Cara Membuat Panduan yang Jelas

Jika Anda bekerja sebagai guru atau penulis buku panduan teknis, tentunya Anda harus menuliskan instruksi setiap hari. Namun, bagi kebanyakan orang, menuliskan panduan yang jelas dapat menyulitkan. Anda bisa melewatkan langkah penting karena mengasumsikan pembaca akan otomatis melakukannya, atau membingungkan pembaca karena banyaknya tindakan yang ada dalam satu langkah. Untuk dapat menuliskan panduan yang jelas, pertama-tama Anda harus mengetahui cara menyelesaikan tugas. Ikuti panduan Anda secara harfiah untuk memastikannya dapat membantu pembaca menyelesaikan tugas.^{[1]XTeliti sumber}

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Memahami Tugas

Unduh PDF

1
Kumpulkan bahan-bahan yang diperlukan. Sebelum menuliskan panduan, Anda harus mengenal tugas terkait dengan baik. Siapkan semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dan susun sesuai urutan penggunaannya.^{[2]XTeliti sumber}
- Tuliskan semua hal yang Anda butuhkan. Saat menuliskan panduan, Anda mungkin perlu mencantumkan semua perlengkapan dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
2
Selesaikan sendiri tugas terkait. Bahkan jika Anda berhasil menyelesaikan sendiri tugas terkait beberapa kali, sebaiknya ulangi kembali tugas tersebut saat menuliskan panduan supaya Anda tidak melewatkan apa pun. ^{[3]XTeliti sumber}
- Jika Anda sudah mengenal tugas dengan baik, mungkin Anda ingin mengambil jalan pintas. Pastikan Anda tidak melewatkan langkah atau informasi apa pun saat menuliskan panduan.
- Bayangkan Anda sedang menuliskan resep untuk seseorang. Jika Anda sering memasak sajian ini, mungkin Anda dapat menakar bahan-bahan yang dibutuhkan hanya dengan melihatnya. Namun, orang lain tentunya membutuhkan angka takaran yang akurat dari bahan-bahan tersebut.
Saat melakukan tugas, luangkan waktu sebentar untuk menuliskan hal yang Anda lakukan. Cara ini akan membantu Anda menuliskan panduan sesuai urutannya yang logis. Jika Anda melakukan tugas sembari menuliskan langkah-langkahnya, Anda akan tahu persis apa yang perlu dilakukan dan kapan waktu menyelesaikannya.^{[4]XTeliti sumber}
4
Tentukan audiensi Anda. Cara penulisan panduan dapat disesuaikan dengan jenis orang yang akan membaca dan mengikuti panduan Anda. Cara menulis panduan untuk remaja akan berbeda dengan orang dewasa. ^{[5]XTeliti sumber}
- Hal ini juga memengaruhi alasan audiensi untuk menyelesaikan tugas. Tujuan seorang pelajar yang mengerjakan proyek tentunya berbeda dengan orang dewasa yang ingin menyelesaikan pekerjaannya.
5
Buat pendahuluan singkat. Pendahuluan ini akan memberi tahu pembaca apa saja hal yang dapat dilakukan dan seperti apa hasil yang diperoleh saat menyelesaikan tugas. Ketahuilah bahwa kebanyakan orang akan melewatkan pendahuluan, atau membacanya sekilas saja. Jadi, jangan sertakan informasi atau peringatan penting di dalam pendahuluan. ^{[6]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, jika Anda menuliskan panduan cara membuat roti isi selai kacang dan jeli, Anda bisa menyinggung sebentar bahwa roti isi selai kacang dan jeli merupakan pilihan baik dan sederhana untuk makan siang dan camilan sore anak-anak.
- Jika Anda merasa perlu menyertakan peringatan di dalam pendahuluan, sebaiknya cantumkan pula di salah satu langkah seandainya pembaca melewatkan pendahuluan Anda.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Menuliskan Panduan

Unduh PDF

1
Bagi tugas menjadi beberapa langkah kecil. Setiap langkah sebaiknya mengandung satu tindakan. Jika Anda memiliki lebih dari satu atau dua kalimat per langkah, usahakan memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih singkat dan sederhana. ^{[7]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, Anda menuliskan panduan cara mengajak anjing berjalan-jalan. Langkah yang berisi “Pasang kalung di leher anjing dan kaitkan talinya” adalah langkah gabungan yang terdiri dari dua tindakan: memasang kalung anjing dan mengaitkan tali kekangnya. Jadi, tulislah “Pasang kalung di leher anjing” sebagai langkah pertama, dan “kaitkan tali kekang pada kalung anjing” sebagai langkah kedua.
2
Awali setiap langkah dengan kata tindakan. Setiap langkah yang ditulis harus dapat dilakukan. Gunakan kata kerja untuk menunjukkan apa persisnya tindakan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan langkah di dalam tugas. ^{[8]XTeliti sumber}
- Rangkai kalimat Anda untuk memberi tahu apa yang harus dilakukan seseorang, dan bukan apa yang perlu diketahuinya.
- Sebagai contoh, Anda menuliskan panduan cara mengajak anjing berjalan-jalan dan salah satu langkahnya adalah menyesuaikan ukuran kalung anjing. Untuk langkah ini, kalimat “periksa ukuran kalung anjing” atau “ukur leher anjing Anda” lebih memungkinkan dilakukan daripada sekadar “Ketahui ukuran kalung anjing Anda.”
3
Ikuti kemajuan yang logis. Asumsikan bahwa pembaca akan langsung mulai bekerja setelah membaca langkah pertama. Biasanya, pembaca tidak akan membaca langkah panduan sampai akhir. Apabila ada informasi yang perlu diketahui pembaca untuk dapat menyelesaikan tugas, cantumkan informasi ini di dalam langkah panduan. ^{[9]XTeliti sumber}
- Jika ada ancaman bahaya di langkah tertentu, sertakan peringatan di langkah tersebut. Jangan cantumkan peringatan di pendahuluan atau di akhir panduan ketika semuanya sudah terlambat.
- Sertakan petunjuk yang sesuai sehingga pembaca bisa tahu ketika telah melakukan langkah-langkahnya dengan benar. Misalnya, Anda dapat menuliskan “Ukuran kalung anjing sudah tepat jika Anda dapat menyelipkan dua jari di antara bagian belakang kalung dengan leher anjing."
4
Pilihlah kata-kata Anda dengan cermat. Pakai bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti semua orang. Sebaiknya Anda tidak menggunakan jargon atau istilah teknis. Jika Anda harus menggunakan istilah teknis, berikan penjelasan singkat dan sederhana. ^{[10]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, jika Anda menulis panduan cara mengajukan tuntutan hukum, mungkin Anda harus mencantumkan istilah-istilah di bidang hukum. Tuliskan penjelasan sederhana terlebih dahulu, lalu lanjutkan dengan istilah teknis yang digunakan di persidangan.
5
Gunakan kata kerja positif. Biasanya, sebaiknya Anda menuliskan apa yang harus dilakukan pembaca untuk menyelesaikan tugas, alih-alih hal yang tidak boleh dilakukan. Ketika seseorang membaca sebuah panduan, pikirannya akan bertujuan menyelesaikan tugas. Jika Anda mengawali langkah dengan hal yang tidak boleh dilakukan, mereka bisa bingung dan justru melakukan hal yang dilarang tersebut. ^{[11]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, jika Anda menuliskan panduan cara mengajak anjing berjalan-jalan, sebaiknya tulis “pastikan kalung sudah terpasang dengan baik” atau “sesuaikan kalung sehingga terpasang dengan baik” alih-alih “jangan pasang kalung anjing terlalu ketat” atau “jangan pakaikan kalung yang terlalu sempit. “
6
Tulis dalam sudut pandang orang kedua. Pakai kata “Anda” untuk menyebutkan pembaca secara langsung sehingga mereka tidak bingung. Ketika Anda menggunakan kata “Anda”, pembaca akan mengetahui apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan tugas tanpa harus menebak-nebak. ^{[12]XTeliti sumber}
- Misalnya, jika Anda menuliskan “tuas tersebut harus ditekan,” Anda membuat pembaca mengira-ngira siapa yang harus menekan tuas. Kalimat “Anda harus menekan tuas” atau bahkan “tekan tuas” tidak akan membuat pembaca ragu.
7
Sertakan alternatif. Terkadang, ada lebih dari satu cara untuk menyelesaikan satu atau beberapa langkah. Cantumkan alternatif beserta langkahnya supaya pembaca dapat memilih cara yang lebih disukainya. ^{[13]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, jika Anda menuliskan panduan cara membuat roti isi selai kacang dan jeli, sertakan alternatif isi roti yang lain, misalnya “Ganti dengan selai almon bagi penderita alergi kacang.”
8
Cantumkan gambar jika membantu. Ada peribahasa yang berbunyi seperti ini, “satu gambar lebih baik dari ribuan kata.” Untuk membuat panduan yang jelas, terkadang gambar atau diagram akan memudahkan pembaca memahami panduan yang Anda berikan.^{[14]XTeliti sumber}
- Untuk panduan yang lebih teknis, pastikan gambar dapat membantu pembaca dengan jelas, dan tindakan pada gambar tidak terhalang oleh alat atau tangan.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menguji Panduan yang Dibuat

Unduh PDF

1
Susun panduan Anda menjadi beberapa bagian. Tugas-tugas yang rumit memiliki lebih dari satu bagian. Jika Anda menulis panduan untuk tugas besar yang memiliki beberapa bagian kecil, pisahkan menjadi bagian-bagian yang terpisah. ^{[15]XTeliti sumber}
- Jika Anda menomori panduan, berikan nomor untuk setiap bagian. Pembaca akan merasakan suksesnya pencapaian setelah menyelesaikan setiap bagian.
- Bahkan jika tugas Anda tidak memiliki bagian yang hanya dapat dikontrol sebagian (semi independen), pecahkan menjadi beberapa bagian jika tugas memiliki banyak langkah. Dengan demikian, pembaca tidak akan kewalahan oleh banyaknya langkah di panduan.
2
Coba lakukan panduan yang Anda tulis. Jika Anda tidak mampu mengikuti panduan yang tertulis, orang lain pun tidak akan bisa. Minta teman untuk membaca dan mengikuti panduan yang dibuat, dan tanyakan apakah ada bagian yang membuatnya bingung.^{[16]XTeliti sumber}
- Anda mungkin perlu menguji panduan beberapa kali, terutama jika panduan Anda cukup panjang atau rumit.
3
Sunting panduan Anda dengan teliti. Salah tik dan kesalahan tata bahasa akan merusak kejelasan panduan Anda sehingga sulit diikuti. Baca kembali panduan Anda dari depan dan belakang untuk memastikan sudah tidak ada kesalahan. ^{[17]XTeliti sumber}
- Jika tidak percaya diri dengan keterampilan menyunting Anda, mintalah bantuan teman untuk memeriksa panduan buatan Anda.
4
Sertakan daftar alat dan bahan yang diperlukan. Khususnya jika tugas membutuhkan alat atau bahan khusus, daftar ini akan sangat membantu pembaca. Letakkan daftar ini di awal panduan supaya pembaca dapat mengumpulkan semua alat dan bahan sebelum mengerjakan tugas.^{[18]XTeliti sumber}
- Bayangkan Anda sedang menuliskan resep masakan. Resep masakan selalu mencantumkan semua bahan dan alat masak yang dibutuhkan di bagian awal. Dengan demikian, Anda bisa mengumpulkan semuanya sebelum memasak.
5
Berikan peringatan yang sesuai. Ketika menguji panduan, mungkin Anda menemukan bahaya tersembunyi yang tidak diungkapkan saat pertama kali menulis panduan. Peringatkan pembaca supaya mereka dapat berjaga-jaga terhadap bahaya ini. ^{[19]XTeliti sumber}
- Misalnya, jika Anda menuliskan panduan cara merebus air, sebaiknya sertakan peringatan bahwa panci akan terlalu panas untuk disentuh, bahkan sebelum air mulai mendidih.
Iklan