Cómo organizar tu tiempo sabiamente

Todos hemos escuchado las quejas de que simplemente no existen suficientes horas en el día para hacer todo lo que hay que hacer. Unas cuantas habilidades básicas de organización y gestión de tiempo pueden ayudarte a maximizar el tiempo que tienes. Aprende a organizar tu tiempo sabiamente para hacer más cosas en el tiempo que tienes.

Método 1

Método 1 de 3:

Identificar la forma en que inviertes tu tiempo

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Lleva un registro de tus actividades diarias. Lleva un control de lo que haces a diario y anota cuánto tiempo inviertes para hacerlo. Quizás te sorprendas por la cantidad de tiempo que en realidad desperdicias durante el día, en comparación con la cantidad real de trabajo que haces.^{[1]XFuente de investigación}
- Recuerda que también debes llevar un registro de las tareas rutinarias, como hacer el desayuno, limpiar la casa, ducharte, etc.
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Registra todas tus actividades en un cuaderno. Cuando hayas descubierto lo que haces todos los días y la cantidad de tiempo que dedicas para hacerlo, anótalo en un cuaderno. Al poner toda esta información en un solo lugar y verla en una sola página, podrás identificar los patrones y las áreas donde es posible que pierdas el tiempo.^{[2]XFuente de investigación}
- Anota los registros de forma clara y completa en este cuaderno. No mezcles los eventos separados en un único registro, no pases por alto las tareas menores y asegúrate de anotar las horas exactas al evaluar la forma en que desglosas el día.
- Puede ser de utilidad categorizar ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, anota las tareas domésticas en azul, las actividades laborales en rojo y las actividades de ocio en negro. Esto te ayudará a visualizar cómo inviertes el tiempo.
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Evalúa la forma en que inviertes el tiempo. ¿Pasas 1 hora al día completamente distraído? ¿Pasas 2 horas para decidir dónde comer? ¿Pasas 8 horas navegando en Internet? Busca los patrones de la forma en que inviertes tu tiempo y determina lo que es necesario y lo que no.^{[3]XFuente de investigación}
- ¿Pierdes el tiempo por tu falta de autocontrol? ¿Pospones las cosas con mucha frecuencia? ¿Asumes demasiadas responsabilidades? Todas estas son preguntas que debes hacerte al evaluar la forma en que inviertes tu tiempo.^{[4]XFuente de investigación}
- Es posible que te des cuenta de que desglosas las actividades durante el día de formas que no tienen sentido. Por ejemplo, es probable que no sea recomendable que trabajes media hora, que pases 10 minutos resolviendo asuntos triviales y luego, que vuelvas a trabajar durante otra media hora. Estarás más concentrado y serás más productivo si simplemente trabajas durante una hora y te ocupas de los asuntos triviales después.
- Lo mejor es abordar las tareas con el método de "fragmentación". La fragmentación es un método en el que dedicas un período predeterminado para realizar una sola tarea sin distracciones.
Ahora que sabes exactamente en dónde inviertes el tiempo, empieza a hacer algunos ajustes activos en tu horario. Asegúrate de identificar las áreas que no puedes simplemente reducir por las preocupaciones con el tiempo. Solo porque te lleva mucho tiempo hacer algo, no significa que sea una pérdida de tiempo.^{[5]XFuente confiableHarvard Business ReviewIr a la fuente}
CONSEJO DE ESPECIALISTA
Alyssa Chang
Coach de vida
Alyssa Chang es una coach y entrenadora de nutrición con sede en el Área de la Bahía de San Francisco. Ella utiliza su amplia experiencia en neurociencia basada en el cerebro para trabajar con los clientes en mejorar sus conexiones con su cerebro y cuerpo para sanar, alcanzar objetivos y desplazarse sin dolor. Tiene una licenciatura en Kinesiología, Ejercicio, Nutrición y Bienestar de la Universidad Estatal de California, East Bay, y está certificada en Nutrición de Precisión y Z-Health Performance por el Consejo Nacional de Fuerza y Fitness.
Alyssa Chang
Coach de vida
Recuerda que está bien incluir un tiempo de relajación en tu día. A veces, nos aferramos a estándares realmente altos, así que al relajarnos podemos sentirnos poco productivos o como si hubiera algo más que hacer. Podría ser de utilidad reflexionar sobre lo que crees que significa la eficiencia para que no sientas que debes ser productivo en todo momento.
Si pasas 3 horas al día enviando mensajes de correo electrónico relacionados con el trabajo, es poco probable que puedas reducir la cantidad de tiempo que dedicas para hacer esta actividad. Sin embargo, si envías cuatro o cinco mensajes personales entre los mensajes del trabajo, definitivamente podrás reducir la cantidad de tiempo que dedicas para enviarlos.
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Cambia tus hábitos y normas. Sin importar cuál sea tu problema para administrar el tiempo, existe una solución. Cuando hayas decidido dónde pierdes el tiempo o cómo deberías invertirlo, tendrás que hacer un esfuerzo organizado para cambiar tus hábitos de gestión de tiempo.^{[6]XFuente confiableHarvard Business ReviewIr a la fuente}
- Si pasas mucho tiempo limpiando la casa o haciendo la comida, puedes contratar un servicio doméstico como una sirvienta o un cocinero. Para algunas personas, el tiempo es más valioso que el dinero.
- Quizás pases una buena parte del día navegando por Internet sin objetivo. Puedes restringir el acceso a ciertos sitios de Internet o cuentas de redes sociales cuando se supone que debes trabajar en otra cosa.
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Método 2

Método 2 de 3:

Evitar las distracciones

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Identifica las distracciones en tu vida. Las mayores amenazas para invertir el tiempo sabiamente son las distracciones constantes. Tendrás que averiguar qué tipos de actividades o personas tienden a quitarte el tiempo. Ya sea un amigo que no para de hablar o un placer culposo que te aleja del trabajo, puedes encontrar algunas formas de evitar estas pérdidas de tiempo.^{[7]XFuente de investigación}
- Si pasas mucho tiempo en algo que no te produce resultados deseables, es probable que solo sea una distracción en tu vida que debes evitar.
- Al trabajar en un entorno de oficina, es probable que veas a muchos de tus compañeros de trabajo como distracciones. Asegúrate de evitar las charlas pequeñas o inútiles cuando tengas prisa. Sin embargo, debes tener en cuenta que tu actitud en la oficina es tan importante para el progreso en tu carrera como tus habilidades de gestión del tiempo, así que no debes ser grosero.
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Evita las conversaciones telefónicas largas. Si te das cuenta de que pasas una buena cantidad de tiempo atrapado en las conversaciones telefónicas largas, debes ajustar tus hábitos para usar el teléfono. Con frecuencia, es posible que tengas mayores logros en las reuniones frente a frente que por el teléfono, así que acorta las conversaciones telefónicas largas.^{[8]XFuente de investigación}
- Muchas discusiones por teléfono, sobre todo al principio o al final de la conversación, incluyen frases superfluas e innecesarias. Las personas tienden a perder el enfoque y a divagar mientras hablan por teléfono, así que debes estar consciente de eso. Tener reuniones en persona es imprescindible para tratar exclusivamente los asuntos relacionados con el trabajo. Esto se debe a que ninguna de las partes tiene distracciones alrededor cuando se realiza una reunión frente a frente.
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No navegues por Internet en exceso. Muchas personas usan la Internet como una herramienta fundamental para realizar sus tareas. Sin embargo, de igual, forma muchas personas son culpables de navegar a través de artículos inútiles de noticias, informes deportivos e imágenes de las celebridades, gatitos o perritos. Mantén la concentración cuando navegues por Internet. Existen algunos programas que pueden bloquear ciertas aplicaciones, sitios web y dominios, los cuales pueden ayudarte a reducir las distracciones relacionadas con la Internet.^{[9]XFuente de investigación}
- Evita entrar a Facebook, Twitter y a otras redes sociales cuando se supone que debes concentrarte en otra cosa.
- Buscar en Google diversos temas también es una pérdida de tiempo peligrosa. Es posible que pienses que solo buscarás algo rápido y antes de que te des cuenta, habrás buscado en las vastas profundidades de la Internet por más de 3 horas.
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Usa un cartel que diga "No molestar". Es probable que te resulte familiar el cartel que cuelga de la puerta de las habitaciones de los hoteles. Este cartel puede ser igualmente eficaz en una oficina o lugar de trabajo. Puedes conseguir un cartel de este tipo si lo tomas del próximo hotel donde te hospedes o puedes imprimir tu propio cartel y colocarlo en la puerta de tu lugar de trabajo cuando sea necesario. Esto te evitará esa charla pequeña que te distrae de tu trabajo.^{[10]XFuente de investigación}
- Si trabajas desde casa, es fundamental que tengas un lugar asignado para trabajar a solas. No trabajes en las áreas comunes de la casa, ya que la televisión, el teléfono o la consola de videojuegos puede distraerte fácilmente del trabajo.^{[11]XFuente de investigación}
Existen algunas distracciones que algunas personas simplemente no pueden evitar. A veces, es tu jefe quien te quita un rato de tu día para tener una charla social o quizás un familiar anciano que necesite ayuda constantemente con las tareas sencillas. Sin importar cuáles sean estas distracciones inevitables, si las planificas, no te quitarán un tiempo esencial de los demás proyectos y actividades que debes hacer.^{[12]XFuente de investigación}
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Método 3

Método 3 de 3:

Usar el tiempo de forma eficaz

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Anota todo. No confíes en tu memoria para superar las tareas que tienes que hacer. Anota todo lo que tengas que hacer en un solo lugar y prepárate para consultar esta lista con frecuencia para alcanzar todas tus metas.^{[13]XFuente de investigación}
- Aunque una tarea parezca menor o rutinaria, anótala. Tu agenda diaria debe estar llena de comentarios pequeños, como "Llamar a Steve", "Buscar los márgenes de ganancia" o "Enviarle un mensaje de correo electrónico al jefe".
- Asegúrate de llevar una libreta en todo momento y anota las tareas que vayan surgiendo. Quizás pienses que recordarás anotarlas más tarde, pero es posible que no lo recuerdes.
CONSEJO DE ESPECIALISTA
Alyssa Chang
Coach de vida
Alyssa Chang es una coach y entrenadora de nutrición con sede en el Área de la Bahía de San Francisco. Ella utiliza su amplia experiencia en neurociencia basada en el cerebro para trabajar con los clientes en mejorar sus conexiones con su cerebro y cuerpo para sanar, alcanzar objetivos y desplazarse sin dolor. Tiene una licenciatura en Kinesiología, Ejercicio, Nutrición y Bienestar de la Universidad Estatal de California, East Bay, y está certificada en Nutrición de Precisión y Z-Health Performance por el Consejo Nacional de Fuerza y Fitness.
Alyssa Chang
Coach de vida
Nuestra experta señala: a menudo, anotar las cosas en una agenda puede ayudarte a ser más eficiente. Puede ayudar realmente a sacarte las cosas de la cabeza y a verlas literalmente para que puedas planificar estratégicamente tu día. También puedes tachar las cosas de tu lista cuando las completes para que puedas llevar un registro de lo mucho que has hecho.
Con solo agregar un calendario diario o agenda a tu conjunto de herramientas de organización, podrás organizar tu tiempo de una forma eficiente. Anota cada fecha límite, tarea o reunión nueva que se agregue a tu horario. Toma un tiempo todas las mañanas para revisar el calendario del día para que sepas lo que tienes por delante.^{[14]XFuente de investigación}
Organiza tu horario y evita aceptar demasiadas reservas o comprometerte con demasiados proyectos o eventos a la vez. Revisa el calendario antes de aceptar cualquier compromiso para verificar que el tiempo que necesitas esté disponible. De esta forma, mantendrás tu tiempo organizado y te mantendrás al tanto de tu horario regular.
Organiza tu tiempo de forma productiva al eliminar los elementos que podrían distraerte o hacerte perder el rumbo y retrasarte. Mantén la televisión y el sistema de videojuegos fuera del área donde estudias o haces las cuentas para que puedas concentrarte primero en las tareas que debes hacer y dejar las cosas divertidas para más tarde.^{[15]XFuente de investigación}
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Asígnales las prioridades a tus tareas. Administra tu tiempo sabiamente al planificar hacer primero las tareas más importantes o que debes terminar a cierta hora. Anótalas en tu horario con un resaltador de un color especial o con una etiqueta pequeña. Programa hacer primero estas tareas prioritarias para tener el tiempo suficiente para terminarlas y luego, trabajar en las cosas que no necesitas terminar a cierta hora.^{[16]XFuente de investigación}
- Debes estar dispuesto a cambiar tus prioridades de vez en cuando. Algunas cosas surgen en el último minuto y requieren tu atención inmediata. De vez en cuando, tendrás que detener lo que estás haciendo y dirigir tu energía y tiempo hacia ese objetivo de último minuto. Solo asegúrate de que no suceda con mucha frecuencia.
- Si constantemente tienes que organizar tus prioridades durante el día, algo no anda bien. Aunque puedes esperar hacer algunos ajustes pequeños en tu horario, tener que hacer ajustes constantes es probable que signifique que no asignaste las prioridades correctamente desde el principio.
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Sé realista. Asigna una cantidad realista de tiempo para realizar cada tarea. Si crees que algo te llevará entre media hora y una hora para hacerlo, toma la hora completa. Ser realista sobre el tiempo que te llevará hacer algo evitará que te abrumes o te retrases.^{[17]XFuente de investigación}
- Siempre es más seguro ser precavido y tomar más tiempo del que necesitarás. Si terminas la tarea antes de tiempo, podrás pasar a la tarea siguiente, lo cual no afectará tu productividad a la larga.
Recuerda que debes incluir en tu horario los tiempos para realizar las tareas básicas diarias, como comer y ducharte. Podrían parecer automáticas, pero es importante que incluyas un tiempo para hacerlas entre tus demás tareas programadas para asegurarte de no omitirlas y de no retrasarte.
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Usa un sistema de recordatorios. Usa recordatorios sencillos, además de tu agenda diaria para ayudarte a recordar las tareas o las fechas límites importantes. Usa notas adhesivas o coloca algunas alertas de voz o de texto en tu teléfono celular a ciertas horas para recordar que debes hacer algo o que tienes algo programado. Este sistema de respaldo te ayudará a evitar olvidar las cosas.^{[18]XFuente de investigación}
- Evitar depender de otras personas para recordar algo, ya que quizás también lo olviden.
- Si algo es muy importante, organiza varios recordatorios, ya que es posible que pases por alto una sola nota adhesiva o una alerta en el teléfono.
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Pide ayuda. Pídele ayuda a otra persona y delega las tareas más pequeñas si fuera necesario. Esto beneficiará tu horario en general si te tragas tu orgullo y le pides a alguien que te eche una mano con algunas tareas pequeñas de la casa o que se encargue de la cena en una noche ajetreada.^{[19]XFuente de investigación}
- Asegúrate de delegar las responsabilidades a las personas calificadas. Pedirle a alguien que haga el trabajo no es suficiente. Debes asegurarte de que haga bien el trabajo.
- No crees un hábito de dejarle tu trabajo a las demás personas. Esto no refleja que tengas unas buenas habilidades de gestión del tiempo, sino solo hace que parezcas perezoso y desmotivado.
De vez en cuando, es necesario que retrocedas y analices lo que has logrado, qué tan bien lo has hecho y cuánto tiempo te llevó. Evaluar estos aspectos del trabajo y de la vida puede ayudarte a hacer los cambios en tu horario y en el patrón diario de operaciones, lo cual te dará resultados sorprendentemente eficaces.
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Recompénsate. Trabajar muy duro o con mucha frecuencia puede hacer que te agotes, por lo que será difícil concentrarte incluso en las tareas más sencillas. Así que toma un tiempo para celebrar lo que has logrado de vez en cuando y recompénsate con algo que disfrutes en verdad.^{[20]XFuente de investigación}
- Asegúrate de usar tu tiempo libre para divertirte. Apaga el teléfono del trabajo y evita responder a los mensajes de correo electrónico. Si mezclas el trabajo con tu tiempo de descanso, en realidad no te recompensarás ni evitarás el agotamiento.
- Si trabajas de lunes a viernes, toma el fin de semana libre. Si has estado trabajando durante tres meses consecutivos en un proyecto, toma unas vacaciones breves cuando lo termines.
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