Come Usare un Registratore di Cassa

I registratori di cassa vengono usati nelle attività commerciali per registrare i pagamenti e gestire il denaro durante la giornata. Ne esistono di molti modelli inclusi quelli elettronici, collegati a un computer o addirittura gestiti da un iPad. Sebbene ogni registratore abbia le sue caratteristiche specifiche, i principi di funzionamento di base sono i medesimi.

Parte 1

Parte 1 di 4:

Impostare il Registratore

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Devi trovare una superficie di appoggio piana e robusta. La cosa migliore sarebbe appoggiarlo sul banco vendita dove ci sia abbastanza spazio per mettere la merce dei clienti. Collega direttamente la cassa a una presa di corrente (non utilizzare una prolunga).
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Installa le batterie. Queste garantiscono al registratore di cassa di mantenere la memoria dei dati giornalieri in caso di black-out e devono essere installate prima di programmare o mettere in funzione lo strumento. Togli il coperchio che chiude l'alloggiamento del rotolo scontrino e individua la zona delle batterie. Potrebbe essere necessario un piccolo cacciavite per staccare questa parte. Inserisci le batterie seguendo le istruzioni riportate nel manuale e rimonta il coperchio.
- A volte l'alloggiamento delle batterie si trova sotto l'area destinata allo scontrino.
- Cambia le batterie una volta all'anno per essere sempre certo che funzionino.
Togli il coperchio che chiude il suo alloggiamento e inserisci il rotolo, stando attento che l'estremità della carta abbia il bordo dritto e si infili facilmente nella fessura che stamperà la ricevuta. Accertati di installare la carta in modo tale che si srotoli in accordo alla direzione di stampa e sia semplice da staccare per consegnare lo scontrino al cliente. Schiaccia il tasto 'FEED' per permettere al meccanismo di catturare l'estremità libera del rotolo.
Solitamente è corredato da una chiave per motivi di sicurezza, Non perdere la chiave! Puoi anche lasciarla normalmente nel cassetto quando questo è sbloccato così sarà semplice da ritrovare.
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Accendi il registratore. Alcuni modelli sono forniti del classico tasto 'ON/OFF' sulla parte posteriore o su un lato. Altri invece hanno una chiave sulla parte frontale che deve essere ruotata. Accendi il registratore o gira la chiave sulla posizione 'REG' (registrare).
- I modelli più recenti hanno un tasto 'MODE' al posto di una vera chiave fisica. Premi questo tasto fino a visualizzare la modalità 'REG' sul display.
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Programma il registratore di cassa. La maggior parte dei modelli ha dei tasti che possono essere programmati e collegati a categorie di prodotti. Queste categorie (dipartimenti) possono essere suddivise in base all'aliquota IVA applicabile. Puoi anche impostare la data e l'ora.
- La funzione di programmazione è attivabile ruotando la chiave su 'PRG' o 'P', oppure premendo il tasto 'PROGRAM'. Alcuni modelli potrebbero avere una leva manuale sotto il coperchio del rotolino di carta per attivare la funzione di programmazione.
- La maggior parte dei registratori ha almeno 4 tasti da dedicare a diverse aliquote. Puoi programmarli in base all'IVA, al tipo di prodotto e al sistema fiscale a cui sei soggetto.
- Segui le istruzioni riportate sul manuale del tuo specifico modello.
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Incassare una Vendita

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Inserisci il codice di sicurezza o la password nel registratore. Molti modelli richiedono l'inserimento di un codice identificativo del commesso che effettua la vendita oppure un'altra password. Questa associazione è molto utile per attribuire a ogni commesso le proprie vendite, oltre che per correggere eventuali errori.
- Se lavori in un ristorante, dovrai inserire i codici per tutti i camerieri, il numero dei tavoli e dei clienti.
- I registratori di cassa moderni (come quelli gestiti da un iPad) richiedono una registrazione online con indirizzo email e password.
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Digita il prezzo del primo oggetto. Solitamente il numero di cifre che devi digitare corrisponde all'esatto valore in euro del prodotto da pagare. Nella maggior parte dei casi non devi inserire la virgola per i decimali, il registratore riconosce come centesimi le ultime due cifre.
- In alcuni casi è presente un lettore ottico, per cui non è necessario digitare il prezzo. Lo scanner legge il codice a barre e ricava tutte le informazioni in automatico. In tal caso non devi neppure premere il tasto della categoria di prodotto.
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Schiaccia il tasto corrispondente al dipartimento del prodotto. Con la maggior parte dei registratori devi assegnare al prezzo digitato la categoria di prodotto che corrisponde a una determinata aliquota IVA (cibo, abbigliamento, servizi, e così via).
- I tasti dei dipartimenti sono stati programmati in anticipo e quindi è già stata associata l'imposta relativa. Consulta il manuale del registratore per capire come associare le aliquote a ogni tasto.
- Controlla lo scontrino: premi il tasto con una freccia o con la scritta 'FEED' per far avanzare lo scontrino senza chiudere il conto, in questo modo puoi controllare l'inserimento.
- Ogni elemento che aggiungi va a sommarsi al totale che viene mostrato sul display del registratore.
Se un oggetto è in saldo, devi inserire la percentuale di sconto. Inserisci il prezzo pieno, schiaccia il tasto del dipartimento, schiaccia i tasti relativi allo sconto percentuale (ad esempio 15 se la riduzione è del 15%) e poi premi il tasto '%'. Questo bottone, solitamente, si trova fra quelli 'funzione' nella parte sinistra della tastiera.
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Continua a digitare il prezzo dell'altra merce. Usa i tasti numerici per inserire il prezzo esatto in euro di tutti gli acquisti. Ricordati di premere l'esatto tasto di dipartimento dopo avere inserito ogni cifra.
- Se hai diversi pezzi di un unico prodotto, premi il numero degli oggetti, successivamente il tasto 'QTA', digita il prezzo di un solo oggetto e infine premi il tasto di dipartimento. Ad esempio: se devi vendere due libri da €6,99, premi il numero 2, il tasto 'QTA', poi digita 699 e infine il tasto del dipartimento.
Questo ti permette di controllare il totale senza chiudere il conto.
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Determina con che modalità il cliente pagherà. Potrebbe usare il denaro contante, la carta di credito o un assegno. A volte sono accettate anche delle carte regalo o dei buoni che, per lo più, vengono gestiti come dei contanti.
- In contanti: digita l'importo in contanti che il cliente ti consegna e premi il tasto 'CONTANTI/CASH' (solitamente è il bottone più grande sul lato destro della tastiera). La maggior parte dei registratori ti comunicherà anche il resto da dare al cliente. Se il tuo modello non lo prevede, dovrai fare il calcolo a mente. Quando il cassetto si apre con uno scatto, metti al suo interno il denaro e preleva il resto, se necessario.
- Carta di credito/bancomat: premi il tasto 'CARTE/CREDIT' e usa lo strumento POS per incassare con questa modalità.
- Assegno: inserisci l'importo esatto dell'assegno e premi il tasto 'ASSEGNO/CHECK'. Metti l'assegno nel cassetto.
- Per aprire il cassetto senza registrare una vendita, puoi premere il tasto apposito. Sappi che in alcuni modelli, per questioni di sicurezza, il tasto di sblocco del cassetto non è segnalato, ma è possibile programmare un bottone qualsiasi per questa funzione. In altri ancora è necessario l'inserimento di un codice personale di un responsabile.
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Chiudi il cassetto. Ricordati di chiuderlo sempre immediatamente dopo avere concluso una transazione per evitare furti.
- Alla fine della giornata togli tutto il denaro e riponilo in un luogo sicuro.
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Parte 3

Parte 3 di 4:

Correggere gli Errori

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Annulla una vendita. Se hai inserito per errore il prezzo sbagliato o il cliente decide di non acquistare il prodotto dopo averlo inserito nel registratore, devi fare uno storno. Questo lo toglierà dal totale.
- Digita il prezzo, schiaccia il tasto del dipartimento e premi 'VOID' per stornarlo dal totale. Devi cancellare un errato inserimento prima di procedere con il prezzo successivo. In caso contrario devi arrivare al subtotale, premere 'VOID e poi l'esatto valore da stornare seguito dal tasto del dipartimento. Questa operazione sottrae dal totale il valore scorretto.
- Se devi annullare l'intera vendita di più prodotti, devi stornarli comunque uno per uno.
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Rimborsa una vendita. Se il cliente vuole renderti un prodotto, devi tenerne conto prima di calcolare i corrispettivi della giornata e restituire il denaro. Per rimborsare una vendita, premi il tasto 'REF', digita l'esatto importo da restituire e premi il tasto del dipartimento corrispondente. Schiaccia il bottone del subtotale e infine 'CONTANTI/CASH'. Si aprirà il cassetto e potrai rendere il denaro al cliente.
- Alcuni tasti e funzioni (come quelle di rimborso) potrebbero essere protetti con un codice di sblocco che solo il direttore può usare. Potrebbe essere necessario che il direttore inserisca la chiave nel registratore e la ruoti fino a una determinata posizione per iniziare le procedure di reso.
- Confrontati con il tuo responsabile in merito alle politiche di reso del negozio.
Alcuni registratori cominciano a emettere un 'bip' o un altro suono che indica un errore di inserimento o di combinazione di tasti. Per fermare il suono schiaccia il tasto 'CLEAR' o 'C'.
Se hai digitato per sbaglio delle cifre e non hai ancora premuto il tasto del dipartimento, puoi cancellarle con il tasto 'CLEAR' o 'C'. Se hai già selezionato il dipartimento, dovrai procedere con uno storno.
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Stampare i Corrispettivi e Chiudere la Cassa

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Leggi i totali giornalieri. Alcuni direttori di negozio vogliono controllare i totali delle vendite durante la giornata. Per fare ciò è necessario stampare la strisciata 'X' del registratore. Premi il tasto 'X' della cassa e il tasto 'MODE' per poi selezionare la funzione 'X'. Infine premi il tasto 'CONTANTI/CASH' per avviare la stampa della strisciata. Troverai il totale degli incassi e i parziali per dipartimento.
- Ricorda che la funzione 'X' permette la lettura dei totali ma non chiude la giornata di vendita, mentre la funzione 'Z' chiude la giornata e cancella i dati fino a quel momento registrati.
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Stampa i corrispettivi del giorno. Come minimo questo report ti dice quanto hai incassato nel giorno. Molti registratori sono in grado di fornirti delle informazioni sugli incassi orari, per dipartimento, per commesso o secondo altri criteri. Per ottenere questi dati, premi il tasto 'MODE' fino a visualizzare la funzione 'Z' oppure ruota la chiave in posizione 'Z'.
- Ricordati che la funzione 'Z' resetta il registratore di cassa.
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Chiudere la cassa. Dopo aver stampato i report giornalieri e i corrispettivi, conta il denaro che si trova nel cassetto. Se hai degli assegni o delle ricevute di bancomat/carta di credito, somma gli importi al totale. La maggior parte degli strumenti POS è in grado di fornirti un report con gli incassi elettronici della giornata, così sarà facile riconciliare i conti. Sottrai dal totale che hai ottenuto il valore di fondo cassa (il denaro presente al mattino per poter dare i primi resti).
- Metti tutto il contante, le ricevute e gli assegni in una sacca per il deposito e portala in banca.
- Annota sul registro dei corrispettivi tutti gli incassi differenziandoli per valuta, carta di credito e assegni. In questo modo sarà più semplice tenere la contabilità.
- Ripristina il fondo cassa per il mattino successivo. Conserva il denaro in un luogo sicuro quando il negozio è chiuso.
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Consigli

Puoi trovare la guida di utilizzo del tuo registratore online, basta digitare nel motore di ricerca il nome/numero del modello.
Se usi un registratore di cassa gestito da un iPad, sappi che la maggior parte di queste istruzioni va bene. Tuttavia verifica i dettagli sul manuale.