Niet meer, maar slimmer werken

Werk slimmer, niet harder, is een eeuwenoud gezegde. Als je dit concept meester bent, zal je gehele beroepsleven gemakkelijker worden. Er zijn eenvoudige technieken die je kunt toepassen om elke taak in minder stappen te hoeven doen en je voor verveling te behoeden.

Methode 1

Methode 1 van 4:

Prioriteiten stellen

Pdf downloaden

Voordat je ergens meteen mee begint, moet je eraan denken dat enthousiasme getemperd dient te worden door wijsheid. Kijk naar elk aspect van het werk, en geef jezelf voldoende tijd om 'na te denken' zodat je er zeker van kunt zijn dat elk detail op tijd en accuraat is afgewerkt.
Maak een plan. Of het nu in je hoofd zit of op papier staat, je hebt een stappenplan nodig dat je in de juiste volgorde kunt afwerken. Je wilt geen stappen herhalen, de inspanningen van anderen nog eens overdoen, fouten maken of iets vergeten.
3
Leer nee te zeggen. Vermijd een te volle agenda en wees realistisch over wat je in een enkele dag kunt bereiken. Soms moet je gewoon snijden in je taken, want in de meeste beroepen is er bijna altijd wel iets te doen.
- Weet wanneer je werk op het werk moet laten. Je zou meer gedaan kunnen krijgen door thuis te gaan werken, maar daarmee put je jezelf uit doordat je niet genoeg rust krijgt en leg je druk op je relaties.
Probeer multitasking te voorkomen, anders krijg je vaak minder gedaan, omdat je hersenen heen en weer schakelen tussen taken. Kies één ding om aan te werken en zet je daar volledig voor in totdat het is afgerond. Stel een tijdslimiet in om met het werk aan de taak te stoppen en neem rust.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 4:

Omgaan met klanten

Pdf downloaden

1
Beheer je klanten door goede communicatie. Zorg ervoor dat je klanten begrijpen wat de normale levertermijn zal zijn voor een project. Laat je niet beïnvloeden wanneer ze zeggen dat het een haastklus is. De meeste bedrijven hebben meer dan één klant, maar veel klanten vergeten dat hun werk niet de enige taak is waarmee je bezig bent.
- Geef klanten één tot drie keuzes -- nooit meer. Een staalboek overhandigen aan een klant en vragen in welke kleuren de klant geïnteresseerd is, zal een ramp worden. Te veel keuzes zal verschrikkelijke vertragingen veroorzaken omdat de klant 'alle mogelijkheden gaat overwegen en de neiging heeft om elke beslissing achteraf nog eens te wijzigen. In plaats daarvan kun je beter iets zeggen als: 'Vindt u dit blauw of dit groen beter?'
Je weet wanneer een opdracht geweldig gaat worden. Een klant of baas die je een kant op duwt waarin je niet op je gemak bent, omdat het een onredelijke verwachting is, of omdat het buiten je bereik ligt, moet onmiddellijk bewust worden gemaakt van je twijfels over de taak zoals voorgesteld. Ben je zelfstandige, dan is het veel slimmer om een dergelijke taak af te wijzen, zelfs al is het moeilijk om het geld te laten schieten.
Accepteer niet zoveel veranderingen dat je uiteindelijk een veel ingewikkelder of duurdere opdracht uitwerkt dan er in beginsel was afgesproken. Wanneer je je realiseert dat je op een nieuw terrein bent gekomen, stop dan met werken en stel een nieuwe offerte op, waarbij je de hele taak weergeeft zoals oorspronkelijk de bedoeling was en vergelijk je dat met de reikwijdte van de nieuwe taak. Laat het de klant weten welk bedrag het meer gaat kosten dan het oorspronkelijke bod, om verder te kunnen gaan. Het is hoe veel de klant wil betalen. Hoe slim je wilt zijn terwijl je voor de klant werkt is jouw beslissing.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 4:

Meer gedaan krijgen in minder tijd

Pdf downloaden

Bespaar niet op de kwaliteit van je materialen. Goedkope materialen of hulpmiddelen zijn moeilijker om mee te werken omdat ze niet zo stevig of goed zijn. Het is niet handig om te proberen een paar euro te besparen, maar dan wel een extra uur of twee eraan te moeten besteden, omdat die goedkope dingen niet op de juiste wijze willen installeren.
Je wilt dat die zo efficiënt mogelijk zijn. Doe je werk als er geen afleiding om je heen is. Probeer dingen te clusteren in plaats ze een voor een af te werken. Je wilt zo efficiënt mogelijk werken.
Dit betekent niet dat je iets alleen maar kiest omdat het de gemakkelijkste methode is, of uit luiheid. Als je bijvoorbeeld talrijke e-mails per dag moet beantwoorden en steeds dezelfde vragen tegenkomt, bewaar je reacties dan. Wanneer dezelfde vragen weer voorbij komen, kun je de standaard reactie knippen en plakken. Je moet misschien enkele kleine aanpassingen maken, maar het grootste deel ervan zal reeds geschreven zijn.
Delegeer taken naar de juiste mensen op het juiste moment. Zorg ervoor dat je team goed op elkaar is afgestemd. Als een werknemer sneller is, zet hem of haar dan op dat deel van een taak dat het langste duurt. Als één persoon vaardiger en accurater is, zet hem of haar dan op dat deel van de taak die het meest cruciaal is.
Telkens wanneer je, terwijl je hoort te werken, merkt dat je op internet surft of je e-mail onnodig controleert, wordt je dag langer. Dwing jezelf om te werken wanneer het daar de tijd voor is, en doe de meer ontspannende activiteiten zodra je klaar bent voor de dag.
Je dag gaat niet altijd zoals gepland. Sta open voor nieuwe methoden en probeer nieuwe dingen.
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 4:

Voor jezelf zorgen

Pdf downloaden

Je hebt idealiter acht uur slaap elke nacht nodig. Je kunt zeker 12 uur per dag doorgaan met je werk, maar dit houd je uiteindelijke niet vol. Na een bepaald punt wordt je lichaam moe en raakt je geest uitgeput, wat leidt tot frequenter concentratieverlies en slordigheidsfouten.
Zelfs op kantoor heb je voldoende tijd nodig voor je geest om te hergroeperen en op te laden. Dwing jezelf om de eerste 50 minuten van elk uur door te werken en beloon jezelf daarna met een pauze van 10 minuten.
De bovenstaande stappen impliceren niet dat je moet doorgaan tot je uitgeput raakt. Je moet je gezondheid en de integriteit van je baan of taak beschermen. Jezelf voortdurend afmatten maakt je gevoelig voor fouten. Als je zo moe bent dat je je realiseert dat een bepaalde taak je tweemaal of driemaal meer tijd kost dan normaal, dan moet je het voor die dag voor gezien houden. Rust in ieder geval een paar uur, zodat je frisser terug kunt keren, en daarmee sterk kunt zijn aan het eind van de taak. Leer hoe je korte dutjes kunt opnemen in je dag.
Advertentie

Tips

Laat je geld voor je werken. Veel werken en elke cent die je verdient uitgeven is niet slim!
Wanneer je kan werken, doe dat dan. Vertraag niet en laat de tijd niet uit je vingers glippen, zodat je je uiteindelijk moet haasten om te voldoen aan de deadline. Als je vroeg klaar bent en er is niets anders binnengekomen, dan kun je gaan spelen of rusten. Doe dit niet te vaak in het midden van het werk.
Als je ziek bent, blijf dan thuis en rust tot je weer beter bent. Je maakt te veel fouten als je ziek of moe bent, en dat is niet 'slim werken'.
Luister naar mensen met ervaring. Ze zullen vaak bereid zijn om hun verhalen te delen. Je hoeft niet altijd eerst je eigen fouten te maken om slimmer te leren werken.

Advertentie

Waarschuwingen

Pas op voor tussentijdse veranderingen in de opdracht, waardoor je uiteindelijk veel meer tijd kwijt bent dan je oorspronkelijk had gepland. Een kleine aanpassing is één ding. Bij een grote verandering moet je stoppen en gaan nadenken -- en wellicht opnieuw onderhandelen over de prijs.

Advertentie