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Cet article a été coécrit par Christel Ferguson. Christel Ferguson est propriétaire de Space to Love, un service de désencombrement et d'organisation opérationnelle, depuis plus de 5 ans. Elle est certifiée en Feng Shui et fait partie de la National Association of Productivity & Organizing Professionals.
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Il faut souvent classer des documents au travail ou à la maison. Si vous repoussez cette tâche trop longtemps, vous risquez de vous retrouver avec un tas de papiers qu'il faudra des heures voire des jours pour trier. Pour éviter d'encombrer inutilement votre bureau, triez tous les documents que vous recevez chaque jour et mettez en place une méthode de classement qui fonctionne pour vous. Employez-la pour classer tous vos papiers de manière à pouvoir trouver ceux dont vous aurez besoin facilement à n'importe quel moment.
Étapes
Mettez-les au même endroit. Rassemblez-les tous en attendant de pouvoir les trier. Utilisez une boite ou un récipient semblable pour rassembler tous les documents que vous recevez sur votre bureau ou dans votre courrier chaque jour. Cela vous aidera à mieux vous organiser le temps de lire et de ranger chaque document [1].- Vous pouvez utiliser un petit carton, une boite, un panier ou un plateau.
- Posez la boite sur un coin de votre bureau, sur une table près de la porte d'entrée ou à un autre endroit visible pour éviter de l'oublier [2].
Triez les papiers. Mettez les plus importants de côté. Une fois par jour, regardez tous les documents dans la boite et cherchez ceux dont vous devez vous occuper tout de suite. Ce peuvent être des factures à régler dans peu de temps, des invitations à des évènements ou des formulaires qui doivent être remplis rapidement. Mettez-les de côté pour pouvoir vous en occuper sans attendre [3].- Vous pouvez prendre une deuxième boite d'une couleur différente de la première et y mettre les documents urgents. Par exemple, vous pouvez utiliser une boite rouge pour indiquer l'urgence de ces papiers.
Identifiez les documents à ranger. Mettez une troisième boite à côté de celles pour les documents du jour et les papiers urgents. Utilisez-la pour réunir tous les documents que vous souhaitez ranger. Cela vous aidera à les organiser en attendant de les classer.- Choisissez une couleur différente des deux autres boites pour éviter de les confondre.
Recyclez les papiers inutiles. Vous pouvez jeter les publicités et les autres documents inutiles que vous recevez directement dans la poubelle de recyclage. Identifiez-les lorsque vous triez les papiers de la journée et jetez-les tout de suite pour éviter d'encombrer vos boites [4].- Gardez une poubelle de recyclage sur le sol pour éviter de la confondre avec les boites.
- Si les documents inutiles contiennent des informations personnelles, déchiquetez-les avant de les jeter [5].
CONSEIL D'EXPERT(E)Christel Ferguson est propriétaire de Space to Love, un service de désencombrement et d'organisation opérationnelle, depuis plus de 5 ans. Elle est certifiée en Feng Shui et fait partie de la National Association of Productivity & Organizing Professionals.Organisatrice professionnelle
Christel Ferguson
Organisatrice professionnelleÀ la fin de l'année, parcourez tous vos papiers et déterminez ce que vous devez conserver. Recyclez ceux dont vous n'avez plus besoin et classez les documents essentiels pour pouvoir les consulter à l'avenir. De cette façon, vous ne vous retrouverez pas avec des papiers inutiles accumulés depuis des années. Vous pouvez aussi réduire la quantité de papier en choisissant la voie dématérialisée et en faisant tout en ligne.
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Triez les papiers par date de traitement. Si vous avez beaucoup de documents à gérer, c'est une très bonne façon de les organiser pour savoir ce que vous devez faire chaque jour. Attribuez une boite de classement à chaque mois et un fichier à chaque jour du mois. Mettez les documents dans les fichiers qui correspondent aux jours où vous devrez les traiter.- Par exemple, si vous devez payer une facture le 23 septembre, mettez-la dans le fichier correspondant à cette date.
Classez-les par ordre alphabétique. Ce système est pratique pour trier les documents par personne individuelle, par entreprise ou par sujet. Ce peut être idéal si vous avez de nombreux clients et souhaitez faire un fichier pour chacun ou si vous cherchez une façon simple de gérer vos papiers chez vous [6].- Étiquetez les fichiers en plaçant le nom de famille avant le prénom, comme « Duchamp Christian » ou « Rigaud Noémie ».
- N'utilisez pas les mots comme « le », « les » ou « un » pour les étiquettes. Par exemple, si vous avez une cliente dont l'entreprise s'appelle « Le comptoir des délices », basez-vous sur le C de « comptoir » et oubliez « le » pour le classement.
Numérotez les documents. Si vous avez un projet sur le court terme que vous souhaitez organiser, un système de classement numéral fonctionnera le mieux. Cela consiste à attribuer un numéro à chaque document et à le classer selon ce numéro. Toutefois, il faudra employer une méthode pour vous rappeler quel numéro correspond à quel document, comme un tableur [7].- Par exemple, vous pouvez mettre tous les documents reçus pendant la semaine du 14 mars dans un dossier avec le numéro 1, tous ceux reçus la semaine du 21 mars dans le dossier numéro 2, etc.
- Vous pouvez aussi les numéroter selon leur date et les classer par ordre chronologique. Par exemple, rangez tous les documents reçus le 2 mai 2021 dans un fichier avec l'étiquette « 02/05/2021 ».
Utilisez un code couleur. Attribuez une couleur différente à chaque catégorie dans vos fichiers. Cela vous permettra de trouver une catégorie en particulier tout de suite [8].- Par exemple, utilisez du rouge pour les documents relatifs à la santé, du bleu pour les impôts, du vert pour les assurances, etc.
- Pour associer un code couleur à un classement numéral ou alphabétique, attribuez une couleur à une section en particulier. Par exemple, utilisez du vert pour les numéros 1 à 25 ou les lettres A à G, du violet pour les numéros 26 à 50 ou les lettres H à M et du jaune pour les numéros 51 à 75 ou les lettres N à R.
Ajoutez les autres informations pertinentes. Écrivez-les sur les fichiers. Des informations supplémentaires décrivant le contenu d'un fichier ou les tâches que vous devez réaliser rendront votre système de classement encore plus efficace. Vous pouvez écrire une ou plusieurs des informations suivantes [9] :- le numéro ou le nom du fichier ;
- le titre du fichier ;
- la date d'ouverture et de clôture du fichier ;
- le nom du service ou de l'équipe ;
- le numéro du fichier informatique ;
- la date à laquelle le fichier doit être éliminé et la méthode d'élimination.
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Organisez-les par date. Mettez le document le plus récent du fichier en haut. Basez-vous sur la date inscrite sur chaque papier pour effectuer ce classement. Une fois que vous êtes prêt(e) à ranger tous vos documents et que vous avez mis en place votre système de classement, vous pouvez commencer à mettre les papiers dans différents fichiers ou classeurs. Veillez à toujours mettre les plus récents en haut pour pouvoir y accéder facilement [10].- Par exemple, si vous avez un classeur pour tous les documents concernant votre assurance habitation, mettez le reçu de paiement le plus récent tout à fait en haut.
Gardez les pièces jointes. Laissez-les avec les documents qu'elles concernent. Si vous avez des reçus ou d'autres papiers que vous devez garder avec un autre document, veillez à les ranger dans le même fichier. Vous pouvez même agrafer les feuilles ensemble ou les attacher avec un trombone [11].- Par exemple, si vous avez un reçu de paiement d'une facture d'électricité, agrafez-le au dos de la facture pour pouvoir le retrouver en cas de besoin.
Rangez les grands documents. Mettez-les dans des enveloppes séparées. Vous pouvez ranger celles-ci derrière les fichiers auxquels elles appartiennent. Écrivez une description du contenu de chaque enveloppe à l'avant. Cela vous aidera à désencombrer vos fichiers et à améliorer votre système de classement [12].- Par exemple, si vous avez des plans pour un projet sur lequel vous travaillez, vous pouvez les mettre dans une grande enveloppe.
Conservez les documents d'origine. Jetez les copies. Gardez uniquement la version d'origine de chaque document pour éviter toute confusion lorsque vous le chercherez dans vos fichiers. Si vous tombez sur un duplicata, jetez-le et classez seulement le vrai document [13].- Si vous ne savez pas quelle version est celle d'origine, il faudra peut-être garder les deux pour ne pas risquer de jeter le mauvais document, mais évitez de le faire trop souvent, car vous encombrerez rapidement vos fichiers.
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Conseils
- Si vous ne savez pas si vous devez classer ou jeter un document, gardez-le 30 jours puis revenez dessus.
- Vous pouvez scanner les documents non essentiels pour réduire la quantité de papier que vous gardez tout en conservant les informations au cas où vous en auriez besoin.
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Références
- ↑ https://www.bhg.com/decorating/storage/organization-basics/how-to-organize-files/
- ↑ https://www.realsimple.com/home-organizing/organizing/record-keeping/systems-managing-your-mail?slide=47604#47604
- ↑ https://www.bhg.com/decorating/storage/organization-basics/how-to-organize-files/
- ↑ https://www.bhg.com/decorating/storage/organization-basics/how-to-organize-files/
- ↑ https://www.realsimple.com/home-organizing/organizing/record-keeping/systems-managing-your-mail?slide=47604#47604
- ↑ https://www.ucl.ac.uk/library/about/records-office/manage-paper
- ↑ https://www.ucl.ac.uk/library/about/records-office/manage-paper
- ↑ https://www.goodhousekeeping.com/home/organizing/g3351/how-to-organize-your-paperwork/?slide=1
- ↑ https://www.ucl.ac.uk/library/about/records-office/manage-paper
À propos de ce How.com.vn
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Catégories: Améliorer ses performances
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