Как хранить документы

Хранение, или архивизация, информации – важнейшая часть в управлении предприятием или организации офиса. Любому учреждению, как и человеку, может быть полезно разработать стабильную кодифицированную систему хранения информации на компьютере или в шкафу для документов. Используя структурированные методы хранения, вы сэкономите свое время и место на рабочем столе.

Метод 1

Метод 1 из 2:

Хранение бумажных документов

Загрузить PDF

Вам понадобится место для хранения, где поместятся все необходимые документы. Если вы не можете себе позволить новейший современный стол для документов, посетите магазины эконом-класса или воспользуйтесь мебелью бывшего употребления.
Вам понадобится создать стандартизированную процедуру размещения и хранения документов, которой будут следовать все пользователи. Напечатайте инструкции и повесьте их на видном месте, чтобы каждый мог найти необходимый документ.
Как только появляется новый документ, нужно ставить дату вручную или штампом в одном и том же месте. Потратьте время на то, чтобы написать даты на более ранних документах, чтобы привести все в порядок.
Разделите свое документы на проекты или подкатегории проектов. Со временем, возможно, вам понадобится немного разбивать проекты с большим объемом информации.
Если в вашем столе для хранения документов есть несколько уровней, верхний вы можете использовать для текущих проектов, а нижний – для выполненных.
Папки продаются в различных цветах. Для каждого проекта, над которым вы работаете, покупайте папку другого цвета. Например, все финансовые документы могут быть в синей папке, а все документы по дизайну могут быть в розовой папке.
Большинство офисных папок имеют пластиковые ярлыки и места для надписей. Используйте их, чтобы сразу найти то, что вам нужно, когда откроете стол для документов.
Храните их в хронологическом порядке так, чтобы старые были сзади. Это сэкономит вам время, когда нужно будет найти документ.
9
Попробуйте складывать документы по дням недели. Если у вас много документов на бумаге, купите как минимум семь папок, которые вы сможете использовать по дням недели. Кладите документы, которые вам нужны на протяжении недели, чтобы выделить то, что вам необходимо для каждого дня.
- Документы, которые вы сегодня не обработали, кладите в завтрашнюю папку, если нужно.
Не используйте свой рабочий стол в качестве места хранения документов. Так как у вас есть папки с текущими проектами, вам следует класть в них важные документы. Вы потеряете меньше бумаг, если они будут в нужном месте.
Одна из составляющих хорошей системы хранения документов – это выбрасывание или измельчение ненужных документов. Так вы уменьшите объем хранимой документации, и вам будет легче найти другие бумаги.
Если в вашем офисе уже используются коды, разработайте цифровую или кодированную систему хранения документов. Это может быть отличным способом использовать специальную информацию для более точного хранения документов. ^{[1]XНадежный источникUnited States Environmental Protection AgencyПерейти к источнику}
13
Подумайте о том, чтобы перейти на электронную систему хранения, если у вас мало документов в бумажном виде, но много в электронном. Некоторые документы, например, чеки, со временем тускнеют, так что их лучше хранить в электронном виде.
- Перейдите к следующему методу, чтобы узнать, как переключиться на электронную систему хранения данных.
Вместо того чтобы отводить отдельные секции на диски, флеш-накопители, папки и листовки, храните все типы документов вместе, если они относятся к одному проекту или предмету. ^{[2]XИсточник информации}
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 2:

Хранение электронных документов

Загрузить PDF

1
Перед тем как создавать основную базу своих документов, создайте резервную. Самая важное в хранении электронных документов – сохранить все файлы, если поломается жесткий диск, украдут компьютер или потеряется пароль. Купите переносной дисковый накопитель или облачную систему хранения.
- Лучше всего создать две резервные базы хранения документов. Если вы не используете документы на бумагах, вам лучше иметь как локальную, так и дистанционную резервную базу на случай, если что-нибудь случится с вашим офисом или компьютером.
Каждый день обновляйте резервную систему хранения данных всего компьютера и/или вебсайта. Тем, кто за день загружает много информации, нужно каждый час вносить данные в резервную систему.
Сканируйте каждый новый важный документ, создавайте электронный вариант и помещайте его в электронную базу. Если вам необходимо сохранять большое количество документов в электронной форме, купите сканер с автоподатчиком документом и программой для сохранения документов, чтобы сэкономить свое время. ^{[3]XИсточник информации}
Помните, что безопаснее записать его на листике бумаги и положить его себе в кошелек или на стол, чем хранить его в документе на компьютере. Больше шансов, что хакер войдет в ваш компьютер, чем в офис.
5
Решите, хотите ли вы использовать программное обеспечение или нет. Если вы желаете управлять всеми своими файлами непосредственно, вам стоит просто создать и упорядочить папки и подпапки на жестком диске компьютера. Если вы хотите пользоваться заранее созданной системой управления документами, купите программу для сканирования и организации документов с оптическим распознаванием символов.
- Функция оптического распознавания символов представляет собой возможность найти созданные документы. Компьютер может прочесть документы, когда вы вводите поисковые термины в программу.
- Системы с оптическим распознаванием символов позволят вам искать документы, используя слова, которые могут в них быть, например, название магазина или подзаголовка.
Каждый документ называйте одинаковым образом, включая предмет, дату и другую важную информацию. Например, на чеке должно быть указано название магазина, дата и купленный продукт.
Если для хранения данных вы используете папки вместо системы управления документами, вам понадобится разделить их по датам, предметам или проектам. Создайте новый подкласс папок, чтобы упорядочить те, в которых слишком много документов.
Как только вы загрузите документы, назовите их согласно правилам наименования и немедленно поместите их в нужное место, чтобы было легче их найти.
Изучайте и используйте программы, которые подходят для вашей операционной системы. На компьютерах Apple часто используемые файлы отмечаются разными цветами. Как в Apple, так и в Windows часто сохраняются резервные копии и история поиска.
Реклама