Как работать головой, а не руками

Иногда создается впечатление, будто вы работали без отдыха весь день, но вечером оказывается, что сделать удалось очень мало. Используйте правильный подход к работе — изучите себя и свои привычки и начните применять такие сведения на практике. Для успешного выполнения задач важно составить список дел и график выполнения работы, но также необходимо учитывать свои сильные стороны, периоды оптимальной эффективности и полезные для работы инструменты. Минимизируйте отвлекающие факторы и задайте комфортный темп. Наконец, не забывайте заботиться о себе — отдыхать, восстанавливать силы и готовиться к новому рабочему дню!

Метод 1

Метод 1 из 3:

Как расставлять приоритеты в работе

Загрузить PDF

1
Составьте реалистичный список дел, которые нужно выполнить за день. Не спешите приступать к работе сломя голову и подумайте, что нужно и можно сделать в конкретный день. Трезво оцените свои возможности. Легко потерять энтузиазм, если планировать слишком много дел на один день и не успевать со всем справиться. Перечислите все необходимые задачи и выделите примерно три самых главных дела.^{[1]XИсточник информации}
- Если определенные задачи приходится выполнять ежедневно или еженедельно, то придумайте распорядок, который поможет вам максимально быстро разбираться с такими обязанностями. Так, если ваш список дел каждый день содержит пункт «ответить на письма», выберите оптимальное время дня для эффективного решения такой задачи.
2
Придерживайтесь расписания. Составьте и регулярно соблюдайте мысленный или письменный график дел. Чем важнее задача, тем раньше следует обозначить срок ее выполнения. Например, если вам необходимо изучить вопрос для отчета, то приступайте к изучению как можно скорее. Также более ранее время следует указывать для задач, которые требуют меньше времени на выполнение. Так, пятиминутное дело следует выполнить в первую очередь, чтобы потом сосредоточиться на более масштабных задачах.^{[2]XИсточник информации}
- Расписание позволяет избежать повторяющихся действий, выполнения уже выполненных задач и забывчивости.
3
Учитесь отказывать. Иногда сложно отказаться от нового проекта или рабочих обязанностей, но важно знать предел своих возможностей. Если вы уже перегружены делами и спешите завершить проекты до наступления крайних сроков, то глупо взваливать на себя новые задачи.
- Старайтесь не перегружать свое расписание и трезво оценивать свои силы.
- Оставляйте работу на работе. Если брать работу домой, то можно успевать больше, но так вы будете работать на износ, не будете успевать отдохнуть и рискуете испортить отношения в семье.
4
Выполняйте основной объем работ в такое время дня, когда у вас больше всего сил. Если вы «жаворонок», старайтесь выполнять самые неотложные задачи до обеда. Если «жаворонком» вы назвали бы себя в самую последнюю очередь, начинайте день с таких задач, которые не требуют значительных умственных усилий, пока не начнете приходить в себя.^{[3]XИсточник информации}
- Если некоторые пункты расписания находятся вне вашего контроля (постоянные совещания или уроки), планируйте остальные задачи вокруг таких дел. Например, если урок выпадает на первые часы вашей продуктивности, начинайте рабочий день немного раньше, чтобы успеть поработать до снижения эффективности.
5
Уделяйте несколько минут в конце дня для подготовки к следующему дню. В последние 15 минут рабочего дня просмотрите список дел на сегодня и определите, что вы уже успели сделать. Затем определите, какие самые важные дела нужно сделать завтра.^{[4]XИсточник информации}
- Утром снова взгляните на актуальный список дел и пересмотрите пункты. Так, иногда возникают более срочные дела.
6
Обращайтесь за помощью, если вы не справляетесь. Даже при самом грамотном подходе иногда дел просто слишком много. Обратитесь за помощью по неотложным делам к своему проверенному коллеге. Всегда будьте готовы оказать ответную любезность!^{[5]XНадежный источникHarvard Business ReviewПерейти к источнику}
- Ученикам не следует бояться просить продлить срок выполнения масштабного проекта, если вы не успеваете, или обращаться к преподавателю с просьбой объяснить непонятную тему.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Как делать больше за меньшее время

Загрузить PDF

1
Ведите ежедневник на протяжении недели, чтобы оценить, как вы проводите время. Журнал действий в течение недели поможет понять, как вы тратите свое время и силы. Нужно записывать все свои действия и затраченное время.^{[6]XИсточник информации}
- Это отличный способ выявить плохие привычки вроде злоупотребления социальными сетями, а также научиться экономить время. Так, если вы регулярно отвечаете на один и тот же вопрос, напечатайте ответ в текстовом редакторе, сохраните и при необходимости просто копируйте и вставляйте его.
2
Выполняйте дела по очереди. Часто возникает соблазн выполнять несколько задач сразу, но это верный способ плохо выполнить два разных дела. Например, если открыть на компьютере окно с электронной почтой и параллельно писать отчет, то вы будете отвлекаться на входящие письма и думать об отчете при ответах на сообщения. Уделяйте каждой задаче безраздельное внимание, чтобы выполнить дело качественно и быстро.^{[7]XИсточник информации}
- Если вы работаете над совместным проектом или ждете отзыва по проекту, то проверяйте почту до начала работы над задачей. Запишите все аспекты, которые нужно учесть, после чего закройте почту. Снова проверьте почту через час во время перерыва.
3
Поддерживайте порядок на рабочем месте для максимальной продуктивности. Если вам нужно постоянно сверяться с бизнес-планом, читать конспект для подготовки к занятиям или регулярно работать с бланками, то важно организовать удобный доступ к документам. Сложите бумаги в легко узнаваемую папку. Это же касается электронных документов. Храните часто используемые файлы на рабочем столе или в конкретной папке.^{[8]XИсточник информации}
- Просматривайте все документы на столе хотя бы раз в неделю и убирайте все ненужные бумаги.
- Выберите оптимальную систему названий для электронных файлов. Например, можно называть документы «ПоследнееНазвание_ТипДокумента_версия1», чтобы не путаться в созданных файлах и версиях документов.
4
Используйте специальные приложения, чтобы планировать время и не отвлекаться. Электронный календарь позволит следить за графиком и делиться важными сроками с другими. Ученикам будут очень полезны приложения, которые блокируют доступ к социальным сетям на время подготовки к учебе и помогают не отвлекаться. ^{[9]XИсточник информации}
- Приложения с календарями вроде Google Календарь, Outlook и iCal поддерживают интеграцию с электронной почтой, поэтому можно настроить рассылку мероприятий из приложений среди ваших контактов.
5
Используйте компьютерные программы для автоматизации процессов. Успех проектов нередко зависит от используемых инструментов. Например, существуют программы для бизнеса, которые позволяют управлять продажами, составлять графики и управлять персоналом. Находите такие средства, которые делают жизнь проще.^{[10]XИсточник информации}
- Более высокая стоимость инструмента не всегда гарантирует более высокое качество. Читайте отзывы и прислушивайтесь к мнению коллег, чтобы принять оптимальное решение.
6
Устраняйте отвлекающие факторы. Постоянные уведомления, электронные письма, переписки и разговоры часто мешают эффективно работать. В рабочее время сосредоточьтесь на работе и не отказывайте себе в удовольствии во время перерывов.^{[11]XИсточник информации}
- Отключайте интернет, когда он вам не нужен. Переверните телефон экраном вниз или оставьте его в другой комнате, чтобы сосредоточиться на задаче.
- Позволяйте себе просматривать социальные сети и читать интересные материалы в течение 5 минут во время перерыва.
7
Работайте периодами продолжительностью в час. Организуйте список дел таким образом, чтобы не работать над каждой задачей дольше 1,5–2 часов. Старайтесь успеть как можно больше за этот промежуток времени, сделайте короткий перерыв и перейдите к следующему пункту.^{[12]XИсточник информации}
- По возможности вместе с задачами меняйте рабочее место. Так вам будет проще настроиться на новое дело.
8
Делегируйте полномочия подходящим людям в подходящее время. Важно знать свои сильные и слабые стороны, а также достоинства и недостатки окружающих. Например, если вы великолепно работаете с клиентами, но пишете отчеты дольше других коллег, объедините усилия с человеком, который хорошо составляет отчеты. Ученикам или студентам полезно объединяться с теми, кто использует другой подход к учебе, чтобы полагаться друг на друга в аспектах, которые доставляют трудности одному из вас.^{[13]XИсточник информации}
- Нанимайте помощников, если это возможно. Найдите человека, который имеет необходимые навыки и поможет команде эффективно выполнить работу.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Как заботиться о себе

Загрузить PDF

1
Делайте перерывы, чтобы восстанавливать силы. Среднее время концентрации на одном деле составляет до 90 минут. Студентам, работникам и даже владельцам компаний требуется время, чтобы мозг успел перестроиться.^{[14]XИсточник информации}
- Найдите оптимальный темп. Например, попробуйте работать 1 час, после чего отдыхать 5–10 минут, чтобы не выматывать себя 90 минут подряд. С другой стороны, может оказаться, что вам удобнее работать 2 часа, а затем отдыхать 15–20 минут.
2
Мотивируйте себя работать ради важной цели. Подумайте, почему вы стремитесь работать не усерднее, а эффективнее. Вы хотите проводить больше времени с семьей? Тратить больше сил на подработку? Находить время для хобби? Мотивируйте себя, когда возникает желание медлить и откладывать дела.^{[15]XИсточник информации}
- Поставьте на видном месте фото человека или занятия, которое мотивирует вас.
3
Замечайте признаки выгорания. Постоянная работа на износ повышает вероятность ошибок. Если вы так устали, что вам нужно в два или три раза больше времени, чтобы выполнить задачу, то пора сделать перерыв.^{[16]XИсточник информации}
- Отдыхайте хотя бы несколько часов в конце дня. В случае необходимости и при возможности начните спать в течение дня для восстановления сил.
4
Лучше просто выполнить задачу, чем бесконечно продолжать доводить проект до совершенства. Если вы долго и усердно работали над проектом, то легко убедить себя, что нужно добавить еще несколько завершающих штрихов или все переработать. На определенном этапе пора признать — вы проделали хорошую работу и пришло время двигаться дальше.^{[17]XИсточник информации}
- Помните — ничто не идеально.
5
Создавайте и поддерживайте полезные привычки, чтобы снизить уровень стресса в жизни. Нужно спать примерно 7–8 часов каждую ночь. Уделяйте хотя бы 20 минут в день на занятия физкультурой. Находите время для любимых дел вроде спорта и творческих хобби. Важно заботиться о себе не только на работе, чтобы снижать уровень стресса.^{[18]XИсточник информации}
- Медитация также помогает расслабиться после напряженного рабочего дня.
Реклама

Советы

В случае болезни оставайтесь дома и выздоравливайте. В таком состоянии человек совершает слишком много ошибок, чтобы называть такую работу «эффективной».
Прислушивайтесь к людям, которые уже были на вашем месте. Скорее всего, они с радостью поделятся с вами полезными советами. Начните учиться на чужих ошибках, чтобы работать эффективно.
Проявляйте гибкость. День не всегда идет по плану. Не бойтесь пробовать новые методы или браться за новые дела.