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Las cajas registradoras se usan para mantener un registro de montos de pagos y para manejar dinero en efectivo a lo largo del día de trabajo. Existen muchos tipos de cajas registradoras, incluyendo cajas registradoras electrónicas, cajas registradoras que funcionan con iPad, como la de la empresa Square, y otras cajas registradoras a base de computadoras. Si bien cada una tiene algunas características únicas, todas comparten similitudes en su funcionamiento.
Pasos
Instala la caja registradora y conéctala. Busca una superficie dura y plana para colocar la caja registradora. Lo ideal es que sea una encimera con espacio para que los clientes coloquen su mercancía. Conecta la caja registradora directamente a una toma de corriente (no uses una extensión).
Instala las baterías. Las baterías proporcionan una memoria de respaldo para la caja registradora en caso de un corte de luz y deben instalarse antes de programar cualquier función en la caja registradora. Quita la cubierta del papel para recibos y ubica el compartimento para la batería. Es posible que tengas que usar un pequeño destornillador para desenroscar la tapa. Instala las baterías según las instrucciones en la máquina. Coloca la tapa de nuevo sobre el compartimento de las baterías.- Algunos compartimentos para baterías están ubicados debajo del área del papel para recibos.
- Cambia las baterías una vez al año para asegurarte de que funcionen correctamente.
Instala el papel para recibos. Quita la tapa del compartimento para el papel para recibos. Asegúrate de que el extremo del rollo de papel tenga un borde recto para que pueda introducirse fácilmente en el alimentador de papel. Introduce el rollo de papel de forma que llegue hasta la parte delantera de la caja registradora, en donde podrás rasgar los recibos para los clientes. Presiona el botón "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora sujete el recibo y este se alimente a través de ella.
Abre el cajón de la caja registradora. El cajón generalmente tiene una llave que lo cierra por seguridad. No pierdas esta llave. Puedes simplemente dejar la llave en el cajón cuando esté sin cerrojo para que puedas encontrarla fácilmente cuando tengas que cerrarlo.
Enciende la caja registradora. Algunas cajas tienen un interruptor para encenderlas y apagarlas en la parte trasera o lateral de la máquina. Otras pueden tener una llave en la parte delantera superior de la máquina. Enciende la máquina o gira la llave a la posición "REG" ("registro").- Las cajas registradoras más nuevas pueden tener un botón de "MODE" ("modo") en lugar de una llave física. Presiona este botón para desplazarte hacia abajo hasta llegar al modo "REG" o el modo operativo.
Programa la caja registradora. La mayoría de las cajas registradoras tiene botones que pueden programarse para categorizar artículos similares. Estas categorías, o departamentos, también pueden asociarse con artículos sujetos o no sujetos a impuestos. También puedes configurar la fecha y hora.- Generalmente, puedes acceder a la función para programar ya sea girando la llave hasta la posición "PRG" o "P", o presionando el botón "MODE" hasta llegar al modo "PROGRAM" ("programar"). Otras cajas registradoras pueden tener una palanca manual debajo de la tapa del papel para recibos que tenga que cambiarse a una opción para programar.
- Muchas cajas registradoras tienen por lo menos 4 botones de impuestos. Estos pueden programarse a diferentes tarifas de impuestos dependiendo de si hay un impuesto a la venta plano, como el IVA o el IGV (dependiendo de tu ubicación).
- Sigue las instrucciones específicas en el manual de tu caja registradora para programar estas funciones.
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Ingresa un código de seguridad o contraseña para usar la caja registradora. Para usar las cajas, en muchas hay que ingresar un número de empleado u otro código de seguridad. Los números de empleados son útiles para que cada venta se le atribuya a una persona en particular. Esto es útil para monitorear ventas y aclarar errores.- Si trabajas en un restaurante, es posible que tengas que ingresar tu código de empleado junto con el número de la mesa y el número de clientes.[1]
- En algunas cajas registradoras más nuevas (como la caja registradora de la empresa Square) se inicia sesión con una dirección de correo electrónico y una contraseña.[2]
Teclea el monto para el primer producto. Usa el teclado numérico para teclear el monto exacto del producto en la moneda local. Normalmente no hay que agregar un decimal, ya que las cajas registradoras lo hacen.- Algunas cajas registradoras usan un escáner para no tener que ingresar manualmente los precios de los artículos. El escáner leerá el código de barras e ingresará la información del producto automáticamente. Si este es el caso, no tienes que presionar el botón del departamento en el siguiente paso.
Presiona el botón del departamento correspondiente. En la mayoría de las cajas registradoras hay que presionar un botón después de ingresar el monto en la moneda local. Este botón asigna ese artículo a una categoría de venta (por ejemplo: prendas, alimentos, etc.).- Las teclas de departamentos pueden programarse para ser sujetas o no sujetas a impuestos. Consulta el manual de tu máquina para encontrar instrucciones sobre cómo programar tarifas de impuestos que correspondan con cada tecla.
- Mirando el recibo, presiona la tecla de la flecha o la tecla "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora avance el recibo hacia arriba y puedas leer cuáles totales se están registrando en el recibo.
- Cada artículo que agregues se añadirá a un total acumulado, el cual generalmente se muestra en el lector o pantalla de la caja registradora.
Agrega cualquier descuento necesario al precio. Si un artículo está de oferta, es posible que tengas que ingresar el porcentaje de descuento. Teclea el precio del artículo, presiona el botón del departamento, teclea el porcentaje del descuento ("15" si el producto tiene 15 % de descuento, por ejemplo) y luego presiona la tecla "%". Esta tecla generalmente se encuentra en el banco de botones a la izquierda del teclado numérico.
Teclea los montos para los artículos restantes. Usa el teclado numérico para ingresar el monto exacto en la moneda local para cada artículo restante. Asegúrate de presionar la tecla del departamento correspondiente después de ingresar cada artículo.- Si tienes múltiples copias de un mismo artículo, teclea el número de artículos, luego presiona el botón "QTY" ("cantidad"), luego el precio de un solo artículo y luego la tecla del departamento. Por ejemplo, si tienes dos libros con un precio de $6,99, presiona "2", luego el botón "QTY", luego "699" y luego la tecla del departamento.
Presiona el botón de subtotal. Este botón te dará el total de la mercancía marcada. También añadirá el impuesto necesario que se haya preprogramado en los botones de departamentos.
Determina cómo va a pagar el cliente. Los clientes pueden pagar en efectivo, con tarjeta de crédito o con un cheque. También puedes aceptar tarjetas o certificados de regalo, los cuales casi siempre se tratan como si fueran dinero en efectivo.- Efectivo: teclea la cantidad de dinero que el cliente te dé y presiona el botón "CASH/AMT TND" (efectivo o cantidad de dinero entregada, por su abreviatura en inglés; generalmente es el botón más grande y ancho en la parte inferior derecha del teclado de la caja registradora). Muchas cajas registradoras te dirán cuánto cambio debes darle al cliente. Sin embargo, algunas no lo hacen, y tendrás que hacer el cálculo en la mente. Una vez que el cajón se abra, puedes colocar el dinero o el cheque dentro y contar el cambio que sea necesario.
- Tarjeta de crédito: presiona el botón "CREDIT" ("crédito"; a veces abreviado como "CR") y usa la máquina de la tarjeta de crédito para pasar la tarjeta.
- Cheque: teclea el monto exacto del cheque, presiona la tecla "CK" o "CHECK" ("cheque") y coloca el cheque en el cajón.
- Para abrir el cajón sin haber realizado una venta, puedes presionar el botón "NO SALE" o "NS" ("ninguna venta"). Esta función puede estar protegida para que solo puedan usarla los gerentes y estos podrían tener que usar una llave para colocar la caja registradora en un modo diferente para acceder a la función de ninguna venta.
Cierra el cajón. Siempre cierra el cajón de la caja registradora inmediatamente después de usarlo de forma que no se quede abierto. Esto podría exponerte a robos.- Siempre vacía o retira el cajón al final del día y guárdalo en un lugar seguro.
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Anula una venta. Si accidentalmente ingresaste el precio incorrecto para un artículo o un cliente decide que no quiere comprar un artículo después de que lo hayas ingresado, es posible que tengas que anular el artículo o la venta. Esto lo retirará del subtotal.- Teclea un monto, presiona la tecla del departamento y presiona el botón "VOID" ("anular"; a veces abreviado como "VD") para retirarlo del total. Debes anular un artículo antes de ingresar un artículo nuevo. De otro modo, tendrás que obtener el subtotal de los artículos, luego presionar "VOID", luego teclear el monto exacto que ingresaste por error y presionar la tecla del departamento. Esto restará el monto incorrecto del subtotal.
- Si necesitas anular toda la venta con múltiples artículos, pasa por cada artículo y anula cada uno.
Reembolsa una venta. Si un cliente quiere devolver un artículo, tienes que dar cuenta de ello en los totales en efectivo del día antes de devolverle el dinero al cliente. Para reembolsar una venta, presiona la tecla "REF" ("reembolso", por su abreviatura en inglés), teclea el monto exacto del artículo y presiona la tecla del departamento correspondiente. Presiona el botón de subtotal y luego presiona el botón "CASH/AMT TND". El cajón se abrirá y podrás hacerle un reembolso al cliente.- Ciertos botones y funciones, como reembolsar dinero, pueden estar protegidos solo para el uso de los gerentes. Podría ser necesario que un gerente use una llave para colocar la caja registradora en un modo diferente para usar la función de anulación o reembolso.
- Consulta a tu supervisor en cuanto a la política correcta para manejar devoluciones y reembolsos.
Detén el sonido de error. Algunas cajas registradoras emiten un pitido o sonido de error si las teclas se presionan en el orden equivocado o la combinación equivocada. Para detener el sonido de error, presiona la tecla "CLEAR" o "C" ("despejar").
Borra los números que se ingresaron incorrectamente. Si tecleaste los números incorrectos y aún no has presionado el botón del departamento, presiona la tecla "CLEAR" o "C" para borrar los números que hayas ingresado. Si ya presionaste el botón del departamento, tendrás que anular la transacción.Anuncio
Parte 4
Parte 4 de 4:
Obtener reportes de ventas y hacer el balance de la caja registradora
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Lee los totales acumulados del día. Es posible que algunos gerentes quieran revisar periódicamente los totales de las ventas a lo largo del día. Para leer los totales acumulados, gira la llave de la caja registradora hasta "X" o presiona el botón "MODE" y desplázate hacia abajo hasta la opción "X". Presiona el botón "CASH/AMT TND". Los totales diarios de las ventas hasta el momento se imprimirán en un recibo.- Es importante recordar que la opción "X" leerá los totales acumulados, mientras que la opción "Z" pondrá en cero los totales diarios.[3]
Obtén un reporte de ventas al final del día. Como mínimo, este reporte te dirá los totales de las ventas para ese día. Muchas cajas registradoras también reportan las ventas cada hora, las ventas por número de empleado, las ventas por departamento y otros tipos de ventas. Para obtener estos reportes, presiona la tecla "MODE" y desplázate hacia abajo hasta la función "Z", o gira la llave hasta llegar a la opción "Z" para obtener el reporte.- Recuerda que realizar el reporte en "Z" pondrá en cero los totales de ese día de la caja registradora.[4]
Haz el balance de la caja registradora. Después de obtener el reporte de ventas del día, cuenta el dinero en el cajón. Si tienes cheques o recibos de tarjetas de crédito, añádelos al total. La mayoría de las máquinas que procesan tarjetas de crédito también realizan reportes diarios de las ventas totales para que se puedan conciliar fácilmente los totales diarios de las ventas. Resta el total general de la cantidad de dinero con la que empezaste antes de la primera transacción del día.[5]- Coloca todo el efectivo, los recibos de tarjetas de crédito y los cheques en una bolsa de depósito bancario y llévalos al banco.
- Lleva un libro contable del dinero en efectivo, las transacciones con tarjeta de crédito y los cheques. Esto ayudará con tu contabilidad general.
- Reemplaza una cantidad base de dinero en el cajón para el inicio del siguiente día de trabajo. Asegúrate de guardar el dinero en una ubicación segura cuando la tienda no esté abierta.
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Consejos
- Puedes conseguir el manual de tu caja registradora en línea buscando la marca y el número del modelo de tu máquina en un motor de búsqueda.
- Si vas a usar una máquina de punto de venta de la empresa Square, la mayoría de las instrucciones para usar una caja registradora regular te servirán. Revisa las instrucciones de funcionamiento de la caja registradora de Square para obtener información más detallada.
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Referencias
- ↑ http://www.learn-cash-registers.com/use-a-cash-register.html
- ↑ https://squareup.com/help/us/en/article/5062-sign-in-and-out-of-square-register
- ↑ http://www.learn-cash-registers.com/balance-a-cash-register.html
- ↑ https://www.royalsupplies.com/cashreg/110dx_Instruction_Manual_Eng_June_08.pdf
- ↑ http://www.foodservicewarehouse.com/education/restaurant-management-and-operations/procedures-for-balancing-a-cash-register/c28026.aspx
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