كيفية استعمال آلة تسجيل النقدية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تُستخدم آلات تسجيل النقدية في تسجيل وحساب عمليات البيع المختلفة وتسجيل النقدية في المتاجر والمطاعم والمحال وغيرها. هناك أنواع مُختلفة من آلات تسجيل النقدية، مثل: الأنواع الإلكترونية أو الرقمية أو المعتمدة على الكمبيوتر... وغيرهم، وعلى الرغم من أن لكل نوع سماته المميزة، إلا أن العمليات التي تستخدم تكون متشابهة في الأغلب.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 4:

إعداد آلة تسجيل النقدية

تنزيل المقال

1. 
   1
   جهز آلة تسجيل النقدية للعمل. ضع الآلة فوق سطح صلب مستوي، عادة ما يتم اختيار مساحة مناسبة ليضع العملاء الأغراض التي يرغبون في شرائها إلى جوار الآلة. وصل سلك الآلة بشكل مباشرة في فتحة الكهرباء (لا تستخدم توصيلة لإطالة السلك).
2. 
   2
   ضع البطاريات. توفر البطاريات طاقة وذاكرة احتياطية للآلة في حالة انقطاع الكهرباء، ويجب وضع البطاريات في الآلة قبل تثبيت أيّة برامج. ستجد المكان المخصص للبطاريات أسفل من المكان المخصص لورق طباعة الإيصالات، وقد تحتاج لاستعمال المفك لفك هذا الجزء من الآلة. ضع البطاريات بناء على التوجيهات الموضحة على الآلة، ثم غطِ مكانها.

   • يقع مكان البطاريات أسفل من مكان ورق طباعة الإيصالات.
   • غيّر البطاريات مرة سنويًا حتى تضمن عملها بشكل فعال.
3. 
   3
   ثبت ورق طباعة الإيصالات. أزل الغطاء الموضوع فوق مكان ورق الطباعة، واحرص على أن تكون نهاية لفافة ورق الطباعة ذات أطراف متساوية حتى تدخل بسهولة في جزء سحب الورق.ثبت لفافة الورق بحيث يخرج لك طرف الورقة بشكل يسمح لك بقطعه لإعطاء الإيصال للعملاء. اضغط على زر (طباعة الإيصال FEED) لتقوم الآلة بطباعة الإيصال لك.
4. 
   4
   افتح درج الخزينة. تجنب إضاعة المفتاح الخاص بدرج الخزينة؛ يُمكنك أن تترك المفتاح في الدرج عندما يكون مفتوحًا حتى تعثر عليه بسهولة.
5. 
   5
   شغل الآلة. تحمل بعض آلات تسجيل النقدية مفتاحًا للفتح والإغلاق ON/Off على ظهر إحدى جانبي الماكينة، والبعض يحمل المفتاح على الوجه الأمامي. قم بتشغيل الآلة مع وضع مفتاح التسجيل على وضعية REG.

   • تحتوي الآلات الحديثة على زر للوضعية MODE بدلاً من مفتاح للتشغيل، ولهذا اضبط الوضعية على (تسجيل REG).
6. 
   6
   قم ببرمجة الآلة. تحمل آلات النقدية أزرارًا مختلفة لبرمجة الأصناف المتعددة سواء بإضافة الضريبة أو بدون إضافة للضريبة، كما يُمكنك ضبط التاريخ والوقت الخاص بالآلة.

   • تتم عملية البرمجة إما بالضغط على مفتاح PRG أو P أو من خلال ضبط الوضعية على وضعية البرمجة PROGRAM. بعض الآلات تحمل رافعة يدوية للبرمجة أسفل من غطاء الجزء المخصص للإيصالات.
   • تحمل آلات تسجيل النقدية أكثر من زر لإضافة الضريبة (4 أزرار في الأغلب). تساعدك هذه الأزرار في برمجة الضرائب التي تقوم بحسابها وإضافتها على المنتجات التي تبيعها (بناء على مدينتك) سواء كانت ضريبة خدمة أو ضريبة قيمة مضافة.
   • أتبع الإرشادات المرفقة في كُتيب إرشادات الماكينة لتتعرف على كيفية برمجة المهام المختلفة للآلة.

جزء 2

جزء 2 من 4:

إجراء عمليات البيع

تنزيل المقال

1. 
   1
   اضبط كلمة سر للآلة. تتطلب آلات تسجيل النقدية أن تقوم بتسجيل رقم سري لبدء التشغيل. يُفضل أن تكون الأرقام المستخدمة هي الأكواد الخاصة للعاملين الذين يستخدمون الآلة، هذا ليسهل عليك تتبع عمليات البيع وتصحيح الأخطاء.

   • إذا كنت تعمل في مطعم، فمن الممكن أن تكون كلمة السر هي كود العاملين المستخدمين للماكينة بالإضافة لعدد الطاولات في المطعم على سبيل المثال.
   • يُمكن في بعض الماكينات الحديثة أن تقوم بالتسجيل باستعمال بريدك الإلكتروني وكلمة السر.
2. 
   2
   أدخل أسعار المنتجات لأول مرة. استعمل الأرقام الموجودة في الآلة لتسجيل أسعار المنتجات للمرة الأولى. لا داعِ لكتابة الفواصل العشرية حيث تقوم الآلة بفعل ذلك بشكل تلقائي.

   • تستعمل بعض الآلات خاصية المسح الضوئي في مسح شفرة التعريف (الباركود) الخاصة بكل منتج، ويغنيك ذلك عن اختيار القسم أو التصنيف في الخطوة التالية.
3. 
   3
   اختر القسم أو التصنيف المطلوب. تطلب بعض الماكينات أن تقوم بتسجيل القسم أو التصنيف بعد تسجيل المنتج (أطعمة أو ملابس أو غيرها).

   • يمكن برمجة مفاتيح الأقسام المختلفة بناء على إضافة الضرائب أو لا. راجع إرشادات الماكينة خاصتك قبل القيام بعملية البرمجة.
   • افحص الإيصال: اضغط على مفتاح الإيصال FEED ليخرج لك الإيصال مطبوعًا وهو يحمل البيانات المختلفة لمراجعته.
   • كل منتج ستقوم بإضافته سيتم حسابه في الإجمالي وهو ما يظهر تباعًا مع إضافة المنتجات على شاشة الماكينة.
4. 
   4
   أضف الخصومات الضرورية. يتوجب عليك إضافة الخصومات على المنتجات التي تحمل خصمًا. اختر القسم أو التصنيف ومن ثم أضف نسبة الخصم للمنتج (15 لخصم 15% على سبيل المثال) ثم اضغط على مفتاح % الذي تجده إلى يسار الأرقام.
5. 
   5
   أضف المنتجات المتبقية. احرص على تسجيل المنتجات بشكل دقيق من خلال إضافة الأرقام الخاصة بكل منتج وإضافته للقسم المخصص.

   • إذا كان لديك أكثر من منتج من نفس النوعية فيمكنك تسجيلهم على هذا النحو: سجل المنتج الأول ثم اضغط على زر الكمية QTY ثم عدد المنتجات ثم سعر القطعة الواحدة ثم زر القسم أو التصنيف. على سبيل المثال: إذا كان لديك كتابين بسعر 6.99، اضغط رقم 2 ثم زر الكمية QTY/X-TIME ثم 699 ثم القسم.
6. 
   6
   اضغط على مفتاح الحساب الإجمالي. اضغط على مفتاح الحساب الإجمالي لتحصل على إجمالي المبيعات. تقوم الآلة بإضافة الضرائب المبرمجة لكل قسم من المنتجات بشكل تلقائي.
7. 
   7
   حدد طريقة دفع العملاء. يمكن للعملاء القيام بالدفع إما عن طريق النقدية (الكاش) أو كروت الائتمان أو الشيكات. يُمكن أيضًا حساب المدفوع عن طريق قسيمة الخصم أو الهدايا والتي يتم معاملتها معاملة الكاش.

   • النقدية: أدخل مقدار النقدية المدفوع ومن ثم اضغط على زر CASH/AMT (وهو الزر الكبير أسفل يمين الآلة). ستخبرك الآلة بمقدار النقود الواجب دفعها كباقي للحساب، ولكن بعض الآلات لا توفر هذه الخاصية ولهذا سيتوجب عليك الحساب بنفسك. ضع النقود وخذ الباقي من الدرج عند فتحه.
   • بطاقات الائتمان: اضغط على زر CREDIT أو في بعض الأحيان (CR) ومن ثم قم بالحساب باستخدام ماكينة الدفع الائتماني.
   • الشيكات: أدخل قيمة الشيك ومن ثم اضغط على زر CHECK (CK)، وضع الشيك في الدرج.
   • إذا ما أردت فتح درج الخزينة دون إجراء عملية بيع، فيمكنك الضغط على زر NO SALE أو NS، ولكن هذه الخاصية قد تكون متاحة فقط باستخدام كارت مخصص يكون عادة مع مدير المتجر أو المطعم ليتمكن هو فقط من فتحه.
8. 
   8
   أغلِق درج الخزينة. تأكد دائمًا من إغلاق درج الخزينة عقب الاستخدام، فتركه مفتوحًا قد يُعرضِك للسرقة.

   • احرص دائمًا على إخلاء النقود من درج الخزينة في نهاية يوم العمل ووضعها في مكان آمن.

جزء 3

جزء 3 من 4:

تصحيح الأخطاء

تنزيل المقال

1. 
   1
   ألغِ عملية بيع. في بعض الأحيان قد تحتاج إلى إلغاء عملية من عمليات البيع وبالتالي حذفها من الإجمالي، هذا في حالة سجلت منتجًا بالخطأ أو طلب العميل إلغاء عملية الشراء الخاصة لأحد المنتجات.

   • سجل قيمة المنتج ثم اختر القسم واضغط (إلغاء VOID) أو VD من أجل حذفه من الإجمالي. يجب عليك القيام بعملية الإلغاء قبل تسجيل منتج جديد وإلا ستضطر أن تقوم بحساب الإجمالي أولا ثم حذف القيمة المراد إلغائها مما قد يجعلك أن تحصل على قيمة غير صحيحة للإجمالي النهائي.
   • إذا ما أردت إلغاء عملية البيع بأكملها فسيتوجب عليك فعل هذا لمنتج منتج تباعًا.
2. 
   2
   استرجاع المشتريات. إذا ما أراد العميل أن يقوم باسترجاع أحد المنتجات والحصول على المال، فستحتاج إلى تسجيل ذلك في إجمالي حساباتك لليوم قبل أن تقوم بإعادة المال للعميل. اضغط على زر "استرجاع REF" ومن ثم سجل القيمة المرادة ثم اضغط زر القسم المحدد ثم زر الإجمالي وأخيرًا زر النقدية CASH. سيفتح الدرج بعد ذلك ويُمكنك إعادة المال للعميل.

   • قد تكون بعض هذه المهام مثل الاسترجاع محفوظة فقط للمدراء، ولهذا ستتطلب أن يستخدم مدير المتجر لكارت خاص يقوم بفتح الماكينة من أجل الاسترجاع أو الإلغاء.
   • راجع مشرفك في العمل بشأن سياسات الاسترجاع.
3. 
   3
   أوقِف إنذار الخطأ. تقوم بعض الماكينات بإصدار صوت إنذار عن إجراء خطأ ما عندما يتم الضغط على المفاتيح بشكل غير صحيح. لإلغاء الصوت اضغط على زر المسح CLEAR أو C.
4. 
   4
   امسح الأرقام التي تم إدخالها بالخطأ. إذا ما أدخلت الأرقام بشكل خاطئ ولم تضغط بعد على زر القسم أو التصنيف، فيمكنك مسحها من خلال الضغط على زر المسح CLEAR أو C. أما في حالة ضغطك على زر القسم فستضطر إلى إلغاء عملية البيع.

جزء 4

جزء 4 من 4:

الحصول على تقارير المبيعات

تنزيل المقال

1. 
   1
   افحص المبيعات الإجمالية اليومية. قد يطلب منك مدير المتجر الإطلاع على المبيعات الإجمالية اليومية بصفة دورية أو على مدار يوم العمل. اضغط على زر X أو اختر وضعية X من مفتاح الوضعية، ومن ثم اضغط على زر النقدية CASH/AMT، وستحصل على قيمة المبيعات الكلية لليوم مطبوعة في الحال.

   • يستخدم زر X للإطلاع على المبيعات الدائرة على مدار اليوم، بينما يعيد زر Z العمليات الحالية.
2. 
   2
   احصل على تقرير المبيعات في نهاية اليوم. يُخبرك هذا التقرير بإجمالي مبيعات اليوم، كما يمكن لبعض الماكينات أن تعطيك بيانات بخصوص مبيعات كل قسم بالإضافة إلى اسم الشخص المستخدم لآلة تسجيل النقدية. احصل على هذه التقارير من خلال اختيار وضعية Z من زر الوضعية.

   • تذكر أن بفعلك هذا سوف تعود للمبيعات الخاصة باليوم.
3. 
   3
   وازن آلة تسجيل النقدية. قم بعد النقود في نهاية يوم العمل وأضف إليها الشيكات ومدفوعات بطاقات الائتمان (يمكن معرفة إجمالي هذه المدفوعات من ماكينة الدفع الائتماني). اطرح مقدار النقود الذي بدأت به يوم العمل قبل إجراء عملية البيع الأولى.

   • ضع النقود والشيكات وإيصالات ماكينة الدفع الائتماني في حقيبة خاصة وانقلها لمكان آمن أو للبنك.
   • احتفظ بسجلات ورقية لهذه الأرقام الخاصة بمبيعات اليوم سواء النقدية أو سواء الشيكات والدفع الائتماني، تستخدم هذه السجلات في العمليات المحاسبية.
   • اترك مبلغًا محددًا من المال في درج الخزينة لبدء اليوم التالي به. لا تنس أن تضع النقود في مكان آمن أثناء أوقات الإغلاق.

أفكار مفيدة

• يمكنك الإطلاع على كُتيب الإرشادات الخاص بآلة تسجيل النقدية خاصتك من على الإنترنت، ابحث عنه من خلال البحث عن نوع وموديل الماكينة.
• تنطبق العمليات الخاصة بآلات تسجيل النقدية على معظم أنواع الماكينات، يمكنك الحصول على المعلومات اللازمة لنوع الماكينة المتوفرة لديك من خلال كُتيب الإرشادات الخاص بها. (على سبيل المثال آلات تسجيل النقدية الرقمية)