كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي

لا يُعد البريد الإلكتروني بطبيعته رسميًا مثل الخطاب المكتوب، لكن لا يزال بإمكانك أن تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا إذا أردت ذلك. فكّر في علاقتك بالشخص المستلم ثم اختر تحية مناسبة للموقف. بمجرد التوصل لهذه الجمل وكتابتها، يمكنك الانتقال إلى تنسيق التحية وكتابة الجمل الافتتاحية.

جزء 1

جزء 1 من 3:

التفكير في المستلم

تنزيل المقال

1
حدد مدى الرسمية التي ترغب في التعامل بها. تعتمد مدى رسمية البريد الإلكتروني الذي تكتبه على الشخص المستلم لرسالة البريد. على سبيل المثال: لن تستخدم نفس النمط الرسمي عند كتابة بريد إلكتروني للتقدم لوظيفة مثلما تفعل عندما تراسل أستاذك في الجامعة.
- يُفضل أن تكون أكثر رسمية عند التواصل مع شخص ما لأول مرة للحفاظ على مظهرك العام.^{[١]Xمصدر بحثي}
ابحث قليلًا عن اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه بالفعل. معرفة اسم الشخص وذكره يجعل التحية أكثر أناقة، وخاصة مع استخدام أساليب البريد الإلكتروني الرسمية الأخرى. ^{[٢]Xمصدر بحثي}
في حالة مراسلة الشخص لك من قبل، انسخ أسلوب تحيته في رسالتك. على سبيل المثال: إذا استخدم الشخص كلمة "مرحبًا" واسمك الأول في التحية، يُفضل الرد على رسالته بنفس الأسلوب من خلال استخدام كلمة "مرحبًا" ثم اسمه الأول في البريد الإلكتروني.^{[٣]Xمصدر بحثي}

جزء 2

جزء 2 من 3:

اختيار التحية

تنزيل المقال

تُعد كلمة "عزيزي" (ويتبعها اسم الشخص) من الأنماط القديمة لتحية الشخص في الخطابات! يرجع سبب التمسك بهذه البداية إلى كونها تحية رسمية ومتفتحة، لكنها أصبحت غير مرئية في الخطابات حيث لا يُلاحظها الجميع نظرًا لكثرة استخدامها وهو أمر جيد بالفعل. لن ترغب بالطبع في أن تعلق تحيتك في ذهن المستلم لأنها غير مناسبة.^{[٤]Xمصدر بحثي}
2
جرب كتابة "تحياتي" عندما لا تعرف اسم الشخص المستلم. كلمة "تحياتي" من البدايات الرسمية إلى حد ما ويمكنك استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، وخاصة إذا كنت لا تعرف اسم الشخص المُرسل إليه. لا يزال الأفضل بالطبع معرفة اسم الشخص إذا أمكن ذلك.^{[٥]Xمصدر بحثي}
- يمكنك أيضًا استخدام عبارة "إلى من يهمه الأمر" إذا كان البريد الإلكتروني رسميًا للغاية ولا تعرف اسم الشخص المُستلم. على الرغم من ذلك، هذه التحية مُزعجة لبعض الأشخاص!
تكون رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الخطابات بشكل عام، لذلك تجنب استخدام كلمة "مرحبًا" في البريد الإلكتروني الرسمي. إذا كنت تراسل أستاذك في الجامعة مثلًا – وخاصة إذا كنت تعاملت معه بالفعل – فإن كلمة "مرحبًا" تفي بالغرض.^{[٦]Xمصدر بحثي}
من المقبول استخدام كلمة "مرحبًا" في رسائل البريد الأقل رسمية، ولكن لا ينطبق الأمر نفسه على كلمة "أهلًا". تجنب استخدامها تمامًا في أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لأنها تحية غير رسمية بالمرة حتى في الحديث. يُفضل تجنب استخدام كلمة "أهلًا" في البريد الإلكتروني حتى إذا كنت تعرف مديرك جيدًا مثلًا أثناء مراسلته.^{[٧]Xمصدر بحثي}
أحيانًا لا تعرف إلا وظيفة الشخص الذي تراسله في الشركة أو المنظمة؛ يمكنك في هذه الحالة استبدال اسم الشخص بوظيفته أو لقبه مثل "عزيزي مدير التوظيف" أو "عزيزي مدير لجنة التوظيف" أو "عزيزي الدكتور".^{[٨]Xمصدر بحثي}
أضف "السيد" أو "السيدة" أو "الدكتور" أو "الأستاذ" قبل اسم الشخص لجعل التحية أكثر رسمية. استخدم أيضًا الاسم الأخير للشخص أو اسمه الكامل لتحية أكثر رسمية، بدلًا من الاكتفاء باسمه الأول فقط.^{[٩]Xمصدر بحثي}

جزء 3

جزء 3 من 3:

تنسيق البريد الإلكتروني وبدايته

تنزيل المقال

يجب كتابة التحية التي اخترتها في السطر الأول يليها اسم الشخص. أضف لقبًا للشخص إذا أمكن ذلك، مثل السيد أو السيدة أو الدكتور، وأتبعها باسم الشخص الأول والأخير. ^{[١٠]Xمصدر بحثي}
سترى فاصلة بعد التحية عمومًا. بالنسبة للخطابات الرسمية، يمكنك استخدام نقطتان بعد التحية، ولكن هذا النمط رسمي للغاية بالنسبة للبريد الإلكتروني حتى في الرسمي منه. تفي الفاصلة بالغرض في معظم الحالات، ولكن يتوجب عليك استخدام نقطتين عند كتاب خطاب تعريفي في البريد الإلكتروني.
تُكتب التحية في السطر الأول بمفردها في الأعلى، وبمجرد الانتهاء منها انقر على زر التالي للانتقال إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم فواصل الأسطر بدلًا من المسافات البادئة لإنشاء فقرات، ستحتاج إلى ترك سطر فارغ بين الترحيب والفقرة الأولى.^{[١١]Xمصدر بحثي}
4
قدّم نفسك في الجملة الافتتاحية إذا استدعى الأمر. عند الكتابة لشخص للمرة الأولى، يجب إدراج مقدمة حتى إذا كنت تعرف الشخص في الحقيقة. أعطِ للشخص الآخر لمحة عن الشخص الذي يراسله لتشجعه على مواصلة قراءة بريده الإلكتروني.
- على سبيل المثال: "اسمي أحمد سعيد مدير التسويق في شركة أ ب ج." اذكر أيضًا كيف تعرفت على الشخص: "اسمي أمير فهمي، وأعمل معك في قسم التسويق (التسويق الأسبوعي الذي يُعقد يومي الثلاثاء والخميس بعد الظهر).
- يمكنك استخدام الجملة الأولى كترحيب إذا كنت تعرف الشخص بالفعل وكتبت له من قبل. على سبيل المثال، اكتب "شكرًا على ردك السريع عليّ" أو "أتمنى أن تكون بخير".
5
ادخل في صُلب الموضوع. تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تدخل في صُلب الموضوع سريعًا. يعني هذا أن تحتوي جملتك الأولى أو الثانية عن سبب كتابتك لهذا الشخص. تذكر أن تكون واضحًا بقدر الإمكان عند وصف غرضك من الرسالة.^{[١٢]Xمصدر بحثي}
- على سبيل المثال: يمكنك كتابة "أكتب لك طلبًا لمساعدتك في مشكلة متعلقة بالتسويق" أو "أكتب إليك لأني أواجه مشكلة في الفصل، وآمل أن تمدني باقتراحات لمواد إضافية أقرأها لمساعدتي في الأمر".