكر ذلك.
   • أشِر إلى بيان أهداف وقيم المنظمة واشرح أهميتها لديك. يمكنك أن تربط دراستك أو خبراتك واهتماماتك بتلك الأهداف أو القيم؛ وذلك حتى يعرف المسؤول عن التعيينات أنك قادر ومستعد للعمل في سبيل تلك الأهداف.
5. 
   5
   اكتب الفقرة الثانية. بعد أن قدمت نفسك وأوضحت رسميًا رغبتك في التطوع بوقتك ومجهودك، عرّف المسؤول عن التعيين عن نفسك أكثر.

   • وضح ماضيك الوظيفي والتطوعي وكيف يرتبط بالدور الذي تريد التطوع فيه. إذا لم يكن ما عملت فيه على صلة مباشرة بهذا الدور، فتكلم عن ماضيك الوظيفي بما يوضح نقاط القوة لديك كموظف، مثل أن تركز على إيمانك بفضيلة العمل والتزامك في وظيفتك الحالية أو وظائفك السابقة وعلى أية مهارات يمكن أن تفيد في الدور التطوعي المرغوب.
   • اذكر أية مهارات عندك متصلة بمجال التطوع وكيف يمكن أن تضيف في تحقيق أهداف المؤسسة.
   • إن كانت لديك إنجازات تفخر بها (ولها صلة أو تطبيق في الدور التطوعي)، فاشرح كيف تجعلك تلك الإنجازات المرشح المثالي للدور التطوعي الذي ترغب فيه.
   • تحدث عن أية مشاكل أو عقبات نجحت في تحديدها ومعالجتها في أية وظيفة أو فترة تدريب سابقة أو حالية.
   • اكتب عن أية ابتكارات أو إبداعات حسّنت بها من سياسة أو طرق عمل الأماكن التي عملت فيها.
   • اذكر أية مواقف توضح قدرتك على الأخذ بزمام المبادرة وتحمل المسؤولية أو امتلاكك المهارات القيادية.
6. 
   6
   اكتب الفقرة الثالثة. المتوقع أن تكون قد نجحت في الفقرتين السابقتين في تقديم نفسك كمرشح للتطوع وسبب اهتمامك بذلك وما يجعلك أهلًا للمهمة، والآن تختم بالفقرة الأخيرة التي توضح فيها حدود ما تقدر على تأديته كمتطوع.

   • أعلِم المسؤول عن التعيين بالوقت الذي تستطيع تخصيصه لدورك التطوعي في الأسبوع. إذا كانت أيام معينة أنسب لك، فاذكرها حتى تؤخذ في الحسبان إذا قبلوك.
   • لا تفترض أنك قد ضمنت الدور، فالكلام عن نفسك ومواعيدك وكأن القبول أمر مفروغ منه قد ينفّر المسؤول عن التعيين.
   • اطلب من المسؤول أن يتيح لك الفرصة لمقابلته وجهًا لوجه للنقاش بشأن تطوعك وأخبره عن الأوقات التي تستطيع فيها لقاءه. من المهم أن تكون مرنًا في إتاحة الفرصة للمقابلة وأن تجعل جدولك مفتوحًا قدر الإمكان وأن تكون مستعدًا للذهاب بإشعار قصير الأمد.
7. 
   7
   أنهِ الخطاب بخاتمة مهنية. اشكر المسؤول عن التعيين على وقته واهتمامه باستعمال لغة رسمية كما يستخدم في عالم الأعمال، بما في ذلك تحية الختام مثل "ولكم جزيل الشكر" أو "ولكم كامل التقدير والاحترام".
8. 
   8
   وقّع على الخطاب. ضع في آخر الخطاب إمضاء مطبوعة وأخرى باليد. إذا كنت تبعث بالخطاب عبر البريد الإلكتروني، فربما الأفضل أن تطبعه وتوقع عليه بقلم (أسود كلون الخط) ثم تضعه في آلة مسح ضوئي وترسله كملف PDF.

جزء 3

جزء 3 من 3:

إرسال الخطاب

تنزيل المقال

1. 
   1
   راجع لغة الخطاب. تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو لغوية أو طباعية أو تنسيقية قبل إرسال الخطاب، فهي قد تجعل شكله سيئًا وقليل الاحترافية.
2. 
   2
   أرفق سيرتك الذاتية. رغم أنك ذكرت بالفعل مهاراتك وخبراتك ومؤهلاتك، إلا أنه لا يزال من الأفضل إرفاق سيرتك الذاتية بالخطاب؛ يسمح هذا للمسؤول عن التعيين بمراجعة تفاصيل تعليمك ووظائفك بما فيها المدد المقضية في كل وظيفة أو دور تطوعي. كذلك يعطي إرفاق السيرة الذاتية عنده انطباعًا بأنك على قدر من الاحترافية وأنك تأخذ الموضوع بجدية ومستعد لبذل المجهود للحصول على الدور الذي تتقدم له.
3. 
   3
   احصل على خطابي توصية. عادة لا يتطلب الحصول على دور تدريبي تقديم خطابات توصية إذا اشترط عليها أو إذا أردت أن تؤكد التزامك بالمهنية فضمنها في أوراقك.

   • يكتب خطابات التوصية أشخاص عملت معهم أو ممن يعرفونك بصفة شخصية ومستعدين لتزكية شخصيتك وقدراتك.
   • يمكنك – كبديل – عن خطابات التوصية أن تسرد قائمة بها أسماء وبيانات من تتوسم أن يشهدوا لك ممن عملت معهم حتى يتسنى للمسؤول عن التعيين التواصل معهم إذا رغب. ستؤكد تلك الخطوة قدرتك على تكوين علاقات مهنية إيجابية برؤسائك وزملائك السابقين.
4. 
   4
   أرسل الخطاب. في العادة تحدد المؤسسة إذا كانت تستقبل الخطابات عبر الإنترنت أو ورقيًا عبر البريد أو يدًا بيد. اتبع شروط المؤسسة. إذا كنت سترس الخطاب بالبريد، فتأكد من إلصاق العدد الصحيح من الطوابع ومن صحة اسم وعنوان المتلقي على الظرف.
5. 
   5
   تابع بمكالمة أو بريد إلكتروني. انتظر بضعة أيام على الأقل أو حتى أسبوعًا قبل أن تستفسر منهم، ولا تلح أو تتأمّر. اكتف برسالة إلكترونية ودودة أو مكالمة خلال ساعات العمل لتعرف الجديد مِن المسؤول عن التواصل. أخبره بأنك قد أرسلت خطاب تقدم تبدي فيه بشكل رسمي رغبتك في أن تكون جزءًا من المؤسسة، وتذكر قبل كل شيء أن تتصرف بمهنية ولباقة.
6. 
   6
   اشكرهم في رسالة بعد المقابلة. هذه طريقة مهذبة ومهنية تخبر بها المسؤول عن التعيين أنك تثمن وقته. يمكنك إرسالها كبريد إلكتروني أو كخطاب بالبريد العادي، وإذا أجريت أكثر من مقابلة، فأرسل رسالة لكل منهم.

   • وجه الخطاب لمجري المقابلة بالاسم.
   • اشكره على منحك الفرصة للقاء والحديث عن الدور التطوعي.
   • حاول في خطاب الشكر ذكر شيء معين قاله أثناء المقابلة؛ فهذا يشعره بأنك كنت منتبهًا ومهتمًا بكلامه وأنك تأخذ موضوع التقدم بجدية.
   • اجعل خاتمتك مهذبة ولا توحي بأنك تعتبر القبول أمرًا مفروغًا منه. مثلًا: "أتطلع إلى مناقشة الدور مجددًا بشكل أعمق" أو تمنَّ له التوفيق في عملية الاختيار.
   • تستقبل بعض المؤسسات الكثير من طلبات التقدم وقد تطلب منك ألا تبادرهم أنت بالرسائل بعد التقديم. في مثل تلك الأحوال، اتبع التعليمات.