Een wijzigingsbeheerplan opstellen

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Een plan opstellen om organisatorische veranderingen te beheren

Veranderingen aan een project opsporen

Tips en waarschuwingen

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Er bestaan twee soorten wijzigingsbeheerplannen. De ene houdt zich bezig met de impact die een verandering op een organisatie heeft en het verzachten van de overgang. De andere brengt veranderingen toe aan één project en produceert een duidelijk verslag van de aanpassingen of veranderingen die aan het product worden toegepast op projectniveau. Beide plannen hebben tot doel duidelijk te communiceren over wat goed en nauwkeurig moet worden gedaan.

Stappen

Methode 1

Methode 1 van 2:

Een plan opstellen om organisatorische veranderingen te beheren

Pdf downloaden

1. 
   1
   Toon aan wat de redenen voor de verandering zijn. Lijst factoren op die hebben geleid tot de beslissing om te veranderen, zoals prestatiekloven, nieuwe technologie of een verandering in de missie van de organisatie.

   • Een mogelijke aanpak is de huidige situatie van de organisatie en de toekomstige situatie die dit plan wil tot stand brengen, te beschrijven.
2. 
   2
   Bepaal welke verandering moet worden doorgevoerd en de omvang ervan. Beschrijf kort de verwachte aard van het wijzigingsbeheerplan. Specifieer of dit gevolgen zal hebben voor de functiebeschrijvingen, de procedures, het beleid en/of de structurele organisatie. Maak een lijst van de afdelingen, werkgroepen, systemen of andere onderdelen die veranderingen zullen ondergaan.
3. 
   3
   Maak een overzicht van de steun van de belanghebbenden. Maak een lijst op van alle belanghebbenden die door het plan getroffen worden, zoals, bijvoorbeeld, het hoger leidinggevend personeel, projectmanagers, projectsponsors, eindgebruikers en/of werknemers. Schrijf bij elke groep of de belanghebbende de verandering steunt.

   • Je kan een grafiek tonen om deze gegevens kort en duidelijk te communiceren. Je kan de grafieken onderverdelen in 'bewustzijn', 'niveau van steun' en 'invloed' voor elke belanghebbende, op basis van een beoordeling van hoog/medium/laag.
   • Indien mogelijk kan je een-op-een gesprekken hebben om steun te werven.
4. 
   4
   Stel een wijzigingsbeheerteam samen. Dit team is verantwoordelijk voor de goede communicatie met alle belanghebbenden, het opsommen van de bezorgdheden en ze moeten ervoor zorgen dat het veranderingsproces zo probleemloos mogelijk verloopt. Kies hiervoor mensen die een grote geloofwaardigheid genieten in de onderneming en goede communicatievaardigheden hebben.

   • Dit team omvat een initiatiefnemer van het veranderingsproces van het hoogste leidinggevende niveau. Benadruk dat dit werkelijk actief werk inhoudt om de veranderingen te bevorderen en dat het niet slechts gaat om het goedkeuren van het plan.
5. 
   5
   Ontwikkel een aanpak om het leidinggevend personeel van de organisatie aan boord te krijgen. Het is van het uiterste belang om steun te krijgen van kopstukken van de organisatie om van de verandering een succes te maken. Laat elk leidinggevend personeelslid feedback geven op de verandering en werk met elke persoon samen zodat ze een actieve rol opnemen in de bevordering van de veranderingen.
6. 
   6
   Stel een plan op voor elke belanghebbende. Voor elke belanghebbende, met inbegrip van zij die de verandering steunen, evalueer je de risico's en bezorgdheden. Geef het wijzigingsbeheerteam de taak om deze bezorgdheden op te lossen.
7. 
   7
   Stel een communicatieplan op. Communicatie is het belangrijkste onderdeel van het wijzigingsbeheerplan. Communiceer op regelmatige basis met elke wiens werk door de veranderingen wordt beïnvloed. Benadruk de redenen om de veranderingen door te voeren en de voordelen die hiermee gepaard gaan.

   • Belanghebbenden moeten de mogelijkheid krijgen tot persoonlijke wederzijdse communicatie. Ontmoetingen onder vier ogen zijn heel belangrijk.
   • De communicatie moet komen van de leidinggevende initiatiefnemer van de veranderingen, van de directe leidinggevende van elke werknemer en van elke bijkomende woordvoerder die het vertrouwen geniet van de belanghebbende. Alle communicatie moet een consistente boodschap uitdragen.
8. 
   8
   Ga na waar de tegenwerking vandaan komt. Veranderingen leiden altijd tot tegenwerking. Dit gebeurt op individueel niveau, dus praat persoonlijk met de belanghebbenden om de oorzaak hiervan te achterhalen. Hou de klachten bij zodat het wijzigingsbeheerteam ze kan oplossen. Deze omvatten met name:

   • men heeft geen motivatie om te veranderen of geen besef van urgentie
   • men begrijpt het groter plaatje niet of waarom de veranderingen noodzakelijk zijn
   • er is een gebrek aan deelname aan het proces
   • men is onzeker over zijn job, toekomstige functie of vereisten en vaardigheden
   • het management slaagt er niet in om de verwachtingen met betrekking tot de uitvoering van of de communicatie over de veranderingen in te lossen
9. 
   9
   Pak blokkades aan. Men kan aan vele klachten tegemoetkomen door intensiever te communiceren of de communicatiestrategie te veranderen zodat specifieke problemen worden besproken. Andere klachten vereisen andere benaderingen die in je plan kunnen worden geïntegreerd of aan het wijzigingsbeheerteam kunnen worden toegewezen om ze uit te voeren. Bedenk welke van deze benaderingen past bij de situatie in jouw organisatie:

   • Voor veranderingen in functiebeschrijvingen of procedures, zorg je dat de opleiding van werknemers een prioriteit wordt.
   • Als je een stressvolle overgang of een overgang met weinig motivatie verwacht, organiseer dan een evenement of voorzie voordelen voor de werknemers.
   • Indien belanghebbenden niet gemotiveerd zijn om te veranderingen, voorzie dan stimulansen.
   • Indien belanghebbenden zich uitgesloten voelen, organiseer je een vergadering om feedback te vergaren en overweeg welke veranderingen je aan het plan kan toebrengen.
   Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 2:

Veranderingen aan een project opsporen

Pdf downloaden

1. 
   1
   Bepaal de functies van het wijzigingsbeheer. Lijst de functies op die voor dit project zullen worden toebedeeld. Beschrijf de verantwoordelijkheden en vaardigheden voor elke functie. Je moet minstens één projectmanager voorzien om de verandering op een dagdagelijks niveau toe te passen, en een projectsponsor om de algemene vooruitgang na te gaan en wijzingingsbeheerbeslissingen te nemen op hoog niveau.

   • Voor grote projecten in een grote organisatie kan je de rol van projectmanager verdelen over verschillende mensen die elk specifieke vaardigheden bezitten.
2. 
   2
   Denk na over het instellen van een wijzingingscontrolecomité. Softwareprojecten hebben over het algemeen een wijzigingscontrolecomité dat bestaat uit vertegenwoordigers van elke groep belanghebbenden. Dit comité keurt aanvragen tot veranderingen goed in plaats van de projectmanager en communiceert de beslissingen aan de belanghebbenden. Deze aanpak werkt goed bij projecten die verschillende belanghebbenden omvatten en projecten wiens omvang en doelstellingen moeten worden geherevalueerd.
3. 
   3
   Stel een procedure in om aanvragen tot verandering uit te vaardigen. Eens iemand in het projectteam een manier heeft gevonden om vooruit te gaan, hoe breng je dit idee tot werkelijkheid? Beschrijf in dit plan de procedure die door het team werd goedgekeurd. Hier volgt een voorbeeld:

   • Een teamlid vult een formulier in om een verandering aan te vragen en verzendt het naar de projectmanager.
   • De projectmanager voert het formulier in in het logboek ter aanvraag van veranderingen en actualiseert dit logboek naarmate de aanvragen worden uitgevoerd of afgewezen.
   • De manager wijst de teamleden aan om een gedetailleerder plan op te stellen en de vereiste inspanningen in te schatten.
   • De projectmanager verzendt het plan naar de projectsponsor voor aanvaarding of afwijzing.
   • De verandering wordt uitgevoerd. De belanghebbenden worden regelmatig op de hoogte gesteld van de vooruitgang.
4. 
   4
   Creëer een formulier om een verandering aan te vragen. De volgende gegevens moeten bij elke aanvraag worden vermeld en in het logboek worden toegevoegd:

   • datum van aanvraag verandering
   • nummer van de aanvraag tot verandering, die wordt door de projectmanager gegeven
   • titel en omschrijving
   • naam, e-mail en telefoonnummer van de indiener
   • prioriteit (hoog, medium of laag). Dringende wijzigingsbeheerplannen hebben verschillende deadlines.
   • nummer van het product en de versie (voor softwareprojecten)
5. 
   5
   Voeg bijkomende informatie toe aan het veranderingslogboek. Dit logboek moet ook de beslissingen en hun uitvoering vermelden. Naast de informatie die uit het formulier voor de aanvraag van een verandering komt, moet je plaats voorzien voor de volgende informatie:

   • goedkeuring of afwijzing
   • handtekening van de persoon die de aanvraag goedkeurt of afwijst
   • termijn voor de uitvoering van de verandering
   • datum van de beëindiging van de verandering
6. 
   6
   Hou grote beslissingen bij. Naast het veranderingslogboek dat de dagdagelijkse veranderingen bijhoudt, kan je ook een verslag bijhouden van alle grote beslissingen die worden genomen. Dankzij dit verslag is het gemakkelijker om langetermijnprojecten terug te vinden of projecten die veranderingen ondergaan op het vlak van de leiding ervan. Dit verslag kan ook dienen als basis voor de communicatie met klanten of het hoogste leidinggevend personeel. Voor elke verandering van de termijn, projectomvang of projectvereisten, prioriteitsniveaus of strategie, hou je de volgende informatie bij:

   • wie de beslissing heeft gemaakt
   • wanneer de beslissing werd gemaakt
   • een samenvatting van de redenen achter de beslissing en de procedure om deze beslissing uit te voeren. Voeg documenten toe die aan deze procedure gerelateerd zijn.
   Advertentie

Tips

• Bouw vertrouwen en loyauteit op bij zowel je personeelsleden als je klanten. Mensen voelen zich vaak ongemakkelijk bij verandering. Door de boodschap mee te geven dat je de belangen van je werknemers vooropstelt, win je hun steun.

Advertentie