วิธีการ เขียนจดหมายเพื่อขอเป็นอาสาสมัคร

X

บทความนี้ ร่วมเขียน โดย Katherine Kirkinis, Ed.M., MA. แคทเธอรีน เคอร์คินิส เป็นโค้ชด้านอาชีพและนักจิตบำบัดที่ทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพให้กับนิตยสาร Forbes, Medium, Best Life และ Working Mother และเป็นผู้เชี่ยวชาญความหลากหลายและการอยู่ร่วมกันให้ ATTN และ Quartz เธอเชี่ยวชาญในการทำงานเกี่ยวกับปัญหาด้านอาชีพ ตัวตน และความไม่แน่ใจ เธอได้รับการฝึกอบรมระดับปริญญาเอกด้านการให้คำปรึกษาด้านอาชีพและการประเมินอาชีพ และได้ทำงานร่วมกับลูกค้าหลายร้อยรายเพื่อตัดสินใจเลือกอาชีพผ่านการประเมินอาชีพ เธอกำลังศึกษาระดับปริญญาเอกที่ The University of Albany, SUNY ซึ่งงานของเธอมุ่งเน้นไปที่ความหลากหลายและการอยู่ร่วมกัน การเหยียดเชื้อชาติในที่ทำงาน และอัตลักษณ์ทางเชื้อชาติ เธอเป็นนักเขียนที่ได้รับการตีพิมพ์และได้รับการกล่าวถึงในวารสารทางวิชาการตลอดจนสื่อยอดนิยมต่างๆ งานวิจัยของเธอได้รับการนำเสนอในการประชุม APA ระดับประเทศมากกว่า 10 แห่งตั้งแต่ปีพ.ศ. 2556

บทความนี้ถูกเข้าชม 4,201 ครั้ง

การอาสาคือการอุทิศเวลาและบริการให้กับผู้อื่นหรือองค์กรอื่นโดยไม่คาดหวังที่จะได้รับรางวัลตอบแทน ก่อนอื่นคุณควรเลือกองค์กรที่คุณต้องการอาสา เมื่อคุณรู้แล้วว่าคุณต้องการอาสาให้กับใคร คุณสามารถเขียนจดหมายเพื่อขอเป็นอาสาสมัครด้วยการอธิบายเหตุผลของการอาสา แสดงความสนใจในตำแหน่งอาสาสมัครและพูดถึงวิธีที่ทักษะและประสบการณ์ของคุณสามารถเป็นประโยชน์ต่อผู้อื่น การรู้วิธีเขียนจดหมายเพื่อขอเป็นอาสาสมัครและรู้ว่าควรเขียนข้อมูลใดสามารถช่วยให้คุณได้รับหน้าที่ที่สามารถเปลี่ยนชีวิตของคุณเพื่อองค์กรที่คุณใส่ใจ

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 3:

การหาตำแหน่ง

ดาวน์โหลดบทความ

1
ค้นหาตำแหน่งอาสาสมัครที่เปิดรับ. คุณสามารถหาได้จากเว็บไซต์ของบริษัทไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งงานรับจ้างที่เปิดอยู่หรือในส่วนของตำแหน่งอาสาสมัคร
- มองหาหลากหลายตำแหน่งเพื่อดูว่าตำแหน่งใดที่จะเหมาะกับคุณมากที่สุด
- ดูว่าตำแหน่งที่คุณสนใจนั้นมองหาอะไรในตัวของผู้สมัคร คุณจำเป็นต้องรู้ก่อนที่จะสมัครเพราะถึงแม้ว่าตำแหน่งนี้จะไม่ใช่ตำแหน่งรับจ้างแต่คุณอาจจะต้องมีทักษะบางอย่าง ประสบการณ์หรือพื้นเพการศึกษาที่จำเป็นต่อตำแหน่งนี้
2
ค้นคว้าเกี่ยวกับบริษัท. เมื่อคุณได้พบตำแหน่งที่คุณสนใจแล้ว คุณต้องทำความรู้จักบริษัทหรือองค์กรที่คุณต้องการร่วมงานด้วย ถึงแม้ว่าคุณสนใจในตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจงแต่คุณอาจจะพบว่านิยามขององค์กรที่แตกต่างจากนิยามของคุณมาก ก่อนที่จะสมัครตำแหน่งนี้คุณต้องทำให้มั่นใจว่าคุณจะทำงานตำแหน่งนี้ได้อย่างมีความสุขและคุณจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับองค์กร
- อ่านพันธกิจและนิยามขององค์กร คุณสามารถหาได้จากเว็บไซต์ขององค์กรและคุณจะไม่เสียเวลาและความโกรธเคืองในภายหลัง
3
ดูว่าคุณต้องติดต่อใคร. ถ้าคุณพบตำแหน่งอาสาสมัครที่คุณต้องการสมัครผ่านทางออนไลน์หรือสื่อสิ่งพิมพ์ คุณจะเห็นชื่อผู้ติดต่อสำหรับผู้สมัครที่สนใจอยู่ในประกาศนี้ คุณจะต้องรู้ว่าใครมีหน้าที่รับสมัครพนักงานใหม่เช่นเดียวกับข้อมูลติดต่อของบุคคลนั้น
- ถ้าหากไม่มีชื่อผู้ติดต่ออยู่ในประกาศ คุณสามารถลองหาจากเว็บไซต์ขององค์กรเพื่อดูว่าใครที่มีหน้าที่รับสมัครพนักงาน คุณอาจจะต้องติดต่อแผนกบุคคลขององค์กรนั้นเพื่อหาข้อมูลนี้
- ถ้าการตัดสินใจรับพนักงานขึ้นอยู่กับผู้บริหารระดับสูง คุณอาจจะต้องเขียนจดหมายหาบุคคลนั้น
โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 3:

การร่างจดหมาย

ดาวน์โหลดบทความ

1
ทำให้เป็นมืออาชีพ. คุณควรเขียนจดหมายแบบเดียวกับที่คุณมักจะเขียนเพื่อสมัครตำแหน่งรับจ้าง คุณต้องเป็นมืออาชีพและยืนหยัดในจดหมายของคุณเพราะจดหมายแสดงความสนใจที่เขียนไม่ดีอาจทำให้คุณไม่ได้รับตำแหน่งนั้น
- ใช้ขนาดและแบบตัวอักษรที่เหมาะสมกับจดหมายธุรกิจ ใช้ขนาดตัวอักษรระหว่าง 10 และ 12 และเลือกแบบตัวอักษรที่สามารถอ่านได้ง่ายและดูสะอาดตา เช่น แบบตัวอักษรตระกูล Sans Serif ตัวอย่างของแบบตัวอักษรที่เหมาะสมอื่นๆ ได้แก่ Arial Century Gothic Futura Lucida Sans News Gothic Technical Times New Roman และ Rockwell^{[1]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- อย่าใช้สีตัวอักษรที่ไม่ปกติหรือไม่เหมือนใครในจดหมาย พิมพ์จดหมายด้วยสีดำ
2
ปรับรูปแบบจดหมาย. คุณจะต้องใช้รูปแบบจดหมายที่เหมาะสมเพื่อให้จดหมายของคุณดูเป็นมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะทำได้
- เขียนข้อมูลติดต่อที่มุมซ้ายบนของเอกสาร ข้อมูลนี้ ได้แก่ ชื่อเต็ม ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และอีเมลของคุณ ^{[2]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- เว้น 2 หรือ 3 บรรทัดจากนั้นจึงเขียนข้อมูลติดต่อของบุคคลที่คุณเขียนถึง เริ่มด้วยชื่อเต็ม (หรือคำนำหน้าชื่อที่เหมาะสม เช่น คุณสมศรี) แผนกที่บุคคลที่ทำงานอยู่ ชื่อขององค์กรที่คุณต้องการร่วมงานด้วยและที่อยู่ขององค์กร ^{[3]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- คุณสามารถระบุวันที่ของจดหมายเพื่อให้บุคคลที่อ่านจดหมายของคุณเห็นว่าคุณสมัครเมื่อไหร่ คุณสามารถลงวันที่ระหว่างข้อมูลติดต่อของคุณกับข้อมูลติดต่อขององค์กร ^{[4]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
สิ่งแรกที่คุณควรทำ (หลังจากข้อมูลติดต่อของคุณและข้อมูลติดต่อขององค์กร) คือเขียนชื่อผู้รับจดหมายและคำนำหน้าที่เหมาะสม ถ้าหากผู้รับเป็นแพทย์หรือได้รับปริญญาเอก คุณก็ควรระบุว่าเป็นด็อกเตอร์ ถ้าหากไม่ใช่ คุณสามารถเขียนว่าคุณ ใช้ชื่อเต็มของบุคคลนั้นถ้าหากข้อมูลไม่ชัดเจน ^{[5]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง} ถ้าหากไม่มีชื่อผู้ติดต่อในประกาศและคุณไม่สามารถหาได้ว่าคุณควรเขียนจดหมายหาใคร คุณสามารถใช้หัวข้อจดหมายแทนการทักทายแบบทางการ ^{[6]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
4
เขียนย่อหน้าแรก. ส่วนนี้ของจดหมายคือส่วนที่คุณสามารถประกาศตัวให้กับองค์กรที่คุณเลือก คุณต้องแนะนำตัวเองและระบุเจตนาของคุณตั้งแต่แรก
- เขียนข้อความแสดงความสนใจในตำแหน่ง
- ระบุว่าคุณเห็นประกาศรับตำแหน่งอาสาสมัครจากที่ใด
- เขียน 2-3 บรรทัดเพื่อสรุปประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในสาขาที่คุณสนใจ
- ถ้าหากคุณจบการศึกษาอย่างเป็นทางการหรือได้รับการฝึกฝนในสาขาของตำแหน่งที่คุณสมัคร คุณก็ควรระบุในส่วนนี้
- พูดถึงพันธกิจหรือนิยามขององค์กรและพูดว่าทำไมพันธกิจหรือนิยามนี้จึงสำคัญสำหรับคุณ คุณควรเชื่อมโยงการศึกษา ประสบการณ์และความสนใจของคุณเข้ากับพันธกิจหรือนิยามของบริษัท ทำให้นายจ้างรู้ว่าคุณมุ่งมั่นและสามารถพยายามเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้
5
เขียนย่อหน้าที่สอง. หลังจากที่คุณได้แนะนำตัวเองและแสดงออกถึงความสนใจที่จะอาสาเวลาและแรงกายของคุณแล้วคุณควรทำให้นายจ้างรู้เกี่ยวกับตัวของคุณมากขึ้น
- พูดถึงประวัติการทำงานและการเป็นอาสาสมัครและพูดว่าประสบการณ์นี้เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้อย่างไร ถ้าหากงานในอดีตของคุณไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งอาสาสมัคร คุณสามารถพูดถึงประวัติการทำงานเพื่อเน้นย้ำจุดแข็งที่เฉพาะเจาะจงในฐานะของลูกจ้าง คุณสามารถมุ่งเน้นไปยังจริยธรรมในการทำงานของคุณ ความทุ่มเทที่คุณมีต่อนายจ้างในอดีตและทักษะที่สามารถนำมาใช้กับตำแหน่งอาสาสมัครที่คุณกำลังสมัคร
- พูดถึงทักษะที่ถ่ายทอดได้ที่คุณมีซึ่งอาจเป็นประโยชน์หรือเกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้และพูดว่าทักษะนี้จะสามารถเป็นประโยชน์ให้กับองค์กรได้อย่างไร
- ถ้าหากคุณมีความสำเร็จที่เป็นรูปธรรมซึ่งคุณรู้สึกภูมิใจ (และเกี่ยวข้องหรือเป็นทักษะที่ถ่ายทอดได้) ใส่รายละเอียดว่าความสำเร็จเรานั้นจะทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งอาสาสมัครที่คุณสนใจนี้ได้อย่างไร
- ระบุความยากลำบากหรือปัญหาที่คุณสามารถพบเจอและแก้ไขได้สำเร็จในงานปัจจุบัน งานในอดีตหรือการฝึกงาน ^{[7]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- พูดถึงวิธีที่คุณสามารถคิดค้นโยบายหรือขั้นตอนได้อย่างสำเร็จในงานปัจจุบัน งานในอดีตหรือการฝึกงาน ^{[8]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- เชื่อมโยงเหตุการณ์ที่อธิบายความสามารถในการริเริ่มและแสดงความรับผิดชอบหรือทักษะความเป็นผู้นำของคุณ^{[9]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
6
เขียนย่อหน้าที่สาม. คุณต้องแนะนำตัวเองในฐานะของผู้สมัครอาสาสมัคร พูดว่าทำไมคุณจึงสนใจในตำแหน่งนี้และอธิบายว่าคุณเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมอย่างไรใน 2 ย่อหน้าแรก ในย่อหน้าจบคุณต้องจบจดหมายด้วยการพูดว่าคุณสามารถทำอะไรได้
- ทำให้นายจ้างรู้ว่าคุณสามารถสละเวลาได้มากเท่าไหร่ในแต่ละสัปดาห์ ถ้าหากคุณมีวันหรือเวลาที่เหมาะสมกับตารางของคุณมากที่สุดก็ควรทำให้นายจ้างรู้ว่าคุณสามารถเป็นอาสาสมัครได้เมื่อไหร่ถ้าหากคุณได้รับเลือกให้ทำงานกับองค์กร
- อย่าเพิ่งสรุปว่าคุณได้รับตำแหน่ง การเขียนเกี่ยวกับตัวเองและความสามารถประหนึ่งว่าคุณได้รับตำแหน่งแล้วอาจทำให้นายจ้างเบื่อหน่าย
- ขอโอกาสจากนายจ้างเพื่อพบเจอเพื่อพูดถึงตำแหน่งและทำให้เขารู้ว่าคุณสามารถเข้ามาสัมภาษณ์ได้เมื่อไหร่ คุณต้องทำตัวให้ยืดหยุ่นถ้าหากคุณต้องการนัดเจอหรือสัมภาษณ์เพราะฉะนั้นพยายามทำให้ตารางของคุณว่างและสามารถเข้าไปพบองค์กรแบบกระทันหันได้
คุณต้องขอบคุณนายจ้างอย่างเป็นทางการสำหรับเวลาในการพิจารณา ใช้ภาษาทางการที่เหมาะสมกับธุรกิจ ได้แก่ คำพูดที่เป็นมืออาชีพ เช่น “ด้วยความจริงใจ” “ด้วยความเคารพนับถือ” หรือ “ด้วยความเคารพอย่างสูง”
พิมพ์ชื่อและเซ็นชื่อด้วยลายมือ ถ้าหากคุณส่งจดหมายให้กับนายจ้างทางอีเมล คุณอาจจะต้องสั่งพิมพ์จดหมายนี้และเซ็นชื่อด้วยปากกาสีดำ (เพื่อให้เข้ากับตัวอักษร) และสแกนจดหมายที่คุณเซ็นชื่อเป็นไฟล์แบบ PDF
โฆษณา

ส่วน 3

ส่วน 3 ของ 3:

การส่งจดหมาย

ดาวน์โหลดบทความ

อย่าลืมหาคำที่ใช้ผิด คำที่สะกดผิด ไวยากรณ์และการเว้นช่องไฟผิด สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้จดหมายสมัครงานของคุณดูไม่ดีและไม่เป็นมืออาชีพ ^{[10]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
ถึงแม้ว่าคุณได้พูดถึงทักษะ ประสบการณ์และคุณสมบัติของคุณในจดหมายแล้วแต่คุณยังควรแนบเรซูเม่ไปกับจดหมาย สิ่งนี้จะทำให้นายจ้างรู้รายละเอียดของประวัติการทำงานและการศึกษาและข้อมูลเฉพาะเจาะจง เช่น ระยะเวลาของการทำงานหรือการเป็นอาสาสมัคร การแนบเรซูเม่ไปด้วยยังแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ มันทำให้นายจ้างรู้ว่าคุณต้องการตำแหน่งนี้จริงๆ และต้องการได้รับโอกาสเพื่อเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
3
จัดเตรียมจดหมายแนะนำ 2 ฉบับ. ถึงแม้ว่าคุณอาจจะไม่ต้องใช้จดหมายแนะนำเพื่อสมัครการฝึกงานแต่บริษัทบางแห่งเรียกหาสิ่งนี้ ถึงแม้ว่าจดหมายแนะนำอาจจะไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นแต่การแนบจดหมายแนะนำไปด้วยคืออีกวิธีหนึ่งเพื่อแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ ^{[11]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- จดหมายแนะนำคือจดหมายที่เขียนโดยผู้แนะนำทางการงานหรือส่วนตัวซึ่งสามารถยืนยันตัวตนและความสามารถของคุณได้ ^{[12]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- ในจดหมายแนะนำคุณควรระบุผู้แนะนำทางการงานและข้อมูลติดต่อ สิ่งนี้ทำให้นายจ้างสามารถติดต่อผู้แนะนำเหล่านี้ได้ถ้าต้องการและมันแสดงว่าคุณสามารถรักษาความสัมพันธ์อันดีงามกับนายจ้างและผู้ร่วมงานในปัจจุบันและในอดีตได้
องค์กรน่าจะระบุว่าคุณควรส่งจดหมายทางออนไลน์หรือฉบับจริง (ซึ่งคุณสามารถส่งทางไปรษณีย์หรือเข้าไปยื่นด้วยตัวเอง) ทำตามคำแนะนำขององค์กร ถ้าหากคุณส่งจดหมายทางไปรษณีย์ก็ควรติดแสตมป์ที่มีมูลค่าเพียงพอและระบุชื่อและที่อยู่ที่ถูกต้องของผู้รับบนซองจดหมาย
รออย่างน้อย 2-3 วัน (หรือแม้แต่ 1 สัปดาห์) ก่อนที่จะติดตามผลและอย่ากดดันหรือเรียกร้องจนเกินไป ส่งอีเมลที่เรียบง่ายหรือโทรศัพท์ในช่วงเวลาทำการหาบุคคลติดต่อสำหรับตำแหน่งนั้น ทำให้เขารู้ว่าคุณได้ส่งจดหมายสมัครและคุณต้องการแสดงความสนใจในโอกาสที่จะได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรนี้และเหนือสิ่งอื่นใดจำไว้ว่าคุณต้องวางตัวให้เป็นมืออาชีพและมีมารยาท
6
เขียนข้อความขอบคุณหลังจากคุณได้เข้าไปสัมภาษณ์. นี่คือวิธีที่สุภาพและเป็นมืออาชีพในการทำให้นายจ้างรู้ว่าคุณซาบซึ้งในเวลาของพวกเขามากแค่ไหน ข้อความขอบคุณสามารถเป็นจดหมายหรืออีเมลและคุณควรส่งข้อความไปยังผู้สัมภาษณ์ทุกคนที่คุณได้พบ ^{[13]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- เรียกผู้สัมภาษณ์ด้วยชื่อ ^{[14]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- ขอบคุณเขาสำหรับโอกาสที่ให้พบและพูดถึงตำแหน่ง ^{[15]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- พยายามพูดถึงบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงซึ่งผู้สัมภาษณ์นั้นพูดกับคุณระหว่างการพบเจอ การทำให้เขารู้ในข้อความขอบคุณว่าคุณสนใจในสิ่งที่เขาพูดแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจและใช้โอกาสนั้นอย่างเต็มที่ ^{[16]Xแหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- ปิดท้ายด้วยการจบแบบสุภาพที่ไม่ได้สรุปว่าคุณได้รับตำแหน่ง พูดว่า “ฉันหวังที่จะได้พูดคุยเกี่ยวกับโอกาสนี้เพิ่มเติม” หรืออวยพรให้ผู้สัมภาษณ์โชคดีกับขั้นตอนการเลือกผู้สมัคร
- บางองค์กรได้รับใบสมัครการเป็นอาสาสมัครจำนวนมากและอาจจะขอให้คุณไม่ติดตามผล ถ้าเป็นกรณีนั้นคุณก็ควรทำตามที่องค์กรระบุ
โฆษณา