كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني للحصول على فترة تدريبية

في عالمنا الرقمي حاليًا، اعتاد الجميع على استخدام البريد الإلكتروني لطلب الحصول على فترة تدريبية. يوضح لك المقال التالي كيفية كتابة رسالة بريدية لهذا الغرض.

جزء 1

جزء 1 من 4:

الاستعداد لكتابة الرسالة

تنزيل المقال

1
قم بعمل بريد إلكتروني مهني. عند التواصل في أمور العمل، يجب استخدام بريد واضح ومهني. تجنب الألقاب أو الرموز والأرقام التي لا داعي لها. لا بأس في كتابة صورة مختلفة لاسمك. على سبيل المثال اجعله [email protected]
- إذا كان بريدك الحالي متصلًا بصفحتك الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي، التي تحتوي بدورها على محتوى غير مهني، فيفضل أن تنشئ بريدًا جديدًا مختلفًا. غيّر إعدادات الخصوصية على وسائل التواصل الاجتماعي كذلك.
قبل طلب الفترة التدريبية، أجرِ بحثًا عن الشركة التي تود العمل بها؛ زر موقعها. اقرأ أي مقالات جديدة عنها. إذا كانت لدى الشركة أي منتجات متاحة كوسائل التوصل الاجتماعي، فاستخدم منتجهم لأسبوع حتى تختبره. استخدم بصيرتك لتصميم رسالتك. يقدر مدراء الموارد البشرية المتقدمين للوظيفة الذين لديهم معلومات عن الشركة وبإمكانهم التعبير عن تلك المعرفة بشكلٍ منطقي.
3
ابحث عن معرفة متبادلة. من الجيد أن تكون لديك صلة بأحدهم في الشركة. استخدم شبكات التواصل (مثل: فيسبوك ولينكد إن) لإجراء بحوث حول الشركة بالكلمات والأسماء. إذا ظهر أن لديك أحد المعارف العاملين بالشركة، فتحقق من منصبه. اطلب منه مقابلة هاتفية أو شخصية. اطلب منه نصائحًا حول طلبك بالحصول على الفترة التدريبية.
- يمكن على موقع "لينكد إن" أن ترى أي من معارف وأصدقاء معارفك الذين يعملون في الشركة. لا تتردد في أن تطلب ممن تعرفه أن يوصلك بأحد معارفه العاملين بها. كل لبقًا أيضًا، ولا تطلب المساعدة من نفس الشخص باستمرار.
- توفر الكثير من الجامعات قواعد بيانات للخريجين على الانترنت. يمكنك البحث عن أشخاص ذوي وظائف معينة أو أماكن العمل عبر تلك المواقع. الخريجون الذين يعلنون عن معلومات التواصل معهم عادةً ما يكونوا منفتحين لاستقبال رسائل البريد أو المكالمات الهاتفية من الطلاب.
- عند التناقش حول الشركة مع من تعرفه، احرص على ذكر رغبتك في الحصول على فترة تدريب. اسأل عن البنية التنظيمية للشركة وبيئة العمل والأهداف وما شابه.
4
حدد الطرف المُستقبِل. هل يتضمن منشور أو إعلان الفترة التدريبية اسم الشخص الذي يجب أن تتصل به؟ إذا كان الأمر كذلك فاستخدم اسم هذا الشخص والبريد الإلكتروني. إذا لم يكن هناك اسم تتصل به، فاتصل بالشركة واسألهم عن المسؤول عن تسجيل الفترات التدريبية. إذا لم يكن هناك أحد مسؤول عن ذلك، فابعث رسالة بريدية لشخص ذا منصب كبير في الموارد البشرية بالشركة. إذا تحدثت لأي شخص في الشركة، يمكنك ذكر ذلك في بداية رسالة البريد الإلكتروني.
- إذا لم تتمكن من إيجاد اسم أي موظف، فاكتب الرسالة قائلًا "عزيزي السيد أو السيدة".
يجب أن تجعل رسالتك ملحوظة وسط صندوق رسائل ممتلئ. يمكنك على سبيل المثال أن تكتب "طلب لفترة تدريبية بشركة النور: محمد علي." استخدم سطر موضوع الرسالة الذي يطلبه مدير الموارد البشرية إن وجد.

جزء 2

جزء 2 من 4:

كتابة الفقرة الأولى

تنزيل المقال

1
خاطب المُستقبِل بشكلٍ رسمي. في السطر الأول ابدأ الرسالة بـ "عزيزي السيد (أو الدكتور أو الأستاذ)/ سامي" على حسب اسم ولقب وجنس من تتواصل معه. لا تكتب "مرحبًا سارة" أو "أهلًا"، بل استخدم نفس الطريقة الرسمية التي تكتب بها الخطابات المهنية.
- إذا لم تعلم جنس الشخص، فخاطبه باسمه الكامل، مثل "عزيزي نور محمد".
أخبِر المستقبِل باسمك وحالتك (مثل: طالب في السنة الثالثة كلية العلوم جامعة القاهرة). اذكر كيف عرفت عن توفر الفترة التدريبية لديهم، سواء كان ذلك من خلال الإنترنت أم من جريدة أو عبر أحد معارفك. إذا كان لديكما معرفة متبادلة، فاذكر ذلك في أقرب وقت ممكن. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: "(مدير البرنامج/ أستاذي في الجامعة) ثم (اللقب والاسم) اقترح عليّ أن أتواصل معك".
يجب أن تكتب تاريخ بدئك وإنهائك المحتمل للتدريب وما إن كانت تلك الفترة مرنة وقابلة للتغيير. إذا كنت متاحًا على سبيل المثال لفترة تدريبية في الربيع أو تدريب صيفي بدوام كامل، فشارك ذلك في الرسالة أيضًا. حدد عدد الساعات التي يمكنك أن تشتغلها بالأسبوع.
هل تحتاج لأخذ ذلك التدريب لزيادة مؤهلاتك الدراسية؟ إذا كنت كذلك، فأشِر لأنك تريد ذلك لتحصل على الخبرة وأنك مستعد لتحمل المسئوليات المختلفة ومتقبل للمبلغ المدفوع لك. اكتب عن المهارات التي تأمل الحصول عليها من هذا التدريب.
تحدث عن شيء تعرف أن تلك المنظمة أو الشركة تقدره. تجنب ذكر أي قصص جديدة سلبية. حافظ على إيجابية الجواب. على سبيل المثال يمكنك القول : (اسم الشركة) معروفة بتميزها وأنا أقدر التزامكم بـ (تمويل الرعاية المجانية للحيوانات الضالة أو الأنشطة الخيرية.. وغير ذلك).

جزء 3

جزء 3 من 4:

كتابة الفقرة الثانية

تنزيل المقال

1
ناقش مؤهلاتك وخبراتك. شارك معلومات عن دوراتك الدراسية وخبرتك في العمل وأي مهارات لديك في عدة جمل. وضح كيف يمكن لمعرفتك أن تفيد الشركة. اذكر معلومات عن العمل والمناصب التطوعية التي أعدتك لهذا الدور. ركز على إسهاماتك المحتملة في نمو الشركة. يجب أن تجعل مدير الموارد البشرية يعتقد بأنك قادر على القيام بالمهام التي كلفك بها.^{[١]Xمصدر بحثي}
- صِف خبرتك في العمل بصيغة قوية. بدلًا من الكتابة: "كنت متدربًا في مجال التسويق لسنتين" قل "لقد قمت كمتدرب تسويق بإنشاء محتوى جديد وصممت بروشورات رقمية ومطبوعة، وقمت بإدارة منافذ التواصل الاجتماعي للعمل مع 50 موظف".
- تتضمن المهارات الخبرة في التواصل الاجتماعي وتنظيم الأحداث وغيرها الكثير.
2
اذكر نجاحاتك الأكاديمية أو الخارجة عن الدراسة. اكتب عن مؤهلاتك الأكاديمية. إذا سبق لك تقلد مناصب قيادية، فاحرص على وصف واجباتك وإنجازاتك. هل قدت لجنة من قبل؟ هل دربت فريقًا؟ أبقِ تلك التوضيحات مختصرة حتى لا تخسر اهتمام القارئ.
- بدلًا من استخدام ألفاظ الصفات لوصف نفسك، استخدم أمثلة من أرض الواقع لإظهار مميزاتك. على سبيل المثال بدلًا من قول "أنا طالب طموح" اكتب "لقد بقيت من بين الطلاب الأوائل بكليتي طوال سنين دراستي".

جزء 4

جزء 4 من 4:

ختام الرسالة

تنزيل المقال

ناقش متى وكيف ستتواصل مع مدير الموارد البشرية لمتابعة حالة طلبك. أعطِ معلومات التواصل معك (اسمك وبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والأوقات المناسبة لك أيضًا). يمكنك أن تكتب "يمكنك التواصل معي عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إن لم تتمكن من الرد علي سأتصل بك يوم الاثنين المقبل".
من الأدب أن تشكر القارئ لتخصيص وقت لمراجعة طلبك. أنهِ بخاتمة ودية مثل "تحياتي". إذا كنت قد تحدثت للمستقبِل عبر الهاتف أو بشكلٍ شخصي من قبل فيمكنك الختم بـ "تقبل أرق تحياتي". لا تستخدم الكلمات مثل "شكرًا" لختام رسائلك الرسمية. وقع باسمك الكامل، مثل: محمد علي، لا محمد فقط.
3
قيم الملحقات. لا تلحق سيرتك الذاتية برسالة البريد الإلكتروني. ما لم تكن الشركة تبحث بنشاط عن المتدربين، لن يرغب قارئ الرسالة في فتح نسخة سيرتك الذاتية الملحقة بالرسالة، خاصةً إن كان لديهم سياسة مخصوصة بالملحقات. إذا كان المنشور الذي عرفت الشركة عن طريقه يطلب السيرة الذاتية فألحِقها كملف PDF لا Word، فقد يتغير التنسيق والنصوص إذا تم تغييرها عند فتح الملف على جهاز آخر.
- يوضح بعض مدراء الموارد البشرية أنهم لا يتحققوا من ملحقات الرسائل، وفي تلك الحالة تضمن صورة السيرة الذاتية وخطاب التقديم في جسم الرسالة ذاته. احرص على ترك مسافة كافية بين أجزاء الرسالة لتمييزها عن بعضها بسهولة.
إذا لم ترد عليك الشركة، فابعث لهم برسالة جديدة أو يفضل الاتصال هاتفيًا. يمكنك أن تكتب "عزيزي دكتور سامي، اسمي كذا، وأنا أريد متابعة الرسالة التي بعثتها إليك الأسبوع الماضي حول فترة تدريب بالخريف. أقدر لك منحي فرصة مناقشة المنصب مع حضرتك. شكرًا لك. تحياتي، محمد علي".

أفكار مفيدة

إلحاق خطاب تقديم بالرسالة يجعلها رسمية أكثر، فرسائل البريد الإلكتروني تبدو وسيلة عفوية للتواصل. إذا ألحقت خطاب تقديم بها، فيجب أن تكون الرسالة مختصرة ومحترمة، وذلك بمخاطبة مدير الموارد البشرية وذكر هويتك وما ترغب في التقدم له وأن سيرتك الذاتية وخطاب التقديم في الملحقات. وقع على الرسالة وأعطِ معلومات التواصل معك.
لا تجعل رسالتك تبدو وكأنها مبتذلة، بل نسقها ونظمها بحيث لا تظن الشركة أنك تبعث بعدة رسائل لعدة جهات بشكلٍ عشوائي باحثًا عن فترات التدريب.