Een klachtenbrief afsluiten

Het schrijven van een klachtenbrief is een goede manier om je ongenoegen te uiten als klant van een bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld een klachtenbrief schrijven om een probleem met een product onder de aandacht te brengen of om een klacht in te dienen wanneer het bedrijf een zeer slechte service heeft verleend. Nadat je de opening en het midden van de brief hebt geschreven, is het ook belangrijk om een goede afsluiting aan de brief te geven. Zo zorg je ervoor dat je brief professioneel overkomt en je klacht serieus wordt genomen. Naast een scherpe slotalinea mogen ook een formele groet en je naam niet ontbreken.

Deel 1

Deel 1 van 2:

De slotalinea schrijven

Pdf downloaden

1
Geef aan dat je uitkijkt naar een reactie. Begin de slotalinea met het aangeven dat je uitkijkt naar een reactie op je klacht. Dit herinnert de lezer eraan dat je een antwoord op je klachtenbrief verwacht.^{[1]XBetrouwbare bronUSA.GOVGa naar de bron}
- Je kunt bijvoorbeeld iets schrijven als: ‘Ik zie uw antwoord op mijn brief graag tegemoet’ of ‘Ik hoop op een spoedige reactie op mijn klacht.’
2
Laat weten dat je een trouwe klant bent. Als je eerder iets gekocht hebt bij het bedrijf en een trouwe klant bent, benoem dit dan in de slotalinea. Hiermee benadruk je het belang van een goede oplossing omdat ze anders misschien wel een goede klant kwijtraken.^[2]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘Als trouwe klant hoop ik op een gepaste oplossing voor mijn probleem’ of ‘Ik ben al jaren een trouwe klant van jullie bedrijf en hoop dat jullie mijn klacht serieus nemen.’
3
Geef aan binnen welk tijdsbestek je een reactie verwacht. Oefen een beetje druk uit op het bedrijf door aan te geven dat je binnen een bepaald tijdsbestek een reactie wenst te ontvangen. Geef hierbij ook aan dat als je binnen de gestelde tijd geen reactie hebt verkregen, je verdere stappen zult ondernemen.^[3]XBron Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het inschakelen van een geschillencommissie.^[4]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘Graag verneem ik binnen een week een reactie op mijn bericht. Als een reactie binnen deze periode uitblijft, zal ik met mijn klacht naar De Geschillencommissie stappen.’
4
Benoem eventuele documenten die zijn bijgesloten bij de brief. Als je bewijslast meestuurt met de brief, zoals een factuur of bonnetje van je aankoop, benoem dit dan aan het einde van je brief. Zo weet je zeker dat de lezer de documenten niet per ongeluk over het hoofd ziet. Het toevoegen van zulke bewijslast kan positief bijdragen aan het behalen van je gelijk en toont het bedrijf dat je klacht gegrond is.
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘Als bewijs van mijn aankoop, heb ik een kopie van mijn aankoopbon toegevoegd aan deze brief.’
5
Noteer je contactgegevens in de brief. Eindig de alinea met het benoemen van een adres, e-mailadres of telefoonnummer waarop het bedrijf contact met je kan opnemen voor het geven van een reactie. Schrijf je telefoonnummer volledig uit, inclusief het netnummer van je woonplaats. Je kunt eventueel ook je zakelijke telefoonnummer opgeven als je hierop beter bereikbaar bent.^[5]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘Graag ontvang ik een telefonische reactie op mijn klacht. U kunt mij bereiken op telefoonnummer 020 123 45 67.’
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

Bepalen welke groet het meest gepast is

Pdf downloaden

Hoewel dit minder formeel is dan 'Hoogachtend', is deze afsluiting het meest gebruikelijk. Als je een zakelijke brief schrijft aan iemand die je niet persoonlijk kent, zoals een bedrijf, zit je met deze afsluiting eigenlijk altijd goed.^[6]XBron
Deze opties zijn nog steeds netjes, maar iets minder formeel.^[7]XBron
Je kunt ervoor kiezen om je naam met de hand te schrijven of uit te typen.
Advertentie