कैसे औपचारिक ईमेल शुरू करें

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इस आर्टिकल में:

पाने वाले के बारे में सोचना

अभिवादन का चयन

ईमेल की शुरुआत तथा उसकी फ़ारमैटिंग

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स्रोत और उद्धरण

स्वाभाविक है कि ईमेल उतने औपचारिक नहीं होते जितने कि लिखे हुये पत्र होते हैं। मगर तब भी ऐसे मौके होते हैं, जबकि आपको ईमेल लिखने में भी अधिक औपचारिक होने की ज़रूरत होती है। सोचिए कि वह ईमेल किसको मिलने वाली है और उसी के अनुसार, परिस्थिति के हिसाब से अभिवादन चुन लीजिये। जब एक बार आप यह समझ लेंगे, आप उस अभिवादन को फ़ारमैट करने और और अपने शुरुआती वाक्य को भी सोच सकेंगे।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 3:

पाने वाले के बारे में सोचना

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   तय करिए कि आपको कितना औपचारिक होने की आवश्यकता है: मान लिया कि आप "औपचारिक" ईमेल लिख रहे हैं, मगर तब भी वह कितनी औपचारिक होगी यह इस पर निर्भर करेगा कि उसको पाने वाला कौन है। जैसे कि, आप जिस स्तर की औपचारिकता से अपने प्रोफेसर को लिखेंगे, काम के लिए आवेदन करते समय उससे भिन्न औपचारिकता का इस्तेमाल किया जाएगा।

   • जब आप पहली बार किसी से संपर्क कर रहे होंगे, तब बेहतर होगा कि आवश्यकता से अधिक औपचारिक रहा जाये, क्योंकि सुरक्षित रहने में कोई नुकसान नहीं है।
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   व्यक्ति का नाम पता लगाइए: अगर आपको पहले से पता नहीं है, तब कुछ रिसर्च करके व्यक्ति के नाम का पता लगाइए। व्यक्ति का नाम पता चल जाने से, चाहे आप अपने ईमेल में औपचारिकता की सभी तकनीकें ही क्यों न इस्तेमाल कर रहे हों, अभिवादन और भी निजी लगता है।
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   उस व्यक्ति की लीड (lead) को फॉलो करिए: अगर उस व्यक्ति ने आपको पहले ही कोई ईमेल भेजा हो, तब उसके अभिवादन के स्टाइल की नकल करने में कोई हर्ज नहीं है। जैसे कि, अगर उसने आपके पहले नाम के साथ "हाय (Hi)" का इस्तेमाल किया हो, तब, जब आप उसको कोई ईमेल भेजें तब उसे एड्रेस करने के लिए उस व्यक्ति के पहले नाम और उसके पहले "हाय" का इस्तेमाल कर सकते हैं।

विधि 2

विधि 2 का 3:

अभिवादन का चयन

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   अच्छा होगा कि आप "Dear" का ही इस्तेमाल करें: "Dear" (और उसके बाद व्यक्ति का नाम) किसी कारण से ही पुराने समय से इस्तेमाल किया जाता रहा है। यह औपचारिक तो होता है, मगर बहुत दमघोंटू नहीं होता है, और चूंकि इसका इस्तेमाल अक्सर किया जाता है, इसलिए यह अक्सर किसी भी अभिवादन में एक तरह से अदृश्य हो जाता है, जो कि एक अच्छी बात होती है। आप नहीं चाहेंगे कि आपका अभिवादन चिपका रह जाये, क्योंकि यह अनुचित होता है।
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   जब आपको व्यक्ति का नाम नहीं मालूम हो, तब "ग्रीटिंग्स (Greetings)" लिख कर देखिये: ग्रीटिंग्स एक तरह का औपचारिक अभिवादन है जिसका इस्तेमाल व्यापार संबंधी ईमेल्स में भी किया जा सकता है, विशेषकर तब, जबकि आपको व्यक्ति का नाम नहीं मालूम हो। वैसे, अच्छा यही होगा कि जहां तक संभव हो, व्यक्ति के नाम का पता लगा लिया जाये।

   • अगर ईमेल बिलकुल ही औपचारिक हो और आपको व्यक्ति का नाम भी नहीं मालूम हो तब आप "To Whom It May Concern" का इस्तेमाल कर सकते हैं। मगर यह ध्यान रहे, कि कुछ लोगों को इस तरह का अभिवादन नापसंद भी हो सकता है।
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   कुछ कम औपचारिक ईमेल्स में "हाय" या "हेलो (Hello)" भी लिखा जा सकता है: चूंकि ईमेल्स पत्रों की अपेक्षा कम औपचारिक माने जाते हैं, इसलिए आप किसी औपचारिक ईमेल में भी "हाय" जैसी चीज़ से काम चला सकते हैं। जैसे कि, अगर आप अपने प्रोफ़ेसर को ईमेल भेज रहे हों, विशेषकर किसी ऐसे को जिससे आप वास्तव में मिलते जुलते रहते हों, तब "हाय" या "हेलो" से ठीक-ठाक काम चल सकता है।
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   "हे (Hey) कहने से बचिए: हालांकि सेमी-औपचारिक ईमेल में "हाय" तो स्वीकार किया जा सकता है, मगर शायद "हे" नहीं किया जाएगा। यह तो बातचीत तक में बहुत ही अनौपचारिक अभिवादन है, इसलिए किसी भी प्रकार के औपचारिक ईमेल में इसका इस्तेमाल नहीं ही किया जाना चाहिए। जैसे कि, आप चाहे अपने बॉस को कितनी ही अच्छी तरह से क्यों न जानते हों, मगर उसको ईमेल भेजते समय "हे" नहीं कहा ही जाए तो बेहतर होगा।
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   जब आवश्यक हो तब नाम की जगह टाइटल (title) का इस्तेमाल करिए: कभी-कभी जब आप किसी को ईमेल भेज रहे होते हैं, तब उसके नाम की जगह आपको कंपनी में उसका टाइटल ही मालूम होता है। ऐसी परिस्थिति में, आप उसके नाम की जगह उसके टाइटल का ही इस्तेमाल कर सकते हैं, जैसे कि "Dear Hiring Manager," "Dear Hiring Committee," या "Dear Professor", लिखा जा सकता है।
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   उसको और भी अधिक औपचारिक बनाने के लिए उस व्यक्ति के बारे में सम्मानसूचक शब्द शामिल कर दीजिये: जब भी संभव हो, तब और भी अधिक औपचारिकता के लिए व्यक्ति के नाम के पहले "मिस्टर (Mr.)," "मिसेज़ (Mrs.)," "डॉ (Dr.)," या "प्रोफ़ेसर (Professor)" शामिल कर दीजिये। इसके अलावा, और भी अधिक औपचारिकता के लिए व्यक्ति के पहले नाम की जगह, अंतिम नाम या पूरे नाम का इस्तेमाल करिए।

विधि 3

विधि 3 का 3:

ईमेल की शुरुआत तथा उसकी फ़ारमैटिंग

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   अभिवादन को पहली लाइन में रखिए: टॉप लाइन में आपका चुना हुआ अभिवादन और उसके बाद व्यक्ति का नाम होना चाहिए। जब भी संभव हो, तब मिस्टर, मिसेज़, या डॉ का इस्तेमाल होना चाहिए जिसके बाद उसका पहला और अंतिम नाम होना चाहिए।
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   कॉमा (comma) का इस्तेमाल करिए: आम तौर पर आप अभिवादन के बाद कॉमा का इस्तेमाल करेंगे। औपचारिक पत्रों में, आप कोलन (colon) का इस्तेमाल भी कर सकते हैं, मगर सच तो यह है कि औपचारिक ईमेल के लिए भी यह बहुत अधिक औपचारिकता हो जाएगी। अधिकांश मामलों में एक कॉमा से काम चल जाएगा, हालांकि अगर आप ईमेल में कोई कवर लेटर भेज रहे होंगे तब आप कोलन का इस्तेमाल कर सकते हैं।
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   अगली लाइन पर जाइए: तो, टॉप लाइन में अभिवादन लिखा जाएगा, और जब आप उसे लिखे चुकें तब रिटर्न (return) की (key) दबाइए और अगली लाइन पर चले जाइए। अगर आप पैराग्राफ़ बनाने के लिए, इंडेंटेशन्स (indentions) की जगह लाइन ब्रेक्स का इस्तेमाल कर रहे होंगे, तब आपको अभिवादन और पहले पैराग्राफ़ के बीच में एक लाइन ब्लैंक (blank) छोड़नी पड़ेगी।
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   अगर आवश्यक हो, तब शुरू के ही वाक्य में अपना परिचय दीजिये: अगर आप किसी को पहली बार लिख रहे हों, तब आपको अपना परिचय देना चाहिए, भले ही वास्तविक जीवन में आपसे उसकी जान पहचान हो। किसी व्यक्ति को यह संकेत दे देने से कि आप कौन हैं, उसकी रुचि आपका मेल पढ़ते रहने में बनी रहती है।

   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मेरा नाम जेरेमी हिल्स है, और मैं एक्सवाईज़ेड कंपनी में मार्केटिंग डाइरेक्टर हूँ।" आप यहाँ पर यह भी शामिल कर सकते हैं कि आप उस व्यक्ति को कैसे जानते हैं: "मेरा नाम रॉबर्ट स्मिथ है और मैं आपकी मार्केटिंग क्लास में हूँ (मार्केटिंग 101 जो मंगलवार और बृहस्पतिवार को दोपहर में होती है)।"
   • अगर आप व्यक्ति को पहले से जानते हैं और उसे पहले भी लिख चुके हैं, तब आप पहले वाक्य का इस्तेमाल अभिवादन के लिए कर सकते हैं। जैसे कि, आप कह सकते हैं, "इतनी शीघ्रता से जवाब देने के लिए बहुत धन्यवाद," या "आशा है कि आप सकुशल होंगे।"
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   मुद्दे पर आ जाइए: अधिकांश औपचारिक ईमेल्स में जल्दी ही मुद्दे की बात पर आ जाना चाहिए। इसका अर्थ है कि आपको पहले या दूसरे वाक्य में ही यह स्पष्ट कर देना चाहिए कि आप पाने वाले को यह मेल क्यों भेज रहे हैं। अपना उद्देश्य लिखते समय जितना हो सके उतने संक्षेप में लिखिए।

   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं मार्केटिंग के क्षेत्र में एक समस्या के संबंध में आपको लिख रहा हूँ," या "मैं आपको इसलिए लिख रहा हूँ, क्योंकि मुझे क्लास में कुछ समस्याएँ हैं, और मुझे यह आशा है कि आप मुझे ऐसे अतिरिक्त मैटीरियल के संबंध में कुछ सुझाव दे सकेंगे, जिसे मैं पढ़ सकूँ।"