Как хорошо организовать время

Все мы слышали жалобы, что в сутках не хватает часов, чтобы закончить все дела. Несколько основных организационных навыков и навыков тайм-менеджмента помогут вам максимально полезно распоряжаться имеющимся у вас временем. Узнайте, как с умом распланировать свой день, чтобы выполнить больше дел за то время, что у вас есть.

Метод 1

Метод 1 из 3:

Определите, как вы тратите свое время

Загрузить PDF

1
Понаблюдайте за своей повседневной деятельностью. Отслеживайте то, что вы делаете на регулярной основе, и отмечайте, сколько времени вы на это тратите. Возможно, вы удивитесь от того, сколько времени вы на самом деле тратите впустую в течение дня по сравнению с фактическим объемом работы, которую вы выполняете.^{[1]XИсточник информации}
- Принимайте во внимание и повседневные задачи, такие как приготовление завтрака, наведение порядка в доме, поход в душ и прочее.
2
Запишите все свои действия в тетрадь. После того как вы выясните, что вы делаете каждый день и сколько времени вы тратите на это, запишите данные в тетрадь. Информация, размещенная в одном месте и на одной странице, позволит вам идентифицировать паттерны (закономерности) поведения, а также области, где вы тратите время впустую.^{[2]XИсточник информации}
- Сделайте записи четкими и исчерпывающими. Не объединяйте отдельные события в одну запись, не упускайте из виду второстепенные задачи и не забудьте указать точные отрезки времени, на которые разбивается ваш день.
- Может быть полезно разделить определенные виды деятельности на категории. Например, запишите дела по дому синим цветом, работу — красным, а досуг — черным. Это поможет вам визуализировать, как расходуете свое время.
3
Оцените, как вы тратите свое время. Час в день потрачен на безделье? Два на то, чтобы решить, где поесть? Восемь часов на серфинг в интернете? Поищите закономерности в своем времяпрепровождении и определите, какие занятия действительно необходимы, а какие — нет.^{[3]XИсточник информации}
- Вы тратите время впустую, потому что вам не хватает самодисциплины? Вы слишком часто откладываете дела на потом? Вы берете на себя слишком много ответственности? Задайте себе все эти вопросы, когда будете оценивать, как вы проводите свое время.^{[4]XИсточник информации}
- Возможно, вы обнаружите, что отвлекаетесь в течение дня на бессмысленные вещи. Например, явно неразумно работать полчаса, потом 10 минут решать всякие мелочи, просто чтобы потом вернуться к работе еще на полчаса. Вы будете более сосредоточены и продуктивны, если поработаете в течение часа и разберетесь с мелочами позже.
- Лучше всего делить задачи на отрезки. Согласно этому методу, важно посвящать определенное количество времени одной задаче и не отвлекаться.
Теперь, когда вы точно знаете, куда и на что уходит ваше время, начните активно вносить правки в свое расписание. Обязательно выделите области, которые не могут или не должны быть урезаны просто из-за проблем со временем. Одно то, что задача отнимает много времени, не значит, что это время тратится понапрасну.^{[5]XНадежный источникHarvard Business ReviewПерейти к источнику}
СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА
Alyssa Chang
Личностный тренер
Алисса Чан — коуч по питанию и тренер из области залива Сан-Франциско. Использует свои обширные познания в нейрологии, чтобы помочь клиентам улучшить связи между мозгом и телом для исцеления, достижения целей и безболезненного движения. Получила степень бакалавра по кинезиологии и по физической культуре, питанию и здоровью в Университете штата Калифорния в Ист-Бэй. Имеет сертификацию Precision Nutrition, Z-health Performance, а также сертифицирована Национальным советом по силовым тренировкам и фитнесу.
Alyssa Chang
Личностный тренер
Помните, что вполне нормально выделять в расписании время на отдых. Иногда мы задаем себе действительно высокую планку, поэтому в периоды отдыха может возникать ощущение непродуктивности или мысли о том, что стоило бы выполнить больше дел. Подумайте, что для вас значит эффективность, чтобы не стремиться к продуктивности 24/7.
Если вы три часа в день рассылаете рабочие электронные письма, то вряд ли вам удастся сократить количество времени, затрачиваемого на эту деятельность. Тем не менее, если между делом вы отправляете четыре или пять личных писем, то вы определенно можете сократить количество времени, которое посвящаете электронной почте.
6
Измените свои привычки и устои. Какой бы ни была ваша проблема с управлением временем, всегда есть решение. После того как вы определите, на что вы тратите время впустую или как вы должны тратить его с умом, вам нужно будет приложить четко скоординированные усилия, чтобы изменить свои привычки управления временем.^{[6]XНадежный источникHarvard Business ReviewПерейти к источнику}
- Если вы тратите слишком много времени на уборку в доме или на приготовление пищи, подумайте о том, чтобы нанять уборщицу или повара. Для некоторых людей время ценнее, чем деньги.
- Возможно, вы тратите приличный отрезок дня, бесцельно листая странички в интернете. Можно ограничить себе доступ к определенным интернет-сайтам или учетным записям социальных сетей, когда вы должны работать над чем-то другим.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Избегайте отвлекающих факторов

Загрузить PDF

1
Определите отвлекающие факторы. Постоянно отвлекаться — это самая большая угроза при попытке с умом тратить время. Вам нужно выяснить, какие виды деятельности или какие люди, как правило, «съедают» ваше время понапрасну. Будь то друг, который просто не умолкает или порочное удовольствие, которое отвлекает вас от работы, можно найти способы избежать этих потерь времени. ^{[7]XИсточник информации}
- Если вы тратите бо́льшую часть времени на то, что не приносит вам желаемых результатов, скорее всего, это просто отвлекающий фактор, которого следует избегать.
- Если вы работаете в офисе, скорее всего, вы заметите, что многие из ваших коллег отвлекают вас. Избегайте светских бесед или бесполезной болтовни, когда находитесь на работе. Однако имейте в виду, что ваше поведение в офисе так же важно для вашего карьерного роста, как и навыки тайм-менеджмента, поэтому не ведите себя грубо.
2
Избегайте долгих телефонных разговоров. Если вы обнаружите, что тратите много времени на долгие телефонные разговоры, вам нужно изменить свои привычки. Зачастую при личных встречах можно добиться большего, нежели при телефонном разговоре, поэтому перестаньте занимать линию.^{[8]XИсточник информации}
- Многие телефонные обсуждения, особенно в начале или в конце разговора, включают в себя лишние и ненужные беседы. Имейте в виду, что во время разговора по телефону люди, как правило, теряют концентрацию и их разум начинает блуждать. Личные встречи больше обязывают заниматься исключительно рабочими вопросами. Это происходит потому, что при личной встрече ни одна из сторон не окружена отвлекающими факторами.
3
Не проводите в интернете слишком много времени. Многие люди используют интернет как важный инструмент для выполнения задач, которые им необходимо сделать. Однако точно так же многие люди заканчивают тем, что переходят к чтению бесполезных новостных статей и спортивных результатов или просматриванию фотографий знаменитостей, котят или щенков. Не теряйте концентрацию, проводя время в интернете. Есть программы, которые могут блокировать определенные приложения, веб-сайты и домены, чтобы сократить количество отвлекающих факторов, связанных с интернетом.^{[9]XИсточник информации}
- Не заходите в VK, Twitter и другие социальные сети, когда вам нужно сосредоточиться на чем-то другом.
- Поиск информации по различным темам тоже является опасным расточительством времени. Даже если вы подумаете, что просто собираетесь быстро посмотреть одну вещь, не успеете и глазом моргнуть, как уже пролетит три часа.
4
Используйте табличку «Не беспокоить». Скорее всего, вам знакома табличка, которую вешают на двери гостиничного номера. Она может быть одинаково эффективна и в офисе, и на рабочем месте. Чтобы обзавестись такой табличкой, возьмите ее в отеле, где остановитесь в следующий раз, или распечатайте собственный вариант и при необходимости крепите его к двери своего рабочего места. Это оградит вас от светских бесед, которые отвлекают от работы.^{[10]XИсточник информации}
- Если вы работаете из дома, очень важно иметь собственное рабочее пространство. Не работайте в местах общего пользования, так как телевизор, телефон или видеоприставки могут легко отвлекать от работы.^{[11]XИсточник информации}
Порой их просто невозможно избежать. Возможно, ваш начальник — любитель поболтать о том о сем, или у вас есть пожилой член семьи, который постоянно нуждается в помощи с простыми задачами. Какими бы ни были неизбежные отвлекающие факторы, если вы предусмотрите их заранее, они не отнимут важное время у других проектов и занятий, которые необходимо выполнить.^{[12]XИсточник информации}
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Эффективно используйте свое время

Загрузить PDF

1
Все записывайте. Не полагайтесь на свою память, чтобы справиться с необходимыми задачами. Запишите все, что вам нужно сделать, в одном месте и приготовьтесь часто ссылаться на этот список, чтобы достичь всех своих целей.^{[13]XИсточник информации}
- Даже если задача кажется незначительной или бытовой, запишите ее. Ваш ежедневник должен быть заполнен краткими заметками, такими как: «позвонить Сергею», «посмотреть показатели рентабельности» или «отправить электронное письмо начальнику».
- Обязательно всегда носите с собой блокнот и записываете задачи по мере их возникновения. Даже если вы подумаете, что запишете их позже, возможно, вы забудете сделать это.
СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА
Alyssa Chang
Личностный тренер
Алисса Чан — коуч по питанию и тренер из области залива Сан-Франциско. Использует свои обширные познания в нейрологии, чтобы помочь клиентам улучшить связи между мозгом и телом для исцеления, достижения целей и безболезненного движения. Получила степень бакалавра по кинезиологии и по физической культуре, питанию и здоровью в Университете штата Калифорния в Ист-Бэй. Имеет сертификацию Precision Nutrition, Z-health Performance, а также сертифицирована Национальным советом по силовым тренировкам и фитнесу.
Alyssa Chang
Личностный тренер
Наш специалист согласен: «Зачастую фиксирование задачи в планировщике помогает повысить эффективность труда. Может быть очень полезно «достать» дела из головы и посмотреть на них на листе бумаги, чтобы разработать стратегию дня. Кроме того, вычеркивайте из списка выполненные пункты, чтобы отслеживать объем проделанной работы».
Чтобы эффективно организовать время, достаточно просто добавить календарь на каждый день или планировщик к своему набору организационных инструментов. Записывайте каждый новый дедлайн (крайний срок), задание или встречу, которые будут добавляться в ваше расписание. Выделяйте время каждое утро, чтобы просматривать календарь на день и знать, что вас ожидает.
При организации своего расписания не слишком загружайте себя и не разрывайтесь между большим количеством проектов или событий одновременно. Проверьте свой календарь, прежде чем соглашаться на что-либо, чтобы убедиться, что необходимое время свободно. Так у вас все будет разложено по полочкам, и вы не будете отставать от регулярного графика.
Организовывайте свое время продуктивно, удаляя элементы, которые могут отвлекать вас или заставлять сбиваться с пути и отставать от графика. Не учитесь и не сверяйте счета в помещении с телевизором или видеоприставкой, чтобы сосредоточиться на задачах, которые нужно сделать в первую очередь, и приберегите забавы на потом.
5
Расставьте приоритеты в своих задачах. Управляйте своим временем с умом, планируя сначала выполнить самые важные или срочные задачи. Выделите их в расписании особым цветным маркером или небольшой наклейкой. Сначала спланируйте эти первоочередные задачи, чтобы дать себе достаточно времени для их выполнения, а потом распределите вокруг них менее срочные задания.^{[14]XИсточник информации}
- Будьте готовы время от времени менять свои приоритеты. Иногда дела всплывают в последнюю минуту и требуют немедленного внимания. Вам придется прерывать свои занятия и периодически переключать энергию и время на такие срочные задачи. Главное убедитесь, чтобы это не происходило слишком часто.
- Если вы заметите, что постоянно меняете приоритеты в течение дня, значит, что-то идет не так. Конечно, можно ожидать незначительных корректировок в расписании, однако необходимость постоянно перестраиваться, вероятно, означает, что вы неправильно расставили приоритеты в первую очередь.
6
Будьте реалистом. Выделяйте себе реалистичное количество времени для выполнения каждой задачи. Если вы считаете, что на выполнение задачи уйдет полчаса-час, дайте себе полный час. Реальный взгляд на то, сколько времени займет что-либо, убережет вас от переутомления или отставания от графика. ^{[15]XИсточник информации}
- Всегда лучше перестраховаться и дать себе больше времени, чем нужно. Если вы закончите задачу раньше, вы сможете перейти к следующей, что в итоге никак не скажется на вашей продуктивности.
Не забудьте включить в расписание время для повседневных дел, таких как питание и поход в душ. Это может показаться чем-то само собой разумеющимся, однако важно включить эти дела в свой план наряду с другими пунктами, чтобы не упустить их и чтобы из-за них не отстать от графика.
8
Используйте систему напоминаний. Используйте обычные напоминания в дополнение к ежедневнику, чтобы не забывать о важных задачах или сроках. Расклеивайте стикеры или установите голосовые или текстовые оповещения на мобильном телефоне на определенное время, чтобы напоминать себе о задаче или встрече. Такая система дублирования поможет вам не забывать о делах.^{[16]XИсточник информации}
- Не полагайтесь на других людей, прося, чтобы они напоминали вам о задачах. Они с такой же вероятностью забудут об этом, как и вы.
- Если задача крайне важная, установите несколько напоминаний. Один стикер или одно оповещение на телефоне можно и не заметить.
9
Обратитесь за помощью. Попросите другого человека о помощи и при необходимости делегируйте мелкие задачи. Если вы наступите на горло своей гордости и попросите кого-нибудь помочь вам с парой небольших дел по дому или приготовить ужин в напряженный будний вечер, это принесет пользу вашему расписанию в целом.^{[17]XИсточник информации}
- Обязательно делегируйте обязанности квалифицированным людям. Недостаточно иметь человека, который выполнит работу. Важно, чтобы он сделал это хорошо.
- Не заводите привычку сваливать работу на других. Это не показатель хороших навыков управления временем. Так вы лишь будете казаться ленивым и немотивированным.
Время от времени необходимо делать шаг назад и анализировать, что вы сделали, как хорошо вы это сделали и сколько времени это заняло. Анализ этих аспектов работы и жизни поможет вам внести изменения в свое расписание и ежедневный алгоритм действий, что приведет к удивительно эффективным результатам.
11
Награждайте себя. Слишком усердная или частая работа может привести к выгоранию, из-за которого трудно сосредоточиться даже на самых простых задачах. Поэтому периодически выделяйте время, чтобы отпраздновать выполненные задачи и вознаградить себя чем-то, что действительно приносит вам удовольствие.^{[18]XИсточник информации}
- Обязательно посвящайте свободные минутки тому, чтобы повеселиться. Отключите рабочий телефон и не отвечайте на электронные письма. Если вы будете смешивать работу с досугом, вы не сможете поистине вознаградить себя или избежать выгорания.
- Если вы работаете с понедельника по пятницу, расслабляйтесь в выходные. Если вы работали в течение трех месяцев подряд над одним проектом, возьмите короткий отпуск, когда завершите его.
Реклама