Загрузить PDFЗагрузить PDFX
Соавтор(ы): Maureen Taylor. Морин Тейлор — генеральный директор и основательница SNP Communications, компании в сфере корпоративной коммуникации в области залива Сан-Франциско. Более 25 лет помогает лидерам, основателям бизнеса и инноваторам во всех отраслях совершенствовать коммуникацию и получать обратную связь.
Количество просмотров этой статьи: 6876.
Если вы учитель или автор технической документации, то вам наверняка приходится регулярно писать инструкции. Для остальных людей такая задача может оказаться достаточно сложной. Бывает, что автор инструкции пропускает важный шаг, поскольку он кажется очевидным, или запутывает своих читателей большим количеством действий в одном пункте. Если вы хотите научиться писать точные инструкции, сначала необходимо четко понять, как следует выполнять задачу. Затем попробуйте дословно следовать своим инструкциям и убедитесь, что они точно объясняют, как справиться с делом.[1]
Шаги
Соберите необходимые материалы. Чтобы написать доступную инструкцию, сначала нужно самостоятельно ознакомиться с задачей. Соберите все необходимые инструменты и материалы, после чего разложите их примерно в том порядке, в котором вы собираетесь их использовать для решения задачи.[2]- Запишите все необходимое. К инструкции можно приложить список необходимых инструментов или материалов.
Выполните задачу самостоятельно. Даже если вы уже неоднократно с успехом решали подобную задачу, рекомендуется снова повторить все действия, чтобы в инструкции не забыть ни одного важного шага.[3]- Если задача вам знакома, у вас наверняка возникнет желание пойти кратчайшим путем. Старайтесь выполнить все необходимые действия и указать важную информацию, которая вполне может быть неизвестна читателю.
Составьте подробный план. После каждого шага записывайте свои действия. Так вам будет легче соблюсти логический порядок действий в инструкции. Записывайте каждое действие сразу после его выполнения, чтобы не запутаться.[4]
Определите целевую аудиторию. Инструкции для одной и той же задачи можно написать разным языком в зависимости от целевой аудитории. Ваши инструкции для взрослых наверняка будут не такими, как инструкции для подростков.[5]- Учитывайте мотивацию. Инструкции для детей, которые будут выполнять проект, будут отличаться от инструкций для родителей, которые помогают им справиться с проектом.
Напишите черновой вариант короткого введения. Во введении сообщите читателям, какую задачу они смогут выполнить с помощью ваших инструкций и какой результат можно получить, если точно следовать указаниям. Следует знать, что большинство читателей пропустят введение или просто не уделят ему должного внимания, поэтому не включайте в него ключевую информацию и важные предупреждения.[6]- Если во введении содержится важное предупреждение, его также необходимо продублировать в поэтапных действиях на случай, если читатель пропустит введение.
- Например, если вы объясняете, как приготовить бутерброд с ореховой пастой и вареньем, во введении можно упомянуть, что такой бутерброд будет простым и полезным блюдом на завтрак или полдник для любого ребенка.
Реклама
Разделите задачу на простые шаги. Каждый шаг должен состоять только из одного действия, а не двух или больше. Если пункт содержит больше двух предложений, то его можно разделить на два простых пункта.[7]- Например, вместо «Зафиксируйте ошейник вокруг шеи питомца и пристегните поводок» следует написать «Зафиксируйте ошейник вокруг шеи питомца» и «Пристегните поводок к ошейнику».
- Таким образом, «Зафиксируйте ошейник вокруг шеи питомца» станет первым шагом, а «Пристегните поводок к ошейнику» — вторым.
Начинайте каждый пункт с активного глагола. Каждый шаг должен заключать в себе действие. Используйте глаголы, которые покажут читателю, какое именно действие нужно выполнить в этом шаге.[8]- Пишите о том, что нужно сделать, а не узнать или обдумать.
- Например, если вы объясняете, как выгуливать собаку, то фраза «Убедитесь, что ошейник плотно сидит на шее собаки» лучше выражает действие, чем «Узнайте подходящий размер ошейника».
Соблюдайте логическую последовательность действий. Представьте, что ваш читатель начнет выполнять действия, как только прочитает первый пункт. Как правило, никто не читает инструкции сразу от начала и до конца. Если читателю необходимо что-либо знать, чтобы выполнить действие из данного пункта, то укажите такие сведения в пункте.[9]- Если действия из данного пункта могут представлять опасность, то укажите предупреждение в этом пункте, а не во введении или в конце инструкции, когда будет слишком поздно.
- Используйте подсказки, которые помогут читателю определить, что он правильно выполнил этот шаг. Например, напишите: «Ошейник зафиксирован правильно, если между шеей собаки и ошейником помещается два пальца».
Внимательно подбирайте слова. Используйте простые слова, которые будут понятны каждому. В большинстве случаев лучше обойтись без жаргонизмов и специальных терминов. Если же термин необходим, дайте ему короткое и простое определение.[10]- Например, если вы объясняете, как подать иск, то без юридических терминов не обойтись. В этом случае сначала приведите простое определение, а затем укажите термин, который используется в суде.
Описывайте положительные действия. Как правило, лучше сообщить читателю, что ему следует сделать, а не то, чего делать не нужно. Если человек читает инструкцию, он настроился выполнить задачу. Не говорите, чего не нужно делать, иначе он может запутаться и все равно выполнить это действие.[11]- Так, в случае с ошейником лучше указать «Убедитесь, что ошейник сидит не слишком туго» вместо фразы «Не используйте слишком маленький ошейник».
Пишите во втором лице. Местоимение «вы» позволяет обратиться непосредственно к читателю и избежать путаницы. Читатель будет точно понимать, что необходимо сделать, чтобы справиться с задачей, и не начнет сомневаться.[12]- Например, если написать «Рычаг должен быть в нижнем положении», то читатель начнет гадать, кто же должен опустить рычаг. «Вам нужно опустить рычаг» или даже «Опустите рычаг» просто не оставит места для сомнений в том, кто должен выполнить это действие.
Указывайте другие варианты. Некоторые действия можно выполнить несколькими способами. В этом случае указывайте альтернативные методы, чтобы читатель мог выбрать предпочтительный вариант.[13]- Например, если вы объясняете, как приготовить бутерброд с ореховой пастой и вареньем, то можно добавить: «Если у вас аллергия на арахис, замените арахисовую пасту миндальной».
Используйте наглядные изображения. Наверняка вам знакома фраза «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Вот и в случае с инструкциями изображение или схема может доступнее объяснить суть действия, чем подробное описание.[14]- В случае с технической инструкцией убедитесь, что читатель сможет рассмотреть действия на изображении. Инструменты или руки не должны заслонять основной процесс.
Реклама
Организуйте инструкцию в виде блоков действий. Некоторые сложные задачи могут состоять из нескольких блоков. Если объемная задача включает несколько блоков, разложите их на несколько разделов.[15]- Если вы нумеруете шаги, в каждом разделе нумерация должна начинаться сначала. Так читатель испытает радость выполненной задачи после каждого раздела.
- Разделите задачу на блоки, даже если она не состоит из частично независимых действий. Слишком большое количество шагов может обескуражить читателя.
Выполните задачу по своим указаниям. Если вам не удается справиться с задачей по указаниям, которые вы написали, то для других они тоже окажутся бесполезными. Также попросите друзей следовать вашим инструкциям и узнайте, с какими трудностями они столкнулись.[16]- Иногда нужно проверить инструкции несколько раз, особенно при большом количестве шагов или сложных действий.
Внесите необходимые изменения. Опечатки и грамматические ошибки могут погубить даже самые понятные инструкции, в результате чего читатель не сможет воспользоваться вашими указаниями. Читайте текст задом наперед и в обычной последовательности, чтобы обнаружить все ошибки.[17]- Если вы сомневаетесь в своих редакторских навыках, попросите друга прочитать ваши инструкции.
Укажите список необходимых инструментов и материалов. Такой список будет очень полезным, если задачу не выполнить без конкретных инструментов. Поместите список ближе к началу текста, чтобы читатель сразу подготовил материалы и только потом приступал к работе.[18]- Представьте, что нужно написать рецепт для поваренной книги. В начале рецепта всегда будет указан список продуктов и кухонной утвари, без которых невозможно приготовить блюдо.
Укажите необходимые предупреждения. После проверки инструкции может оказаться, что задача таит в себе скрытые опасности, которые не отражены в тексте. Поставьте читателя в известность, чтобы он принял меры предосторожности.[19]- Например, в инструкции о том, как вскипятить воду, следует сообщить, что чайник будет горячим еще до того, как вода начнет кипеть.
Реклама
Источники
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ http://www.techscribe.co.uk/ta/how-to-write-instructions.htm
- ↑ https://www.thoughtco.com/instructions-composition-term-1691071
- ↑ https://www.thoughtco.com/instructions-composition-term-1691071
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/technical-writing/instructions-how-to-write-for-busy-grouchy-people/
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
- ↑ https://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/instrux.html
Об этой статье
Консультант по корпоративной коммуникации
Соавтор(ы): Maureen Taylor. Морин Тейлор — генеральный директор и основательница SNP Communications, компании в сфере корпоративной коммуникации в области залива Сан-Франциско. Более 25 лет помогает лидерам, основателям бизнеса и инноваторам во всех отраслях совершенствовать коммуникацию и получать обратную связь. Количество просмотров этой статьи: 6876.
Категории: Письмо
Эту страницу просматривали 6876 раз.
Была ли эта статья полезной?
⚠️ Disclaimer:
Content from Wiki How Русский language website. Text is available under the Creative Commons Attribution-Share Alike License; additional terms may apply.
Wiki How does not encourage the violation of any laws, and cannot be responsible for any violations of such laws, should you link to this domain, or use, reproduce, or republish the information contained herein.
- - A few of these subjects are frequently censored by educational, governmental, corporate, parental and other filtering schemes.
- - Some articles may contain names, images, artworks or descriptions of events that some cultures restrict access to
- - Please note: Wiki How does not give you opinion about the law, or advice about medical. If you need specific advice (for example, medical, legal, financial or risk management), please seek a professional who is licensed or knowledgeable in that area.
- - Readers should not judge the importance of topics based on their coverage on Wiki How, nor think a topic is important just because it is the subject of a Wiki article.
Реклама
