كيفية كتابة تعليمات واضحة

تنزيل المقال

تنزيل المقال

ستحتاج غالبًا إلى كتابة التعليمات بشكل يومي إذا كنت مدرسًا أو كاتبًا تقنيًا. ولكن بالنسبة للكثير من الناس الذين لا يشتغلون بمثل تلك الوظائف، قد يكون من الصعب للغاية كتابة تعليمات واضحة. قد يحدث أن تتجاوز عن كتابة بعض الخطوات الرئيسية افتراضًا منك أنها خطوات بديهية بالنسبة للقارئ، أو قد تشتت قراءك بوضع العديد من الأعمال في خطوة واحدة. لتتمكن من كتابة تعليمات واضحة، يجب عليك أن تتأكد أولًا أنك تفهم تمامًا كيف تؤدى المهمة التي تكتب عنها. اتبع تعليماتك حرفيًا للتأكد من أنها ستفي بالغرض وستنجح في شرح المهمة وإتمامها.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

استيعاب المهمة

تنزيل المقال

1. 
   1
   جهز الأدوات اللازمة. عندما تقرر البدء بكتابة تعليمات معينة، يجب أولًا أن تكون على دراية بالمهمة بشكل شخصي. اجمع الأدوات والمواد التي ستحتاجها و ضعها تقريبيًا بالترتيب الذي ستحتاجها به.

   • دون كل شيء احتجت إليه. عندما تكتب تعليماتك، سترغب بوضع قائمة بكل الأدوات والمعدات اللازمة لإتمام تلك المهمة.
2. 
   2
   نفذ المهمة بنفسك. حتى في حالة أدائك لهذه المهمة بنفسك عدة مرات من قبل، فما زال من الأفضل أن تقوم بتنفيذ خطواتها بنفسك قبل أن تقوم بكتابة تعليماتك حتى لا تنسى أي شيء.

   • إذا كانت المهمة معروفة بالنسبة لك، قد تكون عرضة لاختصار بعض الخطوات، لذا عليك أن تتأكد من أنك لم تتخطّ أي خطوات ولم تقم بحذف أي معلومة قد لا يعرفها القارئ.
3. 
   3
   ضع مخطط تفصيلي. أثناء تأديتك للمهمة اقتطع دقيقة من وقتك واكتب ما تقوم بعمله، سيساعدك ذلك على وضع خطواتك في ترتيب منطقي. إذا كنت تقوم بأداء المهمة أثناء كتابتك للخطوات فسوف تعرف تحديدًا ما عليك أن تفعله ومتى تفعله.
4. 
   4
   حدد جمهورك. يمكن كتابة تعليمات المهمة الواحدة بأكثر من طريقة تبعًا لمن سيقوم بقراءة واتباع تلك التعليمات. بالطبع لن تكتب للمراهقين بنفس الطريقة التي تخاطب بها البالغين مثلًا.

   • ضع سبب الكتابة في عين الاعتبار أيضًا. ستكون كتابتك لتعليمات موجهة للأطفال لمساعدتهم على أداء الواجب المنزلي مختلفة عن التعليمات التي ستوجهها لوالدين يساعدون أبناءهم في أداء واجب منزلي.
5. 
   5
   قم بإعداد مقدمة قصيرة. ستوضح المقدمة لقرائك ما ستساعدهم تعليماتك على أدائه والناتج النهائي الذي سيتوصلون له عند اتباعها. ضع في حسبانك أن معظم القراء سيتخطون قراءة المقدمة أو على الأقل سيختصرونها؛ لذا لا تضع في المقدمة أي معلومات حيوية أو تحذيرات هامة.

   • إذا قمت بوضع تحذير مهم في المقدمة فعليك أن تتأكد من كتابته مرة أخرى في الخطوات في حال أن أحدهم تخطى قراءة المقدمة.
   • مثلًا إذا كنت تشرح طريقة عمل شطيرة زبدة الفول السوداني والمربى، يمكنك الإشارة إلى كونها وجبة مفيدة وسهلة يحبها الأطفال كغداء أو كوجبة خفيفة في فترة ما بعد الظهر.

جزء 2

جزء 2 من 3:

كتابة التعليمات

تنزيل المقال

1. 
   1
   قسم المهمة إلى خطوات صغيرة. يجب أن تتضمّن كل خطوة عملًا واحدًا فقط ليس إلّا. إذا كان لديك أكثر من جملة أو اثنتين في الخطوة الواحدة فمن الأفضل هنا أن تقوم بتقسيمهم إلى خطوات أقصر وأبسط.

   • على سبيل المثال، بدلًا من كتابة "ألبس الكلب الطوق و اربط السلسلة"، قسمها إلى "اربط طوق الكلب حول عنقه" ثم "ركب السلسلة في الطوق".
   • هنا تكون "اربط طوق الكلب حول عنقه" هي الخطوة الأولى، و"ركب السلسلة في الطوق" الخطوة الثانية.
2. 
   2
   ابدأ كل خطوة بكلمة دالة على الفعل الذي يجب القيام به. يجب أن تعبر كل خطوة تكتبها عن عمل يتم تأديته. استخدم أفعال تبين للقراء ما يجب عليهم فعله بالضبط لإكمال تلك الخطوة.

   • اشرح تعليماتك بحيث توصل للقارئ ما يجب عليه أن يفعله بشكل مباشر وصريح، لا أن تخبره ما يجب أن يعرفه ويقتنع به فقط.
   • على سبيل المثال، إذا كنت تكتب تعليمات عن تمشية الكلاب اكتب "تحقق من ملائمة مقاس الطوق" بدلًا من كتابة "كن على معرفة بمقاس الطوق" فهذا أكثر فاعلية.
3. 
   3
   اكتب خطواتك بالتتابع المنطقي. إذا فرضنا أن القارئ سيبدأ فورًا بتنفيذ المهمة بمجرد قراءته للخطوة الأولى، فبالتأكيد لن يقوم أولًا بقراءة الخطوات كاملةً حتى نهايتها. إذا كان هناك معلومات سيحتاج القارئ لمعرفتها حتى يتم خطوة ما، فأضف تلك المعلومات في نفس الخطوة.

   • إذا كان هناك خطر قد يتولد عند تنفيذ خطوة معينة، فعليك أن تنوه عنه عند كتابة تلك الخطوة، لا في مقدمة مقالك ولا في نهاية التعليمات عندما يصبح تداركه غير ممكن.
   • ضع إرشادات للقارئ تساعده على معرفة إذا ما كان قد نفذ الخطوة بشكل صحيح، اكتب مثلًا "يمكنك معرفة إذا ما كان مقاس طوق الكلب مضبوطًا إذا تمكنت من وضع إصبعين بين الطوق و مؤخرة عنق الكلب".
4. 
   4
   اختر كلماتك بعناية. اكتب بطريقة مبسطة يمكن لأي أحد أن يفهمها. سيكون من الأفضل غالبًا أن تتجنب استخدام مصطلحات تقنية، إذا لم يكن هناك بد من ذلك فعليك أن تضع تعريفًا مختصرًا و مبسطًا للمصطلح.

   • مثلًا إذا كنت بصدد شرح كيفية كتابة أمر قضائي، ستحتاج لاستخدام مصطلحات قانونية تقنية، اكتب لقرائك هنا تعريفًا مبسطًا في البداية ثم قم بكتابة المصطلح المستخدم في المحاكم.
5. 
   5
   استخدم أفعال إيجابية. من الأفضل عادةً أن تخبر قراءك بما عليهم فعله لإتمام مهمتهم بدلًا من إخبارهم بما عليهم تجنبه. فعندما يقرأ أحدهم التعليمات يكون في حالة استعداد للقيام بما يجب عليه فعله لتنفيذ مهمته. إذا قمت بإخباره بما يجب عليه أن يتجنبه قد يختلط عليه الأمر ويقوم في النهاية بفعل ذلك الشيء.

   • لو استخدمنا مثال التعليمات الخاصة بتمشية الكلب، فمن الأفضل أن تقول "تأكد من ملائمة مقاس الطوق" بدلًا من أن تقول "تجنب استخدام طوق ضيق".
6. 
   6
   اكتب بصيغة المخاطبة. استخدام كلمة (أنت) يساعدك على توجيه كلامك للقارئ مباشرةً وتجنبه للارتباك. عندما تستخدم ضمير المخاطب (أنت) سيعرف القارئ ما يجب عليه عمله لتأدية مهمته بدلًا من التخمين.

   • على سبيل المثال، إذا كتبت "يجب أن يتم الضغط على الكبد" سيجعل القارئ ف حيرةٍ من أمره عمن يجب عليه أن يقوم بذلك، أما إذا كتبت "يجب أن تضغط على الكبد"، أو حتى "اضغط على الكبد" فذلك لا يدع مجالًا للشك أن القارئ هو من يجب عليه أن يفعل ذلك بنفسه.
7. 
   7
   أدرج بعض البدائل. قد تجد في بعض المهام أنّه يوجد أكثر من طريقة لتأدية خطوة واحدة أو مجموعة خطوات. قم بوضع البديل مع الخطوة لتترك للقارئ حرية اختيار الطريقة الأنسب بالنسبة له.

   • لو كنت تشرح طريقة عمل شطيرة زبدة الفول السوداني و المربى على سبيل المثال، يمكنك إضافة "استبدل زبدة الفول السوداني بزبدة اللوز إذا كنت تعاني من حساسية الفول السوداني".
8. 
   8
   استخدم رسومات توضيحية أينما تجدها مفيدة. هل سمعت بمقولة "الصورة أبلغ من ألف كلمة"؟ قد تقوم صورة أو رسم توضيحي بتوضيح خطوة ما وجعلها مفهومة بشكل أكبر عند كتابة تعليمات واضحة.

   • عندما تكتب مزيدًا من التعليمات التقنية، عليك أن تتأكد أن الصورة واضحة تمامًا للقارئ و بأن العمل الذي يهم أمره في الصورة ليس محجوبًا بواسطة الأيدي أو الأدوات المستخدمة.

جزء 3

جزء 3 من 3:

اختبار التعليمات

تنزيل المقال

1. 
   1
   قم بتقسيم تعليماتك إلى أجزاء. تكون بعض المهام معقدة وبها أكثر من جزء. إذا كنت تقوم بكتابة تعليمات لمهمة معقدة وتتضمن أجزاء أصغر قم بوضعهم في أجزاء منفصلة.

   • إذا كنت تقوم بترقيم خطواتك، ابدأ الترقيم من جديد في كل جزء. سيشعر القارئ بإنجاز شيء ما بعد كل جزء.
   • سيكون من الأفضل أن تقسم مهمتك إلى أجزاء، حتى إن لم تكن تتضمن أجزاء منفصلة نسبيًا، فكتابتك لخطوات كثيرة متتابعة قد تشتت قرائك.
2. 
   2
   قم بتجريب تعليماتك كما كتبتها. إذا لم يكن بإمكانك أن تتبع تعليماتك بالطريقة التي كتبتها بها، فلن يكون باستطاعة أي شخص آخر اتباعها. اطلب من بعض أصدقائك أن يقوموا بأداء تلك المهمة تبعًا لتعليماتك و يخبروك إن وجدوا فيها أي شيء غير واضح.

   • قد يتوجّب عليك اختبار تعليماتك أكثر من مرة خاصةً إذا كانت العملية طويلة ومعقدة.
3. 
   3
   عدل تعليماتك بعناية. قد تفسد الأخطاء الإملائية والنحوية الكتابة الواضحة ممّا يصعّب اتباع تلك التعليمات. قم بقراءة تعليماتك من البداية للنهاية والعكس حتى تتأكد من أنها خالية من الأخطاء.

   • إذا لم تكن واثقًا من مهاراتك في تصحيح الأخطاء، يمكنك طلب المساعدة من أحد الأصدقاء بهذا الخصوص.
4. 
   4
   أدرج قائمة بالأدوات والخامات التي ستحتاجها. إذا كانت المهمة تتطلب أدوات معينة، فسيكون من المفيد لقرائك أن تضع قائمةً بها. ضع القائمة في بداية التعليمات حتى يتسنى للقراء أن يجمعوا الأدوات التي سيحتاجونها قبل أن يبدأوا المهمة.

   • فكر في الأمر وكأنه وصفة في كتاب طهو. توضع في الوصفات دائمًا قائمة بالمكونات وأدوات الطهو في البداية حتى يتسنى للقراء جمع الأدوات التي سيحتاجونها قبل بدء المهمة.
5. 
   5
   ضع تحذيرات عندما يتطلب الأمر. بعد أن تقوم باختبار تعليماتك، يمكن هنا أن تكتشف وجود بعض الأخطار التي لم تستوعب وجودها أثناء كتابتك للتعليمات في أول الأمر. حذر قرائك من تلك الأخطار ليتمكنوا من اتخاذ احتياطاتهم.

   • على سبيل المثال إذا كنت تكتب تعليمات عن كيفية غلي الماء، يجب أن تضع تحذيرًا بأن القِدر سيكون ساخنًا جدًا ولا يجب لمسه حتى قبل أن يبدأ الماء بالغليان.