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Existen dos tipos de planes de gestión del cambio. Uno aborda el impacto del cambio de una organización, facilitando la transición. El otro monitorea los cambios a un solo proyecto, creando un registro claro de ajustes o modificaciones del producto al alcance del proyecto. Ambos planes tienen como objetivo comunicar lo que se tiene que hacer de manera clara y precisa.
Pasos
Demuestra las razones por el cambio. Haz una lista de factores que llevaron a la decisión de cambios, como brechas de rendimiento, nueva tecnología o un cambio en la misión de la organización.- Un enfoque es describir la situación actual de la organización y la situación futura que este plan tiene la intención de crear.[1]
Define el tipo y el alcance de los cambios. Describe brevemente la naturaleza esperada del proyecto de gestión de cambios. Determina si esto afectará los puestos de trabajo, los cambios de proceso, los cambios de política y la organización estructural. Haz una lista de los departamentos, grupos de trabajo, sistemas u otros componentes que puedan sufrir cambios.[2]
Describe el apoyo de las partes interesadas. Enumera todas las partes interesadas afectadas por el plan, por ejemplo, la dirección, el gerente del proyecto, el patrocinador del proyecto, los usuarios finales y los empleados afectados por el cambio. Para cada uno, escribe si el interesado apoya o no el cambio.- Considera hacer una tabla para comunicarlo clara y sucintamente. Una posible plantilla lista la conciencia, el grado de apoyo y la influencia para cada parte interesada, clasificada en una escala de “alto, medio y bajo”.[3]
- Si es posible, realiza entrevistas individuales para evaluar el apoyo.
Crea un equipo de gestión de cambio. Este equipo es responsable de comunicarse con todas las partes interesadas, escuchar las preocupaciones y asegurarse de que el cambio sea lo más fluido posible. Elige personas que tengan alta credibilidad en la organización y buenas habilidades de comunicación.[4]- Esto debe incluir un patrocinador en el nivel de alto ejecutivo.[5] Enfatiza que esto implica un trabajo activo que promueve los cambios, no solo una firma en el plan.
Desarrolla un enfoque con la gestión de la organización. El apoyo completo de los pesos pesados de la organización es fundamental para el éxito de cambio. Permite que cada miembro del personal de alto nivel proporcione una retroalimentación acerca del cambio, y trabaja con cada uno para crear un papel activo en la demostración y la defensa de los cambios.[6]
Elabora un plan para cada parte interesada. Para cada parte interesada, incluye a las personas que apoyan el cambio, y evalúa los riesgos y preocupaciones involucradas. Asigna al equipo de gestión de cambios la tarea de abordar estas preocupaciones.
Crea un plan de comunicación. La comunicación es el componente más importante de la gestión de cambios. Comunícate frecuentemente con cada persona afectada. Refuerza las razones detrás del cambio y los beneficios que traerá.- Las partes interesadas deben recibir comunicación personal y bidireccional. Las reuniones cara a cara son vitales.[7]
- La comunicación debe provenir del patrocinador del cambio de alto nivel, del supervisor directo de cada empleado y de cualquier portavoz adicional en quien la parte interesada confíe.[8] Toda comunicación debe tener un mensaje coherente.
Monitorea la resistencia. Siempre hay resistencia al cambio. Esto ocurre a nivel individual, así que comunícate con las partes interesadas personalmente para descubrir la causa. Vigila las quejas de tal manera que el equipo de gestión de cambios pueda tomar cartas en el asunto. Estas preocupaciones suelen incluir:[9]- ninguna motivación al cambio o ninguna sensación de urgencia;
- no entender el panorama general o la razón del cambio;
- falta de aporte en el progreso;
- incertidumbre en cuanto a la seguridad en el empleo, roles futuros, requisitos y habilidades futuras;
- incumplimiento de la gestión para satisfacer las expectativas relacionadas a la implementación o comunicación del cambio.
Aborda los obstáculos. Muchas quejas deben ser cubiertas por un aumento en la comunicación o un cambio en la estrategia de comunicación que aborda cuestiones específicas. Otras requieren enfoques adicionales, los cuales pueden estar incluidos en tu plan o a cargo del equipo de gestión de cambios para que lo lleven a cabo cuando sea necesario. Considera cuál de ellos es adecuado para tu organización:- Para cualquier cambio en los puestos de trabajo o procedimientos, haz que la capacitación de los empleados sea un prioridad.[10]
- Si esperas una moral baja o una transición estresante, alivia esto con un evento de la empresa o ventajas para los empleados.[11]
- Si las partes interesadas no están motivadas por el cambio, proporciona incentivos.[12]
- Si las partes interesadas se sienten excluidas, celebra una reunión para reunir comentarios y considerar las alteraciones del plan.
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Define las funciones de gestión de cambios. Enumera las funciones que se asignarán a este proyecto. Describe las responsabilidades y habilidades necesarias para cada función. Como mínimo, incluye un gerente de proyecto para que promulgue los cambios a diario y un patrocinador del proyecto para que haga un seguimiento del progreso general y tome decisiones de alto nivel sobre la gestión de cambios.- Para los proyectos amplios en una organización grande, es posible que debas dividir las funciones de gestión de proyectos entre varias personas con conocimientos especializados.
Considera crear una junta de control de cambios. Los proyectos de software suelen incluir una junta de control de cambios compuesta por representantes de cada grupo de partes interesadas. Es junta aprueba todas las solicitudes de cambio en lugar del director del proyecto y comunica las decisiones a las partes interesadas.[13] Este enfoque funciona bien para los proyectos con muchas partes interesadas y los proyectos que posiblemente necesiten una reevaluación frecuente del alcance y los objetivos de línea base.
Crea un proceso para ejecutar las solicitudes de cambio. Una vez que alguien en el equipo del proyecto identifique un paso adelante, ¿cómo pasa de ser una idea a ser realidad? Describe este proceso aquí, según lo acordado por el equipo. Aquí tienes un ejemplo:[14]- El miembro del equipo rellena un formulario de solicitud de cambio y lo envía al administrador del proyecto.
- El administrador del proyecto ingresa el formulario al registro de solicitudes de cambio y actualiza este registro cuando las solicitudes sean implementadas o rechazadas.
- El gerente asigna a los miembros del equipo escribir un plan más específico y estimar el esfuerzo requerido.
- El gerente del proyecto envía el plan al patrocinador del proyecto para su aprobación o rechazo.
- Se implementa el cambio. Las partes interesadas son notificadas del progreso con frecuencia.
Crea un formulario de solicitud de cambios. Los siguientes datos deben ser incluidos con cada solicitud del cambio e ingresados en el registro de cambios.[15]- Fecha de la solicitud del cambio.
- Número de la solicitud del cambio, asignado por el administrador del proyecto.
- Título y descripción.
- Nombre del remitente, correo electrónico y número de teléfono.
- Prioridad (alta, media o baja). Los planes urgentes de gestión de cambios pueden requerir plazos específicos.[16]
- Producto y número de versión (para proyectos de software).
Añade información adicional al registro de cambios. El registro de cambios también debe hacer un seguimiento de las decisiones y la implementación. Además de la información copiada del formulario de solicitud de cambios, necesitarás espacio para lo siguiente:[17]- marca de aprobación o rechazo;
- firma de la persona que aprueba o rechaza la solicitud;
- modificar la fecha límite de implementación;
- cambiar la fecha de finalización.
Haz un seguimiento de las decisiones más importantes. Además del registro diario del cambio, el proyecto puede beneficiarse de un registro de decisiones importantes. Este registro puede facilitar el seguimiento de proyectos a largo plazo o los proyectos que experimentan cambios de liderazgo. Este registro también puede guiar la comunicación con los clientes o la dirección. Para cada cambio en los plazos, el alcance o los requisitos del proyecto, los niveles de prioridad o la estrategia, se debe incluir la siguiente información:[18]- Quién tomó la decisión.
- Cuándo se tomó la decisión.
- Un resumen de las razones detrás de la decisión y el proceso que se usó para alcanzarlo. Adjunta cualquier documento relacionado con este proceso.
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Consejos
- Desarrolla confianza y lealtad tanto con tus empleados como con tus clientes. El cambio puede hacer que la gente se sienta incómoda. Al comunicar que estás buscando el mejor interés para tu personal, obtendrás su apoyo.
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Referencias
- ↑ http://www.nrm.wa.gov.au/media/10528/change_management_plan_workbook_and_template.pdf
- ↑ http://www.nrm.wa.gov.au/media/10528/change_management_plan_workbook_and_template.pdf
- ↑ http://www.strategicplantool.com/Test_Files/Change_Management_Plan_Builder.doc
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_87.htm
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.doa.nc.gov/procurement/documents/reports/ChangeManagementCommunicationsPlan_2011.pdf
- ↑ http://www.change-management.com/tutorial-communication-with-without.htm
- ↑ http://www.doa.nc.gov/procurement/documents/reports/ChangeManagementCommunicationsPlan_2011.pdf
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.doa.nc.gov/procurement/documents/reports/ChangeManagementCommunicationsPlan_2011.pdf
- ↑ http://www.construx.com/uploadedFiles/Construx/Construx_Pages/Resources%281%29/CxBest_ChangeControlBoard.pdf
- ↑ http://www2.cdc.gov/cdcup/library/templates/cdc_up_change_management_plan_template.doc
- ↑ http://www2.cdc.gov/cdcup/library/templates/cdc_up_change_management_plan_template.doc
- ↑ http://pma.doit.wisc.edu/plan/3-4/how.html
- ↑ http://doit.maryland.gov/SDLC/Documents/Change%20Management%20Plan.doc
- ↑ http://www.liquidplanner.com/blog/how-should-a-project-manager-capture-decisions/
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