كيفية إعداد خطة لإدارة التغيير

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يُوجد نوعان من خطط إدارة التغيير: النوع الأول يتتبع تأثير التغيير على المؤسسة بأكملها وكيفية تطبيق هذه الخطة بسلاسة، أما النوع الثاني فيتتبع تأثير التغيير على مشروعٍ بعيْنه وتوثيق التغيرات التي ستطرأ على أهداف ونطاق المشروع؛ تهدف كلا الخطتيْن لتوضيح الخطوات اللازم إتباعها لتطبيق التغييرات المُحددة بدقة ووضوح.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 2:

خطط إدارة تغيير المؤسسات

تنزيل المقال

1. 
   1
   وضّح الأسباب وراء التغيير المتوقع. اكتب قائمة بالعوامل التي قادت إلى أخذ قرار بإحداث بعض التغييرات الضرورية، ومن أمثلة هذه العوامل: التفاوت في الأداء والاعتماد على وسائل تكنولوجية حديثة أو ربما التحديثات التي تطرأ على رسالة المؤسسة.

   • اعتمد على الطريقة الوصفية في توضيح الوضع الحالي للمؤسسة والوضع المتوقع الوصول إليه مُستقبلًا بناء على هذه الخطة.
2. 
   2
   عرّف طبيعة التغيير الذي سيتم تطبيقه ونطاقه. أضف شرحًا مُختصرًا ضمن خطتك عن طبيعة التغيير المتوقع تطبيقه؛ احرص على توضيح إذا كانت التغييرات ستؤثر على التوصيف الوظيفي لبعض المناصب أو العمليات التنفيذية أو سياسات العمل أو هيكلة المؤسسة، واذكر الأطراف المختلفة التي ستكون جزءًا من عملية التغيير، سواء كانت أقسام بالمؤسسة أو مجموعات عمل أو أنظمة أو غيرها من الأطراف المُحتملة.
3. 
   3
   وضّح موافقة الأطراف المعنية ودعمها لخطة إدارة التغيير. اصنع قائمة بجميع الأطراف المعنية التي ستتأثر بخطة التغيير مع توضيح موافقة كل طرف للخطة ودعمهم الكامل لتطبيقها. على سبيل المثال: مجلس إدارة المؤسسة ومدير المشاريع والممولين والموظفين والمُستهلكين.

   • ضع في الاعتبار عمل مُخطط لشرح خطة التغيير بوضوح وإيجاز. يوضح المُخطط الجيد كل من درجة الوعي بالتغيير ودرجة الدعم المُقدم من الأطراف المعنية المختلفة، وتُوضع كل درجة على مقياس (عالي/ متوسط/ مُنخفض).
   • اعقد المُقابلات الفردية إذا ما أمكنك من أجل الحصول دعم لخطتك.
4. 
   4
   كوّن فريقًا لإدارة التغيير. يعمل هذا الفريق على التواصل مع الأطراف المعنية المُختلفة والاستماع لآرائهم وتحفظاتهم على الخطة، وكذلك العمل على تنفيذ التغييرات بسلاسة على قدر الإمكان. اختر فريقًا من أشخاصٍ يتحلون بالمصداقية لدى المؤسسة ويتمتعون بمهارات تواصل جيدة.

   • يجب أن يشمل الفريق على عنصر مؤيد للتغيير من الإدارة التنفيذية للمؤسسة. احرص على إيضاح أن عضوية الفريق تعني العمل الجاد للتوعية بالتغييرات الجديدة وليس مجرد التصديق على الخطة.
5. 
   5
   ابتكر أسلوبًا للتواصل مع إدارة المؤسسة. من الضروري أن تحصل خطتك على دعم من إدارة المؤسسة وكل عضو في مجلس الإدارة أو في المناصب العليا؛ اطلب من كل مُدير إدارة أن يزودك برأيه وتحفظاته بخصوص التغييرات التي على وشك الحدوث، واعمل مع كل شخص على خلق دور فعال في عملية توضيح وتأييد التغيرات.
6. 
   6
   جهّز خطة منفصلة لكل طرف من الأطراف المعنية. اطلب من فريق إدارة التغيير أن يعمل على إعداد خطة منفصلة لكل من الأطراف المعنية (بما فيها الأطراف المؤيدة للتغيير) على أن تشمل الخطة شرحًا واضحًا للتحفظات بخصوص التغيير وتقييمًا للمخاطر.
7. 
   7
   ابتكر خطة للتواصل. التواصل من العناصر الهامة في إدارة التغيير، ولهذا يجب عليك أن تتواصل بفعالية مع كل شخص على علاقة بالخطة مع توضيح للأسباب وراء التغيير الحادث وبالطبع ثمار تحقيقه.

   • يجب أن يتم التواصل الشخصي مع كل طرف من الأطراف المعنية للتأكيد على الأهداف المُتعلقة بتحقيق التغيير.
   • يجب أن تبدأ عملية التواصل من الموظفين في المناصب الإدارية العليا المؤيدة للتغيير، مثل: رؤساء الأقسام والمتحدثين الرسميين أصحاب المصداقية لدى الأطراف المعنية المُختلفة.يجب أن تكون جميع الرسائل المنقولة بخصوص إدارة التغيير مترابطة على نحو مُتسق.
8. 
   8
   حلل أسباب الرفض. دائمًا ما ستجد مقاومة ورفض للتغييرات الجديدة، وهو الأمر الذي يحدث في الأغلب على مستوى الأفراد، ولهذا تواصل مع الأطراف المعنية بشكل شخصي لتتعرف على الأسباب وراء مُعارضة التغيير. يجب أن تولي اهتمامًا كبيرًا للشكاوى المُختلفة لتضمن أن خطة إدارة التغيير ستضع هذه التحفظات في الاعتبار. من أمثلة الشكاوى المُحتملة:

   • لا يوجد حافز للتغيير أو لا توجد ضرورة مُلحة لإحداثه.
   • عدم وضوح الصورة الكاملة المتعلقة بالتغيير أو عدم وضوح أهمية حدوث التغيير.
   • قلة وعدم وضوح المُعطيات في عملية تنفيذ التغيير.
   • القلق حيال الأمان الوظيفي أو الدور المُستقبلي أو متطلبات ومهارات العمل الجديدة.
   • فشل الإدارة في تحقيق التواصل بخصوص التغيير والفشل في تنفيذه في مُقابل النتائج المتوقعة.
9. 
   9
   استعرض العقبات المُحتملة ضمن إطار خطتك. عادة ما يتم التعامل مع الشكاوى المُختلفة من خلال زيادة معدل التواصل مع الأطراف المعنية أو عمل بعض التغييرات في استراتيجية التواصل ذاتها، ولكن هُناك بعض المشاكل التي تتطلب أساليبًا أخرى في التعامل معها ويُفضل ترك هذه الأمور لفريق إدارة التغيير لتحديد الحل الأمثل للتعامل مع المشكلة أو الشكوى. من أمثلة العقبات المُحتملة وحلولها:

   • جعل تدريب الموظفين أولوية في حالة تغيير التوصيف الوظيفي أو العمليات التنفيذية.
   • تنظيم حدث ما بالمؤسسة أو توزيع العلاوات في حالة المعنويات المنخفضة أو التغيير المشحون بالضغط العصبي.
   • تقديم الحوافز في حالة عدم توفر الحافز المناسب للتغيير لدى الأطراف المعنية.
   • عقد اجتماع بين الأطراف المعنية للاستماع إلى مردودهم بخصوص خطة إدارة التغيير ووضع بدائل لبنود الخطة إذا لزم الأمر.

طريقة 2

طريقة 2 من 2:

إدارة تغيير المشروعات

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد المهام الوظيفية الخاصة بإدارة التغيير. ضع قائمة بكل المهام الوظيفية ذات الصلة بإدارة التغيير للمشروع مع توضيح لمتطلبات ومهارات كل وظيفة والمسئوليات والمهام الخاصة بها. يجب أن تشمل هذه الأدوار على الأقل: مدير المشروع (يُنفذ إجراءات التغيير يومًا بيوم) وراعي المشروع (المسئول عن اتخاذ القرارات الإدارية العليا ومتابعة تطور الخطة).

   • قد تحتاج لتقسيم مهمة إدارة المشروع بين أكثر من شخص في حالة المشاريع الكبيرة بالمؤسسات الضخمة بناء على المعرفة التخصصية.
2. 
   2
   ضع في الاعتبار تكوين مجلس إدارة التغيير. بعض المشاريع (مثل مشاريع البرمجيات) تحتاج لمجلس إدارة مكون من ممثلين للأطراف المعنية المختلفة، ويقوم هذا المجلس بالتصديق على خطوات إدارة التغيير بدلًا من مدير المشروع، كما يعمل المجلس على تحقيق التواصل مع الأطراف المعنية. تنجح هذه الطريقة في حالة المشاريع التي تتضمن أطرافًا معنية كثيرة، وكذلك مع المشاريع التي تحتاج لتقييم دوري مستمر، فيما يتعلق بالأهداف ونطاق العمل.
3. 
   3
   ابتكر عملية واضحة لتنفيذ خطوات التغيير. ابتكر عملية واضحة لكيفية إدارة خطوات التغيير؛ كيف تتحول الفكرة إلى حقيقة ويجب تظهر نتائج على أرض الواقع لكل عملية تنفيذية من أعضاء فريق إدارة التغيير. إليك أحد الأمثلة لذلك:

   • يقوم أحد أعضاء الفريق بملء استمارة طلب التغيير وتقديمها إلى مدير المشروع.
   • يضع مدير المشروع الاستمارة ضمن سجل العمل ويُحدّث حالة الطلب لاحقًا إما بالموافقة أو الرفض.
   • يطلب مدير المشروع من أعضاء الفريق تقديم خطة مُحددة مع توضيح المجهودات المطلوبة لتحقيقها.
   • يُرسل مدير المشروع الخطة إلى راعي المشروع من أجل الموافقة أو الرفض.
   • توضع الخطة في حيّز التنفيذ مع إبلاغ جميع الأطراف المعنية بالتطورات أولًا بأول.
4. 
   4
   جهّز استمارة طلب التغيير. يجب أن تتضمن الاستمارة على بعض البيانات الهامة من أجل إدخالها إلى سجل الطلبات، وهذه البيانات هي:

   • تاريخ تقديم الاستمارة.
   • رقم الاستمارة المُحدد من قِبل مدير المشروع.
   • عنوان الطلب ووصفه.
   • اسم مُقدم الطلب وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه.
   • درجة الأولوية للطلب (عالية أم متوسطة أم مُنخفضة). قد تتطلب بعض خطط إدارة التغيير العاجلة أن يكون لها موعدًا أقصى للتنفيذ.
   • الرقم التعريفي للمُنتج ورقم النسخة (في حالة مشاريع البرمجيات).
5. 
   5
   أضف بعض المعلومات الأخرى لسجل التغيير. يجب أن يتتبع سجل إدارة التغيير جميع القرارات وخطوات تنفيذ الخطة. ستحتاج لتسجيل بعض البيانات الهامة بجانب بيانات استمارة طلب التغيير ومن ضمنها:

   • علامة الموافقة أو الرفض.
   • توقيع الشخص المسئول عن الموافقة أو الرفض.
   • الموعد النهائي لتنفيذ التغيير.
   • تاريخ إتمام التغيير المُخطط له.
6. 
   6
   تتبع القرارات المصيرية. يستفيد المشروع من توفر سجل للقرارات المصيرية الكبيرة التي تؤثر على عملية التغيير إلى جانب سجل العمليات اليومية، يُسهل هذا السجل من تتبع المشاريع طويلة الأمد أو المشاريع التي تتعرض لتغييرات في القيادة، كما أنه يُساهم في التواصل الجيد مع العملاء ومع مجلس الإدارة العُليا. يجب أن يتضمن السجل على المعلومات الآتية ذات الصلة بالتغييرات الجذرية بخصوص مواعيد التسليم أو نطاق أو متطلبات المشروع أو الأولويات والاستراتيجيات:

   • من صاحب القرار؟
   • متى تم اتخاذ القرار؟
   • موجز عن الأسباب وراء اتخاذ القرار والعمليات التنفيذية التي تم إتباعها لاتخاذه، بالإضافة إلى ضرورة إرفاق المستندات المتعلقة بهذه العمليات.

أفكار مفيدة

• رسخ الثقة بينك وبين فريق العمل وبينك وبين العملاء. التغيير نواة التطوير وعلاج الأخطاء، لكنه بطبيعته يدفع للشعور بالقلق ويُخرج البشر عن مسارات حياتهم التقليدية الآمنة، لذا من الضروري أن تتواصل على نحوٍ جيد مع جميع الأطراف المعنية وتؤكد لهم أن التغيير يصب في مصلحتهم العامة، ومن ثم تقدر على نيل الدعم اللازم.