Come Scrivere Istruzioni Chiare

Essere in grado di riflettere attentamente e scrivere istruzioni chiare è una dote preziosa a scuola (per una relazione di laboratorio o un progetto di ingegneria), al lavoro (per un manuale tecnico o le istruzioni per un apparecchio) e qui su How.com.vn!

Prosegui nella lettura per imparare i passaggi fondamentali per creare una serie di istruzioni chiare, logiche e realizzabili.

Passaggi

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Devi sapere esattamente come svolgere il compito. Devi essere molto pratico delle varie fasi del processo prima di poter scrivere le istruzioni. Significa che devi sapere come fare una determinata cosa, senza osare alcuna ipotesi o interpretando le idee di altri. Devi averlo fatto tu stesso!
- Devi sapere come iniziare il processo. Questo potrebbe comprendere la raccolta dei materiali, degli strumenti necessari o l’organizzazione di un’area di lavoro. Per prima cosa devi spiegarlo.
- Devi sapere come si presenta il risultato finale. Hai già visto il risultato (una torta appena sfornata, un radiatore installato, una bicicletta montata, la pagina web che cambia colore, ecc.). Devi assicurarti che il lettore ottenga lo stesso effetto.
Le istruzioni vanno scritte in maniera sintetica (compiti realizzabili che siano chiari, facili da seguire e da portare a termine). Devi sapere qual è il primo, il secondo, il terzo passaggio.
(in questo caso, “Scrivi”). Il lettore deve FARE qualcosa ogni volta.
Questo significa che ciascun passaggio dovrebbe essere breve, un piccolo ingranaggio di un intero processo. È necessario che sia immediato e di facile lettura in modo che sia possibile girarsi e FARLO subito. Non dovrebbe contenere molte cose da fare contemporaneamente.
Se è cruciale che una cosa venga fatta (o NON venga fatta) prima di qualcos’altro, scrivilo come passaggio da eseguire prima del successivo. Per esempio “controlla (o chiudi) il tappo di scarico” deve precedere il passaggio “aggiungi olio al serbatoio”.
Non contare sul fatto che il lettore vada in fondo alla pagina a leggere tutti i consigli e le avvertenze prima di cominciare le varie fasi del processo e non dare per scontato che vada a leggere tutti i minimi dettagli scritti a caratteri piccoli prima di iniziare. Inserisci ciascun punto nel passaggio a cui si riferisce iniziando con un verbo.
Assicurati che il testo scritto sia completo e corretto. È capitato a tutti di leggere delle istruzioni per il montaggio di giocattolo scritte male che ci hanno fatto ridere ma che ci hanno impedito di assemblarlo. Non ripetere lo stesso errore.
È molto meglio dire FAI qualcosa piuttosto che NON FARE qualcosa. Per esempio, invece di dire “non dimenticare il sale”, scrivi “aggiungi il sale mentre le uova stanno cuocendo”.
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Evita di esprimere opinioni, preferenze o scelte. Le istruzioni non riguardano cosa potrebbe accadere, cosa potrebbe scegliere una persona o le tue preferenze personali. Le istruzioni sono affermazioni basate sui fatti che spiegano un’azione da compiere. Le possibilità possono essere spiegate in un’altra sezione del documento.
- Le scelte secondarie possono essere espresse con una “o”. Per esempio puoi scrivere “aggiungi il peperoncino fresco, il tabasco o i fiocchi di peperoncino essiccato”. Invece “potresti non voler rendere la pietanza troppo piccante” non fa parte delle istruzioni.
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Consigli

Le istruzioni devono spiegare come compiere un’azione reale, tangibile, concreta. È difficile scrivere o eseguire istruzioni riguardanti qualcosa che “pensi”, “presumi” o “credi”.
Usa la forma imperativa.
Per processi tecnici, scientifici, di ingegneria o altri processi meccanici prova ad aggiungere un’immagine per ogni passaggio. Potrebbe trattarsi di una foto, un disegno o uno schizzo. Assicurati che sia sufficientemente grande da permettere di vedere esattamente cosa succede, senza che le dita o altri strumenti siano d’intralcio.
Le istruzioni non riguardano opinioni o convinzioni personali. Nessuno seguirà le tue istruzioni se la tua logica è “allora questo mi piace” o “provalo e vedrai” o “buona fortuna”. Le istruzioni sono basate sui fatti, non sono incoraggiamenti.
Non cominciare le frasi con il participio presente. Cominciare le frasi con il participio presente le rende di solito complicate e il significato risulta meno chiaro.
Mantieni una sequenza logica nell’esposizione.
Concedi alla persona il tempo per reagire assicurandoti che ciascun passaggio sia realizzabile e che il testo presenti delle “pause”. Per esempio potresti scrivere: “Fai un passo indietro e osserva il tavolo nell’insieme. È piatto? Se non lo è…”.
Evita la parola “sempre” in una frase imperativa.
Enumera ciascun passaggio per evitare ambiguità e assicurare l’ordine corretto di esposizione.
Inizia il passaggio con un verbo che indichi un’azione. “Essere” qualcosa non corrisponde a qualcosa che puoi fare e nemmeno “fai in modo che qualcun altro…”. Deve essere un’azione compiuta da te.
Evita un linguaggio prolisso.
Aggiungi una frase o un’espressione per ciascun passaggio in modo tale che la persona sia in grado di giudicare se ha eseguito il passaggio in modo corretto. Per esempio: “cerca la vite sul lato inferiore della mensola” o “nota che l’icona ora è diventata rossa”.
Inserisci soltanto una o due frasi in ogni passaggio. Ciascun passaggio deve essere eseguito con un unico movimento o ragionamento.
Le istruzioni non sono divieti. Ti spiegano come fare qualcosa che vuoi fare, non quello che è vietato.

Avvertenze

Le istruzioni possono essere considerate documenti legali. Le persone le seguono confidando nel fatto che non subiranno danni e non metteranno a rischio la loro vita. Scrivi in alto in modo chiaro qualsiasi pericolo che potrebbe insorgere, soprattutto nel caso di sostanze chimiche, macchinari, rischi biologici o ambientali.