Как составить план по управлению изменениями

Загрузить PDF

Загрузить PDF

В этой статье:

Как написать план по управлению организационными изменениями

Как отслеживать изменения в любом проекте

Дополнительные статьи

Источники

Существует два типа планов по управлению изменениями. Один из них учитывает влияние изменений на организацию и направлен на поддержку переходного периода. Другой тип плана позволяет отслеживать ход единичного проекта, фиксировать отклонения или изменения в ходе и масштабе проекта. Цель и того, и другого плана – четко и ясно сформулировать, что именно необходимо сделать.

Шаги

Метод 1

Метод 1 из 2:

Как написать план по управлению организационными изменениями

Загрузить PDF

1. 
   1
   Укажите причины для изменений. Перечислите те факторы, которые повлияли на решение внедрить изменения, например, низкий уровень производительности труда, новая технология или изменение миссии организации.

   • Один из подходов – описать текущую ситуацию в организации и то, к какому состоянию в будущем ее приведет намеченный план.
2. 
   2
   Укажите тип и масштаб изменений. Кратко опишите природу ожидаемых перемен в рамках проекта. Сформулируйте, что именно затронут перемены: должностные обязанности, процессы, политику и/или организационную структуру. Перечислите подразделения, рабочие группы, системы и прочие компоненты организации, на которые повлияют грядущие изменения.
3. 
   3
   Укажите, кто из заинтересованных лиц поддерживает данный проект. Перечислите всех заинтересованных лиц, на которых повлияет реализация данного плана, например, высшее руководство, менеджер проекта, спонсор проекта, конечные пользователи и/или сотрудники компании. Укажите для каждой категории, поддерживают ли данные заинтересованные лица проект по изменениям.

   • Попробуйте для большей ясности и наглядности отразить эту информацию в таблице. К примеру, в качестве удобного шаблона можно взять такие параметры, как осведомленность, уровень поддержки и влияние, и оценить каждую группу заинтересованных лиц по уровням высокий/средний/низкий.
   • Если есть возможность, проведите личные беседы, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных лиц.
4. 
   4
   Создайте команду по управлению изменениями. Эта команда несет ответственность за то, чтобы доносить информацию до всех заинтересованных лиц, выслушивать их опасения и обеспечивать максимально безболезненное внедрение изменений. Выберите людей, которые пользуются доверием и авторитетом в организации, а также хорошими коммуникативными навыками.

   • Это также относится к уровню высшего руководства. Акцентируйте внимание руководителей на том, что от них потребуется не только согласовать план, но и активно продвигать изменения.
5. 
   5
   Разработайте концептуальный подход к управлению организацией. Решающее значение для успешного внедрения изменений играет полная поддержка со стороны авторитетных людей в организации. Позвольте каждому руководителю высказать свое мнение относительно изменений и побудите каждого играть активную роль в проведении успешных изменений.
6. 
   6
   Составьте план для каждой группы заинтересованных лиц. Оцените риски и опасения каждой группы заинтересованных лиц, в том числе тех, кто поддерживает изменения. Разделите между участниками команды по управлению изменениями задачи по проработке этих вопросов.
7. 
   7
   Составьте план коммуникаций. Коммуникации – это самый важный компонент управления изменениями. Как можно чаще общайтесь со всеми вовлеченными в процесс изменений людьми. Неустанно подчеркивайте причины для проведения изменений и пользу, которую они принесут.

   • Заинтересованные лица должны иметь возможность общаться лично, что обеспечит двустороннюю связь. Личные встречи имеют важнейшее значение.
   • В качестве источника информации должны выступать спонсор из высшего руководства, непосредственный руководитель каждого сотрудника и любой дополнительный представитель комании, который пользуется доверием заинтересованных лиц. Все информирование должно проводиться в едином ключе.
8. 
   8
   Отслеживайте сопротивление. Изменения всегда воспринимаются в штыки. Это происходит на индивидуальном уровне, поэтому общайтесь с заинтересованными лицами лично, чтобы выявить причину сопротивления. Отслеживайте недовольства и жалобы, чтобы команда по управлению изменениями могла своевременно решать возникшие проблемы. Наиболее распространенные проблемы такого характера включают в себя:

   • Отсутствие мотивации к изменениям или отсутствие ощущения того, что меры являются безотлагательными.
   • Отсутствие понимания общей картины или причин, по которым необходимы изменения.
   • Недостаток вводных данных для процесса.
   • Неуверенность в завтрашнем дне, будущих обязанностях или требованиях к будущим обязанностям.
   • Неспособность руководства соответствовать ожиданиям относительно внедрения изменений или информирования.
9. 
   9
   Устраняйте препятствия. Реакцией на большинство недовольств должно быть дополнительное информирование или изменения в коммуникационной стратегии относительно конкретных вопросов. В других случаях могут потребоваться дополнительные меры, которые следует включить в свой план или оставить команде по управлению изменениями для внедрения по необходимости. Рассмотрите, что из нижеперечисленного может быть актуально для вашей организации:

   • В случае изменений в должностных обязанностях или рабочих процессах необходимо сделать основной акцент на обучении персонала.
   • Если вы ожидаете снижения морального духа в коллективе или слишком стрессового перехода к новым условиям, разрядите обстановку корпоративным мероприятием или вознаграждением для сотрудников.
   • Если заинтересованные лица не мотивированы на изменения, разработайте систему стимуляции.
   • Если заинтересованные лица считают, что остались за бортом, проведите собрание, чтобы получить от них замечания и скорректировать свой план соответственно.
   Реклама

Метод 2

Метод 2 из 2:

Как отслеживать изменения в любом проекте

Загрузить PDF

1. 
   1
   Определите роли в управлении изменениями. Перечислите все роли, которые необходимы в рамках данного проекта. Опишите обязанности и необходимые навыки для каждой из ролей. Как минимум, включите менеджера проекта, который должен внедрять изменения на ежедневной основе, и спонсора проекта, который должен отслеживать общий прогресс и принимать решения относительно управления изменениями на руководящем уровне.

   • Для более крупных проектов в большой организации вам потребуется разделить роль управления проектом между несколькими людьми, имеющими разную специализацию.
2. 
   2
   Используйте панель контроля за изменениями. Проекты в программном обеспечении, как правило, оснащены панелью контроля за изменениями, доступ к которой есть у представителей каждой из групп заинтересованных лиц. Подобное программное обеспечение позволяет автоматически согласовывать запросы на изменения, избавляя от этой обязанности менеджера проекта, а также информировать о решениях заинтересованных лиц. Такой подход хорошо работает в проектах с большим количеством заинтересованных лиц, а также в тех проектах, которые требуют регулярного пересмотра масштаба и целей проекта.
3. 
   3
   Разработайте процесс внедрения запросов на изменения. Необходимо продумать, каким образом идея претворяется в реальность, когда кто-то из участников команды выявляет необходимый следующий шаг. Опишите этот процесс и согласуйте его предварительно со всей командой. Здесь приводится пример:

   • Участник команды заполняет форму запроса на изменения и направляет этот запрос менеджеру проекта.
   • Менеджер проекта регистрирует данный запрос в общем списке запросов и отмечает статус запроса, когда принимается решение внедрить идею или отказаться от нее.
   • Менеджер выдает задачу участника команды на составление более конкретного плана с учетом требуемых ресурсов.
   • Менеджер проекта направляет план на согласование спонсору проекта.
   • Изменение внедряется. Заинтересованные лица регулярно получают информацию о текущей ситуации.
4. 
   4
   Создайте форму запроса на изменение. Каждый запрос на изменение должен быть зарегистрирован в общем списке запросов и включать в себя следующие:

   • дата запроса на изменение;
   • номер запроса на изменение, присваиваемый менеджером проекта;
   • наименование и описание;
   • имя автора запроса, адрес электронной почты и номер телефона;
   • приоритет (высокий, средний, низкий). Срочные планы по управлению изменениями требуют определения четких сроков;
   • номер продукта и версии (для проектов по разработке ПО).
5. 
   5
   Внесите дополнительную информацию в журнал регистрации запросов. Журнал регистрации запросов должен также отражать актуальные решение и меры по внедрению. Помимо информации, указанной в форме запроса, здесь должны также содержаться следующие данные:

   • отметка о результатах согласования (утверждено или отменено);
   • подпись человека, согласовавшего данный запрос;
   • срок внедрения изменения;
   • дата завершения проекта по изменению.
6. 
   6
   Отслеживайте основные изменения. В дополнение к ежедневному отслеживанию статуса проекта, будет полезно фиксировать все основные решения по данному проекту. Подобные записи облегчают задачу отслеживания долгосрочных проектов или проектов, в процессе которых происходят изменения в составе руководства. Данная информация также используется в информировании клиентов и высшего руководства. При любых изменениях в сроках, масштабах или требованиях проекта, приоритетах или стратегии, отмечайте следующую информацию:

   • Кто принял решение.
   • Когда решение было принято.
   • Краткое описание причин, по которым было принято данное решение, и процесса его внедрения. Прикладывайте все документы, имеющие отношение к данному процессу.
   Реклама

Рекомендации

• Укрепляйте доверие и приверженность как среди своих сотрудников, так и среди клиентов. Изменения вызывают у людей, как правило, чувство дискомфорта. Демонстрируя людям, что вы стремитесь действовать в их интересах, вы сможете заручиться их поддержкой.