كيفية تنظيم الوقت بحكمة

تنزيل المقال

تنزيل المقال

لقد سمعنا جميعا شكوى أن عدد ساعات اليوم لا يكفي لإتمام المهام المطلوب إنجازها، ولكن ببعض المهارات الأساسية في التنظيم وإدارة الوقت، يمكنك تحقيق أكبر استفادة من الوقت المتاح لك. تعلم كيف تنظم وقتك بذكاء لتنجز أكثر في الوقت المتاح لك.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

تحديد كيفية قضاء وقتك

تنزيل المقال

1. 
   1
   تتبع مسار أنشطتك اليومية. راقب النشاطات التي تفعلها بشكل يومي وسجل الوقت الذي تستغرقه هذه النشاطات. قد تتفاجأ بكم الوقت الذي يضيع خلال اليوم مقارنة بما يتم إنجازه بالفعل.

   • لا تنس متابعة النشاطات اليومية العادية مثل إعداد الفطور أو تنظيف المنزل أو الاستحمام وما إلى ذلك.
2. 
   2
   دوِّن جميع نشاطاتك. بمجرد أن تحدد الأنشطة اليومية التي تقوم بها وكم الوقت الذي تستغرقه، قم بتدوين ذلك في مذكرة، فوضع جميع هذه المعلومات في صفحة واحدة وعرضها أمامك سيساعدك في التعرف على نمط يومك ومواضع تضييع الوقت.

   • كن دقيقًا وواضحًا عند تسجيل أنشطتك. احرص ألا تدمج بالخطأ عدة نشاطات في بند واحد أو أن تتغاضى عن المهام الصغيرة، وتأكد من تسجيل الأوقات الفعلية بدقة عند تقسيم وقت يومك.
   • قد يساعدك تصنيف أنشطتك إلى فئات. قم مثلًا بتدوين الأعمال المنزلية باللون الأزرق وأنشطة العمل باللون الأحمر وأوقات الراحة باللون الأسود؛ سيساعدك هذا على رؤية كيف يمر وقتك.
3. 
   3
   قيم الطريقة التي يمضي بها وقتك. هل تمضي ساعة من الشرود يوميًا أم ساعتين لتحديد ما الذي تود أكله! أم تقضي ثمانِ ساعات في تصفح الإنترنت! حدد الأنماط التي يمر بها وقتك ثم ابدأ في تحديد الأمور المهمة من غير المهمة.

   • إليك الأسئلة التي يجب أن تسألها لنفسك عند تقييم كيف يمضي وقتك: هل تهدر وقتك لأنك تفتقد القدرة على التحكم بالنفس؟ هل تؤجل الأعمال كثيرًا؟ هل يقع على عاتقك مسئوليات أكثر من اللازم.
   • قد تكتشف أنك تقسم أنشطتك على مدار اليوم بطرق غير منطقية. مثلًا، ليس من الذكاء أن تعمل لمدة نصف ساعة ثم تقوم بعمل بعض الأشياء الأقل الأهمية لمدة عشر دقائق ثم تعود لتعمل لنصف ساعة أخرى. ستكون أكثر إنتاجية وتركيزًا إذا ما استمريت في العمل لساعة متواصلة ثم قمت بالأشياء الأقل أهمية لاحقًا.
   • من أفضل الطرق هي إتمام المهام بأسلوب "التقطيع". تعني هذه الطريقة أن تخصص مدة معينة من الوقت مقدمًا لإتمام مهمة ما بإخلاص كامل دون أي تشتيت.
4. 
   4
   قم بالتعديلات. بعد أن عرفت الآن أين وكيف يمر وقتك بالتحديد، ابدأ في إدخال بعض التعديلات والتغييرات في جدولك اليومي. تأكد من تحديد المهام أو الأنشطة التي لا يمكن / لا ينبغي تقليل الوقت المحدد لها، فلا يُعد شيئًا ما مضيعة للوقت لمجرد أنه يستهلك وقتًا كثير.
5. 
   5
   إذا كنت تقضي ثلاث ساعات في إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل يوميًا، فإنه من المستبعد أن تتمكن من تقليل المدة اللازمة لذلك. أما إذا كنت ترسل أربع أو خمس رسائل شخصية وسط رسائل العمل، حينها سيكون هناك بالتأكيد ما يمكن فعله لتقليص الوقت المخصص لإرسال الرسائل.
6. 
   6
   غيّر عاداتك. هناك دائمًا حل لمشكلتك في إدارتك لوقتك أيًا كانت. ستحتاج إلى بذل جهد متضافر لتغيير عاداتك في إدارة الوقت بمجرد أن تحدد أين يضيع وقتك أو ما الأشياء التي ينبغي أن تمضي وقتك في فعلها.

   • فكري في تعيين خادمة إذا كنتِ تقضين الكثير من الوقت في تنظيف المنزل. يعد الوقت لبعض الناس أكثر قيمة من المال.
   • قد تجد أنك تقضي مدة كبيرة من يومك في تصفح الإنترنت بلا هدف. يمكنك أن تقوم بحظر دخولك إلى مواقع محددة أو حسابات التواصل الاجتماعي في الوقت الذي ينبغي أن تقوم فيه بشيء آخر.

جزء 2

جزء 2 من 3:

تجنب مصادر التشتيت

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد مصادر التشتيت في حياتك. تشكل مصادر التشتيت الدائمة التحدي الأعظم لعملية تنظيم الوقت. عليك أن تحدد ما هي الأنشطة أو من هم الأشخاص الذين يتسببون في هدر وقتك. يمكنك دائمًا أن تجد طرقًا لتجنب مهدرات الوقت هذه، سواء كان صديق ثرثار أو لحظات المتعة المسروقة التي تلهيك عن العمل.

   • إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في فعل شيء لا يجدي لك الكثير من النفع، فهو في الغالب مصدر إلهاء في حياتك عليك تجنبه.
   • إذا كنت تعمل في مكتب جماعي فغالبًا ما سيشكل زملاء العمل مصدر تشتيت لك. تجنب الأحاديث الجانبية أو الدردشة الفارغة أثناء ساعات العمل، ولكن تذكر أن سلوكك مع الزملاء أمر مهم لترقيك الوظيفي مثله مثل إدارة الوقت، فلا تكن وقحًا.
2. 
   2
   تجنب محادثات الهاتف الطويلة. إذا وجدت نفسك تمضي الكثير من الوقت في مكالماتك، فعليك أن تغير عادات محادثاتك التليفونية. عادة ما تكون المقابلات وجهًا لوجه أكثر فعالية من محادثات الهاتف، لذلك تجنب المكالمات الطويلة تمامًا.

   • تحتوي الكثير من المكالمات الهاتفية (خاصة في بداية ونهاية المكالمة) على العديد من المحادثات الزائدة غير الضرورية. انتبه أنه يسهل أن يفقد الناس تركيزهم أو يتجولون أثناء المكالمة التليفونية. تشكل المقابلات الشخصية صورة أكثر جدية وإلزامية للتعامل مع أمور العمل بشكل حصري، هذا لأنه في المقابلات وجهًا لوجه لا يحاط أي من أطراف المقابلة بمصادر تشتيت خارجية.
3. 
   3
   تجنب تصفح الإنترنت لوقت أطول من اللازم. يمثل الإنترنت وسيلة ضرورية للكثير من الناس لإنجاز المهام، ولكن أيضًا ينجرف الكثير من الناس عند تصفح الإنترنت إلى قراءة المقالات عديمة الفائدة أو الأخبار الرياضية أو صور المشاهير أو القطط والكلاب. ركز على هدفك ومهمتك عند استخدام الإنترنت؛ هناك العديد من البرامج الآن التي قد تساعد في حجب بعض المواقع أو التطبيقات المهدرة للوقت مما سيساعد في تقليل التشتت عبر الإنترنت.

   • تجنب "فيسبوك" "وتويتر" وغيرهما من مواقع التواصل الاجتماعي في الأوقات التي ينبغي أن تكون تعمل فيها على شيء آخر.
   • يعد التصفح عبر جوجل مصدر خطير لإهدار الوقت أيضًا، فقد تعتقد أنك تنوي البحث عن معلومة بسيطة سريعًا، لتجد نفسك قد أضعت ثلاث ساعات من البحث المشتت في عالم الإنترنت اللامتناهي دون أن تدري.
4. 
   4
   ضع لافتة "لا للإزعاج". غالبًا قد رأيت هذه اللافتة التي تُعلق على أبواب الغرف في الفنادق؛ يمكنك أن تستخدم هذه اللافتة في مكان العمل أيضًا. يمكنك الحصول على هذه اللافتة من الفندق القادم الذي ستقيم فيه، أو أن تقوم بطباعتها ووضعها على باب مكتبك عند الحاجة. هذا سيجنبك تمامًا الأحاديث الجانبية المشتتة عن العمل.

   • إذا كنت تعمل من المنزل فمن الضروري أن تخصص مساحة للعمل فقط. لا تعمل في المساحات المشتركة العادية من المنزل التي يوجد بها الهاتف والتلفاز وألعاب الفيديو، والتي سوف تشتتك بسهولة.
5. 
   5
   خصص مساحة من الوقت لمصادر التشتيت غير القابلة للتجنب. لكل منا مصادر تشتيت لا نستطيع تجنبها، فللبعض هو رئيس العمل الذي يريد أن يقتطع جزءًا من وقتك للقيام بدردشة ودية أو فرد مسن في عائلتك يحتاج المساعدة في القيام بالمهام البسيطة. إذا قمت بالتخطيط لهذه المشتتات مسبقًا أيًا كان شكلها، فلن تؤثر بشكل ملحوظ على الوقت المخصص للمهام و الأنشطة الأخرى.

جزء 3

جزء 3 من 3:

استغلال وقتك بكفاءة

تنزيل المقال

1. 
   1
   دون كل شيء. لا تعتمد على ذاكرتك فقط لتذكرك بالأشياء التي عليك فعلها، بل اكتب كل شيء عليك فعله في مكان واحد واحرص على مراجعة هذه القائمة بانتظام حتى تتمكن من تحقيق أهدافك بكفاءة.

   • سجل كل المهام حتى وإن كانت تبدو صغيرة أو هامشية. ينبغي أن يحتوي مخطط مهامك اليومي على تعليقات وجيزة مثل "اتصل بعماد" أو "راجع الحسابات" أو "أرسل إيميل إلى المدير".
   • احمل معك دائمًا مفكرة صغيرة لتسجل المهام فور ظهورها. قد تعتقد أنك ستتذكر تسجيلها لاحقًا، ولكن في واقع الأمر هناك احتمال كبير أن تنسى.
   نصيحة الخبراء

   

   Alyssa Chang

   مدربة حياة

   أليسيا تشانج مدربة تغذية من منطقة خليج سان فرانسيسكو. تستفيد أليسيا من خلفيتها الواسعة في علم الأعصاب القائم على الدماغ للعمل مع عملائها على تحسين قدرتهم على التواصل مع العقل والجسد للتعافي وتحقيق الأهداف الشخصية والتحرك بدون ألم. حاصلة على بكالوريوس علم الحركة والتمارين الرياضية والتغذية والتعافي من جامعة ولاية كاليفورنيا، آيست باي. حاصلة على اعتماد التغذية الدقيقة و"زد هيلث" ومرخصة من قبل المجلس الوطني للقوة واللياقة.

   

   Alyssa Chang
   مدربة حياة

   تؤكد خبيرة ويكي هاو على أن تدوين مهامك في مفكرة تخطيط من أكثر الطرق فاعلية لتحسين إنتاجيتك. فمن جهة أن تضع أفكارك من داخل رأسك أمامك فوق الورق، ومن ثم تقدر على ترتيب أولوياتك على مدار اليوم بحكمة أكثر. بعد الانتهاء من أي مهمة، وبشطبها من فوق الورق، سوف تشعر بالإنجاز وتقدر على أن ترى بوضوح مقدار ما أنجزته وكذا المهام المتبقية لك في بقية اليوم.
2. 
   2
   استعمل التقويمات الزمنية. ستساعدك إضافة أداة بسيطة مثل التقويم أو المخطط اليومي إلى أدواتك التنظيمية على تنظيم وقتك بفعالية. اكتب كل موعد نهائي أو مهمة أو اجتماع جديد في موعده من المخطط، ثم راجعه كل صباح حتى تعرف ما عليك فعله لهذا اليوم.
3. 
   3
   تجنب خلط المواعيد. رتب مخططك لتتجنب الالتزام بمهام أكثر من اللازم في آن واحد. راجع مخططك وتأكد من إتاحة الموعد قبل الالتزام بأي مهمة جديدة؛ بهذا ستظل دائمًا مرتبًا وملتزمًا بجدولك الزمني.
4. 
   4
   احظر مصادر التشتيت. تجنب الأشياء التي قد تشتتك عن عملك وتعطلك عن الالتزام بخططك لتستغل وقتك بإنتاجية. أبعد التلفاز وألعاب الفيديو عن المساحة التي تذاكر فيها أو تحسب فواتيرك فيها حتى تستطيع التركيز على إنهاء مهامك وتأجيل وقت المرح لاحقًا.
5. 
   5
   حدد الأولويات. أدر وقتك بذكاء وخطط لإنجاز المهام الأكثر أهمية أو العاجلة أولًا؛ حدد مثل هذه المهام بقلم ملون أو لاصق صغير في مخططك. ضع هذه المهام أولًا في جدولك لتعطي نفسك أريحية من الوقت لإنجازها ثم ألحقها بالمهام الأقل أهمية أو استعجالًا.

   • كن مستعدًا عند تغير أولوياتك من حين لآخر. أحيانًا ما تطرأ الأشياء في اللحظات الأخيرة وتتطلب تدخلك الفوري. ستحتاج من وقت لآخر إيقاف ما تفعله وإحالة تركيز وقتك ومجهودك على هذه الأشياء الطارئة، ولكن احرص ألا يتكرر هذا كثيرًا.
   • اعلم أن هناك شيء خاطئ إذا وجدت نفسك تعيد ترتيب أولوياتك مرارًا وتكرارًا على مدار اليوم. من المتوقع أن تطرأ بعض التعديلات والتغييرات على جدولك، ولكن ربما يعني التعديل بشكل مستمر أنك لم ترتب أولوياتك بشكل سليم من البداية.
6. 
   6
   كن واقعيًا. ضع لنفسك مدة زمنية واقعية لإتمام كل مهمة. إذا كنت تظن أن شيء ما سيتطلب وقتًا بين نصف الساعة أو ساعة، أعط نفسك ساعة كاملة لإتمامه. سيمنع كونك واقعيًا في أوقات المهام التأخر عن مخططك أو أن تكون مضغوطًا.

   • من الأفضل دائمًا أن تخطئ على جانب الأمان وتعطي نفسك وقتًا أكثر مما تحتاج قليلًا من أن تخاطر. إذا أنهيت مهمتك باكرًا عما حددت، سيتسنى لك الانتقال إلى المهمة التالية بسهولة دون التأثير على على إنتاجيتك بالمرة.
7. 
   7
   سجل المهام الأساسية اليومية في جدولك. تذكر أن تكتب المهام اليومية مثل الأكل والاستحمام وغير ذلك في مخططك. قد تبدو هذه الأشياء بديهية، لكن من المهم أن تخصص لها الوقت في مخططك حتى تتجنب نسيانها وتجاوزها أو أن تعطلك عن الالتزام بمخططك.
8. 
   8
   استعن بالأدوات التذكيرية. سيساعدك استخدام أدوات تذكيرية بسيطة بجانب مخططك اليومي على تذكر المهام والمواعيد النهائية المهمة. يمكنك استخدام ورق الملاحظات اللاصق أو رسائل الموبايل التحذيرية (صوتية أو نصية) لتذكرك بأن هناك شيء مخطط لفعله الآن في جدولك. سيحول هذا النظام الاحتياطي أن تنسى أيًا من مهامك.

   • تجنب الاعتماد على غيرك لتذكيرك، فهم مثلك قد ينسون أيضًا.
   • استخدم أكثر من وسيلة تذكرة للأشياء المهمة، فقد تتغاضى عن ورقة ملاحظة واحدة أو تفوتك رسالة نصية على هاتفك بسهولة.
9. 
   9
   اطلب المساعدة وفوض بعض المهام للآخرين إذا احتجت لذلك. سيساعدك ابتلاع كبريائك و طلب مساعدة أحدهم في بعض المهام المنزلية الصغيرة أو تحضير الطعام في اللحاق بجدولك في يوم مشغول.

   • تأكد من تفويضك للأشخاص المؤهلين. ليس من الكافي إنجاز العمل وحسب، لكن المهم إنجازه بشكل جيد.
   • لا تعتد إلقاء مسئولياتك على عاتق الآخرين. هذا لا يعكس مهارات إدارة وقت جيدة، بل فقط يجعلك كسولًا ومتقاعسًا.
10. 
    10
    قيم إنتاجيتك. من الضروري أن تتوقف من وقت لآخر لتحلل ما الذي أنجزت؟ وما جودته؟ وكم من الوقت استغرقت لإتمام ذلك؟ سيساعدك أخذ هذه الجوانب في الاعتبار في عملك و في حياتك على إدخال التعديلات في مخططك ونمط حياتك العملية اليومي مؤديًا إلى نتائج رائعة غير متوقعة.
11. 
    11
    كافئ نفسك. يؤدي العمل بجد لفترات طويلة في النهاية إلى الإرهاق، مما سيقلل التركيز وسيصعب القيام بأبسط المهام حتى. خذ وقتًا للراحة من وقت لآخر لتحتفل بما أنجزت وكافئ نفسك بشيء تستمتع بفعله حقًا.

    • احرص على أن يكون وقت راحتك مخصص لإمتاعك فقط. أغلق هاتف العمل وتجنب إجابة البريد الإلكتروني، فأنت لا تكافئ نفسك حقًا ولن تتجنب الإرهاق إذا خلطت بين وقت الراحة ووقت العمل.
    • إذا كنت تعمل من الأحد للخميس فخذ عطلة نهاية الأسبوع للراحة. إذا كنت تعمل على مشروع واحد لثلاثة أشهر متتالية، خذ عطلة وجيزة للراحة عند انتهائك منه.

تحذيرات

• لا تترك عقلك يشرد أو يستغرق في أحلام اليقظة في أوقات العمل.